1、四級秘書工作實務真題參考答案四級秘書工作實務真題參考答案 一、關于意向書的結構及寫作方法問題，參見教材。參考答關于意向書的結構及寫作方法問題，參見教材。參考答 p255 案要點: （一）結構：標題正文（正文采取導語主體正文（正文采取導語主體結尾形式）尾部/ （二）寫作方法 （略）標題：（略）標題： 1. （略）正文：（略）正文： 2. （略）尾部：（略）尾部： 3. 擬寫意向書時注意語言準確，表達清楚，忠實于洽談內容。 二、 （注意：因為原題找不到，所以根據答案要點，原題應為：宏（注意：因為原題找不到，所以根據答案要點，原題應為：宏 遠公司搬遷新址，辦公室要重新分配，財務部與研發部在辦公 室的

2、選擇上產生了矛盾，秘書部門要組織一次協調會，解決兩 部門的矛盾。主要寫成選擇會議地點要考慮的方面、會場布局 要求以及會議議程的安排。要求以及會議議程的安排。 ）關于協調會議問題，參見會議籌）關于協調會議問題，參見會議籌 備相關內容。參考答案要點： （一）選擇會議地點的建議：財務部與研發部關于辦公用房使用 問題的協調會議適合在我公司第三會議室舉行。第三會議室 臨近兩部辦公室；會議室大小正好適合內部兩部門人員參加； 會議桌是橢圓形桌，便于雙方交流溝通；通風好，基本設施 齊全；會議室在安靜、不受外界干擾等。齊全；會議室在安靜、不受外界干擾等。 （二）會場整體布局的建議：協調會議時要布置出和諧、融洽、

3、 美觀、舒適的氛圍，第三會議室會場形式是橢圓形的會議桌，椅子圍繞橢圓形會議桌擺放，雙方可以分別坐兩邊長邊，兩椅子圍繞橢圓形會議桌擺放，雙方可以分別坐兩邊長邊，兩 部門人員可以坦誠交換意見，妥善解決問題。部門人員可以坦誠交換意見，妥善解決問題。 （三）議程安排的建議：議程安排如下： 主持人宣布雙方出席情況。主持人就此次協調會宗旨進行說明：2. 1. 公司搬遷新址，辦公室要重新分配，兩部門產生矛盾可以理解， 但是雙方都要從方便開展工作的大局出發，求同存異，坦誠交換 意見。財務部負責人報告選擇辦公室原因以及與開展工作之間財務部負責人報告選擇辦公室原因以及與開展工作之間 3. 的關系。研發部負責人報告

4、選擇辦公室原因以及與開展工作之 4. 間的關系。結合主持人的宗旨對兩部門領導人發言進行討論。主主6.5. 持人宣布協調結果及總結會議。持人宣布協調結果及總結會議。 三、 關于會議信息工作，請參考會議信息的搜集以及會議文件資料 的收集整理工作。參考答案：的收集整理工作。參考答案： （一）信息搜集渠道：見特別要注意寫上向新聞媒體收集相關（一）信息搜集渠道：見特別要注意寫上向新聞媒體收集相關 p60, 信息 （二）全面收集相關信息要做到：明確會議信息收集的范圍（略）明確會議信息收集的范圍（略） ；1. ；選擇合適的信息收集恰當選擇會議信息收集渠道（略）；選擇合適的信息收集恰當選擇會議信息收集渠道（略

5、）2.3. 方法（略）方法（略） ；要及時有效地收集信息（略）；要及時有效地收集信息（略） 。4. （三）對信息加工篩選校核分類/: （四）會議文件的立卷歸檔工作：見。（四）會議文件的立卷歸檔工作：見。p73 四、 （一）關于會議議程參考答案： 公司總經理辦公會議議程表公司總經理辦公會議議程表 XX 公司月份總經理辦公會議定于下周一上午：在會議：在會議 XX 009 2 室舉行。室舉行。 宣布議程。宣布議程。 說明有關人員缺席情況。 宣讀并通過上次會議記錄。宣讀并通過上次會議記錄。 研究春節慰問老職工的費用額度問題。 確定年第一次春季商品促銷活動舉辦方案。確定年第一次春季商品促銷活動舉辦方案。

