1、英文書信及格式英文書信及格式11 英文信封(Envelope)的寫法 （Block Format 齊頭式） Zhao Min Sichun University Chengdu, 610041 P.R. of China Mr. Steven Chung No.252, Long St. San Francisco, U.S.A 寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址 收信人姓名和地址收信人姓名和地址 英文信封英文信封(Envelope)的寫法的寫法 （右縮式 Indented Format ） Zhao Min Sichun University Chengdu, 610041 P.R. of C

2、hina Mr. Steven Chung No.252, Long St. San Francisco, U.S.A 寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址 收信人姓名和地址收信人姓名和地址 英文地址的寫法和中文相反，口訣：由英文地址的寫法和中文相反，口訣：由 小到大小到大 (ex: (ex: 號號弄弄巷巷路路/ /街街城市城市國家國家) ) 號 No. (Number)樓 F (Floor) 室 Rm. (Room)弄 Aly (Alley) 巷 Ln. (Lane)路 Rd. (Road) 街 St. (Street)段 Sec. (Section) 區(qū) Dist. (District)縣 C

3、ounty 市 City大道 Ave. (Avenue) 省 Province國家名 地址的書寫順序是由小到大地址的書寫順序是由小到大: 第一行第一行寫寄出信寫寄出信 人的門牌號碼，寫街道名稱人的門牌號碼，寫街道名稱;第二行第二行先寫縣市、先寫縣市、 城鎮(zhèn)名稱，再寫省或州名稱，往右空兩個字母城鎮(zhèn)名稱，再寫省或州名稱，往右空兩個字母 的位置，再寫上郵編。如果是寄往國外的信件，的位置，再寫上郵編。如果是寄往國外的信件， 第三行第三行寫出寄信人所在國家的名稱。寫出寄信人所在國家的名稱。 如要說明信件由何種郵路遞送或信件為 何種類別，一般在信封正面的左下角注 明。 航空航空 By Air Mail 掛

4、號掛號 Registered 印刷品印刷品 Printed Matter 快件快件 Express 內(nèi)有照片內(nèi)有照片 Photo Enclosed The Elements of English Letter Writing 1. 信頭 Heading/Letterhead 2. 寫信日期 Date 3. 信內(nèi)地址 (收信人) Inside Address 4. 稱呼 Salutation 5. 正文 Body of Letter 6. 客套結(jié)束語 Complimentary Closing 7. 署名 Signature Heading 信頭包括寄信人地址（通常寫在信箋的右上信頭包括寄信人地

5、址（通常寫在信箋的右上 方）或某公司的名稱、地址、電話、電傳、傳方）或某公司的名稱、地址、電話、電傳、傳 真、郵編、電子信箱地址或網(wǎng)址等。真、郵編、電子信箱地址或網(wǎng)址等。 Date 日期應(yīng)寫在寄信人地址下方，表達(dá)方式各不相日期應(yīng)寫在寄信人地址下方，表達(dá)方式各不相 同。通常英式按日同。通常英式按日/ /月月/ /年的順序，而美式按月年的順序，而美式按月 日年的順序。注意：年份寫全，不可省略；月日年的順序。注意：年份寫全，不可省略；月 份用英文單詞表示，不可用數(shù)字替代（一般信份用英文單詞表示，不可用數(shù)字替代（一般信 函可縮寫，較正式的公函需寫全）；日期用阿函可縮寫，較正式的公函需寫全）；日期用阿

6、拉伯?dāng)?shù)字基數(shù)詞表示即可，如拉伯?dāng)?shù)字基數(shù)詞表示即可，如May 7,2006; 23 September, 2005 Rewrite the following date for standard business letters 6/5/06 10-9-06 8 June 2006 Oct.28, 06 Jan.13. 2006 一月 Jan. January 二月 Feb. February 三月 March Mar. 四月 Apr. April 五月 May 六月 Jun June 七月 Jul. July Jy. 八月 August Aug 九月 Sep Sept. September 十

7、月 Oct. October 十一月 Nov. November 十二月 Dec December Inside Address 信內(nèi)地址應(yīng)寫在信箋左上方，與信封上的地址信內(nèi)地址應(yīng)寫在信箋左上方，與信封上的地址 完全一致。第一行寫收信人姓名（稱呼語完全一致。第一行寫收信人姓名（稱呼語+ +全全 名）；商務(wù)信函中還需另起一行寫出職務(wù)；收名）；商務(wù)信函中還需另起一行寫出職務(wù)；收 信人地址應(yīng)確切完整。信人地址應(yīng)確切完整。 Arrange the following information into letterhead or inside address: China/Beijing 100021/

