1、時間管理時間管理 2010年年4月月27日日 上海上海1時間管理培訓大綱時間管理培訓大綱1.時間管理理論時間管理理論2.做計劃的工具做計劃的工具3.分析浪費時間的因素，應對時間殺手分析浪費時間的因素，應對時間殺手4.管理電話時間、等待時間，應對拖延管理電話時間、等待時間，應對拖延5.處理干擾，學會說處理干擾，學會說“不不”6.規劃工作區域，規劃工作區域，辦公室的辦公室的5S管理管理2時間管理的定義時間管理的定義n時間管理時間管理是是用最短的時間做好正確用最短的時間做好正確的事。的事。n時間管理管理的對象不是時間管理管理的對象不是“時間時間”而是而是“自我管理者管理自我管理者管理”。3時間分配時

2、間分配一個人如果活一個人如果活7272歲，平均起來，時間分配大約是：歲，平均起來，時間分配大約是：n睡覺睡覺2020年年n工作工作1414年年n文娛、運動文娛、運動8 8年年n吃飯吃飯6 6年年n坐車走路坐車走路5 5年年n化妝打扮化妝打扮5 5年年n聊天聊天4 4年年n看書看書3 3年年n等人等人3 3年年n生病生病3 3年年n打電話打電話1 1年年4關于時間的一些統計數據關于時間的一些統計數據1.人們一般每人們一般每8分鐘就會受到一次打擾，平均每次打擾分鐘就會受到一次打擾，平均每次打擾5分分鐘，每天大約鐘，每天大約4小時，其中小時，其中80%的打擾是沒有意義的的打擾是沒有意義的2.每天自學

3、每天自學1小時，小時，7小時一周，小時一周，365小時一年，一個人可小時一年，一個人可以在以在3-5年成為專家年成為專家3.一個人如果辦公桌亂七八糟，他平均每天會為找東西花一個人如果辦公桌亂七八糟，他平均每天會為找東西花1個半小時個半小時4.做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間多一倍做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間多一倍5.用用1小時進行計劃，行動的時候會節約小時進行計劃，行動的時候會節約10小時小時5您用時間做了什么您用時間做了什么您的時間管理的現狀如何？哪些方面有待改進？您的時間管理的現狀如何？哪些方面有待改進？您是否設立目標，制定計劃？您是否設立目標，制定計劃？您是否根據

4、工作任務的輕重緩急排列順序？您是否根據工作任務的輕重緩急排列順序？您是否每天列出工作任務清單？您是否每天列出工作任務清單？最浪費您的時間的事情什么？最浪費您的時間的事情什么？6有效的時間管理系統有效的時間管理系統1.明確你的價值觀明確你的價值觀2.確定你的目標確定你的目標3.制定計劃制定計劃4.根據重要性執行計劃根據重要性執行計劃7卡內基的墓志銘卡內基的墓志銘美國鋼鐵大王卡內基的墓碑上寫著：這是美國鋼鐵大王卡內基的墓碑上寫著：這是一個極普通的人，他唯一的優點就是，他一個極普通的人，他唯一的優點就是，他能使那些比他優秀的人甘心情愿地為他工能使那些比他優秀的人甘心情愿地為他工作。能夠做到這一點就是

5、管理者最大的勝作。能夠做到這一點就是管理者最大的勝利。利。8發掘心底最根深蒂固的價值觀發掘心底最根深蒂固的價值觀蓋棺定論時，你希望獲得的評價，才是蓋棺定論時，你希望獲得的評價，才是你心目中真正渴望的目標，是你的人生你心目中真正渴望的目標，是你的人生的最終期許。從這個角度看，名利、金的最終期許。從這個角度看，名利、金錢等等不免顯得微不足道。錢等等不免顯得微不足道。9從設定目標開始從設定目標開始一個人無論他現在多大年齡，他真正一個人無論他現在多大年齡，他真正的人生之旅，是從設定目標的那一天的人生之旅，是從設定目標的那一天開始的，以前的日子，只不過是在繞開始的，以前的日子，只不過是在繞圈子而已。圈子

