會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 采購管理子系統(tǒng) 第 10 章 案例導(dǎo)入 汪 剛 制作 第 10章 2 公司 名稱 經(jīng)營范圍 信息化時(shí)間 軟硬件 配置 陽光公司準(zhǔn)備于 2015年 1月 1日起進(jìn)行采購業(yè)務(wù)處理。 主要采購員白雪的身份進(jìn)行相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)處理。 (1) 普通采購業(yè)務(wù) (2) 采購現(xiàn)結(jié)業(yè)務(wù) (3) 采購運(yùn)費(fèi)處理 (4) 暫估入庫報(bào)銷處理 (5) 暫估入庫處理 (6) 采購結(jié)算前 退貨 (7) 采購結(jié)算后退貨 案例導(dǎo)入 汪 剛 制作 第 10章 3 公司 名稱 經(jīng)營范圍 信息化時(shí)間 軟硬件 配置 (7) 采購結(jié)算后退貨 信息化應(yīng)用目標(biāo)： (1) 實(shí)現(xiàn)靈活的業(yè)務(wù)處理 。 采購管理應(yīng)能實(shí)現(xiàn)請購單 、 采購訂單 、 采購到貨 、 采購入庫 、 采購發(fā)票 、 采購結(jié)算的全程管理 ， 但根據(jù)不同的應(yīng)用需求和采購模式 ， 可以采用復(fù)雜流程或簡單流程的處理 。 支持以訂單為核心的業(yè)務(wù)處理 ， 也支持直接辦理入庫 、 采購發(fā)票 、 采購結(jié)算的業(yè)務(wù)處理 。 (2) 實(shí)現(xiàn)多種采購業(yè)務(wù)類型 。 包括普通采購 、 直運(yùn)采購 、 受托代銷采購業(yè)務(wù) ， 依據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型特點(diǎn) ， 提供適宜 、 優(yōu)化的處理 。 (3) 靈活的采購比價(jià) 。 可以選擇適宜的供應(yīng)商 ， 降低采購成本 。 可針對請購的數(shù)量， 結(jié)合供應(yīng)商存貨對照表 , 供應(yīng)商存貨價(jià)格表 ， 自動(dòng)比價(jià)給出采購建議 。 系統(tǒng)提供最高進(jìn)價(jià)的控制 ， 對于高于最高進(jìn)價(jià)的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審批控制 ， 從而對于采購成本進(jìn)行有效控制 。 (4) 嚴(yán)密的事中控制 。 依據(jù)不同權(quán)責(zé)劃分設(shè)置審批采購訂單的權(quán)限 。 (5) 細(xì)致的采購結(jié)算 。 利用 包括手工結(jié)算 、 自動(dòng)結(jié)算兩種方式 ， 支持采購費(fèi)用的分?jǐn)偧敖Y(jié)算 ， 能夠快速 、 準(zhǔn)確的確定采購成本 ， 提高工作效率 ， 將工作重點(diǎn)放在采購成本的合理有效控制上 。 (6) 全程的業(yè)務(wù)監(jiān)控。 通過 購管理實(shí)現(xiàn)采購過程事件的監(jiān)控和及時(shí)的反饋分 汪 剛 制作 第 10章 目錄 10. 1 采購管理子系統(tǒng)概述 10. 2 采購管理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 10. 3 采購管理子系統(tǒng)信息查詢 4 10. 4 采購管理子系統(tǒng)期末處理 購 管理子系統(tǒng)的主要功能 汪 剛 制作 第 10章 5 A B C D 購 管理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關(guān)系 1采購管理子系統(tǒng)與庫存管理子系統(tǒng)的 關(guān)系 2采購管理子系統(tǒng)與應(yīng)付款管理子系統(tǒng)的 關(guān)系 3采購管理子系統(tǒng)與銷售管理子系統(tǒng)的關(guān)系 4采購管理子系統(tǒng)與存貨核算子系統(tǒng)的 關(guān)系 汪 剛 制作 第 10章 6 汪 剛 制作 第 10章 目錄 10. 1 采購管理子系統(tǒng)概述 10. 2 采購管理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 10. 