1 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協調管理程序 青島大煉油工程 項目管理手冊 文件編號 MA PM0 PM PM 0001 第二部分 項目協調管理程序 項目經理部 2005 年 1 月 版本日期說 明編制審核批準 2 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協調管理程序 目 錄 1 目的 3 2 項目協調特點 3 3 組織協調的范圍與層次 4 4 項目協調工作的主要內容 4 4 1 施工準備階段 4 4 2 施工階段 5 4 3 項目結束階段 6 5 會議協調制度 7 5 1 適用范圍 7 5 2 職責 7 5 3 會議紀律及一般規定 7 5 4 IPMT 聯合會議 8 5 5 項目聯席會議 8 5 6 監理例會 8 5 7 HSE 管理例會 9 5 8 QA QC 例會 9 5 9 工程進度控制例會 10 5 10 技術專題會議 11 3 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協調管理程序 青島大煉油工程 項目協調管理程序項目協調管理程序 1 目的 在工程建設項目實施過程中 組織協調工作是項目管理人員為完成項目目 標而不斷進行的 必不可少的一種方法和手段 為了規范項目協調工作 確保 工程項目目標的實現 特制定項目協調程序 2 項目協調特點 青島大煉油工程 由工程建設領導小組負責本工程建設項目的重大決策 在其領導下 成立一體化項目管理中心 IPMT 作為項目管理的常設決策機 構 全面負責項目實施過程的組織和管理 IPMT 領導下的項目執行機構為項目 經理部 項目經理由 IPMT 的青島煉化公司領導擔任 由綜合管理部 項目財務 部 規劃設計部 控制部 HSE 管理部 生產準備部 采購管理部 質量管理 部 項目資源部等 9 個職能部門組成項目經理部 并對應裝置或單元組成 5 個 裝置項目部 對項目區域內的工程建設進行組織協調 實施矩陣式管理 中國石化工程建設公司擔任總體設計院 工程施工實行監理制 在中石化系統內進行監理招標 工程建設主要采取 EC P 服務承包商總承包方式 青島煉化公司全過程管 理 實行第三方檢測 工程材料復驗 無損檢驗納入第三方抽檢 設備材料引 入第三方監造 由中石化質量監督總站進行全過程的質量監督 由總部股份公司物資裝備部 國際事業公司負責引進技術 主要設備材料 的采購工作的管理 在項目的協調 組織管理上與以往的工程建設有著很大的區別和不同 為 實現項目 HSE 質量 投資 進度和合同的五大目標 使項目在有序 可控下 順利進行 在監理合同和 EC P 服務承包商工程總承包合同的基礎上 本程序對 4 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協調管理程序 工作中需要上報 審查確認 批準的一系列程序和工作內容進一步給予了明確 重點對 IPMT 項目經理部 監理公司 EC P 服務承包商 總體設計院和總部上 級職能部門的協調關系進行了闡述 基本涵蓋工程建設的全過程 3 3 組織協調的范圍與層次 組織協調工作與項目目標是密不可分的 項目目標是組織協調的前提 從 這個意義上講 項目的控制目標也就是項目組織協調的目標和方向 組織協調 是管理目標順利實現的手段和關鍵環節 組織協調的范圍可以分為對系統內部的協調和對系統外部的協調 4 4 項目協調工作的主要內容 工程項目系統與近外層的關系主要是項目部與近外層單位的合同關系 因 此 項目部與近外層的關系的協調內容主要是相互配合 順利履行合同義務 共同保證工程項目建設目標的實現 以下本節重點描述監理公司與項目經理部 的接口協調工作 4 1 施工準備階段 4 1 1 協商建立項目的報告制度 4 1 2 確定項目的變更程序 4 1 3 確定項目的工作分解結構 4 1 4 確定有關的項目會議制度 4 1 5 確定項目文檔的紀錄和檔案的管理原則 4 1 6 確定現場管理的有關程序和項目經理部的責任 4 1 7 確定現場的安全要求 4 1 8 確定開工的有關條件 4 1 9 確定項目付款單據的管理和結算程序 4 1 10 確定項目工程檢查驗收 試車考核驗收等的有關要求 4 1 11 確定項目開工會議的日期 5 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協調管理程序 4 1 12 項目經理部提供項目設計承包方 物資供應商的有關文件和資料 4 1 13 確定施工圖紙的管理和發放及對設計文件的要求 4 1 14 確定物資供應商的名單及項目經理部批準的提交日期 4 1 15 確定項目經理部對設備 材料的催交的責任和承擔的內容范圍 4 1 16 確定項目經理部參與開箱檢驗的內容 程序和聯絡方式 4 1 17 確定制造廠商圖紙和資料的分發事項 4 1 18 確定招標的范圍和內容 4 1 19 確定招標文件 4 1 20 參加招標 評標工作 4 1 21 協助項目經理部簽訂承包合同 4 1 22 確定 并審查開工報告 