1、xx大學畢業論文淺析學校電子檔案的管理姓 名：2014年6月25日淺析學校電子檔案的管理論文關鍵詞：電子文件檔案學校論文摘要：本文將從學校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護。隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及學校運用計算機 技術解決管理問題的迫切需要，將使得學校利用計算機技術輔助各類工作過程成 為必然與可能。如今，絕大多數學校都是采用網絡系統來管理木校的各類信息資 源，因此產生的犬量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步的 加強學習和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在木文屮談 談自己的一些經驗和看法。一、電了文件的整理1、基建、設備等電子文件的事

2、理?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數 據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案 卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設 備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，女口： 系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或 其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。2、財務電子文件的整理（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表， 并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務 和檔案部門雙方交接吋的憑證。

3、（2）賬簿。學校會計賬簿內容一般己進入計算機管理系統，現在看到的 實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，英內容也可以光盤 形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、 賬簿頁數、啟用期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強 賬簿的真實性和憑證作用。3、學校其它電子文件的整理現在的學校一般都建有計算機信息管理系統，如行政信息管理系統，包扌舌 教學、科研、人事管理等內容；教學管理系統與學生注冊屮心、財務結算屮心、 教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、課表、 成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務

4、處與研究生院負責 學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。對這些電子文件該如 何進行整理呢？計算機與信息中心接收這些數據后，應進行集中處理，經匯總的 數據通過信息屮心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數 據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸， 移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇紙質檔案的載體較為穩定安全，而電了文件的載體穩定性羌，易損壞，因 此歸檔方式的選擇至關重要。簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光 盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：（一）借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞

5、網線。隨著各單位計 算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。對那些未輸送 到計算機信息管理網上的具有保存價值的電了文件，應由電了文件形成部門編目 整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部 門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種 通用性較強的軟件，如 dbf、doc、txt、exe等文件，然后檔案人員根據 檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，錄入檔案數 據庫。如耍杳詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行杳詢。（二）選擇電子文件信息的匯集點，由讓算機與信息管理部門負責歸檔。為 適應辦公自動化

6、工作發展的需要，各院校都設立了計算機與信息管理屮心，由他 們利用網絡技術建立校信息管理系統。計算機與信息管理中心成為了電子文件信 息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件，由他們負責將日常工作中形成 的具有保存價值的屯子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編口整理 后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門口行從網上下載，以保證電子文件形成部 門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤。三、完善電子文件歸檔制度1、電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據 錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此z

7、多的電子文件收集歸檔， 必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的白覺行動。要將電了文件歸檔工作納入 本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核 信息管理工作的同吋，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。2、“兩套制”歸檔的必要性由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具冇 憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。目而，電了文件、紙質文件 轉化為檔案一般采取“雙軌制s歸檔內容形成“兩套制s即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。四、電子檔案的保護由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件是用光盤 保存，因此，對當前歸檔電子文件載體要制定保護措施。1、規范排放和使用。2、保持良好的溫度、濕度環境。3、注意避光。總之，在規劃電子文件歸檔工作時，我們的著眼點要高，立足