3 采購管理子系統(tǒng)信息查詢 7 10. 4 采購管理子系統(tǒng)期末處理 購 管理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 功能 （環(huán)節(jié)） 汪 剛 制作 第 10章 8 01 采購 請購 02 采購 訂貨 03 采購 到貨 04 采購 入庫 05 采購 發(fā)票 06 采購 結(jié)算 1. 采購 請購 汪 剛 制作 第 10章 9 要點(diǎn)： 采購請購是指企業(yè)內(nèi)部各部門向采購部門提出采購申請，或采購部門匯總企業(yè)內(nèi)部采購需求列出采購清單。 對應(yīng)單據(jù)： 請購單 請購是采購業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，可以依據(jù)審核后的采購請購單生成采購訂單。 請購環(huán)節(jié)可省略。 2. 采購 訂貨 汪 剛 制作 第 10章 10 要點(diǎn)： 訂貨是指企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購合同或采購協(xié)議，確定要貨需求。 對應(yīng)單據(jù)： 采購訂單 在采購業(yè)務(wù)流程中，訂貨環(huán)節(jié)也是可選的。 3. 采購 到貨 汪 剛 制作 第 10章 11 要點(diǎn)： 采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確定對方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息，以到貨單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。 對應(yīng)單據(jù)： 到貨單 在采購業(yè)務(wù)流程中，到貨處理是可選的。 4. 采購 入庫 汪 剛 制作 第 10章 12 要點(diǎn)： 是指將供應(yīng)商提供的物料檢驗(yàn)（也可以免檢）確定合格后，放入指定倉庫的業(yè)務(wù)。 對應(yīng)單據(jù)： 采購入庫 單 當(dāng)采購管理系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)集成使用時(shí)，采購入庫單在庫存管理系統(tǒng)中填制。當(dāng)采購管理系統(tǒng)不與庫存管理系統(tǒng)集成使用時(shí)，采購入庫單在采購管理系統(tǒng)中填制。 采購入庫單既可以直接填制，也可以拷貝采購訂單或采購到貨單生成。 在采購業(yè)務(wù)流程中，入庫處理是必須的。 汪 剛 制作 第 10章 13 例題 填制采購入庫單 。 操作 路徑：庫存管理 入庫業(yè)務(wù) 采購入庫單 4. 采購 入庫 5. 采購 開票 汪 剛 制作 第 10章 14 要點(diǎn)： 采購開票是在系統(tǒng)中填制由供應(yīng)商開出的采購發(fā)票，采購發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票確定采購成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款。 對應(yīng)單據(jù)： 采購發(fā)票 采購發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為藍(lán)字發(fā)票和紅字發(fā)票；按發(fā)票類型分為增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票。 采購發(fā)票既可以直接填制，也可以從 “采購訂單 ”、 “采購入庫單 ” 或其他的 “采購發(fā)票 ”拷貝生成。 在采購業(yè)務(wù)流程中，采購發(fā)票環(huán)節(jié)是必須的。 5. 采購 開票 汪 剛 制作 第 10章 15 例題 填制采購發(fā)票 。 操作 路徑：采購管理 采購發(fā)票 專用采購發(fā)票 6. 采購 結(jié)算 汪 剛 制作 第 10章 16 要點(diǎn)： 采購結(jié)算也稱采購報(bào)賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購發(fā)票和倉庫確定的入庫單到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員確定采購成本。