供應商管理實施細則編制日期審核日期批準日期修訂記錄日期版本號修改內容修改人審核人審批人15 / 151. 流程圖無2. 細則概況細則目的根據XX的相關規定，為規范XX公司供應商管理工作，包括供應商注冊、考察入庫、評估、評定級、獎罰等內容，以建立長期穩定的供應商隊伍，為XX公司提供優質高效的產品和服務。適用范圍適用于XX公司采購業務的供應商管理，各項目公司參照本實施細則，按其組織架構做適應性調整后執行，本細則所涉及貨幣單位均為人民幣元。定義1. 供應商管理主責部門：負責采購單位相應供應商全過程管理的部門。2. 供應商管理：指供應商注冊、考察、入庫審批、評估（過程評估、履約評估）、評定級等管理行為，并包括供應商合作過程中的績效改進、約談、獎罰等。3. 供應商注冊：指供應商通過交易平臺網站或公司外網，按要求進行資料填寫、提交等。4. 供應商考察入庫：對通過注冊的供應商進行資格初審及考察，確定其是否達到公司要求的標準，并履行相應流程審批，納入供應商庫管理，作為與其開展采購業務的前提條件。5. 供應商庫：指供應商信息數據庫，包括供應商的基本信息、投標報價信息、履約信息等，分為交易平臺供應商庫和公司內部管理供應商庫。6. 供應商過程評估：在合同簽署之后、履約結算完成之前，分階段對供應商合作過程中的表現進行評估。7. 供應商履約評估：供應商履約完成之后，結算款支付前對供應商履約的總體評估。8. 供應商績效改進：針對供應商履約過程中出現的質量、進度、安全、交付等問題提出績效改進要求，并發出績效改進通知，審核供應商提交的績效改進計劃，跟蹤改進情況。9. 供應商評定級：每年一季度對上年度有合作的供應商，根據過程評估、履約評估得分情況進行評定級，并根據評定級結果對供應商實施分級管理。10. 供應商等級：公司供應商庫內的供應商分為潛在供應商、A級、B級、C級、D級、E級供應商。11. 潛在供應商：已通過平臺注冊并經初審，但未考察入庫的供應商；三年內未參與投標報價、簽訂合約等合作的合格供應商自動調整為潛在供應商，如需參與投標報價，需重新組織考察、入庫。12. 合格供應商：指履約評估為60分及以上，評定為C級、B級、A級的供應商。13. 不合格供應商：指履約評估為60分以下、評定為D級的供應商和考察未通過的潛在供應商。14. 誠信黑名單供應商：指因違規行為、重大質量事故不得再參與公司業務的評定為E級的供應商及實際履約人，以及交易平臺公布的的黑名單供應商。15. 壟斷類供應商：指單一來源供應商，包括但不限于政府行政事業單位類以及地方壟斷性質的工程或服務（主要指水、電、燃氣等）、資源壟斷（包括但不限于廣告立柱、廣告牌、獨家經營的電視臺、報紙、電臺廣告）、技術壟斷（主要技術采用特定的專利或者專有技術）、行業壟斷等，且標的物無替代性的。細則主導部門XX部細則參與部門1. XX部門成本組、財務組等；2. 總部各中心；3. 無成本小組的項目公司。部門細則中承擔職責XX部門采購組1. XX公司供應商管理職能部門，負責供應商庫的建設及管理、維護；2. 負責組織編制、修訂供應商管理規則及供應商評估體系；3. 定期匯總各采購單位新考察入庫的供應商，并每季度末提交總部公司相關部門備案；4. 負責組織XX公司供應商年度評定級工作，并報總部公司相關部門備案；5. 組織審核采購單位E級供應商，并報總部公司相關部門公示；6. 負責XX公司區域戰略供應商考察入庫、評估、評定級、獎罰管理；7. 負責協調處理區域戰略/年度合作及常規采購供應商投訴；8. 負責組織XX公司年度供應商大會。XX部門其他部門1. 負責組織各自職能類供應商的考察入庫、評估、績效改進、獎懲等工作；2. 