1、合同檔案管理實施細則第一章 總則第一條 為保護合同當事人的合法權益，規范和完善公司各類經濟合同，減少合同糾紛，防范和控制合同風險，維護公司經濟秩序，提高經濟效益，根據國家法律、法規和集團公司合同管理辦法的規定，制定本實施細則。第二條 本細則所稱合同是指公司及其被授權人與自然人、法人、其他組織之間簽署的民事權利義務關系的協議，適用于施工承包合同、合作聯營協議、單項工程分包合同、勞務合作合同、材料采購合同、設備采購及租賃合同、加工承攬合同等經濟合同。第三條 公司及其被授權人訂立、履行、變更及終止合同時，應遵守中華人民共和國合同法等法律、法規、集團公司合同管理辦法及本細則的規定，遵循自愿、公平公正、

2、誠實信用的原則。第四條 公司和下屬項目以其名義對外簽署的經濟合同應符合本細則的規定。 第二章 一般規定第五條 公司經理部是公司合同管理、協調部門，具體職責為：1、制定、貫徹公司合同管理相關制度，建立合同管理體系；2、辦理集團公司法定代表人以集團公司名義對外簽訂施工承包合同的授權委托，并可根據集團公司法定代表人的授權簽訂施工承包合同；3、制定、推行公司統一、規范的合同文本；4、參與公司重大合同的認證、起草、談判和簽訂工作，負責公司合同管理的日常工作；5、對項目經理部上報的各類重大合同的合法性、可行性、合理性進行審查，并向公司領導提出審查意見；監督檢查項目經理部的合同履行、變更和解除等情況；6、參

3、與、協調各項目經理部經濟合同糾紛的處理工作；7、考核項目經理部的合同管理工作，提出獎懲意見；協助查處利用合同進行違法、違紀行為的案件；8、管理公司合同專用章，建立合同專用章使用制度；9、督促各項目經理部建立合同管理部門和配備專職人員，并負責組織合同管理人員的業務培訓工作；10、負責公司施工承包合同的保管和歸檔工作。第六條 項目經理部應設立合同管理部門，業務上接受公司經理部的指導，具體負責：1、貫徹、落實公司合同管理實施細則和各項規章制度；2、負責授權范圍內合同的起草、談判、簽訂工作；3、負責項目的工程計劃、計量、變更、索賠、結算等工作；4、嚴格按規定程序完成合同的審批手續，及時與公司經理部取得

4、業務聯系；5、負責合同履行的日常工作，及時解決合同履行中出現的問題；6、發生合同變更、糾紛、解除等重大事項，及時上報項目相關領導和公司經理部，并參與合同糾紛處理，提供相關證據；7、及時向公司經理部報送統計報表和有關資料；8、負責合同正本的歸集上報，建立經濟合同臺帳。第七條 項目在實施過程中不得隨意更換合同管理人員，以保證項目合同管理的連續性；如確需更換合同管理人員，則應將更換人員上報公司經理部審批、備案。第八條 從事合同管理人員須經過培訓、考核后方可上崗。第九條 對合同文本的審查、合同糾紛的處理，可及時向集團公司法律事務室或公司法律顧問咨詢，以便采取合理、合法的有效措施，切實維護公司利益。第十

5、條 訂立合同，除即時交付的簡單小額經濟事務外，均應采取書面形式。合同的書面形式是指合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式。第十一條 公司根據分級授權原則授權相關人員訂立合同，合同訂立人應在被授權范圍內簽訂合同。第十二條 合同的內容應包括：1、合同當事人的名稱或者姓名、住所和聯系方式；2、標的、數量及質量；3、價款或者報酬及支付方式；4、履行期限、地點和方式；5、違約責任；6、解決爭議的方法。第十三條 合同文本中所有文字應具有排它性解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞應在合同中予以解釋。第十四條 一般情況下，合同訂立人應采用公司（或集團公司