在本系統(tǒng)中采購結(jié)算是針對采購入庫單，根據(jù)發(fā)票確定其采購成本。采購結(jié)算的結(jié)果是生成采購結(jié)算單，它是記載采購入庫單與采購發(fā)票對應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對照表。 對應(yīng)單據(jù)： 采購發(fā)票和采購入庫 單 生成單據(jù)：采購結(jié)算單 采購結(jié)算分為自動(dòng)結(jié)算和手工結(jié)算兩種方式。 在采購業(yè)務(wù)流程中，采購結(jié)算環(huán)節(jié)是必須的。 *7. 采購 付款 汪 剛 制作 第 10章 17 要點(diǎn)： 采購付款是對采購貨物進(jìn)行付款的環(huán)節(jié)。采購付款在應(yīng)付系統(tǒng)中完成。 對應(yīng)單據(jù)： 付款單 在采購業(yè)務(wù)流程中，采購付款環(huán)節(jié)是必須的。 通 采購業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 18 適用： 普通 采購業(yè)務(wù)適合于大多數(shù)企業(yè)的日常采購業(yè)務(wù)，提供對采購請購、采購訂貨、采購入庫、采購發(fā)票、采購成本核算、采購付款全過程管理。 三張主要單據(jù) ： 采購 入庫單、采購發(fā)票、付款單 業(yè)務(wù)類型 ： 按 貨物和發(fā)票到達(dá)的先后，將普通采購業(yè)務(wù) 劃分： 單貨同行 貨到票未到（暫估入庫） 票到貨未到（在途存貨 ） 1. 單 貨同行 采購 業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 19 1. 單 貨同行 采購 業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 20 單據(jù) 系統(tǒng) 操作 生成憑證 采購入庫單 庫存系統(tǒng) 錄入審核 借 :原材料 貸 :材料采購（在途物資） 存貨系統(tǒng) 記賬 制單 采購發(fā)票 采購系統(tǒng) 錄入、復(fù)核 結(jié)算 (與入庫單 ) 借 :材料采購 (在途物資） 進(jìn)項(xiàng)稅 貸 :應(yīng)付賬款 應(yīng)付系統(tǒng) 審核 制單（發(fā)票） 付款單 應(yīng)付系統(tǒng) 錄入審核 制單（付款單） 借 :應(yīng)付賬款 貸 :銀行存款 操作 操作 操作 操作 操作 操作 操作 操作 操作 2. 暫估入庫 業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 21 含義： 暫 估是指本月存貨已經(jīng)入庫，但采購發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時(shí)為了正確核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。 處理 方法： 月初回沖 單到回沖 單到補(bǔ)差 2月初回沖 汪 剛 制作 第 10章 22 要點(diǎn)： 本 月月底，填寫暫估單價(jià)，記存貨明細(xì)賬，生成暫估憑證。 進(jìn)入下月后，存貨核算系統(tǒng)自動(dòng)生成與暫估入庫單完全相同的 “紅字回沖單 ”，同時(shí)登錄相應(yīng)的存貨明細(xì)賬，沖回存貨明細(xì)賬中上月的暫估入庫。對 “紅字回沖單 ”制單，沖回上月的暫估憑證。 收到采購發(fā)票后，錄入采購發(fā)票，對采購入庫單和采購發(fā)票作采購結(jié)算。結(jié)算完畢后，進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行 “暫估處理 ”功能，進(jìn)行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動(dòng)生成一張 “藍(lán)字回沖單 ”，其上的金額為發(fā)票上的報(bào)銷金額。同時(shí)登記存貨明細(xì)賬，使庫存增加。對 “藍(lán)字回沖單 ”制單，生成采購入庫憑證。 