6、而已。 肯肯 萊文萊文10目標對人生有巨大的導向作用目標對人生有巨大的導向作用您選擇什么樣的目標，就會有什么樣的人生。您選擇什么樣的目標，就會有什么樣的人生。沒有明確目標的人，在職場之路上容易分散沒有明確目標的人，在職場之路上容易分散注意力、精力和時間。注意力、精力和時間。設定目標是制定計劃設定目標是制定計劃, ,做出決定和每日工作的重要前提。做出決定和每日工作的重要前提。 11把人生分成一截一截的過把人生分成一截一截的過1.1.把人生分成一截一截的過：人生苦短，做把人生分成一截一截的過：人生苦短，做喜歡做的事。喜歡做的事。2.2.把人生分成幾個階段，每個階段重點瞄準把人生分成幾個階段，每個階

7、段重點瞄準一個目標去做。一個目標去做。3.3.有目標的生活和被動的生活區別很大。有目標的生活和被動的生活區別很大。12什么才是真正重要的什么才是真正重要的7575歲，歲，39003900個周末個周末3900-3900-你的年齡你的年齡 5252周周= = 你的生命所剩下的周末你的生命所剩下的周末只有當您親眼看見自己在這個世界上的只有當您親眼看見自己在這個世界上的日子所剩無幾時，才能真正分清事情的日子所剩無幾時，才能真正分清事情的輕重緩急。輕重緩急。13你一生中最重要的東西你一生中最重要的東西n你一生中最重要的東西你一生中最重要的東西，就是，就是你的時間你的時間n你余生的第一天始自今日你余生的第

8、一天始自今日n你應該活的有點時間觀念你應該活的有點時間觀念，你應該花時你應該花時間做那些對你來說重要的事情，間做那些對你來說重要的事情，對你來對你來說重要的事情是什么？說重要的事情是什么？14第四代時間管理理論第四代時間管理理論緊急緊急第一象限第一象限不不緊急緊急第二象限第二象限重重 要要緊急狀況緊急狀況迫切問題迫切問題危機危機有特定時限的工作有特定時限的工作設立人生目標、計劃設立人生目標、計劃預防措施預防措施價值觀的澄清價值觀的澄清人際關系的建立人際關系的建立增強自己的能力增強自己的能力不不重重要要 緊急緊急第三象限第三象限干擾的事，電話干擾的事，電話郵件、報告、信件郵件、報告、信件會議會議

9、許多迫在眉睫的急事許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事符合別人期望的事 不緊急不緊急第四象限第四象限忙碌瑣碎的事忙碌瑣碎的事廣告函件廣告函件電話、郵件電話、郵件浪費時間的因素浪費時間的因素令人愉快的活動令人愉快的活動15成為高效時間管理者的六個準則成為高效時間管理者的六個準則1.一致一致2.平衡平衡3.有重點有重點4.人際關系人際關系5.靈活變通靈活變通6.攜帶方便攜帶方便 16計劃可以幫助你計劃可以幫助你n根據重要性和緊急性區分工作的輕重緩急根據重要性和緊急性區分工作的輕重緩急n確定在限定的時間和預算范圍內達到目的所確定在限定的時間和預算范圍內達到目的所需要的資源需要的資源n制定每年、每季度、

10、每月、每周、每日計劃制定每年、每季度、每月、每周、每日計劃17什么是計劃什么是計劃計劃是為完成一定的目標而事前對措施計劃是為完成一定的目標而事前對措施和步驟作出的安排。和步驟作出的安排。18為什么不做計劃？為什么不做計劃？1.認為不做計劃也能獲得實效認為不做計劃也能獲得實效2.不了解做計劃的好處不了解做計劃的好處3.認為計劃趕不上變化認為計劃趕不上變化4.不知道如何做計劃不知道如何做計劃19指導性和可變性指導性和可變性1.制訂任何一項計劃，必須有明確在一定的制訂任何一項計劃，必須有明確在一定的時間內完成什么任務，獲得什么效益。時間內完成什么任務，獲得什么效益。2.在計劃執行過程中，如果客觀情況

