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文檔簡介

1、企業年會的策劃和組織要點有哪些 ?年會是企業激勵員工、 展示業績、 聯系客戶的重要手段 通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的 旅行，帶給員工和客戶美好的體驗。年會的組織大致分為七個環節：確定活動立項制定預算選定會務代理確定方案確認實施細節結算總結年會的組織有五個要素：預算人數參會人員組成會議主要議題會議時間這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標、禮品、活動安排等一系列決策 在制定預算環節，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜 費、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預算。 選定會務代理是組織年會便捷可靠的方法： 第一，可以節省預算，花同樣的錢可以辦更多的事。一 般而言 ,

2、 酒店的價格從高到低會分為 : 門市價、前臺折扣價、 商務公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。直接向酒店 訂場地和客房反而比通過會務公司報價高第二，可以節省時間、簡化操作流程。專業的會展代理 對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，它們可以按照要求很 快找到合適的地點和報出初步的預算。第三，更好地協調酒店關系，以保障會議的順利進行。 年會的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是一個需要很多協 調工作的系統工程。會務代理公司的操作經驗以及和會務酒 店良的好合作關系是非常重要的。比如 cheackin, 按照酒店 的規定，在下午 14:00 以后客人方可入住，特別是在旅游旺 季。如果您的會務活動人數眾多 ,

3、 而酒店在前一天是滿房的 情況下 , 就會造成大批客人到店后無法入住的情況 , 這時候 就需要會務代理公司動用人脈和酒店各部門進行協調 , 以解 決入住問題。另外，在會場搭建時的提前進場時間也需要和 酒店工程部、宴會廳及保安部進行協調, 如果沒有會務公司的協作 , 組織者會增加很大的難度。在確定方案環節 , 首先要將此次活動的核心議題合理地 安排到會議議程當中。 主會場、 舞臺及背景搭建、 節目選擇、 餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環節 最須留意的地方。接下來是重要的確認實施細節了。首先，要創建一個工 作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。 工作表的內容要包括以

4、下幾個方面：a 邀請的貴賓及確認其成行 ;b 舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成 ;c 文書工作、會議資料的準備 ;d 房間分配表 ;e 用餐 ;f 交通安排 ;g 各項工作的負責人及聯絡方式 ;h 支付各項定金的時間表 ;j 表演者的邀請及確認 ;k 禮品、胸花、指示牌、胸卡 ;l 會務照片及錄像資料的制作和贈送。 在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、 重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定 專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人 數、用車的時間及里程、 洗衣及長途電話費、 上網費、 酒水、 大堂吧消費、迷你吧消費、 會議茶歇的人數等等。 一般而言， 酒店的各項預定都有保證人數的要求，在預計人數的 5-10%

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