1、有 效 時 間 管 理 亢連云 2011-8-9時間管理時間概述一、時間管理的必要性（案例：羚羊和獅子 冠軍和亞軍）二、時間管理的內(nèi)涵 1、時間管理 在日常生活中始終如一、有的放矢地使用行之有效的方法，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義、最大限度地利用自己所擁有的時間，這就是時間管理。2 2主管在時間管理中存在的誤區(qū)主管在時間管理中存在的誤區(qū)很多主管在時間管理上普遍存在以下一些認(rèn)識誤區(qū)： 寧愿去做事情，而不是去做正確的事； 寧愿去解決問題，而不是有創(chuàng)意地去選擇解決方法； 寧愿去保持原來的做法和手段，而不是去優(yōu)化、優(yōu)選工作的流程和方法； 寧愿去被動地執(zhí)行服從和遵守職務(wù)，而不是主動積極地進(jìn)行創(chuàng)

2、新和求得最佳的結(jié)果； 寧愿去節(jié)約成本，而不愿意主動地增加利潤，尤其是在投資理財?shù)挠^念方面，國人習(xí)慣開源節(jié)流，但實際是比較喜歡節(jié)流，比較喜歡勤儉節(jié)約，而忽視要去更多地增加收入3 3、傳統(tǒng)時間觀念的理念、傳統(tǒng)時間觀念的理念 強(qiáng)調(diào)時間的重要 強(qiáng)調(diào)時間流失的速度 強(qiáng)調(diào)時間管理的計劃性時間管理四個發(fā)展時間管理三大觀念1 1時間觀念：時間觀念：1 1小時與小時與3 3年的關(guān)系年的關(guān)系2 2效率觀念：速度能使石頭漂起來效率觀念：速度能使石頭漂起來3 3效能觀念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合效能觀念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，

3、即數(shù)量多、速度快、結(jié)果好、品質(zhì)高、成本節(jié)約，也就是說，僅僅速度快不行，還要方向正確、結(jié)果良好、效果明顯、成本又低，所以效能的概念始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果。在時間管理中，時間的效能和人生的奮斗方向和企業(yè)的終極目標(biāo)要相吻合。效率與效能的關(guān)系猶如價格和性價比，效率就好比價格，而效能好比是性價比時間管理四個發(fā)展歷程1 1第一代：時間增加和備忘錄第一代：時間增加和備忘錄2 2第二代：工作計劃和時間表第二代：工作計劃和時間表3 3第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率4 4第四代：以重要性為導(dǎo)向，價值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)第四代：以重要性為導(dǎo)向，價值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向向時間管理

4、六個概念時間管理損失和耗時分析時間損失分析 設(shè)定目標(biāo)方面的時間損失； 制定計劃方面的時間損失； 做出決定方面的時間損失； 在工作組織方面的時間損失； 工作開始時的時間損失； 每日安排上的時間損失； 在信息和溝通方面的時間損 失。耗時因素分析1 1外在因素外在因素 2 2內(nèi)在因素內(nèi)在因素 電話干擾； 計劃欠妥； 不速之客； 事必躬親； 溝通不良； 條理不清 資料不全； 欠缺自律 文件復(fù)雜； 無力拒絕 工作擱置等。 做事拖延等。有形無形的浪費1、有形的浪費：開小差，資源不足，電話，程序繁瑣、間斷、等待2、無形的浪費：計劃不周、不懂說“不”、拖延、不懂授權(quán)、不分輕重緩急時間管理提高個人成效的方法一、

5、效能管理法 （一）象限時間管理法的分類 時間管理提高個人成效的方法一、效能管理法一、效能管理法（二）象限時間管理法四類事件的分析1A類突發(fā)事件出現(xiàn)的原因A類突發(fā)事件一般都是因為B類事件的處理存在問題導(dǎo)致的，而影響B(tài)類事件完成的原因則是由于C類事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B類事件，卻花了很多精力去處理C類事件了，結(jié)果B類事件會慢慢變成A類事件。2、避免B類事件轉(zhuǎn)化為A類事件的方法 壓縮：將事件的核心完成，或簡化完成該事件的步驟。 替代：尋找到比此事件更重要或緊急的事件，或以更有成效的事件代替該事件，從而使得時間利用率更高。 授權(quán)：將事件的處理權(quán)授予他人，由他人代為處理。 先做：在第三