11、發生了在計劃執行過程中，如果客觀情況發生了變化、就要適時地予以修訂。變化、就要適時地予以修訂。3.計劃既有指導性，也有可變性。計劃既有指導性，也有可變性。20做計劃的工具做計劃的工具甘特圖甘特圖第一周第一周 第二周第二周 第三周第三周 第四周第四周 第五周第五周 第六周第六周 第七周第七周 第八周第八周工作工作1工作工作2工作工作3工作工作4工作工作5工作工作6工作工作721每日工作清單每日工作清單1.列出工作任務清單列出工作任務清單2.估計每項工作所需時間、預留機動時間給估計每項工作所需時間、預留機動時間給意外事件意外事件3.根據輕重緩急排序，決定刪減或授權根據輕重緩急排序，決定刪減或授權4

12、.為第二天作計劃、準備為第二天作計劃、準備22根據輕重緩急排列優先順序根據輕重緩急排列優先順序1.1.把你的工作分成三類：把你的工作分成三類： A:A:必須做的必須做的；B:B:應該做的；應該做的；C:C:如果做了，會很好如果做了，會很好2.2.這些工作從哪里來的？誰分派給你的？是否和他這些工作從哪里來的？誰分派給你的？是否和他討論工作的重要性和時限？討論工作的重要性和時限？3.3.如果不做這項工作，結果會怎樣？如果不做這項工作，結果會怎樣？4.4.可不可以授權給其他人做？可不可以授權給其他人做？5.5.有沒有類似的工作可以合并同類項？有沒有類似的工作可以合并同類項？6.6.何時是我的黃金時間

13、？何時是我的黃金時間？7.7.運用運用“六點六點”工作制工作制23做正確的事，而非正確地做事做正確的事，而非正確地做事! !我之所以能夠完成那么多艱巨的工作，我之所以能夠完成那么多艱巨的工作，是因為我每次集中精力只做好一件事情。是因為我每次集中精力只做好一件事情。 杰克杰克 韋爾奇韋爾奇做正確的事做正確的事24今日事、今日畢今日事、今日畢n假如今天是我生命中的最后一天假如今天是我生命中的最后一天n今天就是最后一天，永遠不要等待明天，今天就是最后一天，永遠不要等待明天，因為沒有人知道明天會是什么樣子因為沒有人知道明天會是什么樣子n今天的每一分鐘都勝過明天的一小時今天的每一分鐘都勝過明天的一小時2

14、5時間強盜時間強盜有形的時間強盜有形的時間強盜電話干擾電話干擾不速之客不速之客用人不當用人不當社交閑談社交閑談權責混淆權責混淆溝通不良溝通不良進度失控進度失控資料不全資料不全會議耽擱會議耽擱文件復雜文件復雜工作擱置工作擱置無形的時間強盜無形的時間強盜危機應付危機應付計劃欠妥計劃欠妥貪求過多貪求過多事必躬親事必躬親條理不清條理不清欠缺自律欠缺自律無力拒絕無力拒絕做事拖延做事拖延 26浪費時間的主觀原因浪費時間的主觀原因1.缺乏明確的目標缺乏明確的目標2.拖延拖延3.不會說不會說“不不”4.不會授權不會授權5.沒有計劃沒有計劃5.不必要的完美主義不必要的完美主義6.行動緩慢行動緩慢7.懶惰懶惰8.

