1、文件號 QP420100QP740100版 次 1.0編寫日期 2001-03-1001-04-29共13頁 第13頁文件和資料控制采購作業程序編寫: 審核: 批準: 日期: 日期: 日期: 1.目的建立采購控制程序評審選擇合格供應商，確保采購的物資符合規定要求。2.范圍適用于提供原輔材料、檢測/試驗設備、備品備件或服務的供應商及相應物資的采購。3.定義(無)4.職責4.1 供應商評審小組負責：評審新供應商；供應商的平時考核。4.2 管理部負責：提供供應商來貨交貨期及質量表現；保持合格供應商名單并及時更新。需要時，要求供應商對供貨質量改進；對供應廠商基本情況及產品類型進行評審。4.3 品管部負

2、責：對供應商的技術/專業能力、質量保證能力/專業經營資格的評審；向管理部提供來貨檢驗情況。4.4 生產部負責：對供應商的服務/設備能力進行評審。4.5 總經理或其授權代表負責：對供應商評審結果的最終確認。4.16 生管采購組負責：4.1.1 尋找能提供物資或服務的供應商，并對供應商進行調查審核。4.16.21 采購計劃的制訂；依需求采購，確定“采購合同（購銷合同/傳真/電話等）”內容，并明確產品要求。4.16.32 協調品管部在供應商處驗貨。4.16.43 與供應商溝通，落實供貨、退貨、改進及采購條款，需要時，要求供應商對產品質量的改進。4.27 總經理或其授權代表負責原材料采購合同的批準；生

3、管采購組主管負責對五金配件采購的批準。5.工作程序供應商評審要求5.1 總則5.5.1.1 管理部應對生產所需的材料供應商按照本程序的要求進行評審（5.1.2所出現的情況可除外），并進行持續的監督，確保采購的產品符合公司規定的要求。5.1.2 特殊的供應商可不經評審直接列為合格供應商。A. 國家法定的部門或機構：如計量部門、海關、商檢等。B. 獨家經營的供應商； 客戶指定的供應商。C. 取得質量體系認證或產品認證（僅購買該產品時使用）的公司。 D. 海外或市外供應商，經樣品承認合格而能提供出貨質量保證者。5.2 成立供應商評審小組5.2.1 供應商評審小組由總經理或授權代表、管理部、品管部和生

4、產部組成。5.2.2 供應商評審小組運作：A. 由管理部主管負責按需要定期、不定期召開會議，對新供應商評審。B. 由管理部主管負責在每年年底組織一次對合格供應商進行復審。C. 按需要及供貨質量情況，復審會議可經常進行。D. 評審小組可以因供貨質量隨時召開復審會議。E. 評審/復審方式可以是召集評審小組成員開會討論，也可以是以文件傳遞，由各評審成員根據資料對供應商評審。5.3 供應商評審程序：5.3.1 由管理部主管負責收集新供應商的資料：A. 收集資料方法可以是查詢、問卷、實地到訪、公司小冊、商業登記、業績報告，第三者資料或委托驗證等；B. 評審之前，管理部提供“供應商調查評審表”作為供應商評

5、審的基本資料和供應商質量體系保證依據。5.3.2 評審由供應商評審小組依據“供應商調查評審表”對供應商的供貨能力，技術能力，產品質量，質量保證能力進行評審。5.3.3 供應商須經“評審小組”確認通過，方可列為合格供應商，評審結果有以下幾種：A. 通過 新供應商列入合格供應商名單；B. 不通過 新供應商除非作出改善及再提交評審，否則不被采用；C. 待決定 資料不足，證據有猜疑，改善觀察中，必要時，待決定可交由總經理或其授權代表作最終審批。5.3.4 管理部負責登錄及更新“合格供應商名單”。5.4 供應商持續監察5.4.1 供應商評審小組應持續對供應商供貨質量進行監察，每年依據管理部提供的有關交貨

6、質量和交貨期方面的資料，組織一次對供應商的復審，監察的目的是確保供貨質量，若有異常時，應提出相應的糾正改善要求。5.4.2 考核評分：每年由管理部根據供應商交貨質量情況，依據供應商交貨期對供應商進行考核評分，計算如下：A. 每年依據供應商交貨期表現由采購人員對供應商進行核算評分，交貨期評分按照下列方法計算： 交貨期得分100累計扣分 交 貨 情 況 延遲供貨1至3天 延遲供貨4至5天 延遲供貨6天以上 評 分 標 準 每延遲一天扣0.5分 每延遲一天扣1分 每延遲一天扣1.5分注：由于本公司的原因和不可抗拒的原因導致延遲的除外。B. 管理部依據供應商每年的交貨質量情況，對供應商供貨質量進行核算