4 1 23 確定項目所用的規范和手冊 4 2 施工階段 4 2 1 進一步明確施工管理中主要工作程序 4 2 2 進一步明確項目各管理單位的職責和工作范圍 4 2 3 建立項目經理部與監理公司 EC P 服務承包商之間的接口關系 4 2 4 檢查由各項需要業主提供條件的落實情況 4 2 5 明確三方 EC P 服務承包商承包方 第三方設備及材料監造 第三方抽 檢 的責任和范圍 確定項目進展中的主要會議規定 確定項目主要報告 的規定 4 2 6 確定工程設計變更的管理程序 4 2 7 將項目管理工作的主要工作計劃 進度計劃和用款計劃文件提交項目經理 部確認 4 2 8 確定對設計圖紙的認可要求 4 2 9 確定重大設計變更的認可程序 4 2 10 根據設備的類別和性質 確定是否需要委托第三方檢驗及檢驗的方式 判定的依據和驗收認可細則 4 2 11 確定中間檢驗項目內容 各方參加方式及檢驗結果的判定 4 2 12 確定現場開箱檢驗的項目 內容和參加的方式 6 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協調管理程序 4 2 13 確定設備材料國內 或國際 運輸 接運的有關事項及條件 4 2 14 確定保證連續施工的條件 4 2 15 施工資金的撥付和物資的供應 4 2 16 確定派駐現場的管理機構 負責人及聯絡制度和方式 4 2 17 確定各方項目管理代表在現場的工作范圍和職責 4 2 18 重大施工方案的確定程序 4 2 19 施工組織設計的確認程序 4 2 20 質量管理制度的確認 4 2 21 檢查和驗收隱蔽工程和中間交接 4 2 22 當項目經理部對工程進度 質量 費用 安全等工作提出有關意見時 監理公司應積極組織項目組相關人員采取措施進行整改和處理 并將整 改及處理意見及時向項目經理部提交報告 4 2 23 監理公司在協調與 EC P 服務承包商 物資供應商的工作中 應與項目經 理部緊密聯系 積極尋求理解 支持和幫助 4 2 24 監理公司與外圍單位聯系工作之前 應及時通知項目經理部 向其咨詢 有關情況 取得配合和支持 必要時 請項目經理部出面給予協調和解 決 4 2 25 確定正常工程費用的支付程序 4 2 26 確定特殊費用的確認和支付程序 4 2 27 確定費用變更的條件和認可程序 4 2 28 向項目經理部提交工程進展統計月報 并根據要求提供有關資料 以保 證工程進度款的撥付 4 2 29 在中交 試車階段 應爭取青島大煉油工程生產人員的及時介入和密切 配合 使工程順利中交 4 2 30 單項工程完工后 進行工程交工的條件和程序 4 3 項目結束階段 4 3 1 裝置性能考核合格后 協助項目經理部簽署合同項目驗收證書 4 3 2 協調項目經理部辦理合同遺留問題的處理有關規定 4 3 3 由項目各總監理師負責組織交工資料和監理公司資料的整理及移交給項目 7 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協調管理程序 經理部 4 3 4 與項目經理部協調并辦理其它工程有關的遺留問題 5 5 會議協調制度 5 1 適用范圍 本規定適用于由青島大煉油工程項目經理部或監理公司主持 參加的由兩 個或兩個以上單位 包括項目經理部 EC P 服務承包商及其分包商和其它承包 人 出席的所有工程例會和專題會議 包括 IPMT 聯合會議 項目聯席會 工 程調度會 HSE 專題會 QA QC 專題例會 進度計劃專題會 技術管理專題會 物資供應協調會 5 2 職責 5 2 1 會議由組織單位提前 12 小時 例會除外 通知有關單位 各與會單位應 按會議通知要求出席會議 5 2 2 會議紀要由會議組織單位簽發 各與會單位要對會議決定的有關事項積極 做出反應 缺席 遲到或早退并不免除執行會議決定有關事項的責任 5 2 3 各有關單位的項目經理或負責人對本單位出席會議情況和執行會議有關要 求情況負責 5 3 會議紀律及一般規定 5 3 1 參加會議的人員必須準時到會 5 3 2 參加會議的人員若因故不能出席或不能準時出席 應及時安排適當人員臨 時代替出席 并應于會前 1 小時通知會議組織者 取得同意 無特殊理 由 不得遲到 請假 缺席或中途退出 5 3 3 到會者應自覺簽到 否則按缺席論處 5 3 4 會場內不準喧嘩 5 3 5 按會議要求有序報告或發言 不得隨意插話或打斷發言 5 3 6 會議應有紀要 會議紀要由組織單位 部門 負責起草 簽發 并應 8 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協調管理程序 在會后一日內發至與會的每個單位或個人 會議紀要的收發方應建立并保 持收發記錄 參見 文件和信息傳遞管理規定 5 3 7 會議紀要應有固定的格式 內容包括 簽到表 會議時間 地點 主持人 參加人和紀要內容等 會議上形成的決策性意見和一致性決定 均應在會 議紀要中予以明確 5 3 8 會議紀要經會議組織代表簽發后形成項目管理有效文件 對所有與會單位 有約束力 5 4 IPMT 聯合會議 