2單到回沖 汪 剛 制作 第 10章 23 當(dāng)月 , 貨到票未到 :暫估制單暫估入庫單記賬 下月發(fā)票到 : 暫估入庫單記賬 （存貨核算） 暫估制 單 （存貨核算） 填制暫估入庫單 （ 采購管理 ） 藍(lán)字回沖單制單 紅字回沖單制單 填制采購發(fā)票 （ 采購管理 ） 采購結(jié)算 （采購管理） 暫估處理 （ 存貨核算 ） 紅 字回沖單制單 （存貨核算） 藍(lán)字回 沖單制單 （存貨核算） 借：原材料 貸：在途物資 借：原材料 (紅 ) 貸：在途物資 (紅 ) 借： 原材料 貸：在途 物資 2單到回沖 汪 剛 制作 第 10章 24 時(shí)間 單據(jù) 系統(tǒng) 操作 生成憑證 上月 采購入庫單 庫存系統(tǒng) 錄入審核 借 :原材料 貸 :材料采購 （暫估成本） 存貨系統(tǒng) 記賬、暫估制單 下月 采購發(fā)票 采購系統(tǒng) 錄入 結(jié)算 (與暫估入庫單 ) 借 :材料采購 進(jìn)項(xiàng)稅 貸 :應(yīng)付賬款 （實(shí)際成本） 應(yīng)付系統(tǒng) 審核 制單（發(fā)票） 結(jié)算單 存貨系統(tǒng) 暫估處理 紅字回沖單 存貨系統(tǒng) 自動(dòng)生成 制單 借 :原材料（紅字） 貸 :材料采購（紅字） （暫估成本） 藍(lán)字回沖單 存貨系統(tǒng) 借 :原材料（藍(lán)字） 貸 :材料采購（藍(lán)字） （實(shí)際成本） 付款單 應(yīng)付系統(tǒng) 錄入審核 制單（付款單） 借 :應(yīng)付賬款 貸 :銀行存款 操作 操作 操作 操作 2單 到補(bǔ)差 汪 剛 制作 第 10章 25 要點(diǎn)： 下月初不作處理 ， 采購發(fā)票收到后 ， 在采購管理中錄入并進(jìn)行采購結(jié)算；再到存貨核算中進(jìn)行 “暫估處理 ”，如果報(bào)銷金額與暫估金額的差額不為零 ， 則產(chǎn)生調(diào)整單 ， 一張采購入庫單生成一張調(diào)整單 ， 用戶確定后 ，自動(dòng)記入存貨明細(xì)賬；如果差額為零 ， 則不生成調(diào)整單；最后對 “調(diào)整單 ”制單 ， 生成憑證 ， 傳遞到總賬 。 要點(diǎn)： 如果先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票進(jìn)行壓單處理，待貨物到達(dá)后，再一并輸入計(jì)算機(jī)做報(bào)賬結(jié)算處理。但如果需要實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計(jì)算機(jī)，待貨物到達(dá)后，再填制入庫單并做采購結(jié)算 汪 剛 制作 第 10章 26 3. 在途存貨 業(yè)務(wù) （票到貨未到） 付業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 27 當(dāng)采購業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，立即付款，由供貨單位開具發(fā)票。 ） 填制采購發(fā)票 （ 采購管理 ） 現(xiàn)付處理 （ 采購管理 ） 現(xiàn)結(jié)制單 （應(yīng)付款系統(tǒng)） 借 :材料采購 進(jìn)項(xiàng)稅 貸 :銀行存款 付業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 28 單據(jù) 系統(tǒng) 操作 生成憑證 采購入庫單 庫存系統(tǒng) 錄入審核 借 :原材料 貸 :材料采購（在途物資） 存貨系統(tǒng) 記賬制單 采購發(fā)票 采購系統(tǒng) 錄入、結(jié)算 (與入庫單 )、現(xiàn)付 借 :材料采購 (在途物資） 進(jìn)項(xiàng)稅 貸 :銀行存款 應(yīng)付系統(tǒng) 審核 制單（現(xiàn)結(jié)） 操作 操作 操作 操作 購 退貨業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 29 貨雖收到，但尚未錄入采購入庫單 只要 把貨退還給供應(yīng)商即可，軟件中不用做任何處理。 已錄入 “采購入庫單 ” ，未錄入 “采購發(fā)票 ” 如果是全部退貨，可刪除 “采購入庫單 ”；如果是部分退貨，可直接修改 “采購入庫單 ”。 已錄入 “采購入庫單 ” ，已錄入 “采購發(fā)票 ”但未結(jié)算 如果是全部退貨，可刪除 “采購入庫單 ”和 “采購發(fā)票 ”；如果是部分退貨，可直接修改 “采購入庫單 ” 和 “采購發(fā)票 ”。 