1、項目采購管理流程討論一、采購的定義及內容：（一）采購的類型大題可分為兩類。1.有形采購與無形采購，世界銀行貸款項目的采購，按其內容可分為：貨物采購（有形（Physical）采購）、土木工程采購（有形采購）、咨詢服務采購（無形采購）。咨詢服務采購的范圍很廣，又大致可分為：（1）項目投資前期準備的咨詢服務。（2）工程設計和招標文件咨詢服務。（3）項目管理、施工監理等執行性服務。（4）技術援助和培訓等服務2.按采購方式可分為招標采購和非招標采購。（1）招標采購主要包括國際競爭性招標、有限國際招標和國內競爭性招標。（2）非招標采購主要包括國際、國內詢價采購（或稱“貨比三家”）、直接采購、自營工程等。一

2、般采購的業務范圍包括：（1）確定所要采購的貨物或土建工程，或咨詢服務的規模、品類、規格、性能、數量和合同或標段的劃分等。（2）市場供求現狀的調查分析。（3）確定招標采購的方式國際/國內競爭性招標，或其他采購方式。（4）組織進行招標、評標、合同談判和簽訂合同。（5）合同的實施與監督。（6）合同執行中對存在的問題采取的必要行動或措施。（7）合同支付。（8）合同糾紛的處理等。（二）項目采購的基本原則（1）經濟性和效率性（2）均等的競爭機會（3）促進借款國承包業和制造業的發展（4）透明度二、項目采購管理流程包括以下六個過程：（1）制定采購計劃。（2）制定詢價計劃。（3）詢價（4）供方選擇。（5）合同管

3、理。（6）合同收尾。三、主要流程描述：（1）財政部門以采購部門為主進行采購管理。 （2）將采購任務分為采購指標、采購計劃、采購立項、采購執行、中標結果、合同登記、驗收結算等步驟進行。（3）采購單位根據本單位實際情況并按照財政局下發的政府采購的有關精神進行采購管理，采購辦對整個采購過程進行監督。 四、項目采購流程描述（1）預算單位進行采購申請填報，填報完畢后，到采購辦審核，采購辦審核完畢后到主管局長審核。（2）主管局長審批通過后，即可進行委托采購進行采購項目合同填報，采購辦進行項目審核也叫資金還原，供應商可以供貨。（3）供應商供貨完畢后，預算單位采購員即可填寫驗收結算單，采購

4、辦對驗收結算單的審核，然后采購辦根據情況進行辦理結項，流程走完。五、采購程序采購各階段世界銀行的審查包括：（1）采購計劃和采購通告。（2）資格預審文件與資格預審報告（3）招標文件。（4）評標報告。（5）延長評標有效期。（6）合同文本。六、對供應商的管理  基于長期的降采購成本的理念出發，在項目的采購管理中應該貫徹一個“供應商管理”的思想，也即是把對供應商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處。（1）與供應商建立直接的戰略伙伴關系。對于采購方來說，一旦確定了

5、可以長期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關系，雙方信息共享，減少信息不對稱的影響，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優勢，也使供應商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。這種戰略伙伴關系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。（2）供應商行為的績效管理。在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理，以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣。建立供應商績效管理的信息系統，對供應商進行評級，建立量化的供應商行為績效指標等，并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續合作：增大或減少供應份額

6、、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為，保證優質及時的供貨，從而有效的降低項目采購總成本。七、采購流程的優化方法 （1）、發現問題：此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業品銷售的基層環節。 （2）項目可行性研究：這個階段使用者已經將發現的問題向上層匯報，客戶內部在醞釀要不要采購計劃、考慮預算等問題。 （3）項目立項：這一階段一般會組建有使用部門、技術部門、財務部門、決策部門等人員共同組成的項目采購小組。 (4）確定采購的技術標準：在這一階段，是客戶關于采購標準制定階段

