1、中職學校圖書館檔案管理工作探析摘要：本文首先介紹建立健全中職學校圖書館檔案的重要 性，分析中職學校檔案管理存在的問題，提出了加強中職學 校圖書館檔案管理的措施。關鍵詞：中職學校；圖書館；檔案管理；藏書中圖分類號：g27文獻標識碼：a文章編號：10090118 (2012) 10005102一、前言在新的知識經濟時代，隨著信息技術的發展，大量的信 息處理已經脫離了手工操作，在圖書檔案管理方面，傳統的 手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠遠不能滿足現在學校發 展的需要?，F對中職院校圖書館檔案管理工作存在的一些問 題提出一些解決的方案。二、建立健全中職學校圖書館檔案的重要性中職學校圖書館檔案是對圖書館工

2、作在各個歷史時期 全面、系統、真實的記錄，是圖書館在各項工作中充分借鑒 以往經驗的可靠依據，是長期積累的靜態信息，具有很強的 信息利用價值和信息傳播功能。(%1) 圖書館檔案是領導工作決策的重要依據信息是決策的基礎，檔案是圖書館活動的原始記錄，是 圖書館各項工作最真實最可靠的信息。圖書館業務檔案具有 延續性，是學校和圖書館領導了解館內歷史、安排布置圖書 館工作的重要依據。圖書館檔案資料在工作和活動中不斷得 到豐富和充實，對其進行規范化、科學化整理之后，就具有 了憑證和參考價值，可為領導提供相關數據、信息，使領導 決策和制定計劃及總結工作有了可靠的參考和依據。（二）圖書館檔案是深化圖書館服務工作

3、的重要途徑圖書館的藏書建設、讀者服務等基礎工作，只有在不斷 總結的基礎上才能不斷提高。圖書館檔案是在為讀者服務中 直接形成的文件資料轉化而來，如實地記載了圖書館開展各 項服務過程中的思路、措施和方法，是各項活動的歷史寫照。 在圖書館服務的探索過程中，認真做好圖書館的檔案工作， 完整和真實地收集、整理、記錄服務工作發展整個歷程的所 有文件資料，如：服務項目發展階段的思路、活動過程、組 織情況、成果、經驗和教訓等，這些檔案資料將為圖書館今 后工作的開展打下良好的基礎，并提供可靠的信息價值。既 為制定圖書館的工作計劃、檢查和總結服務工作提供了依 據，又為推廣圖書館特色服務的先進技術和管理經驗等都有

4、著重要的查考作用。（三）圖書館檔案是圖書館學研究與教學科研的重要基 礎系統、完整的檔案資料是開展圖書館學研究的必要條 件。圖書館檔案系統地記錄了圖書館的發展和演變，詳細登 記了不同時期、不同階段的圖書館組織機構、人員編制和各 時期取得的成績和科研成果等，這些材料具有珍貴的歷史價 值，它可以為圖書館的業務探討、學術論文的撰寫提供可靠 的材料，為圖書情報事業和學校教職員工的教學科研提供可 靠的信息資源保障。同時，編史修志是圖書館一向長期而不 可缺少的工作，圖書館檔案記載著圖書館各種情況信息，能 為編撰圖書館史志系統提供檔案資料，在圖書館史志的編寫 過程中具有不可替代的作用。三、中職學校檔案管理存在

5、的問題（一）圖書館基礎業務工作了夠重視長期以來，我國對圖書館檔案管理工作沒有那么的完 善，致使人們對圖書館的工作不是很了解，總認為檔案管理 就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作， 不能給學校創造經濟效益，只要“守好攤”就行了。（二）設備太落后學校圖書館大多沒有實現設施、設備的現代化，圖書檔 案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索 等等工作還是原始的傳統的手工操作，不論是圖書檔案管理 員、還是讀者，要完成一項任務都需要花費很長的時間，耗 費很大的精力。（三）制度不健全中職學校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健 全的教育、教學等方面的管理制度和各級各類人員工作職

6、責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有建立一套科學 的檔案管理制度，沒有統一標準，缺乏統一管理，很多文件 材料沒有進行系統整理歸檔，管理混亂。中職學校的檔案形 成于學校日常管理、教研活動和教研成果的開發推廣中，檔 案材料涉及面廣、內容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度, 是很難保證檔案材料收集完整。（四）管理不到位在中職學校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重 視，主要表現在幾個方面：一是缺乏專職檔案員負責圖書館 檔案的收集、整理工作。中職學校圖書館檔案管理大都是辦 公室人員兼職，并沒有安排專人負責此項工作，而且大多數 檔案人員身兼數職，對檔案管理精力投人不足，日常事務往 往只是將材料放人檔