7、評分，計算方法如下：到貨質量得分(一次檢驗合格率×200)100C. 綜合考核評分：綜合考核得分到貨質量得分×60交貨期得分×40D. 根據考核評分及總體評定,供應商評審小組可按照下表作出決定。分供方級別分 數評 價復 審 結 論>95很 好增加采購不須附加條件80-95好采購不須附加條件65-80良好限量采購，須督導改善50-65差僅緊急時采購，須另擇供應商<50不接受不采購，取消供應商資格，選擇新的供應商5.4.3 評審結果A. 對評價為良好（含良好）以上供應商繼續選用，名單保留于合格供應商名單中；B. 對需改進供應商，管理部主管負責對供應商提出改

8、善要求，供應商名單保留于合格供應商名單；C. 對多次要求改善而沒答復、沒行動、沒有改善的供應商，評審小組可將此供應商從合格供應商名單中刪除，管理部主管負責更新合格供應商名單。D. 否決現有供應商時應考慮：同類行業所能提供的產品質量、市場供求情況及對公司所帶來負擔：合同約束、物資政策、需貨情況、轉換時間/成本、質量成本等。6.采購要求56.1 采購作業：65.1.1 生管采購組根據產品生產的工藝要求、客戶的訂貨情況以及倉庫的庫存情況，制訂原材料、輔助材料的采購計劃。65.1.2 采購計劃的批準：生管采購組所制訂的采購計劃經總經理或其授權代表批準后實施采購。.65.1.3 供應商的選擇，按照“供應

9、商評審程序（QP740200）”進行。5.1.4 采購合同的簽訂：采購人員在采購計劃經總經理或其授權代表批準后負責與供應商簽訂采購合同（采購合同可以是“合同、訂單、傳真、信函、電話”等），采購合同應說明采購產品的名稱、型號/規格、數量、交貨期、質量要求/技術要求，所有原材料、輔助材料的采購合同應經總經理或其授權代表批準。56.1.54 生管采購組采購原輔材料或服務時應遵循以下原則：A.優先采用合格供應商。B.采購人員已明確產品的需求（包括產品名稱、型號/規格、數量、交貨期、質量要求/技術要求或服務）。C.若以電話形式通知供應商,則應說明“品名、型號/規格、數量、交貨期以及質量要求或服務”，并記

10、錄于電話記錄中。65.1.65 由于產品技術要求更改，計劃更改或供貨履行備用條款更改，導致已被采購產品要求或需求更改，生管采購組主管負責與供應商溝通及落實采購條款的更改。65.1.76 采購人員應將供應商到貨日期及質量檢驗結果填寫于“供應商供貨質量記錄表”。56.2 采購資料：65.2.1 品管部負責向生管采購組提供相關原料的技術標準或檢驗標準（如圖紙或樣品），并確認檢驗標準及技術標準的有效性；65.2.2 若提供與質量或質量體系有關的文件也應明確說明文件的有效版本；65.2.3 如果供應商需要，生管采購組負責提供給供應商的技術標準、檢驗標準等受控文件的分發，并控制其有效性，確保本公司提供給供

11、應商的技術標準、檢驗標準在有效范圍。 65.3 采購驗證：65.3.1 若有需要在供應商處對供貨進行驗證，生管采購組負責與供應商協調并在相應的訂貨合同上或以文件方式向供應商說明驗證要求及接收條件。65.3.2 合同要求時，生管采購組主管負責協調客戶在供應商處對供貨的驗證。65.3.3 客戶在對供應商物料的驗證，不能免除公司提供合格產品的責任，即不可免除來料接收檢驗，也不能排除以后客戶的拒收。65.4 對于服務性行業（如運輸、維修服務等）對本公司提供的有償服務，也應遵照相應的采購條款。5.5 設備所需的備品備件按照“備品備件管理辦法”執行。5.6 非生產性材料按照“辦公用品采購辦法”進行。67

12、.參考資料6.1 供應商評審程序(QP740200)6.2 搬運、貯存、防護及交付程序(QP750500) 6.3 質量記錄控制程序(QP420200)6.4 檢驗和試驗控制程序(QP820300)7.報告和記錄7.1 供應商調查評審表(FM740101)7.2 合格供應商名單(FM740102) 7.3 供應商交貨質量記錄(FM740103)7.14 采購計劃（FM7401014）7.25 采購合同（FM7401025）7.36 電話記錄(FM7201026)7.47 物料質量保證資料/證明7.58 供應商供貨質量記錄(FM74021037)1.目的建立公司文件和資料審核、分發及更新程序，使