8、Beijing Metal/President/ Lin Fang/ East lane/ 234 Lin Fang President of Beijing Metal 234 East lane, Beijing 100021 China Salutation 稱呼應(yīng)寫在信內(nèi)地址下，其左邊要與信內(nèi)地址稱呼應(yīng)寫在信內(nèi)地址下，其左邊要與信內(nèi)地址 第一行對齊。英文書信的稱呼一般都是以第一行對齊。英文書信的稱呼一般都是以 DearDear 或或My dearMy dear開頭的。開頭的。 1.1.親近熟悉的人親近熟悉的人: Dear/My dear +: Dear/My dear +稱呼或名字。稱

9、呼或名字。 2 2 長輩、關(guān)系一般、不相識：長輩、關(guān)系一般、不相識：Dear+Dear+“先生先生/ /女女 士士/ /教授教授” 3 3 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、公司、工廠或?qū)W校：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、公司、工廠或?qū)W校：Dear Sir Dear Sir or Madam, To Whom It May concern. or Madam, To Whom It May concern. 有時有時 直接用直接用 Gentlemen(Gentlemen(復(fù)數(shù)復(fù)數(shù)) )。 Body 語言要得體，簡單明了，措詞禮貌。稱 呼下面隔一兩行開始寫正文。一般說來， 開頭直接表達(dá)寫信的目的，中間對目的 具體說明，結(jié)尾表達(dá)希望祝愿

10、等。 Complimentary Closing 開頭字母要大寫，末尾用逗號。結(jié)束語也稱敬語，使開頭字母要大寫，末尾用逗號。結(jié)束語也稱敬語，使 用時也應(yīng)因人而異，取決于發(fā)信人與收信人之間的關(guān)用時也應(yīng)因人而異，取決于發(fā)信人與收信人之間的關(guān) 系或熟悉程度。系或熟悉程度。 1. 家人親戚家人親戚: Your loving mother/son/brother; Yours lovingly, With love, All my love etc. 2. 長輩或一般朋友：長輩或一般朋友：Yours respectfully/sincerely, Yours truly etc. 3. 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校

11、等：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校等： Yours faithfully/sincerely, Yours truly etc. 結(jié)尾的部份 祝福的話結(jié)尾語 Take care.Your friend, Best wishes.Truly yours, Best Regards.Your loving _, Merry ChristmasSincerely yours, Happy New YearYours sincerely, Happy BirthdaySincerely, Signature 寫信人要在結(jié)束語下面簽名，以表示對信件中寫信人要在結(jié)束語下面簽名，以表示對信件中 的全部內(nèi)容負(fù)責(zé)。簽名最好是

12、寫信人的親筆，的全部內(nèi)容負(fù)責(zé)。簽名最好是寫信人的親筆， 手寫后可附打印的全名。手寫后可附打印的全名。 Block format齊頭式 xxxx (letterhead) June 3, 2005 (date) xxxx ( inside address) Dear xx, (salutation) We received your xxxx (body) Yours sincerely (complimentary close) XX (signature) Joe (printed name) Modified Format xxxx (letterhead) June 3, 2005 (d

13、ate) xxxx ( inside address) Dear xx, (salutation) We received your xxxx (body) Yours sincerely XX (signature) Joe (printed name) Writing 1. 書信 letter(一般書信，求職信, 邀請信，接 受邀請，拒絕邀請，感謝信，證明信，投訴信，請假 條等) 2. 通知 notice 3. 留言 message 4. 簡歷 resume 5. 電子郵件 e-mail 6. 圖表作文 作文評分標(biāo)準(zhǔn)：總分15分，分五個等級： 2分，格式不正確，內(nèi)容表達(dá)不清楚，語言支離破碎

