1、“五常法”在高職檔案管理中的應(yīng)用 一、引言 檔案管理是高職院校管理工作中的重要組成部分，傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化高職院校建設(shè)的發(fā)展需要，采用“五常法”進(jìn)行管理，既可以保證高職檔案管理工作持續(xù)有效地發(fā)展，又可以保證學(xué)校珍貴資料的完好和準(zhǔn)確性，同時(shí)還能培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案管理人才。 二、五常法含義 五常法來源日本，香港五常法協(xié)會(huì)率先將它改為“五常法”。其包含的意義包括：常組織（收集、存放、清除、回收、利用等）、常整頓（標(biāo)注、保管、管控）、常清潔（檢查、清掃、維護(hù)）、常規(guī)范（布置、指引、整理、調(diào)整、規(guī)則、評(píng)估、公示）、常自律（問責(zé)、訓(xùn)練、記錄、審核）。 三、高職檔案管理的現(xiàn)狀及問題

2、 第一，由于學(xué)校的人員流動(dòng)快，在過去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，高職對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)普遍沒有上升到一定高度，管理意識(shí)薄弱。領(lǐng)導(dǎo)層的注意力主要集中在生源、學(xué)校形象、專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、人才培養(yǎng)、教學(xué)大綱、就業(yè)創(chuàng)業(yè)等方面，而將檔案管理工作視為輔助性內(nèi)容放在次要的位置上。形成了檔案管理職責(zé)不清、缺乏工作規(guī)則的情況，導(dǎo)致了檔案資料的存放不當(dāng)甚至是丟失、遺漏。1第二，檔案的管理方法和方式也存在問題。例如管理理念滯后的問題，高職的檔案管理普遍沿用的是傳統(tǒng)的管理模式，保管和利用以及整理等工作都是采用傳統(tǒng)的立卷歸檔、整理、裝訂等手法，先進(jìn)的數(shù)字化管理和建設(shè)沒有被采納進(jìn)來。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)沒有建立和完善，因此針對(duì)現(xiàn)代管理中

3、的檔案利用、編研、遠(yuǎn)程查閱、上傳、下載等功能，高職檔案管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到使用的要求。2第三，檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能，兼職性、流動(dòng)性比較大。傳統(tǒng)的管理模式是設(shè)置一人擔(dān)任檔案多項(xiàng)管理工作，或者讓其他專業(yè)人員兼任檔案管理人員。實(shí)際上身兼數(shù)職的形式根本無法令檔案管理工作中的收集、管理、保管等環(huán)節(jié)達(dá)到要求。而且兼職人員一般都另有工作需要完成，無法集中精力和時(shí)間去進(jìn)行檔案工作的專門研究和工作部署。長(zhǎng)期積累下來就形成了高職檔案管理缺乏專業(yè)專業(yè)人才、檔案收集、整理、歸檔環(huán)節(jié)不規(guī)范的情況，導(dǎo)致高職檔案管理工作整體水平不高，給學(xué)校的管理形象造成負(fù)面影響。3 四、五常法檔案管理模式分析與探討 第一，常組織。對(duì)

4、檔案管理工作進(jìn)行區(qū)域區(qū)分，如辦公區(qū)和借閱區(qū)應(yīng)劃分清晰，辦公區(qū)內(nèi)存放的是檔案管理部門的辦公用品，如電腦、文件柜、辦公桌、辦公室設(shè)備等；借閱區(qū)要營(yíng)造安靜、整潔的借閱環(huán)境，包括桌椅和書架、照明設(shè)備以及供查閱的電腦終端設(shè)備等。檔案管理區(qū)域劃分為存檔區(qū)和清理區(qū)。存檔區(qū)要對(duì)檔案進(jìn)行移交、登記、立卷、歸檔等工作流程的執(zhí)行。清理區(qū)包括對(duì)等待清理的檔案和等待整理的檔案，都應(yīng)分類存放，整齊擺放，同時(shí)要有清晰的標(biāo)識(shí)，保證不會(huì)遺漏或者丟失。第二，常整頓。首先，是對(duì)存檔的檔案進(jìn)行分類，學(xué)校的檔案一般可分為黨群、行政、教學(xué)、科研等門類，擁有聲像、實(shí)物、文件等多種形式和載體。按照門類、形式、載體對(duì)這些檔案進(jìn)行存放后，按照統(tǒng)