成本組、財務組參與總部各中心及無成本小組的項目公司供應商考察入庫工作；3. 成本組、財務組參與XX公司區域戰略供應商考察入庫、評估、績效改進、獎懲等工作。采購單位（總部各中心及無成本小組的項目公司）1. 負責其主責的年度合作/常規采購供應商考察入庫、評估、績效改進、獎懲等工作； 2. 負責處理其主責的履約糾紛協調；3. 參與XX公司區域戰略供應商考察入庫、評估。XX公司總部成本小組1. 審核供應商考察入庫；2. 審核供應商評估、評定級結果及懲罰處理措施事項。XX公司分管領導1. 審批年度合作/常規采購供應商考察入庫；2. 審批年度合作/常規采購供應商評估、評定級結果及懲罰處理措施事項。XX公司常務副總經理1. 審批區域戰略采購供應商考察入庫；2. 審批區域戰略采購供應商評估、評定級結果；3. 審批E級誠信黑名單供應商。XX公司辦公會議審議XX公司分管領導/常務副總與XX公司總部成本小組會意見分歧的供應s商考察入庫、評估、評定級及懲罰處理措施事項。3. 工作程序3.1. 供應商分類3.1.1. 按采購模式劃分：區域戰略供應商、總部各中心及項目公司年度合作和常規采購供應商；3.1.2. 按采購標的物屬性劃分：1) 工程建設項目供應商：包括施工（含工程維修）類、材料設備類、勘察類、工程檢測類、設計類、監理類、工程咨詢類、其他類及與工程建設項目相關的客戶關系管理、營銷類；2) 非工程建設項目供應商：包括設備設施、材料、信息技術應用設備或軟件、辦公物品、宿舍配套等貨物類，信息、智慧化系統設計、概念規劃、城市設計、戰略定位、產業策劃、項目前期研究等其他咨詢服務類，物業、保安、中介、策展、活動策劃等客戶關系管理服務類，廣告、招商、影像制作等其他營銷服務類，非工程類維修服務類，培訓、信息、智慧化系統實施、評估、測試等其他服務類。3.2. 供應商管理職責劃分3.2.1. XX公司的供應商管理主責部門劃分為：1） XX部門采購組：為XX公司供應商管理的職能部門，具體負責XX公司區域戰略供應商管理；2） XX公司XX部門其他部門：負責其主責的年度合作/常規采購供應商管理，并協助完成XX公司區域戰略供應商管理；3） 總部各中心、無成本小組的項目公司：負責其主責的年度合作/常規采購供應商管理，并協助完成XX公司區域戰略供應商管理。3.3. 供應商注冊、信息審核3.3.1. 供應商注冊1) 通過交易平臺進行采購的，所有供應商應在該平臺進行注冊、認證，并獲取CA證書，具體應注冊至交易平臺的“XX公司”名下，并選擇主責考察入庫審批的采購單位；2) 屬于壟斷類等單一來源采購項目、其他不通過交易平臺采購項目的，供應商應通過公司外網進行注冊；3) 供應商注冊時，按要求填寫供應商基本情況表，上傳加蓋公章的營業執照、稅務登記證（含國稅、地稅）的復印件；3.3.2. 供應商注冊信息審核1) 通過交易平臺注冊至“XX公司”名下的供應商信息，由采購主責單位負責組織并收集供應商信息，并由XX部門采購組負責審核；2) 通過公司外網注冊的供應商，由采購單位直接組織注冊審核；3) 采購單位初審供應商基本情況表，認為符合采購項目要求的，可發起組織考察申請；4) 同一供應商單次注冊入庫的資質或產品、服務類別不得超過三項。3.4. 區域戰略供應商考察3.4.1. 考察小組組成1） XX部門采購組牽頭組成考察小組，小組成員一般由XX部門采購組、成本組、財務組、需求部門派員組成（詳見附表），考察小組成員應跨部門且不少于2人；2） 如參與部門無法派員參與實地考察的，需負責審核該部門負責的相關考察材料。3.4.2. 