6、 2007 討論月份組織青年員工參加野外拓展訓練活動的實施問題。討論月份組織青年員工參加野外拓展訓練活動的實施問題。 3 討論生產部主管人員調整問題。討論生產部主管人員調整問題。 研究總經理助理的人選問題。研究總經理助理的人選問題。 備注：前三項按照習慣性順序安排。四、五兩項首先考慮到臨備注：前三項按照習慣性順序安排。四、五兩項首先考慮到臨 近春節，此兩項是要抓緊時間開展的工作；同時問題難度不大，易 于達成一致。第六項注意考慮的是工作無需保密，且分歧不會很大 但是相對重要，因此置于前五項之后討論。最后兩項注意考慮到問 題敏感、重要，安排在最后討論利于保密，也不至于因為問題敏感 而影響其它問題的

7、解決，同時最后討論重要問題，與會人員能夠集 中精力討論。中精力討論。 （二）關于會議時間長短問題的看法： 總體而言，一次會議的開會時間不宜太長，總體而言，一次會議的開會時間不宜太長， “會長必然會帶來會長必然會帶來” “會費會費”問題，一方面不利于節約會議開支，同時也可能造成會議問題，一方面不利于節約會議開支，同時也可能造成會議 的低效率。的低效率。 就一次會議而言，會議持續的時間一般不要超過小時，超過小時，超過 2 小時人員會疲勞或注意力不集中而使會議效率下降。如果有多個小時人員會疲勞或注意力不集中而使會議效率下降。如果有多個 2 問題要解決，會議可以安排一系列的短會完成討論，中間可安排-5

8、 分鐘的休息時間。對待很長的報告，可以要求演講者提交書面報 10 告，以利于記錄，但在口頭報告時只需涉及最重要的項目或者只是 那些需要集中進行討論的事項，這樣可以節省時間，提高會議效率。 分）15 五、參考答案：（ 備忘錄 發自：秘書鐘苗 發給：行政經理 日期：年月日（考生自定） 主題：會議文件收集整理基本要求 內容： 1、收集會議文件資料的要求 （1）確定會議文件資料的收集范圍。會前分發保密文件，按清 退目錄和發文登記簿逐人、逐件、逐項檢查核對。 （2）及時收集會議文件，確保收集齊全。 （3）選擇收集渠道，運用不同方法。 （4）嚴格履行登記手續。認真檢查文件是否缺件、缺頁、缺損。 及時補救毀

9、損的文件。 （5）收集整理過程注意保密。 2 2、需收集的文件資料、需收集的文件資料 （1 1）會前分發的文件。 （2 2）會議期間產生的文件。 （3 3）會后產生的文件。 3 3、會議文件的立卷歸檔、會議文件的立卷歸檔 會議文件立卷歸檔概念解釋。會議文件立卷歸檔的意義主要有會議文件立卷歸檔概念解釋。會議文件立卷歸檔的意義主要有 四點： 第一，保持會議文件之間的歷史聯系，便于查找利用。 第二，保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進程。第二，保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進程。 第三，保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。 第四，保證會議文件立卷工作的連續性，為檔案工作奠定基礎。 評分標準

10、： 1 1、本題滿分為 1515 分。 2 2、在敘述中出現錯字、別字，每字可扣除 1 1 分，但最多扣除分，但最多扣除 3 3 分。 3 3、 “備忘錄”格式正確，給 2 2 分。 4 4、題中（1 1）收集會議文件資料的要求 5 5 分，每一點 1 1 分。分。 （2 2）收 集會議文件資料的內容 3 3 分，每一點給 1 1 分。分。 （3 3）會議文件的立）會議文件的立 卷歸檔 5 5 分，其中定義分，其中定義 1 1 分，意義每點 1 1 分。 5 5、若考生答案闡述合理，可參照各點分值酌情給分。、若考生答案闡述合理，可參照各點分值酌情給分。 六、便條（2020 分） 鐘苗： 日召開

11、客戶咨詢聯誼會，請你列出發送會議通 月 158 我們將在 知應注意的問題，并擬寫一份帶回執的會議通知。 參考答案及評分標準： 、檢查所有的通知中是否已附上了會議日程，1 發會議通知應注意： 然后再封口。 、檢查寄送通知的信封上地址、姓名、郵編是否齊全，有無錯寄、2 漏寄。 、如某些客戶不熟悉燕豐賓館的確切地點，應附上一張簡明的交通3 路線圖。 會議通知邀請函 尊敬的客戶： 為了進一步加強與貴公司的協作關系，聽取客戶對我公司產品 和服務的意見，我公司擬于 2005 年 8 月 15 日上午 9 點至下午 5 點 在燕豐賓館召開客戶咨詢聯誼會。敬請回復并光臨。 附：會議日程及路線圖 天地公司（印章