14、。 僅有個別句子正確。 5分，勉強(qiáng)說的過去，內(nèi)容不完整但沒有離題，語言 很多錯誤，有一些嚴(yán)重錯誤 8分，格式基本正確，內(nèi)容大體完整，表達(dá)可被勉強(qiáng) 理解，有較多語言錯誤，包括少量嚴(yán)重錯誤 11分，格式基本正確，內(nèi)容較完整，表達(dá)尚清楚，有 一些語言錯誤，可以有個別句子結(jié)構(gòu)的錯誤 14分 格式正確，內(nèi)容完整，表達(dá)清楚，語言上僅少量 錯誤 高出14分的給15分，低于8分的可以給7分。假如不按 提示寫或語言表達(dá)完全無法理解，給0分。字?jǐn)?shù)不夠 應(yīng)扣分，在給分后，每少10個字扣一分。 二、求職信（二、求職信（a letter of application for a position） 1. 格式及內(nèi)容格式

15、及內(nèi)容 和其他普通書信一樣，求職信由寫信人地址及寫信日期、 收信人姓名及地址、稱呼、正文、結(jié)束語、署名和附件 七個部分組成。求職信大致包括以下內(nèi)容： 1）首先說明寫信原由，即是看到招聘廣告還是從朋友處 得到消息。 2）正文強(qiáng)調(diào)與求職崗位相關(guān)的教育背景、工作經(jīng)歷與資 格。 3） 結(jié)尾應(yīng)請求面試機(jī)會。 4）提供至少兩個證明人及其聯(lián)系地址和電話，放在個人 簡歷（寫求職信一般要附上個人簡歷）中列出，否則在 正文中體現(xiàn)。 如何寫簡潔明了簡潔明了的求職信？- -三段式 Para1-Why you are writing? Para2-What abilities and experiences you h

16、ave ? Para3- whats your expectation? 2. 常用句型：常用句型： 第一段： 1) I am applying for the position of 2)This is an application for the position 3) I am interested in the position in your company as 最后一段： 1) I should be glad to have a personal interview. 2) My resume is enclosed. 3）Im looking forward to heari

17、ng from you shortly. 地址寫法 201室 Room 201 12號 No.12 2單元 Unit 2 長安街 Chang An street 3號樓 Building No.3 長安公司 Chang An Company 南京路 Nanjing road 寶山區(qū) BaoShan District 趙家酒店 ZhaoJia hotel 錢家花園: Qianjia garden 孫家縣 Sunjia county 李家鎮(zhèn) Lijia town 廣州市 Guangzhou city 廣東省 Guangdong province 中國 China 地址翻譯實(shí)例 : 寶山區(qū)南京路12

18、號3號樓201室 room 201，building No.3,No.12，nan jing road，BaoShan District 如果地方不夠可以將3號樓201室寫成：3-201 寶山區(qū)示范新村37號403室 Room 403,No.37,SiFan Residential Quarter,BaoShan District 范文： 140 Shaoshan Road Hangzhou 3180000 Zhejiang Nov. 17, 2003 Personnel Director Shanghai New World School Shanghai Dear Sir or Madam

19、, I have learned from the job ad that there is a vacancy of English teacher in Shanghai New World School, and I wish to apply for the position. I graduated from Zhejiang University. For the last two years, I have been teaching English at Hangzhou No.9 Middle School, to whom I can refer you as to my

20、character and ability. Enclosed you will find a recommendation letter from Professor Smith, of the Foreign Languages College of Zhejiang University. I should welcome a personal interview at your convenience. Yours respectfully Alice White 二、感謝信（二、感謝信（Thank-you letter） 商務(wù)感謝信范例商務(wù)感謝信范例: Dear Mr./ Ms, T

21、hank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30. I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me. Yours faithfully * * * 尊敬的先生/小姐 謝謝昨日來信通知我面試謝謝昨日來信通知我面試，我將于要求我將于要求的7月月5日日，周五下午兩點(diǎn)半到達(dá)周五下午兩點(diǎn)半到達(dá)

22、，并并 帶去我?guī)ノ业淖C書及其它書面材料證書及其它書面材料。 你誠摯的 * * * 模板 Dear, Thank you for正文 再來一句。Thank you. Yours, XX 道歉信模板 Dear _, I am truly sorry that _（道歉的原 因）. The reason is that _（介紹原 因）. Once again, I am sorry for any inconvenience caused. Hope you can accept my appologies and understand my situation. Yours sincerely