6、）的合同范本訂立合同。第十五條 采用合同范本訂立合同時，如范本中有重要條款不適應項目實際情況需修改、刪除，應報公司經理部審核批準。第十六條 不得與不具備相應資質條件和履約能力明顯不相符或不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同；訂立合同前，應審查對方以下情況：1、對方當事人主體資格審查，包括：企業名稱、性質、地址、營業執照、經營范圍、注冊資本及依法應當辦理的行政許可證；2、對方當事人資信情況及履約能力審查，包括：資產、負債、人員技術、設備、產品質量、商業信譽、工作業績等；3、對方合同訂立人員資格審查，包括身份證明、授權委托證明和授權委托公證。第十七條 合同簽章處應加蓋合同專用章（或公司、項目行政公章

7、），表明對合同的認可，其他各類公章不得用于合同訂立行為。第十八條 合同專用章由專人保管，并建立使用程序和保管措施；保管人員在核對無誤并獲得公司經理或項目經理的同意后，方能在合同上加蓋合同專用章。第十九條 合同訂立人應對合同加蓋騎縫章，并在合同的每頁小簽其姓名。第二十條 除項目施工承包合同原件由集團公司保存外，公司或項目其他所有經濟合同原件均由財務部門保存并建立合同臺帳，各相關部室保存經濟合同復印件。項目完工后向公司經理部交帳時，項目應將經濟合同原件及臺帳一并移交公司財務部保存、歸檔。第二十一條 本細則所稱合同正本是指合同的正文及附件，以及與該合同事宜有關的授權證明、授權委托公證、來往信函、傳真

8、、票據、圖表、音像資料以及合同雙方變更或解除合同的協議等。 第三章 合同的履行、變更與解除第二十二條 簽訂合同后，雙方應當全面履行合同。如合同不能履行，應當采取補救措施，減少損失。如遇有不可抗力等影響合同正常履行時，應當及時以書面形式通知對方，并注意保存相關證據。第二十三條 合同訂立人在申請履行合同支付義務時，財務部門在核對合同訂立人的授權并經公司經理或項目經理同意后才能履行支付義務。第二十四條 合同訂立人超越授權范圍訂立的合同，未被公司或項目負責人追認的，公司或項目財務部門不得履行支付義務；該合同在獲得公司或項目負責人的追認后，公司或項目財務部門方可履行支付義務。第二十五條 合同訂立人對合同

9、履行過程負有監督責任。當發現對方有出現下列情形之一的可能時，應在第一時間通知公司或項目經理部，并協助經理部及時采取防范措施：1、經營狀況嚴重惡化；2、轉移財產、抽逃資金，以避債務；3、損失商業信譽；4、有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。第二十六條 合同訂立人若有確切的證據證明對方有本細則上一條所列明情形之一的，應在第一時間通知對方及其主管部門中止履行合同，并及時上報公司或項目經理部，以保障公司的合法權益不繼續受到侵害。第二十七條 在合同履行期間，由于客觀原因需要變更或解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。第二十八條 在收到對方要求解除或變更合同的通

10、知后，應立即上報公司或項目經理部，并在規定的期限內作出書面答復；我方要求解除或變更合同的，應及時書面通知對方，并要求對方在規定的期限內作出書面答復。第二十九條 有下列情形之一的，我方可以單方解除合同：1、因不可抗力致使不能實現合同目的；2、在履行期限屆滿之前，對方明確表示或以自己的行為表明不履行主要義務；3、對方遲延履行主要義務，經催告后在合理期限內仍未履行；4、對方遲延履行義務或有其他違約行為致使不能實現合同目的；5、法律規定的其他情形。第三十條 合同訂立人對合同發生的債權債務負有追索的責任；因變更或解除合同給公司利益造成損失的，項目經理部應將相關資料和證據提供給集團公司法律事務室，并與集團

11、公司法律事務室一起制定索賠方案上報公司分管領導，及時向對方提出索賠要求。第三十一條 涉及到公司利益和商業機密的合同，未經公司領導同意，合同文本不得隨意復印，內容不得隨意透露他人。第三十二條 工程施工承包合同檔案應永久保存，項目其他經濟合同應至少保存到合同履行、結算支付完畢后五年。 第四章 合同違約與糾紛的處理第三十三條 合同雙方在履行過程中發生違約和糾紛時，應以法律、法規為準繩，以合同約定為依據，按實事求是的原則，平等協商解決，保障公司的合法權益。第三十四條 合同違約必須依法承擔違約責任；對方違約要按規定索取違約金，如造成經濟損失的還應索取賠償金；因我方違約或給對方造成經濟損失，項目經理部應查