15、心態消極心態消極9.缺乏條理與整潔缺乏條理與整潔27浪費時間的客觀原因浪費時間的客觀原因 1.突然的來訪者突然的來訪者2.電話電話3.垃圾郵件垃圾郵件4.等待等待5.沒有結果的會議沒有結果的會議6.沒有實際意義的報告沒有實際意義的報告7.授權給沒有責任心的人授權給沒有責任心的人28更好地利用等待時間更好地利用等待時間如何在這種情況下更好地利用時間：如何在這種情況下更好地利用時間：1.1. 在飛機或火車上？在飛機或火車上？2.2. 在公共汽車或（出租）車上？在公共汽車或（出租）車上？3.3. 等著與某人開會？等著與某人開會？4.4.在機場在機場/ /火車站？火車站？5.5. 在等待時？在等待時？

16、 29縮短電話時間縮短電話時間1.1.如果你沒有興趣與來電人談話如果你沒有興趣與來電人談話, ,你可以說你可以說 2.2.一開始就告知來電人你正要離開一開始就告知來電人你正要離開, ,并只有一并只有一分鐘可以談話分鐘可以談話3.3.如果你接到電話的時候很忙如果你接到電話的時候很忙, ,但你確實想回但你確實想回電話電話, ,你可以說你可以說30拖延的原因拖延的原因n你發現某些工作很無聊或沒有興趣你發現某些工作很無聊或沒有興趣n工作沒有頭緒，復雜或很難處理工作沒有頭緒，復雜或很難處理n沒有完成工作的期限沒有完成工作的期限n看不到做某件工作的現時利益看不到做某件工作的現時利益n你不想做改變或只想維持

17、現狀你不想做改變或只想維持現狀你有什么重要的工作或私事拖延至今你有什么重要的工作或私事拖延至今還還沒有做沒有做?為什么為什么?31處理拖延秘訣處理拖延秘訣1.這些工作是你必須親力親為還是可以這些工作是你必須親力親為還是可以授權給他人來做的？授權給他人來做的？2.與你的同事溝通，看他們是否可以幫與你的同事溝通，看他們是否可以幫助你分擔工作助你分擔工作3.給每個工作設立完成日期并按時完成給每個工作設立完成日期并按時完成4.建立獎勵制度建立獎勵制度5.先做起來再說！不要抱怨先做起來再說！不要抱怨32處理干擾的秘訣處理干擾的秘訣1.及時告訴你的同事有很重要的事情處理及時告訴你的同事有很重要的事情處理2

18、.鼓勵那個打擾你的人盡快說出來鼓勵那個打擾你的人盡快說出來3.如果你的工作不一定需要辦公桌和電腦如果你的工作不一定需要辦公桌和電腦，可以可以找一個安靜的地方找一個安靜的地方4.受到干擾時總是問自己這是不是第一象限的受到干擾時總是問自己這是不是第一象限的事事緊緊急并重要急并重要，如果不是如果不是，就可以等一等就可以等一等33為什么說為什么說“不不”如此困難如此困難1.1.說說“是是” ” 比較快比較快，因為人們會接受因為人們會接受2.2.說說“不不” ” 的時候的時候，感覺自責感覺自責3.3.對方的職位比你高對方的職位比你高，你不得不說你不得不說“是是”34你有權說你有權說“不不”1.1.你有權

19、力說你有權力說“不不”而不感到自責而不感到自責2.2.想說想說“不不”卻說成卻說成“是是”可能會降低你的自尊可能會降低你的自尊3.3.如果你總是說是，而忽略了自己的需求如果你總是說是，而忽略了自己的需求，那么人們那么人們就會失去對你的尊敬就會失去對你的尊敬4.4.現在說現在說“不不”, ”, 好過將來讓人失望好過將來讓人失望5.5.承擔太多的事情可能會降低你的工作標準承擔太多的事情可能會降低你的工作標準6.6.對他人來講對他人來講，得到得到“不不”的回答并不是件很大的事的回答并不是件很大的事，7.7.他們甚至預想到你的答案是他們甚至預想到你的答案是“不不” ” ，因為這個要因為這個要求本身就是