7、案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了 檔案管理水平。檔案管理是一項復雜的工作，是長期日積月 累形成的，沒有專人管理會使多數應歸檔的文件散落于各個 部門或個人手中，導致檔案材料不完整和不系統；二是檔案 管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、 管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太 了解，檔案收集意識淡??；三是少數中職學校沒有專用檔案 室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。 有的學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套, 引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。（五）結構不合理中職學校圖書館的文書檔案材料較多，紙質檔案最多， 其它檔案如電

8、子檔案的種類和數量很少，甚至沒有。（六）利用不充分圖書館是每所學校必不可少的教輔機構，也是學校對外 的“門面”，有其特殊性和相對獨立性.圖書館檔案是圖書 館發展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據，具有重 要的參考保存價值。因此，開展獨立的檔案工作，建立完整 的現代化檔案體系，有利于圖書館制定各項方針政策，有利 于提高圖書館為讀者服務的質量和各項管理水平，更有利于 圖書館整體事業的發展。圖書館的檔案工作并非可有可無， 它是圖書館現代化建設進程中不可或缺的重要組成部分。四、加強中職學校圖書館檔案管理的措施（一）加強組織領導，提高檔案意識圖書館全體人員特別是領導同志應從思想上深刻認識 到圖書館檔

9、案對圖書館工作的重要參考意義，高度重視圖書 館檔案建設工作，逐步把圖書館檔案管理列入領導議事日 程，在圖書館配備專職的檔案管理員負責全館檔案管理。在 此基礎上，圖書館檔案管理員應及時主動地向圖書館領導提 供他們所需的檔案材料，讓領導在實際工作中進一步了解檔 案的作用，從實際工作中體會到檔案的重要，從而能爭取圖 書館領導在人、財、物等方面給予圖書館檔案足夠的重視和 支持，進一步加強圖書館檔案的建設、開發與利用。（二）建立健全圖書館檔案管理制度要搞好圖書館的檔案工作，將工作實踐活動中產生的大 量原始檔案材料收集整理齊全，促進檔案的開發利用，需制 定出科學合理的圖書館檔案規章制度，并在實際工作中進行

10、 不斷完善，這是搞好檔案工作的基礎。要結合圖書館工作的特點和實際，制定出既符合檔案 法的要求，又適應于圖書館工作開展的一系列完整規范的 檔案管理制度，如立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密 制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制度等。（三）提高檔案管理人員的基本素質檔案工作人員的素質是影響檔案開發利用工作的重要 因素之一。加強檔案隊伍建設，提高圖書館檔案管理人員的 基本素質，是提高圖書館檔案管理工作水平的關鍵。作為檔 案工作者，不但要有較強的政治素質，還要有較高的業務水 平。因此，要加強對檔案人員的政治思想和職業道德教育， 提高其服務意識與責任感；同時，還要加強高校圖書館檔案 人員的業務培訓和

11、業務指導，利用多種形式的培訓來普及和 提高圖書館檔案人員應用計算機管理的水平和高科技知識 的能力，引導檔案人員在全面系統地了解檔案的基礎常識和 工作方法，盡快掌握有關檔案工作的新知識和新技能，以適 應新時期檔案工作的需要，促進檔案管理由封閉型向開放型 與現代型轉變。(%1) 提高檔案信息資源的開發利用水平檔案的開發利用是檔案工作的最終目的，只有積極開發 利用信息資源，圖書館檔案才有生機與活力。在開發利用方 面，檔案人員應做到以下幾點：一是加強圖書館檔案的信息 化建設；采用計算機為主的現代信息化技術，建立起完備的 檔案檢索工具，編制檔案分類目錄專題目標、提高信息資源 的開發利用率，使利用者更方便地查找有關檔案信息。二是 搞好宣傳工作，提升圖書館的影響力及檔案信息資源的利用 率。五、結語總之，隨著圖書館事業的不斷發展，檔案管理工作也應 相應完善，使其管理現代化、規范化，不斷加大經費投入， 提高人才隊伍建設，只有這樣才能最大限度地提高圖書館的 檔案管理工作。參考文獻：1 段藝萍淺議