7、。通常由客戶使用部門和技術部門分析需求，再把需求轉化成采購標準。 (5)招標：采購標準制定好以后，客戶將以標書的形式發布出來，準備投標的廠家那到表述就可以制定方案了。此時，不管銷售人員如何推薦本產品的優點，客戶一般不會改動采購方案，除非發現了致命的缺陷。因為對他們來說，采購方案的改動是“牽一發而動全身”的，成本很高。 (6)項目評標：客戶一般會與兩家以上的銷售廠家進行洽談，以便進行評估和比較，得到更好的商業條件。這個階段會確立首選供應商。 (7)合同審核：這一階段客戶會通過商務談判，努力爭取一些附加價值。產品的技術標準和規格、數量以及付款方式等都是合同審核的內容。

8、 (8)簽訂協議：本階段是簽訂合同，交付產品，實施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結束。真正的銷售這個時候才真正開始。銷售人員要按合同認真履行承諾，準時交貨，按進度完成。了解客戶內部采購流程，是工業品營銷說對話、找對人、做對事的前提。 八、采購流程的有效控制 （1）成本不斷降低采購成本控制率（采購預算-采購實際）/采購預算制定部門應為采購部，而不是財務部和老板。超預算（具體條件分析）和節約預算（獎勵）。（2）避免斷“料”訂單數量完成率數量準確單數/總到達單數建議庫房余料警戒界預警機制，根據以往統計進行設置。到貨期嚴格：往往到貨期按天算，可以供應商按小時計算供貨。&

9、#160;有些采購對價格敏感而供貨期不敏感，嚴肅性問題。（3）降低庫存成本庫存周轉率出庫金額/平均庫存金額建議庫房余料警戒界預警機制，根據以往統計進行設置。 管理好原材料庫存（4）按時并縮短供應期訂單響應時間提高采購效率，減少采購流程。九、項目合同管理 項目合同管理就是對合同的執行進行管理，確保合同雙方履行合同條款并協調合同執行與項目執行關系的系統工作。合同管理是項目采購管理的實現階段，也是項目采購管理乃至項目管理的核心。要點之一是明確責任劃分。明確責任劃分是指業主、承包人和監理工程師三者之間的責任劃分，這是合同責任的最重要的劃分機制。在合同管理中，現場會議（也稱工地會議）

10、是業主和監理工程師做好項目管理的一種有效措施。按照不同的任務和目的，現場會議可分為第1次現場會議、例行現場會議和每日現場協調三種會議形式。合同類型的選擇主要依據以下因素：（1）項目實際成本與項目日常的風險評價。（2）雙方要求合同類型的復雜程度（技術風險評價）。（3）競價范圍（4）成本價格分析（5）項目緊急程度（顧客要求）（6）項目周期（7）承包商（買主）財務系統評價（是否有能力通過合同盈利）。（8）合作合同（是否允許其他買主介入）（9）轉包范圍的限定 在項目合同管理中，項目業主在合同實施管理與控制方面所需的信息主要有：（1）項目采購或承包合同（2）項目實施合同結果信息（3）項目合同變更請求信息

11、（4）供應商或承包商的發貨單（5）項目業主的支付記錄 項目合同管理主要內容包括：（1）項目采購合同的實施管理（2）項目資源供應績效報告管理（3）項目采購的質量控制（4）項目合同的變更控制（5）項目合同糾紛的管理（6）項目付款支付系統的管理 項目合同的終結管理的主要任務有：（1）整理項目合同文件（2）項目采購合同的審計（3）項目合同的終止參考文獻1.項目管理學 南開大學出版社 主編：戚安邦2.項目采購管理 清華大學出版社 主編：馮之楹、何永春、廖仁興3.項目管理學 廈門大學出版社 主編：張阿芬4.重慶科技學院學報：自然科學版5. 淺談國外項目設備配件的采購與供應6.項目管理 過程、方法與效益（第