20、不合理的求本身就是不合理的。35什么時候可以說什么時候可以說“不不”1.當你覺得再接受新的工作，會影響工當你覺得再接受新的工作，會影響工作質量時，因為你會超負荷作質量時，因為你會超負荷2.當有人要求你做的工作是與你或你的當有人要求你做的工作是與你或你的部門完全無關的部門完全無關的3.如果有人要求你做的事，與你個人的如果有人要求你做的事，與你個人的信念和道德觀念不相符合時信念和道德觀念不相符合時36說說“不不”的第一步的第一步1.1.在簡單的情況下從隨和的人開始在簡單的情況下從隨和的人開始2.2.即使說即使說“不不” ，也要聽起來既堅定又有禮也要聽起來既堅定又有禮貌貌3.3.你可以有說你可以有說

21、“不不”的理由的理由，但不要找出虛但不要找出虛假的借口假的借口4.4.用點時間想一下用點時間想一下5.5.學會設定限度學會設定限度 37怎樣說怎樣說“不不”n我可以做這件事，但是我手頭上的事就我可以做這件事，但是我手頭上的事就來不及了，這件事是不是更重要些？來不及了，這件事是不是更重要些？n我很樂意幫你做這件事，不過，我得先我很樂意幫你做這件事，不過，我得先做完手頭上的這件事，大概還需要做完手頭上的這件事，大概還需要n對不起，我正在做對不起，我正在做無法幫你，你有沒無法幫你，你有沒有問過有問過38什么是什么是5 5S ?S ?1 1S S整理整理 ： 丟棄不需要的，保留需要的丟棄不需要的，保留

22、需要的2 2S S整頓整頓 ： 在任何時候都能夠非常容易找到所需物品在任何時候都能夠非常容易找到所需物品3 3S S清潔清潔 ： 保持物品的干凈與整潔，沒有灰塵和垃圾保持物品的干凈與整潔，沒有灰塵和垃圾4 4S-S-標準化標準化 ：在清潔之后持續保持整潔在清潔之后持續保持整潔 5 5S-S-素養：培養這方面的素養，樹立良好的態度素養：培養這方面的素養，樹立良好的態度辦公室的辦公室的5 5S S管理管理39清理檢查單清理檢查單1.準備一個專門存放重要文件的準備一個專門存放重要文件的“保留保留”文檔文檔2.如果你需要把這張紙傳遞給其他人的話，創建一個如果你需要把這張紙傳遞給其他人的話，創建一個“轉

23、交轉交”文檔文檔3.如果你不知道如何處理一些文件，那么創建一個如果你不知道如何處理一些文件，那么創建一個“臨臨時時”文檔，以后重新審視文檔，以后重新審視4.如果你知道你永遠不會需要用到那張紙上的信息，馬如果你知道你永遠不會需要用到那張紙上的信息，馬上扔掉！上扔掉！5.現在回到現在回到“保留保留”文件夾并把里面的文件逐一歸檔到文件夾并把里面的文件逐一歸檔到合適的文件夾里，或把它們轉化成需要立即處理的合適的文件夾里，或把它們轉化成需要立即處理的“緊急緊急”文檔文檔40電子文檔的管理電子文檔的管理1.1.用整理辦公桌的辦法來管理電腦用整理辦公桌的辦法來管理電腦2.2.如果在同一目錄下有太多文件，應當建立個如果在同一目錄下有太多文件，應當建立個子目錄子目錄3.3.在刪除文件的時候要小心不要刪錯了在刪除文件的時候要小心不要刪錯了, ,在硬盤在硬盤上做個備份上做個備份4.4.定期存盤定期存盤5.5.建立固定的常用的格式建立固定的常用的格式41文件管理指南文件管理指南 1.1.明確每個文檔的內容明確每個文檔的內容2.2.為每個文件創建一個清晰的索引為每個文件創建一個清晰的索引3.3.定期清理你的文件定期清理你的文件4.4.總是做到立即歸檔總是做到立即歸檔42總裁桌上的不同顏色公文