12、清原因，并以書面形式上報公司經理部，經公司領導批示后按規定辦理違約、賠償手續。第三十五條 發生合同糾紛，經雙方協商不成后，項目經理部應立即以書面形式上報公司經理部和集團公司法律事務室。公司決定采取訴訟或仲裁處理合同糾紛時，以及對方當事人提起訴訟時，項目經理部應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面資料上報集團公司法律事務室，由集團公司法律事務室和公司法律顧問進行相關處理工作。 第五章 施工承包合同的簽訂與履行第三十六條 施工承包合同管理包括合同談判、簽訂、合同交底、工程變更、索賠、結算、合同風險防范等工作。第三十七條 施工承包合同原件由集團公司保存，公司經理部及項目部保存復印件

13、。施工承包合同的借閱必須由公司相關領導批準，合同保管人員應對合同借閱情況進行登記備案。第三十八條 施工承包合同談判由集團公司牽頭，公司經理部應主動協助并組織公司及項目相關人員匯集、整理中標項目的相關資料， 核對業主提供的合同文本及其附件，準確理解業主準備的合同文件，準備合同談判所需資料（如人員、設備澄清資料，不平衡報價的調整等），力爭簽訂規范和平等的合同文件。第三十九條 施工承包合同由集團公司法人代表或被授權人與業主方簽訂。第四十條 任何對施工承包合同的修改、變更或者補充，應由集團公司做出最終決定。第四十一條 項目開工前應由項目經理部組織進行詳細的合同交底、合同分析。第四十二條 項目工經部負責

14、項目合同計量與結算工作，合同管理人員應熟悉合同條款和計量結算流程，掌握合同計量程序和計量規則，要按合同規定的工程范圍和工程量清單，及時督促相關人員辦理工程施工中的質量檢驗和驗收簽證工作，及時、合理地進行工程計量與結算工作。項目工經部應及時將業主各期計量批復文件的復印件上報公司經理部。第四十三條 項目工經部負責變更、索賠工作，其他部門應予以積極配合、協助；項目合同管理人員應準確理解、掌握合同文件，及時識別和發現、正確處理隱性的或事實發生的變更，分析其費用和工期影響，提出變更方案，及時進行申報，跟蹤簽證并促成監理、業主盡快批復。項目工經部應對變更、索賠文件進行編號、登記、保存、更新、簽證等工作，并

15、按月上報公司經理部。第四十四條 工程竣工后，項目合同管理人員應按合同要求及時辦理竣工結算。 第六章 工程分包、勞務合作合同的簽訂與履行第四十五條 工程分包、勞務合作合同必須依照國家有關政策法規、公司相關規定、業主合同的規定簽訂，合法、規范、有效的組織實施。第四十六條 工程分包、勞務合作必須維護公司權益，必須貫徹公開、公正、公平、擇優的原則。第四十七條 禁止對項目主體工程、關鍵工程進行分包；未經公司批準同意，不得對項目進行切塊整體分包。第四十八條 項目經理部應與有相應資質和經驗的施工隊伍進行勞務合作。經公司批準同意，項目可以對非主體工程進行分部、分項工程分包，但工程分包的主要材料必須由項目經理部

16、供應。 第四十九條 公司領導班子成員和項目經理部成員的親屬不得參與項目的工程分包、勞務合作、材料和設備的供應、加工工程等事項。第五十條 為加強和規范公司所屬項目的分部分項工程分包、勞務合作管理，實現公司資源共享，公司建立勞務合作隊伍檔案庫；各項目經理部應對合作隊伍的表現進行認真評定，并及時上報公司經理部，公司經理部負責勞務合作隊伍檔案庫中隊伍的審查、業績評估、動態管理及備案工作。第五十一條 各項目必須在公司勞務合作隊伍檔案庫中選擇分部分項工程分包、勞務合作隊伍。未在公司勞務合作隊伍檔案庫中登記備案的施工隊伍，項目經理部不得與其簽署任何分部分項工程分包或勞務合作合同，任何人不得安排其進場作業。第

