1、    數字時代檔案的信息管理與知識管理淺析    閆瑞英李劍峰摘 要數字時代給檔案管理帶來了理念、方式、技術設備的一系列變化，檔案的信息化管理已成為其發展趨勢。同時當今世界是一個非線性的、動態性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，成為一個動態的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。這些都要求我們檔案管理者在這樣的信息網絡環境中，為適應知識管理的需要，將檔案的信息管理和知識管理有機地結合起來，率先實現由靜態的保管信息狀態到成為動態知識元的

2、過渡，運用現代的科技辦公手段來實現檔案信息知識化。關鍵詞檔案；信息管理；知識管理一、引言當今社會已邁入到數字時代，隨著現代網絡和計算機技術的迅猛發展，檔案的信息化管理已成為檔案管理的必然發展方向，檔案的信息管理就是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。20世紀后期以來，全球開始從工業經濟時代步入知識經濟時代，知識經濟最顯著的特征是，知識對社會發展的貢獻率占有主導地位，知識經濟呼喚知識管理，現代知識管理正是在知識經濟的背景下應運而生的一種全新的管理理論與管理方法，它主要應用于

3、企業管理中，隨著知識經濟的發展，知識管理也被引入到檔案界，英國檔案與文件管理專家邁克爾·庫克在2001年11月17日至18日于中國人民大學檔案學院主辦的“21世紀的社會記憶中國首屆檔案學博士論壇”時指出：我們可以宣布自己已步入知識管理領域，知識管理也是整個檔案界未來的重要發展方向?？梢哉f檔案管理在經歷了檔案實體管理、檔案信息管理、檔案信息資源管理后必然步入到知識管理的階段。那么到底什么叫知識管理？有人認為，知識就是信息，知識管理就是信息管理，這是典型的對知識管理的狹隘理解，筆者認為要明確知識管理的概念，首先要區分一下幾組不同的概念。二、區分知識與信息首先，知識并不等于信息。信息只是知

4、識的一部分。根據1996年經濟合作與發展組織（oecd）的以知識為基礎的經濟報告，知識包括四大類：1，“知道是什么”的事實知識（know-what）；2，“知道為什么”的原理知識（know-why）；3，“知道怎樣做”的技能知識（know-how）；4，“知道是誰的”人際知識（know-who）。由此可見，知識的概念比信息的概念要廣泛的多。信息僅限于“知道是什么”、“知道為什么”，即是記錄于一定物質上的知識，我們稱之為“顯性知識”。而“知道怎樣做”、“知道是誰”，是存儲于人們大腦的經歷、經驗、技巧、訣竅、體會、感悟等尚未公開的秘密知識，或者只可意會而難以表達的知識，我們稱之為“隱性知識”。這些

5、隱性知識不屬于信息的范疇。其次，知識是有用的信息，信息分為正確信息和虛假信息，有用信息和無用信息，而知識都是正確的、有用的信息。三、區分檔案管理和知識管理首先，從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業管理活動、一系列管理技術方法；而知識管理不僅是一項專業管理活動、一系列管理技術方法，而且屬于價值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。從管理深度來看，傳統檔案管理主要是對文件、檔案實體（載體）的管理；而知識管理更重視對文件、檔案內容（信息、知識）的管理。從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內源顯性知識，還要管理圖書情報之類的

6、外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。從管理側重點來看，檔案管理更側重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現實價值與利用價值。從管理特點來看，檔案管理更強調對文件、檔案進行嚴格的規范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵一種較為寬松、便于創新的管理體系。“文件管理關注自身的良好定義的政策和可審計的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的、寬組織的創造力和知識交易的方式忽視組織傳統。”四、區分知識管理與信息管理信息管理只是知識管理的基礎和重要組成部分，知

7、識管理不僅僅是信息管理的發展和延伸，更是對信息管理的變革和超越。1.信息管理僅僅注重對顯性知識的管理，而知識管理更注重對隱性知識的管理。知識連線有限責任公司的首席執行官榮.楊（ron yang）說：顯性知識可以說是冰山的尖端，隱性知識則是隱藏在冰山底部的大部分。隱性知識是智力資本，是給大樹提供營養的樹根，顯性知識不過是樹的果實。而且隱性知識往往具有獨占性，開發利用價值比較高，管理難度更大。2.信息管理僅僅側重于對現有信息的收集、整理，而知識管理更側重于對新知識的生產、創造。3.信息管理僅僅重視對信息本身和信息技術的管理，而知識管理更重視信息、知識活動的過程和人員的管理。4.信息管理僅僅關注在適

8、當的時候，以適當的方式、向適當的人員提供適當的信息，將信息簡單地視為免費資源，未能對知識進行資本化運作以實現知識增值；而知識管理將知識視為最重要的戰略資源，追求知識的增值?？梢?，知識管理不是信息管理的簡單延伸和發展，而是對信息管理的一種變革和超越。五、檔案信息管理與知識管理融合的可行性1、從檔案信息屬性的角度分析檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。 2、從知識管理的現有研究成果分析，知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些

9、還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。3、從檔案信息管理的困境分析。目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋

10、找檔案信息事業發展的新出路。4、從二者管理的目標和動機分析。檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發掘組織的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的

11、隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統檔案信息管理的創新。六、知識管理對檔案信息管理的創新1、知識管理可以完善檔案信息管理職能。作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管

12、理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理；強化對檔案知識的開發利用；實施檔案信息管理的智能化服務；實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造。業務流程再造，是對組織中及組

13、織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。

14、這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術。知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統的實體管理向

15、運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動知識管理水平的提高。隨著知識經濟的到來，知識管理將遍及社會各個領域，它將使大到一國、小到企業、機構和個人擺脫傳統資源或資本的限制，獲得新的競爭優勢，因而具有強大的生命力和廣闊的發展前途。在現代化的信息社會中，信息是一種極為重要的戰略資源，但是，信息不是知識。只有經過一系列的有機地結構化、系統化的信息才能夠稱之為知識。在新的知識經濟形勢下，只有使知識管理與檔案信息管理的對象快速轉化組織機構的競爭優勢，這樣的組織才能去蕪存菁，才能讓組織儲備能量，保持競爭優勢，以迎