5、一管理的原則進(jìn)行存檔。其次，確立歸檔文件的分類號(hào)、文件號(hào)，統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。另外，是對(duì)重要、珍貴的檔案進(jìn)行掃描錄入，方便今后遠(yuǎn)程查閱或者快速調(diào)取。最后是定期檢查已存放檔案的保存情況，如果發(fā)現(xiàn)聲像有損傷、紙張破損、字跡模糊的檔案需要進(jìn)行修復(fù)和維護(hù)，可以通過裱糊、復(fù)印、重新刻錄、裝訂等方法，恢復(fù)檔案的原貌，保證檔案存放的整體質(zhì)量。第三，常清潔。創(chuàng)建清潔、安靜的檔案管理區(qū)域，需要日常的清潔和維護(hù)。首先做到“防塵”。確立細(xì)致的清掃工作流程和規(guī)則，對(duì)檔案存放區(qū)域進(jìn)行定期、全方位的打掃，確保整潔的工作環(huán)境。其次是清掃工作也要做到規(guī)范化、制度化，要對(duì)清潔人員設(shè)置清晰的工作的職責(zé)，制定清潔標(biāo)準(zhǔn)，包括清掃

6、辦公區(qū)、閱覽區(qū)、檔案存放區(qū)的工作、開窗透風(fēng)的工作、防塵防潮工作、地板清掃工作等，都要嚴(yán)格的工作細(xì)則和考核標(biāo)準(zhǔn)，供工作人員遵照?qǐng)?zhí)行。第四，常規(guī)范。首先是制定檔案管理工作準(zhǔn)則，采用有效的管理措施，對(duì)檔案管理區(qū)域的環(huán)境、設(shè)施、安全管理等要有嚴(yán)格的要求和標(biāo)準(zhǔn)。其次是制定檔案管理人員的工作準(zhǔn)則，要求管理人員要加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，對(duì)制度嚴(yán)格執(zhí)行，遵守考核規(guī)范。另外，是建立檔案管理制度，形成檔案歸檔、結(jié)語(yǔ)、鑒定、銷毀等工作規(guī)定和條例。保證管理制度有理有據(jù)有細(xì)節(jié)，學(xué)校檔案工作有章可循，有法可依。第五，常自律。檔案管理人員要經(jīng)常通過開展活動(dòng)、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式加強(qiáng)自身各項(xiàng)工作能力和素質(zhì)，用積極主動(dòng)的工作態(tài)度面對(duì)檔案管理工作，養(yǎng)成廉潔自律的自覺性和工作習(xí)慣，腳踏實(shí)地、解放思想，用細(xì)心和耐心提高檔案管理工作水平，提升職業(yè)素養(yǎng)。 五、結(jié)束語(yǔ) 高職院校如今面對(duì)的是內(nèi)涵建設(shè)、管理提升的重要任務(wù)。更新管理理念，探索先進(jìn)的管理模式，才能應(yīng)對(duì)各項(xiàng)挑戰(zhàn)。檔案管理工作進(jìn)入學(xué)校加強(qiáng)管理工作的日程是大勢(shì)所趨。采用“五常法”貫穿在檔案管理工作，可以幫助高職院校管理盡快形成規(guī)范、高效的局面，營(yíng)造更好的社會(huì)形象。 作者:張練 單位:內(nèi)江職業(yè)技術(shù)學(xué)院 參考文獻(xiàn)： 1許敏,基于.“五常法”的民辦高職檔案管理模式探討j.蘭臺(tái)世