1、知識管理軟件應用案例分析之文檔一體化管理廣東紹林科技開發有限公司紹林科技shaolinshaoun corporation,guangdong,china軟件就是思想 software is the mind地址：廣州市夭河區五山路天立大廈a23f, 510630 i對站:www. shaolin. com cn郵箱：guangzhoushao 1 in. com. cn電話 87593765 (fax)佛山紹林 82231298目錄應用案例分析1概述1初識之惑1原因與解惑1知識整合之路1總結2文檔一體化管理2文件與檔案的分類2文件流轉

2、3文件歸檔3檔案管理3文件4檔案的搜索利用3應用舉例3應用案例分析概述初識之惑剛剛接觸3hmis的客戶，往往冇一種困惑，即：從3hmis的相關功能介紹來看，似乎用3hmis 做什么都行，如文件管理、檔案管理、數字化檔案館、辦公自動化、資料管理、內容管理、 知識管理、知識資源整合等等，但我到底能用它來做什么呢？又該如何應用呢？實際上，這 是3hmis優良的通用性、綜合性和協同性給大家帶來的疑惑！原因與解惑以往，我們在引入一個系統時，人都是從某一個單純的應用去考慮的，如辦公白動化、檔案 管理、文摘資料管理、客戶資料管理、介同管理等，市面上的產品，往往提供的也是這些獨 立和單一的用途，而3hmis對

3、這些單一系統的功能要求，人都可同時滿足，這倒給客八產生 懷疑和困惑了。當客戶需要一個檔案管理系統時，往往會說：我只要檔案管理方而的功能，而當他需要創建 一個資料管理系統時，也會說，我只要資料管理的功能。實際上，無論你把3hmis作為一個 檔案管理系統或資料管理系統來使用，都可把它視為一個獨立而乂專業的系統，使用起來同 樣得心應手。與其它大多單一功能的系統不同的是，3hmis可滿足客戶對于系統協同的未來要求，因為， 當你建成一個個獨立的系統，并得到了很好應用的時候，你會發現，需要系統之間的協同與 共享，而你所建立的系統，如果不能滿足你對協同與共享的需要，就會變成一個個信息孤島, 給業務與工作帶來

4、困惑和難題，而3hmis,恰恰可解決客戶的這一難題！它提出的管理系統 多核技術，可將并行運行的辦公管理、檔案管理、內容管理等各種各樣的知識管理系統，協 同整合為一個整體，為知識管理的協同、共享與利川服務。知識整合之路我們不但可將3hmis的不同應用整合為一個祭體，提供協同與共享，我們還可將客八現有的 不同系統中的知識管理部份，通過3hmis進行知識資源整合，為不同系統提供一致的、統一 的和專業的知識管理與知識支持服務，解決系統之間的知識協同和共亨問題，消除信息孤島。 比如說，客戶現有的辦公口動化系統，其檔案管理功能往往不夠專業與完整，難以滿足實際 應用耍求，此時，可將處理完畢的文件，通過接口實

5、時或定期轉入3hmis,即可滿足客戶更 為專業與系統的檔案管理需求，并且，可將3hmis的搜索平臺恢入客戶已有的辦公口動化系 統屮，按權限進行快速的檔案搜索，以滿足工作與業務的需要。還有，大多erp系統，英知 識管理功能都較為單薄，如果把erp應用過程中所產牛的金業專有知識，如合同、產品資料、 圖紙、工作單、報表、電子郵件、傳真等，利用3hmis集中統一管理，并通過二次開發使 3hmis與erp系統實現無縫鏈接，貝忖使客戶的知識管理更上一層樓。3hmis提供了許多知識交流與協作的在線工具，如內部博客、論壇、在線會議、短信以及工 作流程籌，使協作、溝通與共享更加隨意與方便，更有利于激情的迸發和知

6、識創新，當然， 也就有利于員丄素質的快速提升，有利于工作質量與效率的改善與提高。總結總z, 3hmis可用于知識管理的各個方面，無論你將它用于知識管理的某一單一應用，還是 用于知識資源的整合，3hmis都會是你得心應手的好幫手。文檔一體化管理20年前，3hmis的前身，就是一個文檔一休化系統，町能述是我國第一個商品化的文檔一體 化軟件產品。通過20余年的不斷改進與提升，3hmis己由一個文檔一-體化軟件變身為綜合知識管理平臺, 其最為基礎的、專業化與通用性極強的文檔一體化管理功能，仍然是其亮點之一。文件與檔案的分類對文件進行分類，從不同的角度上觀察可以采用不同的標準，產生不同的分類結果。文書處

7、 理的客觀需要，也不可能僅僅滿足于一種分類方法。分類方法的選擇，應當以分類的結果對 實際工作是否具冇指導意義來確定。一般來說，文件分類的依據主要有文件的使用范圍、來源、行文關系、內容少性質、密級、 實現耍求等，如，按行文關系，町將文件分為上行文、平行文和下行文三種。按密級，又可 分為保密文件和非保密文件。采用何種分類方法，應根據本單位的實際情況而定，亦可同時 按幾種方法對文件進行分類。為了維持管理方法的穩定耳一致性，文件分類方法已經確定，就應保持基本穩定。下圖是某單位文件分類的基本架構，實際上，其分類方法也適合于大部分機構。日/文件管理日收文±1 £ 19993 倫 200