6、代事件管理中，先做A類突發(fā)事件；在第四代時間管理中，只依照重要性來區(qū)分所有事件，因此先做B類重要事件?？傊?，最重要的應(yīng)該最先來處理。 舍棄：對部分事件，如果其重要程度和緊急程度都不高，則可以將之舍棄，以更多的時間來完成其他工作。 增加：對重要事件，要增加完成時間，增加工作量來全力以赴地完成，以使該類事件的處理更加完美。 改進(jìn)：改進(jìn)部分事件的性質(zhì)，尤其需要將A類事件改成B類事件。 杜絕：突發(fā)事件不能杜絕，重要事件也不能杜絕，緊急事件一般也無法杜絕，因此，對不重要且不緊急的事件要進(jìn)行杜絕。 確保：確保重要事件能保質(zhì)保量地按時完成。 聚焦：安排專門的時間段，集中精力聚焦重要事件的處理。 少做：不重要

7、事件要盡力避免。 不做：對不重要不緊急的事件可以采取不予理睬的辦法，甚至以犧牲部分利益為代價而放棄處理這些事件，以換取處理其他事件的時間時間管理提高個人成效的方法3 3艾森豪威爾將軍的時間管理原則艾森豪威爾將軍的時間管理原則時間管理提高個人成效的方法二、艾維李的效率法 10分鐘六件事法 三、一周時間運(yùn)籌法 時間管理提高個人成效的方法四、辦公室的5S時間管理提高個人成效的方法五、計劃的杠桿原理時間管理提高個人成效的方法六、時間管理法則（一）（一）時間管理時間管理的法則的法則 每一分每一秒做最有生產(chǎn)率的事； 有效授權(quán)，換來輕松； 用金錢換取時間； 把重要的事情變成緊急的事情； 要不斷地行動； 遇事

8、馬上做，現(xiàn)在就做； 第一次做好，次次做好； 明確目標(biāo)，制定計劃，寫成清單； 設(shè)定完成期限； 分秒不浪費，工作日志法； 業(yè)余時間管理，睡眠、學(xué)習(xí)、娛樂； 專心致志，不虎頭蛇尾； 采用節(jié)省時間的工具、通訊和交通方式等； 封鎖時間； 不聽、接電話； 不見客訪客； 不閑扯聊天； 讓同事知道自己的封閉時間和地點； 不離開現(xiàn)場； 掛免打擾牌。（二）（二）第四代第四代時間管時間管理的理的1010個贏得個贏得時間的時間的錦囊妙錦囊妙計計 為重要任務(wù)或同類任務(wù)設(shè)立工作時間； 有針對性地回避，設(shè)立安靜時間，隨后進(jìn)行回話； 在會議和個人約會中設(shè)立時間限制； 把優(yōu)先權(quán)作為所有工作的基本原則； 盡可能久地做那些確實關(guān)鍵

9、重要的工作； 充分利用委托授權(quán)完成服務(wù)性工作； 將較大任務(wù)拆分成子部分進(jìn)行（ 蠶食戰(zhàn)術(shù) ）； 與自己商定完成A類任務(wù)的期限（數(shù)量、日期、事件）； 盡量完成重點任務(wù)（成熟感）； 按效率、有針對性地規(guī)劃。時間管理降龍18掌時間管理的核心是效率和效能的提升，就是要規(guī)定和計劃好工作開始規(guī)劃成功的時間管理需要做到以下幾個方面： 記錄一周以來的時間安排，包括工作和個人生活的時間安排； 分析哪些是不需要做的事情，把它們刪除掉； 思考如何盡量聚焦于能帶來高回報的重要工作和活動。時間管理降龍18掌一、掌控每天不被牽著鼻子走 生活就像馬戲團(tuán)，有馴獸師也有動物 積極努力行動，掌控每天每時 改變原有思維，找到正確的行