23、, Li Ming 三、投訴信（三、投訴信（a letter of complaint） 一般來說，投訴信包括三個基本方面： 1）投訴內(nèi)容。主要指投訴實(shí)物名稱或服務(wù)態(tài)度等。 2）投訴原因。主要指投訴內(nèi)容出了何種問題。 3) 希望得到的結(jié)果。主要指向被投訴的單位或個 人求得解決問題的辦法或希望返回其所付出的所 有代價。 常用句型： 1) I am writing to complain that 2) Hoping that the matter will be dealt with as soon as possible. May 10, 2003 To whom it may concern

24、,（致有關(guān)負(fù)責(zé)人）（致有關(guān)負(fù)責(zé)人） I have written two letters telling you that my refrigerator did not work properly for a few days, but I havent heard from you ever since. This causes us not only much inconvenience but also a lot of trouble. Hoping that the matter will be dealt with as soon as possible. Yours since

25、rely, Li Hua 投訴信模式：投訴信模式： 四、邀請信（四、邀請信（ a letter of invitation） 1. 格式及內(nèi)容 1） 邀請信的正文 a. 提出邀請 b. 清楚寫明邀請的原因并指出時間、地點(diǎn)、場 合 c. 結(jié)尾時表示期待對方接受邀請，如要求被邀要求被邀 請人答復(fù)請人答復(fù)，應(yīng)注明RSVP/r.s.v.p.。 2） 表示接受邀請的復(fù)函的正文 a. 感謝對方的邀請 b. 表示接受要求并確認(rèn)時間、地點(diǎn)、 場合 c. 表達(dá)愉快的期盼之情 3） 表示謝絕邀請的復(fù)函的正文 a. 感謝對方的邀請 b. 明確謝絕并給出合理的原因 便條（note）的種類不少，像請假條 （包括病假、事

26、假、續(xù)假）、留言條、 記錄電話內(nèi)容的條子等都是“便條”。 五、便條 “病假”一般用“sick leave”， “請病假”用“ask for sick leave”； “事假”一般用“l(fā)eave of absence” 一、請假條 March 10，2003 Dear Mrs. Wang， Im seriously ill today and can not come to classI ask for sick leave of one day Your student， Zhang Lihua 二、留言條 9 amApril 6 Lili， Ill leave by train at 8：0

27、0 amtomorrow morningThis is to say good-bye to you Chen Mei 電話留言條一般有印好的記錄本，格式為： Telephone Message（or：TELEPHONE MESSAGE） From：_ To：_ Date：_ Time：_ Message： _ _ _ _ _ _ Signature（簽名）：_ 六、六、 通知（通知（Notice） 英文通知的格式與中文通知大體相同，由標(biāo)題、 正文、落款（或時間）三部分組成。標(biāo)題寫在正 文上方正中部位，常以 Notice/NOTICE 作標(biāo)題。 落款即發(fā)出通知的單位和時間寫在正文右下角， 有時

28、單位可省略，時間也可寫在單位名稱下一行 的左下角。書寫正文應(yīng)注意幾點(diǎn)： 1） 內(nèi)容簡潔清楚。 2） 多采用被動語態(tài)，人稱用第三人稱。 3) 正文起首常標(biāo)以“ATTENTIONTTENTION”字樣或以 “Attention, pleaseAttention, please” 開頭。 Sample 1:羅列式 NOTICE Lecturer: Mr.Wang ,general manager of Shanghai Golden Palm Computer System Limited Company Topic: Modern Information Management Mode Time:

29、 6:30 p.m.-8:30 p.m. May 12 Venue: the Multi-media Lecture Room Audience: students of Information Management Department Information Management Department May4,2003 2.陳述式：陳述式： May4,2003 NOTICE Mr. Wang , general manager of Shanghai Golden Palm Computer System Limited Company, will give a lecture on M

30、odern Information Management Mode at 6:30 p.m. on May 12. The two-hour lecture will be held in the Multi-media lecture Room .Students of Information Management Department are invited to attend the lecture. Information Management Department November 21, 2006 To whom it may concern, This is a group e-

31、mail sent out to the administration, staff and students of Walker Davis High School. For the safety of our staff and students, our school will be closed due to repairs in the electrical system on December 1 and December 2. Administration, staff, and students are expected to return to school on December 3. Thank you for you understanding. We hope to quickly resolve the problem. Sincerely, Mark Owens 3.書信式 九、備忘錄 格式如下：格式如下： 標(biāo)題標(biāo)題 Me