已錄入 “采購入庫單 ” ，已錄入 “采購發(fā)票 ”并執(zhí)行了采購結(jié)算 若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，此時(shí)可取消采購結(jié)算，再刪除或修改 “采購入庫單 ”和 “采購發(fā)票 ”，若結(jié)算后的發(fā)票已付款，則必須錄入退貨單。 購 退貨 業(yè)務(wù) （入庫單記賬 ） 汪 剛 制作 第 10章 30 購 退貨 業(yè)務(wù) （入庫單記賬） 汪 剛 制作 第 10章 31 單據(jù) 系統(tǒng) 操作 生成憑證 采購入庫單（紅字） 庫存系統(tǒng) 錄入審核 借 :原材料（紅） 貸 :材料采購（紅） 存貨系統(tǒng) 記賬 制單 采購發(fā)票 （紅字） 采購系統(tǒng) 錄入 結(jié)算 (與入庫單 ) 借 :材料采購（紅） 進(jìn)項(xiàng)稅 （紅） 貸 :應(yīng)付賬款 （紅） 應(yīng)付系統(tǒng) 審核 制單（發(fā)票） 收款單 應(yīng)付系統(tǒng) 錄入審核 制單（收款單） 借 :應(yīng)付賬款 （紅） 貸 :銀行存款 （紅） 操作 操作 他 類型采購業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 32 A 采購運(yùn)費(fèi)業(yè)務(wù) B 直運(yùn)采購業(yè)務(wù) C 受托代銷業(yè)務(wù) 1. 采購 運(yùn)費(fèi) 業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 33 單據(jù) 系統(tǒng) 操作 生成憑證 采購發(fā)票 運(yùn)費(fèi)發(fā)票 采購系統(tǒng) 錄入審核（采購發(fā)票） 錄入審核（運(yùn)費(fèi)發(fā)票） 采購結(jié)算（采購發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票與入庫單） 借 :材料采購 (在途物資） 進(jìn)項(xiàng)稅 貸 :應(yīng)付賬款 應(yīng)付系統(tǒng) 審核（采購、運(yùn)費(fèi)發(fā)票） 合并制單 采購入庫單 庫存系統(tǒng) 錄入審核 借 :原材料 貸 :材料采購（在途物資） 存貨系統(tǒng) 記賬 制單 付款單 應(yīng)付系統(tǒng) 錄入、審核、制單 借 :應(yīng)付賬款 貸 :銀行存款 操作 操作 操作 操作 2. 直運(yùn)采購 業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 34 含義： 指 產(chǎn)品無需入庫即可完成的購銷業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶，沒有實(shí)務(wù)的入庫處理，財(cái)務(wù)結(jié)算由供銷雙方通過直運(yùn)銷售發(fā)票和直運(yùn)采購發(fā)票分別與企業(yè)結(jié)算 。 適用： 直 運(yùn)業(yè)務(wù)適用于大型電器、汽車和設(shè)備等產(chǎn)品的購銷。 業(yè)務(wù)類型 ： 普通 直運(yùn) 業(yè)務(wù) 、 必 有訂單直運(yùn) 業(yè)務(wù) 3. 受托代銷 業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 35 含義： 受托代銷業(yè)務(wù)是一種先銷售后結(jié)算的采購模式。指商業(yè)企業(yè)接受其他企業(yè)的委托，為其代銷商品，代銷商品售出后，本企業(yè)與委托方進(jìn)行結(jié)算，開具正式的銷售發(fā)票，商品的所有權(quán)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移。 關(guān)鍵設(shè)置： 只有在建賬時(shí)選擇企業(yè)類型為 “商業(yè) ”，才能處理受托代銷業(yè)務(wù)。對于受托代銷商品，必須在存貨檔案中將 “是否受托代銷 ”復(fù)選框選中，并且把存貨屬性設(shè)置為 “外購 ”、 “銷售 ”。 3. 受托代銷 業(yè)務(wù) 汪 剛 制作 第 10章 36 流程： 受托方接收貨物，填制受托