現場審核中的六要四不要現場審核中的六要四不要 審核員在審核中會接觸到各種行業 各行有各行的特色 即使是同一個行業里不同的企業 由于管理模式 最高管理者 的管理理念存在差異 各企業也有著各自不同的管理特色 如 何才能快速準確地發現企業管理中的薄弱環節 實現增值審核 是每個審核員需要關注的課題 在審核實踐中 筆者總結出以下 六要 和 四不要 十個需要 注意的環節 一 六要一 六要 1 審核中要關注國家標準 行業標準或其他要求 審核中要關注國家標準 行業標準或其他要求 審核員不可能對所有被審行業的專業都熟悉 即使是專業 審核員在審專業范圍內的企業時 也可能遇到許多不熟悉的情 況 畢竟同行業內不同的產品會產生許多不同的標準和工藝 為使審核員迅速掌握被審企業產品的重要質量特性 在審 8 2 4 產品檢驗要素之前 建議審核員先查閱產品相關的國家標準 行業標準或客戶特定的其他要求 使審核更深入有效 審核中可關注以下問題 企業最終檢驗規范是否已充分考 慮了國家標準 行業標準的檢測內容 有否遺漏出廠批次檢驗 必須做到的檢測項目 檢測方法是否與標準規定一致 是否實 施了國家標準 行業標準規定的型式實驗項目 并能出具檢測 合格的證據 2 要關注產品 工藝 設備或檢測方法和檢測點的變化 要關注產品 工藝 設備或檢測方法和檢測點的變化 產品工藝設備或檢測方法和檢測點的變化往往會帶來控制 參數或條件的變化 如事先策劃和驗證不充分 往往會引起質 量的波動 因此審核員在審核中應關注是否有上述情況發生 以及變化后控制措施的策劃情況 由此也可以比較清楚地評估 企業質量管理體系策劃能力及控制的有效性 比如目前許多電 的焊料改為無鉛焊料 必定會要求波峰焊設備在溫度及速率上 做相應的調整 審核新工藝的變化 驗證 實施情況往往可以 發現一些問題 3 要關注特殊 關鍵過程控制的有效性 要關注特殊 關鍵過程控制的有效性 特殊 關鍵過程控制的水平不僅是對產品質量的重要反映 也是對企業質量控制能力的一個重要反映 審核員在審核過程 應充分關注 特殊過程有否被識別 或未按特殊過程控制要求 加以管理及控制的有效性 4 要關注不合格品 退貨 返修 投訴反復出現的環節和 要關注不合格品 退貨 返修 投訴反復出現的環節和 改進情況改進情況 觀察一個質量管理體系對不合格品及投訴的改進措施是對 體系自我改進 自我完善機制有效性的最好判斷方法之一 審 核員在審核中不能只看內審開了多少個不符合項以及不符合項 是否已糾正 而是要關注對反復出現不合格和投訴的處理 筆 者在一個物業公司審核 7 4 1 合格供方控制時 受審核方出示了 對電梯維護保養等合格供方年度業績評價的完整資料 對維修 供方給予了充分的肯定 但筆者在業主投訴 保修記錄中發現 有一棟樓同一電梯一個月報修了 3 次 原因都是電梯馬達皮帶 斷裂 但物業公司并沒有要求電梯維修供方做出解釋和改進 對供方的評價與控制僅流于形式 缺少有效性 5 要關注受審核方與國際 行業先進生產方式 發展動態 要關注受審核方與國際 行業先進生產方式 發展動態 的差距的差距 專業審核員對國際先進生產方式以及動態的介紹 有時會 給受審核方帶來新的思路或啟發 比如筆者在一個大型汽車儀 表生產企業審核時 該企業正要引進多條生產線的關鍵設備 但企業管理者對歐盟的 rohs 指令以及日本企業如索尼 松下 富士公司的 綠色采購 要求知之甚少 通過審核員對相關法規 的介紹 企業高層一致認識到汽車儀表行業雖然還沒有強制執 行 rohs 指令 但從國際發展動態來看 rohs 指令已開始從電子 電器行業向辦公設備等其他行業延伸 汽車儀表恰好處于電子 和汽車的交界處 應及早有所計劃 未雨綢繆 特別是設備采 購時應及早考慮各種可能的要求以適應技術上的更新 規避采 購風險 6 要關注企業效益及質量成本 推動企業以管理出效益 要關注企業效益及質量成本 推動企業以管理出效益 