12、2版）項目采購領域的成本節約和腐敗預防（一）成本節約在采購設備、原材料和分包服務的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。在現實的項目采購操作中，要實現這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環節的控制，來有效的降低采購成本，從而使項目資金達到最優的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項目采購管理中所能夠實現的成本目標。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。 1、制定采購預算與估計成本 制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算

13、不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。 2、供應商的選擇 供應商

14、是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現市場經濟運行的規則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注 第一、選擇供應商的數量 供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應的風險，也不利于對供應商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由于數量上的優勢，可以給采購方以商業折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數量的

15、選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應商的數量以不超過3-4家為宜。第二、選擇供應商的方式選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們認為，在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控

16、制采購成本。3、采購環境的利用 項目的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響，外部環境包括宏觀環境和微觀環境。宏觀環境是指能對項目組織怎樣及如何采購產生影響的外部變化，包括市場季節性的變化、國家宏觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀環境則是指項目組織的內部環境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環境原則的前提下，一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環境為項目整體帶來利益。   充分利用采購環境的一個重要內容就是熟

17、悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。比如，結合所采購貨物或服務的種類、性能參數、質量、數量、價格的要求等，了解熟悉國內、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關國內、國際貿易知識和商務方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關的市場信息機制，以達到有效利用采購環境的目的，良好的市場信息機制包括：建立重要貨物供應商信息的數據庫，以便在需要時候能隨時找到相應的供應商，以及這些供應商的產品或服務的規格性能及其他方面的可靠信息。 建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來

18、獲得價格上的利益。 對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據作為參考。 只有建立了良好的市場信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優勢，不僅取得高質量的貨物或服務，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預算的超支，失去成本控制的優勢。因此，在項目采購管理中充分利用采購環境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。4、供應商的管理基于長期的降低采

19、購成本的理念出發，我們認為，在項目的采購管理中應該貫穿一個“供應商管理”的思想，也即是把對供應商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意：第一、與供應商建立直接的戰略伙伴關系。 對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優勢，也使供應商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。這

20、種戰略伙伴關系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。 第二、供應商行為的績效管理。. 在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理，以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣。比如：建立供應商績效管理的信息系統，對供應商進行評級，建立量化的供應商行為績效指標等等，并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續合作：增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為，保證優質及時的供貨，從而有效的降低項目采購總成本。 5、全流程成本概念   控制總成本在探討項目采購管理中降低成本的問題

21、時，應該確立采購全流程成本的概念，我們所應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優質的服務、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應，這種成本降低是不會體現在項目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來達到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應該僅僅只看到最直接的成本降低，還應該

22、從項目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發掘無處不在的降低成本的機會。 （二）腐敗預防基于采購參與人員本身分析的采購腐敗控制方法以提升企業的信息化水平，減小采購人員的自由裁量權來降低腐敗，以西方經濟學中的“經濟人”作為依據，認為在采購過程中，采購主體具有選擇供應商和采購物品的自由裁量權，自由裁量權越大，腐敗的概率也就越大。要進行職責分解，弱化權力，不使任何人能夠貫穿采購的始終，削弱個人對采購過程的影響能力從而減少腐敗。用考核績效的方法進行分級處理，使采購員敬業拒腐，這期間的績效考核指標主要包括采購成本是否降低、

23、是否維持了原有的成本水平、采購質量是否提高、質量事故造成的損失是否得到有效的控制、供貨商的服務是否增值、采購管理水平和技能是否得到提高等，并把這些指標一一量化，并同上一個考核期的相同指標進行對比所得到的綜合評價，就是業務績效。要建立采購執行人員資格管理制度，制定采購執行人員從業準則和崗位標準，建立培訓和考核制度，提高從業人員的思想水平和專業技能來預防腐敗。同樣戴斌也談到了通過逐步建立政府采購人員任職資格制度，加強對采購人員的教育和培訓，提高其綜合素質和業務能力來加強對采購機構和人員的管理。切實加強采購隊伍建設是采購事業健康發展和遏制腐敗的重要保證，主要是要加強其采購隊伍的職業道德建設及建立從業人員資格管理制