1、第二章行政管理行政管理制度中的公文、檔案、印章、名片、辦公用品及設備、辦公車輛、值班、會議、 辦公規范、商務公出、商務接待、保密及企業文化等內容參見股份公司行政管理制度，本系統 補充規定如下：第一節公文1文件分類分類定義紅頭文件管理公司就重大或關鍵事項的發文會議紀要由管理公司或各酒店領導主持的公司級會議紀要內聯單管理公司內部及與股份公司其他部門的日常工作聯絡公函管理公司或各酒店與外單位的日常工作聯絡2總部人力資源行政部根據事項類別統一確定文件編號及格式3 收發文管理文件類別負責部門最終審批人基本要求紅頭文件總部人力資源行政部管理公司總裁確認文件傳閱范圍和期限，并 進行登記、分文、傳遞、催辦、

2、歸檔、移交和銷毀。會議紀要總部人力資源行政部酒店人力資源部酒店總經理內聯單總部各業務部門管理公司總裁公函總部各業務部門酒店各業務部門酒店總經理第二節檔案1管理機構與職責1.1管理公司檔案工作接受股份公司行政部指導（行政部檔案室負責日常檢查監督）;1.2總部人力資源行政部對總部各部門、各酒店檔案管理工作進行指導檢查；1.3各酒店人力資源部具體負責酒店檔案工作。2 酒店重要檔案資料移交2.1移交要求：移出部門接收部門移交時間各酒店人力資源部總部人力資源行政部每月5日前2.2各酒店如需延期向公司總部移交檔案的，需報至管理公司總裁批準。特殊的、及時性 文件需要在收到后一個工作日內移交；2.3檔案移交須

3、履行移交手續（一式兩份，雙方各存一份）。第三節印章1印章分類及保管人分類印章名稱保管人管理公司公章人力資源行政部總經理財務專用章財務部總經理發票專用章財務部總經理法人代表章財務部出納各自營酒店公章人力資源總監財務專用章財務總監發票專用章財務總監法人代表章財務部出納各委托管理酒店公章業主代表財務專用章財務總監發票專用章財務總監法人代表章財務副總監2 公章使用責任人2.1管理公司總裁是管理公司公章使用審批第一責任人；2.2各自營酒店總經理、委托管理酒店業主代表是本單位公章使用審批第一責任人。3 公章使用審批流程（行表020301）,所有用印申請必須將用印文件作為附件上傳至流程中， 如有用印文件的相

4、關審批流程也需一并上傳4 非財務部人員申請使用本單位財務類印章的，須提前進行登記（行表1）第四節 辦公用品、低值易耗品及辦公設備1基本規定11總部人力資源行政部和各酒店人力資源部為本單位管理責任部門；1.2辦公用品按需購買，庫存小于一個月用量；1.3配備個人使用的低值易耗品和辦公設備，實行“誰使用，誰負責”的原則。2 辦公用品2.1辦公用品采購年度預算需逐級報管理公司總裁審批；2.2每月根據需求，制定購買申請報告，總部行政經理報人力資源行政部總經理審批，各 酒店人力資源部經理報酒店總經理審批；2.3采購人員要根據訂購送貨單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量無誤后簽收；2.4辦公用品采購人員與

5、管理人員不能為同一人；2.5采購人員和管理人員一起驗收入庫；2.6辦公用品倉庫每半年盤點一次；2.7辦公用品按月發放，使用部門簽字領取。3 低值易耗品及辦公設備3.1須建立并完善管理臺賬及標簽制度（行表2）；3.2領用或借用時，必須登記（行表3）；3.3總部人力資源行政部負責各酒店間調撥管理；3.4員工跨公司調動或離職時，領用的低值易耗品及辦公設備須經清點并移交后（見行表 3）,方可辦理相關手續。第五節車輛1管理權限1.1總部人力資源行政部負責車輛總體管理；1.2各酒店人力資源部負責酒店車輛的日常管理、維護與使用。2車輛購置與維修保養管理2. 1各酒店車輛配置由公司總部統一上報董事長審批。2.

6、 2各酒店車輛維修保養費審批（行表020501 ）o第六節值班1國家法定節假日（春節、國慶節除外）及周六、日期間，各自營酒店總經理和委托管理酒 店業主代表為總值班并安排一名部門經理級（含）以上人員現場值班。春節及國慶節期間， 各自營酒店總經理或駐店經理，委托管理酒店業主代表或財務副總監在酒店營運期內需現 場總值班。2 各酒店須按照總部人力資源行政部要求，在國家法定節假日放假前制訂值班表并落實安全 巡檢工作。第七節員工文化活動1公司總部、各酒店組織文化活動審批（行表020701）序號文件名稱印章名稱申請部門申請人用印次數用印日期審批人12行表2低值易耗品及辦公設備管理臺賬序號登記號物品名稱規格型

7、號數量價格狀態存放處責任人購置日期12行表3員工低值易耗品、辦公設施設備領取/借用登記表序號物品編號物品名稱規格型號數量領取日期員工簽字備注12寥貂期：固定資產移交清單固定資產 編號資產名稱規格型號購置日期單位數量單價總價資產狀況備注移交簽字由：轉至：發起人：日期：發起人：日期：注：一式三份，總部人力資源行政部、總部財務部、酒店人力資源部各一份編號審批事項權限最終審批人審批流程總部使用管理公司公 章用印審批發起人一部門總經理一分管副總裁一人力資源 行政部總經理一管理公司總裁一人力資源行政 部行政經理備案各自營酒店使用管理 公司公章用印審批發起人一部門負責人一人力資源總監一駐店經 理一酒店總經理

8、一報管理公司：主管部門總經 理一分管副總裁一人力資源行政部總經理一管 理公司總裁一人力資源行政部行政經理備案020301各委托管理酒店使用 管理公司公章 用印審批管理公司總裁發起人一部門負責人一酒店總經理一酒店業主 代表一報管理公司：主管部門總經理一分管副 總裁一人力資源行政部總經理一管理公司總裁 人力資源行政部行政經理備案自營酒店總經理或委 托管理酒店業主代表 使用本單位公章 用e卩審批報管理公司：主管部門總經理一分管副總裁一人力資源行政 部總經理一管理公司總裁一人力資源行政部行 政經理備案各自營酒店使用本單 位公章用印審批酒店總經理發起人一部門負責人一人力資源總監一駐店經 理一酒店總經理一人力資源部備案各委托管理酒店使用 本單位公章用印審批酒店業主代表發起人一部門負責人一酒店總經理一酒店業主 代表一人力資源部備案020501各酒店車輛單次維修保養費w10000 元自營酒店總經理 委托管理酒店業主代表發起人一報管理公司：人力資源行政部總經理維修保養費審批單次維修保養費10000 元管理公司總裁財務部總經理一管理公司總裁公司總部、各酒店各酒店企業文化活動 費用w10000元自營酒店總經理委托管理酒店業主代表發起人一報管理公司：人力資源行政部總經理 財務部總經理一管理公司總裁各酒店企