13、公司文件均能得到有效控制。2.范圍適用于涉及文件(含資料)編寫、審核、批準、發放、回收及更新的部門主管及個人。3.定義3.1 質量體系所產生的受控文件共3類：3.1.1 質量手冊；3.1.2 程序文件；3.1.3 工作文件，包括如下：A.崗位職責；B.相關部門制訂的圖紙、工藝卡片、檢驗標準、操作規程和管理規定等。3.2 外來文件：非本公司制訂的但用于本公司質量體系的文件，如法律、法規、標準、國際公約、慣例和顧客提供的文件等。4.職責4.1 質量手冊：4.1.1 ISO推行小組負責編寫質量手冊及其更新版本； 4.1.2 管理者代表負責審核質量手冊的內容。4.1.3 董事長批準質量手冊。 4.1.

14、4 辦公室負責：質量手冊的分發、原稿的存檔及作廢版本處理。注：質量手冊的分發參照質量手冊控制分發名單。4.2 程序文件： 4.2.1 各部門主管負責編寫與本部門相關的程序文件及其更新版本；4.2.3 管理者代表負責審核程序文件。4.2.4 董事長負責批準程序文件。4.2.5 辦公室負責：分發程序文件；原稿的存檔及處理作廢版本。注：程序文件的分發參照附錄“文件分發名單控制表”，程序文件涉及的班組依實際情況進行頒發控制。4.3 工作文件：4.3.1 相關部門主管負責組織編寫本部門的“工作文件”及更新版本；4.3.2 公司管理者代表負責審核“的工作文件”內容。4.3.3 董事長負責批準工作文件；4.

15、3.4 辦公室負責工作文件及更新版本的分發和原稿的存檔及處理作廢版本。注：工作文件的分發參照附錄“文件分發名單控制表”，工作文件涉及的班組依實際情況進行頒發控制。4.4 外來文件： 4.4.1 辦公室負責：控制、分發外來文件及更新版本和處理作廢版本；存檔外來文件。4.4.2 各部門主管負責存檔本部門使用的外來文件。5.要求5.1 總則受控文件的編寫、審核、批準、更改、發行、存檔、作廢等，按本程序職責說明執行。5.2 受控文件分發前準備：5.2.1 文件的編號和批準：文件在經相關部門或個人在編寫完成后進行如下處理： A.編號：按照“ 5.12” 的要求進行編號。 B.批準：按照本程序“4.職責”

16、的要求由相應的批準人在文件上簽章使文件生效；5.2.2 受控文件的登記和標識： A.文件批準后并登錄于“文件目錄”中； B.交分發者的文件可以是原稿、復印件或傳真方式。 C.若以原稿或復印件交分發者，則在作為原稿/復印件的文件首頁背面蓋“受控”章以便識別。 D.若以傳真方式送分發者，分發者收到傳真后在首頁背面蓋“受控”章以便識別。 E.對于分發給使用部門的原稿或復印件，應由文件的分發部門在相應的文件的首頁正面加蓋紅色的“受控”章，以表明文件處于“受控”狀態。 F.對于非受控文件，如：用于教育培訓的文件等，應于首頁加蓋“非受控”章，以便識別。5.3 受控文件分發：5.3.1 分發前，文件的批準人

17、確定文件分發范圍，填寫“文件分發名單”，文件分發名單確定的原則是：凡是與文件執行內容有關的部門均應得到相應文件的有效版本。5.3.2 文件分發者按批準人確定的“文件分發名單”復印文件，并將文件分發給相應的部門或個人。5.3.3 接受文件人在“文件分發記錄表”上簽章，作為文件接收的證據。5.3.4 如果分發的文件是更新版本，分發者應按照原分發范圍（即原有的“文件分發名單”）要求文件的接收人出示失效文件，并蓋作廢章做作廢處理或當場銷毀，分發者在“文件分發記錄表”上簽章作已處理失效文件記錄，作廢文件的原稿需保留。5.4 受控文件的更改：5.4.1 質量手冊、程序文件及工作文件需更改時，如涉及文件內容