8、0 2001電收文登記伽文辦理倫中央、國務院飽省委省府電當地政府乜上級主管下級單位倫業務往來電其他曰/發文1999±l £ 20009 x2001倫黨務發文它行政發文倉函件 金其他 田電!內部文件 田°其他 出*內部簽呈在文件的分類架構中，增加年度一層，既是管理的需要，也有利于當年對于年度文件的分類 方法進行微調，以體現文件管理的與吋俱進。檔案管理的分類方法，在上一個案例中已有詳細介紹，在此不再重復。文件流轉3hmis容許采用兩種方式進行文件流轉：一種是傳統的紙質文件的人工流轉方式，蠱要利用3hmis保存電子文檔，打卬相關人工流轉 的紙質表格，流轉完成后，再將相關

9、表格和最后定稿的文件掃描錄入系統。另一種則是現代化的無紙化網絡流轉方式，由文件起草人提交文稿，再經過校対、會簽、簽 發、核稿、編號等程序最終形成止式文件，述可將封發、歸檔等程序加入流程中，讓文件的 蓋卬或加蓋電子卬章、郵寄、歸檔等工作一氣呵成。有吋，述需要混合采用兩種方式進行文件流轉，比如說，首先釆用無紙化的方式進行文件流 轉，以提高文件審批流程的效率，在文件止式定稿后，再以紙質的方式交關鍵程序人員簽字 確認，以滿足管理與法律的需要。3hmis還提供了靈活方便的流程表單功能，表單的設計和處理符合中國機構的制度與習慣。3hmis也引入了手寫批注、手寫簽名等技術，以方便習慣于手寫操作的用戶批改文件

10、，數字 證書、電子印章等技術亦可用于文件的管理。在3hmis屮，流轉和處理信息將自動保存，任何人不能修改或刪除，并h,這些信息依附于 對應文件，歸檔時與文件同時歸檔保存。文件歸檔在文件管理階段，3hmis提供了多種自動化的方式，將處理完畢的文件自動收集到檔案收集 箱中，檔案管理人員可根據管理需要，及時將檔案收集箱中的待歸檔文件轉入相應的檔案類 目屮，以形成檔案。對于沒有自動轉入檔案收集箱的文件，亦可采用多種方式進行歸檔操作。文件的歸檔操作，可由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后，再由檔案管理人員予以歸 檔，亦可由檔案管理員授權文件持冇的部門或人員直接進行歸檔操作，歸檔完成后，經檔案 管理員驗

11、收，再入庫保管。3hmis提供了一個非常專業化功能全面的歸檔編輯界面，所冇的歸檔操作，幾乎可在同一 界面內完成，給用戶提供了便利。檔案管理3hmis所提供的檔案管理功能包括授權、借閱與歸還、數最統計、注冊與取消注冊、檔案注 銷、表格打印以及復制、剪切和刪除等，可滿足口常管理的各種需要。對于借閱與歸還，3hmis還提供了到期提醉功能，可通過內部郵件或短信提醒管理者和借閱 者按時歸還外借的文檔與資料。文件與檔案的搜索利用3hmis捉供的搜索平臺，nj按權限搜索文件耳檔案，具備閱讀權的操作者，可直接閱讀電子 文檔，沒有網上直接閱讀權的操作者，亦可提交借閱中請,中請在線閱讀電子文檔或預約去 檔案室借閱

12、文檔的時間。應用舉例某大型商業銀行分行，下屬72個一級和二級支行，最遠距離的支行距總部超過100公里， 以往，文件的傳遞采川專川的快遞通道，檔案的借閱與利川則必須來到分行的綜合檔案室， 利用不便，效率偏低，成本也很高。為了實現文件管理與傳遞的無紙化以及檔案管理的數字化，該分行采用3hmis按服務器授權 的標準版來實現文檔一體化數字化管理，管理思路如下：1、由分行辦公室對文件耳檔案進行集中統一管理，文檔服務器存放于信息中心機房，由信 息科技部進行技術維護與管理，辦公室進行應用管理。2、分行與各支行之間，已全部采用專用高速網絡相連，文檔一體化系統可借助于該網絡環 境，不必另行投資網絡建設。3、原則

13、上將文件分為收文、發文、簽報和其他文件四大類，這四人類的下位類均為年度， 年度下面，轉根據文種的性質和當年的管理需要進行分類。4、收文由辦公室文件管理員統-錄入，紙質文件掃描錄入，電子文檔則直接引入，并提交 辦公室主管主任提出擬辦意見，然后，再根據擬辦意見進行無紙化流轉，需領導批示的, 領導批示后再按批示處理。5、發文由部門的擬稿人直接提交，并經本部門主管復核，相關部門會簽，辦公室核稿后， 呈主管領導簽發，然后，再由辦公室校對、編號、蓋印、封發和歸檔。6、對于發文，一般管理性的內部發文不再采用紙質，即一律采用電子文檔進行網上辦理， 對外發文或重要的內部文件，則首先采用無紙化流程完成文件的定稿，然后，再打印輸 出交關鍵程序上的人員簽字確認。7、簽報屬于內部文件，用于內部事務性工作的請示與審批。由申請人直接提交，并按相應 簽報所涉及的職能提交相關部門與人員審核、會簽和審批，由于簽報一般都涉及到某一 具體事務的處理，簽報的流程最好與實際事務的處理同步，簽報完成后，需要歸檔的， 應在流程中增加歸檔步驟，或處理完畢后及時提交辦公室歸檔。8、無法歸入收文、發文和簽報的，則為其他文件，其他文件的處理方法，根據文件性質靈 活掌握。9、充分利用文檔一體化系統的特點，文件處理完畢，即自動轉入檔案收集箱，或及時提交 給檔案管理員進行歸檔，以改善管理，提高利用效