17、五十二條 項目進場后，項目經理部應編制主要分部分項工程分包和勞務合作計劃方案，測算擬分包分部分項工程單價和勞務合作單價，及時上報公司經理部審核，并依據公司經理部的批復意見組織實施。第五十三條 項目經理部在簽訂分部分項工程分包或勞務合作合同前，必須按規定將擬簽訂合同文本報公司經理部審查、備案，經公司經理部授權同意后，項目經理部方可進行簽署。工程分包、勞務合作隊伍必須和項目經理部簽署合同后，才能進場施工。第五十四條 非特殊工程或受異常自然條件影響，項目對外分包的所有分部分項工程或勞務合作單價不得高于公司批復的單價。在施工過程中，如遇特殊的自然環境或其他不可預見的客觀條件影響，需調整單價時，應報公司

18、經理部審核批準。第五十五條 工程分包、勞務合作合同必須按下述分級授權的原則與合作對象簽訂合同，項目經理部應對合作工程量進行合理預計，不得人為地將單項工程的分包范圍和內容進行拆分，達到自主簽訂工程分包或勞務合作合同的目的。第五十六條 項目經理部應按月及時對分包和勞務合作工程進行結算，及時將工程分包和勞務合作進度款進入當期成本。對外工程結算按下列程序進行：1、現場施工員和工程部長（至少2人），與勞務合作方（或分包方）負責人一道，對零星發生的計日工和機械臺班應當天予以確認，屬包工范圍的工程量在完成后能當天確認的應當天確認，或分段、分批或以分項工程為單位予以確認（包括數量及質量，質量不合格的不予確認）

19、，由現場施工員填寫專門書面確認單一式兩聯（結算聯和存根聯），經工程部長復核、項目分管副職審核后，結算聯交勞務合作方（或分包方），存根聯及時交項目工經部；2、上述工程和勞務數量書面確認單是工程結算的原始依據，項目工經部應安排專人負責及時按張、按日分類輸入電腦，并予以妥善保存；3、項目工經部應在每月10日前將上述輸入電腦的工程和勞務數量原始記錄（包括包工、計日工、機械臺班及其他）進行整理、匯總，收回勞務合作方（或分包方）保存的結算聯核對無誤后，按月、按協議單價進行結算，并按合同要求扣除安全保證金、質保金、稅金等，計算應支付工程款，開出工程結算單（所有原始確認單據附后），交工程部長復核、項目主管副職

20、審核，項目經理審批；4、工程結算單經項目經理簽字后交項目財務部，核對勞務（或分包）合同及相關應扣除材料款、設備費、安全保證金、質保金、稅金等項目計算無誤后，方可按合同要求比例進行支付；5、工程結算單原件由項目財務部保存；相應各種原始結算憑證、扣款憑證加蓋“已結算”印章，隨工程結算單復印件一起由工經部按月分類歸檔妥善保存。第五十七條 各項目應建立完善的工程分包和勞務合作合同管理臺賬、結算與支付臺賬，并定期組織合同、財務、工程、材料、設備等相關部門核對，項目經理部應對數據進行審核。項目工經部應于每月10日前將上月施工隊伍結算、支付情況(附表9)上報公司經理部。第五十八條 項目工經部和財務部對工程分

21、包和勞務分包結算與支付要嚴格按合同執行，不得提前支付或多付工程分包和勞務合作隊伍進度款；未進行施工結算前，可按預估完成工程量的一定比例進行預支。第五十九條 公司經理部將根據項目上報的工程分包和勞務合作情況，對項目進行不定期檢查和季度考評；對成本控制不嚴、管理混亂的項目，公司將進行相應的通報和處罰。第六十條 因自身原因，工程分包或勞務合作隊伍發生有下列情形之一的，取消其工程分包及勞務合作資格，并清退出場。1、發生質量、安全事故，被監理工程師書面指令或業主通報批評；2、進度滯后或施工能力已不能滿足項目總體進度計劃需要，項目經理部提出整改要求，拒絕執行或整改后仍不能滿足要求或連續兩次被項目經理部提出