18、的更改，由申請者填寫“文件更改申請”表，經管理者代表審核后經董事長批準，由辦公室按照5.3節的規定分發至相關單位部門和個人。如果只是錯字或字數的刪減等的更改，則可由管理者代表認可后直接在文件上更改(含原件)，并在更改處簽章。5.4.2 除非有特別指定，受控文件的更改應由管理者代表審核后經董事長批準。5.4.3 文件內容做小的改動時，須抽換更改的那一頁次及版本頁(首頁)，其余頁次內容不作變更。5.4.4 更改版本號整數位或更改頁碼時，整份文件換為新版。5.4.5 文件版本更改準則A.文件的首版，其起始版本號應為1.0。B.凡是對文件中一般的非原則性差錯的更改，每更改一次應順次提升版本號小數點后面

19、的一位數，如由1.0改為1.1由1.2改為1.3等。C.凡是文件更改中涉及系統的主要內容或需要增、減頁次等，應更改版本號整數位，每更改一次順次提升整數位1.2改為2.0；2.4改為3.0等，每次更改后的新版本號的小數位應從X.0開始。D.表格的版本、版次的更改與文件相同。 5.5 受控文件存檔參照質量記錄控制程序JS-QP4202執行。5.6 受控文件控制：5.6.1 受控文件統一由辦公室分發，其他部門未經授權不得分發。5.6.2 如確因實際需要增發文件，可以向文件批準者申請：A.由批準人直接填寫在“文件分發名單”中，正式擁有受控文件。B.要求一份復制版本，復制版本蓋非受控章，以不列入更新控制

20、范圍。 5.7 質量手冊和程序文件的制作內容應包含如下幾個方面，工作文件可根據實際需要對以下內容做適當的選擇：5.7.1 目的:為了順利執行程序，先必須清晰地闡述編寫文件的出發點。5.7.2 范圍:對文件有影響的組織、功能、條款、范圍進行描述。5.7.3 定義:恰如其分地解釋程序中特定的詞、條款或符號。5.7.4 職責:控制、權力和確保任務執行的責任。5.7.5 工作程序:通過特定的工作順序來完成特定的工作內容。5.7.6 參考資料:確定與程序有聯系的特定的文件、資料。5.7.7 報告和記錄:列出與程序有關的所有表單或報告。5.8 文件制作章節編號及規定:5.8.1 章節編號規定如下:1.目的

21、2.范圍3.定義4.職責4.1 4.2 5.工作程序5.1 5.2 5.2.2 A.B.Ca.b.5.2.3 A5.3 6.參考資料7.報告和記錄5.8.2.章節編號以不超過四位數為原則，超過時以A,B,C.表示，再次以a,b,c,.表示。5.8.3.程序文件參考依“5.8.1.”節的項目及順序編寫，若沒有參考資料或流程圖時， 則在該項目填入“略”即可。5.9.要求:以本規范字體(宋體標小四號字)為標準參考字體。5.10 文件編寫準則5.10.1 質量手冊 采用6位編碼，其規定如下： - - A. 為泉州市堅實水泥制品有限公司的代碼； 為質量手冊的別碼； 為質量手冊的流水號代碼。 如： JS

22、- QM - 01 流水號 質量手冊泉州市堅實水泥制品有限公司5.10.2 程序文件 采用8位編碼,其規定如下： - - - - A. 為泉州市堅實水泥制品有限公司的代碼“JS”；B. 為文件別代號，QP表示程序文件； C.對應ISO 9001：2000項目(48)以48表示。a.4 質量管理體系 b.5 管理職責 c.6 資源管理 d.7 產品和/或服務實現的過程 e.8 測量、分析與改進 D. 為每大項的分項代號，以19表示，如： a.4 質量管理體系 41 總要求42 文件要求 b.5 管理職責 51 管理層承諾52 以顧客為中心53 質量方針 54 策劃 55 職責、權限和溝通 56

23、管理評審 c.6 資源管理 61 資源準備 62 人力資源 63 設施 64 工作環境 d.7 產品實現 71 產品實現策劃 72 與客戶相關的過程 73 設計和開發 74 采購 75 生產和服務的運作 76 測量和監控設備的控制 e.8 測量、分析與改進 81 策劃 82 測量和監控 83 不合格的控制 84 資料分析 85 改進 E. 兩位為流水號，自0199號由各部門依據需要以流水號方式編號，如： JS - QP - 42 - 01 流水號 程序文件分項代號 程序文件 泉州市堅實水泥制品有限公司 5.11 表格編號準則采用10位編號方法，其規定如下 - - - - 5.11.1 、為泉州市堅實水泥制品有限公司的代碼“JS”；5.11.2 、為文件表單代號，