12、） X 年 X 月 X 日 回執 請于 7 月 30 日以前將回執寄至：北京市朝陽區天地公司大廈行 政部鐘苗。郵編（略） 、電話（略） 。 口我公司參加此次會議，參加人數： 口我公司不能參加此次會議。 姓 名： 公 司： 評分標準：注意事項能寫出兩點以上合理內容的給滿分 4 分，共 計 10 分。 回執擬寫：回執包括了公司地址、郵編、電話、接受人的給 2 分。 分。 2 有落款署名的給 七、便條(15(15 分分) ) 鐘苗： 20052005 年年 6 6 月月 5 5 日（下周三）公司總部副總裁王明一行 5 5 人將來人將來 我公司視察。視察內容包括：聽本公司領導述職（上午 9 9 點至點

13、至 1111 點點 在公司主樓第二會議室）在公司主樓第二會議室） ；中午十一點半至十二點半在公司賓館餐廳；中午十一點半至十二點半在公司賓館餐廳 海王星廳就餐，我公司陪同人員由我公司經理、副經理（共兩人）海王星廳就餐，我公司陪同人員由我公司經理、副經理（共兩人） 、 辦公室主任、公關部部長、經理秘書黎文，共 6 6 人；出席本公司科人；出席本公司科 技人員獲國家級科技獎表彰大會（在本公司禮堂舉行，時間在下午 一點半至三點）一點半至三點） ；檢查試驗大樓的建設情況（三點二十至四點二十，；檢查試驗大樓的建設情況（三點二十至四點二十， 在工地） ；晚餐在五點到 7 7 點舉行，地點同中午。此次活動主陪

14、人點舉行，地點同中午。此次活動主陪人為為 我公司總經理、兩位副總經理、辦公室主任及秘書。請你寫出一份 接待計劃，并列出日程安排。接待計劃，并列出日程安排。 參考答案： 公司接待計劃 公司總部副總裁王明一行將于下周三（20052005 年年 6 6 月月 5 5 日）來我日）來我 公司視察，視察接待具體事項安排如下： 一、接待規格：因為公司總部副總裁視察我公司，所以此次接一、接待規格：因為公司總部副總裁視察我公司，所以此次接 待從陪同人員看，只能是低規格接待。公司十分重視這次接待工作， 從陪同人員到宴請都要按照公司規定的最高規格安排。 1 1主陪人：我公司總經理李。 2 2其他陪同人員：公司張其

15、他陪同人員：公司張副經理與趙副經理與趙副經理、辦公室副經理、辦公室 朱朱主任、公關部夏主任、公關部夏部長、經理秘書黎文。部長、經理秘書黎文。 李總經理親自駕車到機場迎接王副總裁一行，由秘書黎文陪 3 同。 晚宴安排在公司賓館餐廳海王星廳，按公司最高規格安排。4 住宿安排在我公司賓館，王副總裁住三樓套房室，其他室，其他 5303 陪同人員兩人合住一標準間，分別安排在陪同人員兩人合住一標準間，分別安排在房間和房間。 308 309 二、日程安排：王副總裁下周三早晨：分來公司視察，晚二、日程安排：王副總裁下周三早晨：分來公司視察，晚 820 上住我公司賓館，周四早晨：分離開。這期間安排聽取領導述上住

16、我公司賓館，周四早晨：分離開。這期間安排聽取領導述 830 職、參加本公司科技人員獲國家級科技獎表彰大會、檢查試驗大樓職、參加本公司科技人員獲國家級科技獎表彰大會、檢查試驗大樓 的建設情況等活動，具體日程安排見日程表。的建設情況等活動，具體日程安排見日程表。 三、經費預算：此次接待費用全部由我公司負擔。三、經費預算：此次接待費用全部由我公司負擔。 1 1住宿費： 套房：元間、標準間：元間元間、標準間：元間，共計元。 500 /1100300 / 餐飲費：2 工作餐：元每人，宴會元每人，共計元每人，共計元。 1770 100 60 交通費：3 接送站，去工地視察都由我公司派車，共需費用接送站，去工地視察都由我公司派車，共需費用元。 200 禮品費：4 視察人員每人送土特產視察人員每人送土特產一份，每份元，共計一份，每份元，共計元。 46595 文書資料打印費：文書資料打印費：5 打印費計打印費計元，獎品費計元，共計元。 23050 180 其他費用：6 點心、水果、茶、咖啡等共計點心、水果、茶、咖啡等共計元。 100 費用總計費用總計元。 3795 四、工作人員安排四、工作人員安排 接站人員：李總經理、總經理秘書黎文接站人員：李總經理、總經理秘書黎文 1 迎接人員：張副總經理、趙副總經理、辦公室朱迎接人員：張副總經理、趙副總經理、辦公室