22、整改；3、其經營活動或與其有關的行為已損害或有可能損害到公司、項目經理部的聲譽或形象；4、無正當理由與公司或項目經理部發生訴訟、糾紛。第六十一條 所有工程分包和勞務合作合同履行完畢，進行最終結算時，項目財務部應要求工程分包和勞務合作隊伍出具包含以下內容的書面申明：1、其在本項目完成的所有工程款及勞務費用已全部結清；2、其屬下所有民工工資已全部付清，沒有任何拖欠；3、其在本項目與任何第三方發生的經濟往來和債務已全部清償；4、其與本項目已無任何糾紛和分歧，再無其他任何索償要求。 第七章 設備采購（租賃）合同的簽訂與履行第六十二條 設備采購（租賃）的審批權限按公司設備管理實施細則的相關規定執行。第六

23、十三條 設備采購（租賃）要在公司經理部的統一協調下進行，應堅持“生產適用、技術先進、經濟合理”的選型原則與“公開招標、集中統一、擇優購買”的購置原則。第六十四條 公司及項目設備采購（租賃）應按下列規定進行合同談判及簽訂合同：1、在設備購置（租賃）計劃獲得批準后，設備購置（租賃）應通過公開招標或多家詢比的方式進行；2、單項價值在20萬元以內的設備，由公司出資購置時，由公司經理授權分管副職或公司設備基地牽頭，設備專干等共計不少于3人共同參與合同談判；由項目出資購置時，由項目經理或授權分管副職牽頭，物機部、工經部共計不少于3人共同參與合同談判；小型、急需設備的采購談判物機部門應不少于2人共同參與，以

24、充分發揮集體的智慧，保障公司的利益。3、單項價值在20萬元以上的設備購置，按集團公司設備管理的有關規定由集團公司負責主持，公司及項目設備管理部門應有不少于2人全程積極參與、協助；若由公司或項目自主采購時，按上一款規定進行合同談判；4、設備租賃的合同談判參照第2款的規定執行；5、合同樣本應采用集團公司（或本公司）的合同范本，經公司經理或項目經理審定后由其本人或授權人簽訂；6、設備采購合同原件交財務部門保存，物機部、設備專干保存復印件；7、項目經理部應在合同簽署生效后一星期內將生效的正式合同文本復印件上報公司經理部備案。第六十五條 項目經理部應按月及時對設備租賃費用進行結算。設備租賃費用的結算按下

25、列程序進行：1、租賃設備按月結算時，由現場施工員填寫設備到場啟租及完工退租日期確認單一式兩聯（存根聯與結算聯），交物機部長、工程部長共同復核、項目分管副職審核后，將結算聯交機主方，存根聯交機料會計及時輸入電腦并妥善保存；2、租賃設備按臺班或工程量結算時，由現場施工員與工程部長一起（至少2人），與機主方共同確認臺班時間或丈量已完工程量，現場施工員填寫臺班或工程量確認單一式兩聯，經工程部長、物機部長復核、項目分管副職審核后，將結算聯交機主方，存根聯交機料會計及時按日、按張分類輸入電腦并妥善保存；3、每月10日前，由機料會計將上述輸入電腦的確認單整理、匯總，收回機主方結算聯核對無誤后，按合同協議單價，扣除價撥款項及相關稅費后，開出設備租賃費用結算單，經工程部長、物機部長共同復核、項目分管副職審核后，交項目經理審批；4、審批后的設備租賃費用結算單原件交項目財務部作為結算、支付依據并妥善保存；相應各種原始結算憑證、扣款憑證加蓋“已結算”印章，隨設備租賃費用結算單復印件一起由機料會計按月分類歸檔妥善保存。第六十六條 項目物機部應按月建立設備租賃費用結算臺帳，并在每月10日前將項目上月新購設備統計表、設備租賃統計表上報公司經理部。第六十七條 財務部門對設備采購和租賃費進行