供應商考察、審核：考察小組根據供應商類別通過以下不同方式進行考察、審核（詳見附表）：3.4.2.1 工程建設項目供應商1) 實地考察：考察小組對供應商的生產辦公場所、項目現場、案例進行實地考察：a) 考察小組按照各類型供應商認證表“基本信息”要求，核對供應商基本情況表對應的各類證照、報表、資質等重要文件的原件并考察供應商的基本情況。如“基本信息”內容中有任何一項未通過，則不再對該供應商進行后續考察，即實行一票否決；如“基本信息”考察通過，則進行“專業信息”考察；b) 按照各類型供應商認證表中“專業信息”內容的要求，考察小組對不同類型供應商的要求進行考察和評分，主要包括對過往案例、公司架構及人力資源狀況、產品的生產管理情況、認證及獲獎情況、配送及后續服務等進行考察。 2) 非實地考察：下列類型供應商（詳見附表）經XX公司成本小組會議同意后，可不再強制要求實地考察，可由考察小組通過網絡查詢、視頻、電話咨詢等方式認真核實其注冊信息真實性、承攬業務能力的真實性，并承擔因此造成不良后果的責任：a） 境外著名設計、咨詢等服務類供應商或其在國內注冊的公司；b） 屬于壟斷類等單一來源采購項目的供應商；c） 公司同行業標桿TOP10以內公司（參照克爾瑞每年發布的信息）近兩年的優秀工程材料設備類、工程服務類、營銷類供應商，優秀供應商以獲得各公司頒發的優秀供應商證書為準，主責部門應核實其真實性。3.4.2.2 非工程建設項目供應商非實地考察：經XX公司成本小組會議同意后，可不再強制要求實地考察，可由考察小組通過網絡查詢、視頻、電話咨詢等方式認真核實其注冊信息真實性、承攬業務能力的真實性，并承擔因此造成不良后果的責任。3.4.3. 工程施工、國產材料設備、監理、勘察等供應商原則上需提供審計報告、財務報表及稅務局出具的納稅證明，法律法規規定不能提供除外（如未到公示期的上市公司等，其他特殊情況無法提供的應予以說明），XX部門財務組負責審核，XX部門財務組是否參與實地考察由其根據具體情況決定；其他類供應商不強制要求提供審計報告及稅務局出具的納稅證明，如不提供，則XX部門財務組不參與實地考察，供應商認證表中“基本信息”的“財務狀況”不再實行一票否決，以其他維度得分對比剔除XX部門財務組權重總分計算其考察得分。即：考察評估得分=（剔除XX部門財務組維度實際得分/剔除XX部門財務組權重后總分）*100%。3.4.4. 考察結束后，XX部門采購組完成供應商認證表以及考察報告，考察評估得分大于等于60分的供應商為考察合格，小于60分為考察不合格。3.4.5. 材料設備類供應商，如為代理商的，填寫材料設備代理商認證表；如為廠家的，填寫材料設備供應商認證表。3.4.6. 供應商庫內合格供應商增加產品、服務類別，或變更代理商的，仍須進行考察。3.4.7. 考察報告應由所有考察人員簽署意見，如不簽字，視為同意，并承擔由此造成不良后果的責任。供應商認證表已固化到內部管理系統內，只需在發起入庫審批時填寫，不再強制在紙質文件上簽字和審批時上傳紙質文件。3.5. 年度合作/常規供應商考察3.5.1. 考察小組組成1） 采購單位牽頭組成考察小組，小組成員一般由XX部門采購組、成本組、財務組、采購單位派員組成（詳見附表），考察小組成員應跨部門且不少于2人；2） 如參與部門無法派員參與實地考察的，需負責審核該部門負責的相關考察材料。3.5.2. 供應商考察、審核：考察小組根據供應商類別通過以下不同方式進行考察、審核（詳見附表）：3.5.2.1 工程建設項目供應商1) 實地考察：考察小組對供應商的生產辦公場所、項目現場、案例進行實地考察：c) 考察小組按照各類型供應商認證表“基本信息”要求，核對供應商基本情況表對應的各類證照、報表、資質等重要文件的原件并考察供應商的基本情況。