10、動方法 靜下心來思考，有耐心地分析 每天做有效規(guī)劃，要有次序和條理 一次只認(rèn)真做好一件事，不急于求成時間管理降龍18掌二、確定目標(biāo)不窮于應(yīng)付SmartSmart原則原則 S是明確具體的意思； M是可衡量、可以測量的意思； A是行動導(dǎo)向的，跟大目標(biāo)相一致的意思； R是務(wù)實可行的，就是跳一跳能夠得著，目標(biāo)的高低比較適合，不 是太高，也不是太低，具有一定挑戰(zhàn)性，同時又具有實現(xiàn)可能性的意思； T是有時間限期的意思。目標(biāo)的設(shè)定要遵循以下幾點： 把目標(biāo)寫下來，寫下要做的事； 寫下的目標(biāo)任務(wù)越多，付出的就越多，成功的機(jī)會就越多； 目標(biāo)是往何處去，想干什么，最終的結(jié)果是什么，針對結(jié)果做整體規(guī)劃； 目標(biāo)決定結(jié)果

11、和方向，勾畫出清晰的藍(lán)圖，提供明確的行動指南； 明確自己與全局的目標(biāo)、老板的需求及內(nèi)外客戶的期望是什么。時間管理降龍18掌三、實事求是不盲目樂觀 少做過多的承諾，不要盲目樂觀 承認(rèn)問題和差錯隨時會發(fā)生， 留出犯錯誤、被干擾和出現(xiàn)意外的余地 開始行動時，要充分利用經(jīng)驗， 總結(jié)以往教訓(xùn)，考慮所需資源 不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨時間管理降龍18掌四、制定計劃不貿(mào)然行動 要防止拖拉和冒進(jìn)的現(xiàn)象。應(yīng)該馬上行動的，卻躊躇不決者，易敗；應(yīng)該不慌不忙的，卻快速前行者，則不達(dá)。 對任務(wù)的每個部分都要明確其預(yù)期結(jié)果、理由和時間期限。計劃越具體，任務(wù)就會越實際，處理起來就越有條理。 計劃詳細(xì)、充分溝通、分步實施

12、、完成獎勵時間管理降龍18掌五、決不拖拉五、決不拖拉不能不緊不慢不能不緊不慢 拖拉的原因拖拉的原因要馬上行動，絕不拖拉。美國聯(lián)邦快遞有一個廣告詞說“拖吧，我們會抓住您的最后1分鐘”，生理學(xué)上也有一句名言，“人類的最后1分鐘”，就是每個人做事的時候，都會拖拉，一直拖到火燒眉毛的時候才會著急，所以大部分人在處理事情的時候，都有一個拖延的習(xí)慣。對于繁雜的任務(wù)，如果工作過重、壓力過大、資源缺乏、令人厭煩、沒有條理性，目標(biāo)很模糊、時間不充分、精力也不夠、常常又被打斷時，人們就會不由自主地開始拖拉。 克服拖拉的辦克服拖拉的辦法法要客服拖拉，就需要把任務(wù)分割，分而治之地進(jìn)行瓦解，因為一個大西瓜一口吃不掉，應(yīng)

13、該分成片來消滅；一個大蛋糕吃不掉，也要分成小片來消滅。所謂“千里之行始于足下”，要把若干個大的任務(wù)變成一個個小的具體的任務(wù)，把小的任務(wù)建成許多小的里程碑，并且完成這段任務(wù)后要給予獎勵。時間管理降龍18掌六、管理表單不要眉毛胡子一把抓 周計劃報表和日計劃報表，計劃適量； 計劃工作細(xì)節(jié)，要快速、及時、隨手記錄； 不斷回顧周計劃表，每天做調(diào)整增減； 安排計劃要留有余地； 把周計劃表時刻帶在身上，理智應(yīng)對； 中午是期限，保持工作生活兩者的平衡； 休息片刻，適當(dāng)調(diào)整，90分鐘注意力。時間管理降龍18掌七、有效規(guī)劃不隨心所欲 注重聚焦于重要任務(wù)，首先完成； 圍繞要項安排工作，分批處理小任務(wù)，不要被干擾和突