企業管理者最關注的問題一般不外乎 效益 與 風險 審核 員如能多從效益與風險出發實施審核 就會達到增值審核的效 果 受到企業的歡迎 幾年前筆者在一個日本制襪企業審核環境管理體系時 發 現公司雖關注了照明用電的節約措施卻忽略了另一個用電大戶 空調 通過現場觀察 筆者發現工廠的車間全部使用空調 恒溫 而襪子在進行蒸汽熨燙整形時會給車間帶來大量的高溫 蒸汽 經計算 每月有 60 噸水變成蒸汽今日車間 成為一個巨 大的耗費源 于是筆者建議企業將每月 60 噸高溫蒸汽引入工人 浴室加熱洗澡水 既節約了空調用電又回收了寶貴的水資源 還可省去專門加溫洗澡水的燃油鍋爐 企業采納了建議 不僅 推動了節能降耗的改進措施 每年還節約成本 42 萬元 二 四不要二 四不要 1 應多看 多問 多想 不要局限在企業提供的資料里 應多看 多問 多想 不要局限在企業提供的資料里 筆者在為實習審核員驗證時發現 個別審核員在尋找證據 時往往將自己局限在受審核方提供的資料范圍內 這樣的審核 難以發現問題 比如某審核員在審 7 6 監視測量設備的控制時 僅要求計量室主管拿出計量器具臺帳 抽取幾種不同的量具的 校準記錄 沒發現問題就結束了這一環節的審核 后來筆者發 現工廠還有鍋爐和高壓容器 便問該審核員這家企業的鍋爐和 壓縮空氣儲罐的壓力表是否按國家強檢要求進行了校準 這位 審核員才發現計量臺帳上根本沒有對工廠進行實地察看 所以 根本不知道工廠還有鍋爐和高壓容器 在另一個工廠審核時 另一位審核員雖然審核了兩個強檢壓力表都已校準合格 但他 沒有進行現場抽查 而實際上該廠有 4 個壓縮空氣儲罐和 4 個 壓力表 其中兩個壓力表已超期一年未經校準 可見審核員在 現場必須多看 多問 多想 不能僅依據對方提供的資料實施 審核 2 應對方查證 全面核實 不要輕易開具不符合報告 應對方查證 全面核實 不要輕易開具不符合報告 審核員在正式開出不符合報告前 應聽取各個層面的意見 一次筆者當審核組長 一位審核員在審核組交流時 稱企業計 量器具有多個未按要求校準 要對 7 6 開具不符合報告 末次 會議后 受審核方計量主管解釋說是當時未未將校準記錄完全 出示給審核員 可見審核員出具書面不符合報告一定要慎重 出具前應與企業各層充分溝通 全面了解 而如果不符合事實 確實存在 且對受審核方意義重大 即使受審部門或企業有爭 議 審核組仍應堅持原則開不符合報告 一次在一個系統集成 企業審核時 筆者發現其分公司的一個產品的最終檢驗報告判 定該產品合格 但國外總公司檢測中心的結論卻為不合格 筆 者對此進行了深入調查 發現雖然雙方測試使用的測試儀器和 測試方法一致 但是雙方測試的配置狀況不一樣 從而導致了 完全相反的結論 分公司認為 事后他們已對產品做了改進 并委托德國權威機構檢測合格 因此糾正措施已經完成 不應 再收到不合格報告 筆者認為 該公司有許多分公司 都從事 類似的產品開發 都有可能發生因測試配置狀況不同而影響測 試結果的情況 應在全公司范圍內通報這一發現 并在測試程 序中對配置狀況加以規定 以防止同類誤判的再初相 分公司 的產品的改進只能視作 糾正 而不是 糾正措施 筆者認為此 糾正措施對全公司意義重大 必須開出不符合報告并做出改進 而分公司堅持認為分公司改進已完成 不愿在不符合報告上簽 字 多次溝通無果后 筆者將不符合報告遞交外方總經理裁決 外方總經理聽取情況后當即表態 審核組意見重要 全公司應予 以改進 最終分公司總經理在不符合報告上簽字確認 3 應結合實際情況 不要只看書面文件 應結合實際情況 不要只看書面文件 對相關授權機構出示的報告 審核員應予以尊重和認可 但是現場所見所聞與報告的結論明顯不一致時 審核員應細心 觀察 深入調查 以減少審核風險 4 應重視體系運行的實效 不要一味追求形式 應重視體系運行的實效 不要一味追求形式 筆者認為一個好的管理體系