如“基本信息”內容中有任何一項未通過，則不再對該供應商進行后續考察，即實行一票否決；如“基本信息”考察通過，則進行“專業信息”考察。d) 按照各類型供應商認證表中“專業信息”內容的要求，考察小組對不同類型供應商的要求進行考察和評分，主要包括對過往案例、公司架構及人力資源狀況、產品的生產管理情況、認證及獲獎情況、配送及后續服務等進行考察。 2) 非實地考察：下列類型供應商（詳見附表）經XX部門采購組同意后，可不再強制要求實地考察，可由考察小組通過網絡查詢、視頻、電話咨詢等方式認真核實其注冊信息真實性、承攬業務能力的真實性，并承擔因此造成不良后果的責任：a） 境外著名設計、咨詢等服務類供應商或其在國內注冊的公司；b） 屬于壟斷類等單一來源采購項目的供應商；c） 公司同行業標桿TOP10以內公司（參照克爾瑞每年發布的信息）近兩年的優秀工程材料設備類、工程服務類、營銷類供應商，優秀供應商以獲得各公司頒發的優秀供應商證書為準，主責部門應核實其真實性。3.5.2.2 非工程建設項目供應商非實地考察：經XX部門采購組同意后，可不再強制要求實地考察，可由考察小組通過網絡查詢、視頻、電話咨詢等方式認真核實其注冊信息真實性、承攬業務能力的真實性，并承擔因此造成不良后果的責任。3.5.3. 工程施工、國產材料設備、監理、勘察等供應商原則上需提供審計報告及稅務局出具的納稅證明，法律法規規定不能提供除外（如未到公示期的上市公司等，其他特殊情況無法提供的應予以說明），XX部門財務組負責審核，XX部門財務組是否參與實地考察由其根據具體情況決定；其他類供應商不強制要求提供審計報告、財務報表及稅務局出具的納稅證明，如不提供，則XX部門財務組不參與實地考察，供應商認證表中“基本信息”的“財務狀況”不再實行一票否決，以其他維度得分對比剔除XX部門財務組權重總分計算其考察得分。即：考察評估得分=（剔除XX部門財務組維度實際得分/剔除XX部門財務組權重后總分）*100%。3.5.4. 考察結束后，采購單位需求主責部門完成供應商認證表以及考察報告，考察評估得分大于等于60分的供應商為考察合格，小于60分為考察不合格。3.5.5. 材料設備類供應商，如為代理商的，填寫材料設備代理商認證表；如為廠家的，填寫材料設備供應商認證表。3.5.6. 供應商庫內合格供應商增加產品、服務類別，或變更代理商的，仍須進行考察。3.5.7. 考察報告應由所有考察人員簽署意見，如不簽字，視為同意，并承擔由此造成不良后果的責任。供應商認證表已固化到內部管理系統內，只需在發起入庫審批時填寫，不再強制在紙質文件上簽字和審批時上傳紙質文件。3.6. 年度合作/常規供應商入庫審批3.6.1. 審批流程：1) 供應商考察完成后，由采購單位需求主責部門經辦人發起供應商入庫審批并后附簽字完整的考察報告及考察資料附件（營業執照、稅務登記證等資質文件不需重復上傳）。2) 供應商入庫審批由采購單位總經理審核，經XX部門財務組、成本組、采購組會簽，報XX公司成本小組會審議通過后，由XX公司分管領導審批。如XX公司分管領導與XX公司成本小組會意見分歧，則須經XX公司辦公會審議決定。3.6.2. 經審批通過的合格供應商,根據考察評估得分，70分及以上列為B級，60分至70分的列為C級，并按本細則3.9.4進行管理。3.6.3. 合格供應商的單位名稱、營業執照等內容變更時，供應商應提供變更申請并附帶法人證明、授權委托書等報采購單位供應商主責部門備案、更改，不需重新考察入庫。3.7. 區域戰略采購供應商入庫3.7.1. 