根據項目需要不定期召開 研究 解決項目實施過程中的重大事項 5 5 項目聯席會議 5 5 1 目的 通報近來工程的總體進展和主要工作部署 研究 解決工程重要變 更及其給 HSE 質量 進度和費用等方面的影響等問題 確保建設項目在 宏觀上處于受控狀態 5 5 2 組織者 青島大煉油工程項目經理部項目經理或其委托人主持 5 5 3 會議時間 每月召開一次 5 5 4 參加會議人員 項目經理部及各部門負責人 裝置項目部負責人 監理 公司項目總監及項目主要管理人員 5 5 5 會議程序 監理公司報告項目總體進展 近期工作部署和各項工作重點 以及需提交項目經理部協調解決的問題 項目經理部各部門及裝置項 目部負責人報告項目監控情況以及急需解決的問題 研究 分析近期工 作動態及其對項目總體控制目標的影響 擬訂處理方案 主持人發表意 見并總結會議 5 6 監理例會 5 6 1 目的 監理例會是為了協調參加監理公司所監理標段建設的各有關單位行 動 解決工程建設過程中設計 采購 進度 施工質量及 HSE 等各方面矛 盾和問題 確保工程建設安全 環保 優質 高效進行 5 6 2 組織者 監理公司項目總監或總監代表主持 9 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協調管理程序 5 6 3 會議時間 每周一次 5 6 4 參加單位及人員 監理公司項目總監 有關部門經理 專業工程師 各 EC P 服務承包商項目經理 主要部門經理 EC P 服務承包商分包單位主 要負責人 其它施工單位項目經理或負責人 青島大煉油工程項目經理部 領導及相關部門負責人 裝置項目部負責人 5 6 5 會議程序 監理公司通報本周現場 HSE 質量 投資 進度控制狀況 存 在問題 下周重點工作提示 各 EC P 服務承包商單位報告本周工作進展 和下周主要安排 提出需協調 解決的問題 施工單位報告施工進度 工程施工需要協調的問題 工程質量 進度 安全情況及下周計劃安排 監理公司專業工程師和部門經理報告專業工程管理情況 對各 EC P 服務 承包商和其它承包人的問題提出初步解決意見 并進一步提出管理要求 項目經理部及裝置項目部相關人員提出具體意見和要求 會議主持人發 表意見并總結會議 5 7 HSE 管理例會 5 7 1 目的 傳達上級和地方有關 HSE 管理的新精神 結合項目實際總結 HSE 工 作的成績 分析存在的問題和潛在的風險及隱患 研究制訂主動控制的預 案和措施 確保項目 HSE 管理工作始終處于受控狀態 5 7 2 組織者 監理公司 青島大煉油工程項目經理部 HSE 管理部主持 5 7 3 會議時間 每月初召開 5 7 4 參加會議人員 青島大煉油工程項目經理部的 HSE 管理部負責人 HSE 工 程師 裝置項目部負責人 監理公司項目總監 HSE 工程師 各 EC P 服 務承包商項目經理 HSE 經理 工程師 主要施工分包單位項目經理 HSE 經理 工程師 5 7 5 會議程序和內容 EC P 服務承包商和其主要施工分包單位書面匯報上月 HSE 管理情況 存在問題及下月 HSE 管理計劃 監理公司的 HSE 工程師總 結上月 HSE 管 理情況 主持有針對性的討論 分析存在的重要問題和隱 患整改處理方案 措施 并進一步分析其對項目進度 費用等方面管理的 影響 青島大煉油工程項目經理部 HSE 管理工程師提要求 主持人總結會 議 并明確下月 HSE 管理的重點工作 10 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協調管理程序 5 8 QA QC 例會 5 8 1 目的 總結質量管理經驗 肯定工作成果 暴露質量問題 研究處理質量 問題的措施 確保工程質量處于受控狀態并達到或超過既定的質量目標 5 8 2 組織者 監理公司 青島大煉油工程項目經理部質量管理部主持 5 8 3 會議時間 每月召開一次 5 8 4 參加會議人員 青島大煉油工程項目經理部的質量管理部負責人 質量工 程師 裝置項目部負責人 監理公司的 QA QC 工程師 施工經理 專業 工程師 各 EC P 服務承包商的 QA QC 經理 工程師 施工經理及專業 負責人 主要施工分包單位 QA QC 經理等 5 8 5 會議程序 各 EC P 服務承包商及其主要施工分包單位書面匯報上月施工 質量管理情況 存在的問題及下月施工質量管理的計劃 監理公司總結上 月 QA QC 情況 主持討論 分析存在的重要問題的整改處理方案 措施 并進一步分析其對項目進度 費用等方面管理的影響 青島大煉油工程項 目經理部質量管理工程師針對會議內容 提出相應的質量管理要求 主持 人總結會議 并明確下月 QA QC 的重點工作 5 9 工程進度控制例會 5 9 1 目的 圍繞里程碑控制點 綜合分析各方面因素 加強進度的動態調節和 主動控制 以里程碑控制點確保工程中交控制點 5 9 2 組織者 監理公司 青島大煉油工程項目經理部控制部主持 5 9 3 會議時間 每月末召開 各 EC P 服務承包商在每月 21 日向監理公司上報 本月計劃報表 監理公司審批后于每月