14、發(fā)事件主宰； 不要工作得太晚；及早開始，按時下班； 周一早晨最重要，不要安排見面或電話會議八、輕重有別急事急辦 分別輕重緩急的次序； 辨認(rèn)緊急的、容易的、喜歡的、花時間少的事件； 聚焦于目標(biāo)和價值時間管理降龍18掌九、溝通細(xì)節(jié)不粗枝大葉 接受任務(wù)時的5W1H法：何因、何事、何人、何時、何地、具體做法等； 控制任務(wù)流，向交通警察學(xué)習(xí)； 寫下任務(wù)，圈出最后期限，信守承諾； 發(fā)布任務(wù)時、使用多媒介，反饋確認(rèn)； 保持適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度和追蹤控制十、專心致志不多頭并舉 多頭并舉的結(jié)果是目標(biāo)分散、效率低下，會弄糟事情，好像電腦死機(jī)一樣； 聚焦于目標(biāo)不放松，離現(xiàn)實越近； 在一英寸的地方，深挖一英里； 多頭任務(wù)并舉時

15、思考：接收的原因、重要程度，征求老板意見時間管理降龍18掌十一、合理分配不加班加點 一日之計在于晨，一年之計在于春； 檢查日表中的任務(wù)，再統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排； 能否最大限度地利用好時間，是否在合適的時間完成合適的任務(wù)； 分析任務(wù)并歸類：可以刪除的、可以少花時間的、可以委派別人的、可以合并的； 上午是可以取得最大工作效益的時機(jī)時間管理降龍18掌十二、清理桌面先工作后整理 只保留近期文件，要專注于當(dāng)前的文件，包括正在處理的和未來四周內(nèi)需要使用的文件； 清空辦公桌面，按使用頻率重新擺放物品； 在醒目的地方擺上時鐘、戴上手表、設(shè)定時限，建立時間觀念； 歸類文具于一處，足夠一月使用即可。十三、辦公室5S不亂成

16、一堆 整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)； 分類一般為710個文擋，標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)寬些，分為常用信息、即刻行動、當(dāng)前項目、日常工作、客戶工作、有待解決、委派他人等； 文件夾紙頁適當(dāng)，把大文件夾分成若干個小文件夾，文件夾用彩色標(biāo)簽標(biāo)注，能用彩色文件夾更好； 桌面上只放工作必需的東西，每天整理一點點，每天清理辦公桌，收好文檔，掌控一切。時間管理降龍18掌十四、減少干擾不隨叫隨到 每天上午至少三次詢問團(tuán)隊成員是否有問題或需要我做什么，他們看到你的次數(shù)越多，進(jìn)入你的辦公室的次數(shù)就會越少； 干擾會耗去69分鐘，再需要45分鐘的恢復(fù)，打攪三次后，專注力會分散； 轉(zhuǎn)換桌椅方位，把多余椅子拿走，關(guān)閉房門，掛免進(jìn)牌，躲進(jìn)無

17、人辦公室； 分析干擾事件，分為緊急、重要、必要性等； 近期干擾的頻率、程度、減少方法等。時間管理降龍18掌十五、管理郵件不受制于它 初次看到郵件要即刻處理，先瀏覽一遍，刪除垃圾文件、無聊內(nèi)容，再回應(yīng)重要的內(nèi)容； 專時處理，關(guān)閉郵件提醒功能，用電話及時回復(fù)可保護(hù)私密性，建立二級文件夾，設(shè)置過濾器攔截垃圾信息； 善用附件，認(rèn)真簡潔，當(dāng)天回復(fù)，敏感問題使用電話； 利用1530分鐘分批集中處理郵件，然后關(guān)閉郵箱，處理其他的任務(wù)十六、管理電話不隨意接打 鼓勵來電者盡快進(jìn)入主題，不斷詢問以清楚其真實意圖和想法，方便時回電； 分析一周的電話記錄，是否必要回電、授權(quán)、縮短電話時間； 回復(fù)電話時問“我能為你做些什么”； 讓人們知道去哪里找你，留出回電的時間，在特定時間中午前批量回復(fù)電話時間管理降龍18掌十七、充分授權(quán)不事必躬親 集中精力，聚焦目標(biāo)，提高效率，致力于團(tuán)隊，能培養(yǎng)和激勵員工； 分析