審批流程：1) 供應商考察完成后，由XX部門采購組經辦人發起供應商入庫審批并后附簽字完整的考察報告及考察資料附件（營業執照、稅務登記證等資質文件不需重復上傳）。2) 供應商入庫審批由XX部門財務組、成本組、采購組負責人審核，經相關參與考察單位會簽，報XX公司成本小組會審議通過后，由XX公司常務副總經理審批。如XX公司常務副總經理與XX公司成本小組會意見分歧，則須經XX公司辦公會審議決定。3.7.2. 經審批通過的合格供應商,根據考察評估得分，70分及以上列為B級，60分至70分的列為C級，并按本細則3.9.4進行管理。3.7.3. 合格供應商的單位名稱、營業執照等內容變更時，供應商應提供變更申請并附帶法人證明、授權委托書等報XX部門采購組備案、更改，不需重新考察入庫。附表：供應商考察、入庫審批分類表3.8. 供應商評估3.8.1. 過程評估1） 以下合同的履約供應商須在每次進度款支付前進行過程評估：a) 區域戰略采購的實施合同，土建、精裝修施工總包，監理、設計、整合推廣（銷售月度服務）及銷售代理委托合同；b) 合同條款中明確約定按照合同執行情況考核后進行付款的其他類合同。2） 上述合同的過程評估由采購單位需求主責部門在每次進度款支付前組織完成并填寫供應商過程評估表，對于評為5分、1分的評估指標須作具體情況說明。3） 對于服務類（如保安、清潔等）需每月付款的合同，可每半年組織一次過程評估。上述合同的過程評估由采購單位需求主責部門組織完成并填寫供應商過程評估表，對于評為5分、1分的評估指標須作具體情況說明。4） 評估完成后由采購單位需求主責部門填寫供應商過程評估審批表并發起審批，經采購單位需求主責部門負責人、參與評估采購單位部門負責人審核后，由采購單位總經理審批。3.8.2. 履約評估1） 采購單位需求主責部門在竣工（或完工）后、合同結算前須完成對供應商的履約評估。2） 采購單位需求主責部門、XX部門財務組、成本組、采購組必須參與履約評估，其余參與部門由采購單位確定。3） 參與評估人員須按供應商履約評估表的要求進行打分，對于評為5分、1分的評估指標須作具體情況說明。4） 評估完成后，由采購單位需求主責部門填寫供應商履約評估審批表，經采購單位負責人、XX部門成本組負責人、XX部門財務組負責人、XX部門采購組負責人、采購單位其他部門負責人（如有）審核后，報XX公司成本小組會審議后，由XX公司分管領導審批；5） 供應商過程評估表、供應商過程評估審批表、供應商履約評估表、供應商履約評估審批表已固化到內部管理系統的，不強制走紙質文件。3.8.3. 非工程建設項目類供應商、壟斷類單一來源采購供應商參照工程建設項目類供應商3.8.2條款之要求進行過程評估和履約評估。3.9. 供應商評定級3.9.1. 采購單位應每年對當年合作的常規/年度合作供應商進行評定級：1） 當年僅有一項合同的供應商：尚未進行履約評估的，評估得分取其過程評估得分的算術平均值；已進行履約評估的，評估得分為過程評估得分的算術平均值（30）與履約評估得分（70）之和。2） 當年有多項合同的供應商：年度評估得分取其各單項合同年度評估得分的算術平均值。3） 各采購單位可對最終評定級結果進行調整，調整幅度不超過10%，調整結果需報成本小組會審議（會議紀要上需說明調整理由）、XX公司分管領導審批。3.9.2非工程建設項目供應商、壟斷類單一來源采購供應商也須參與供應商評定級，參照3.9.1執行。3.9.3. 區域戰略采購供應商評定級：1） XX部門采購組根據各采購單位當年度對區域戰略采購供應商的過程評估和履約評估計算得出的年度評估得分（詳見3.9.1之規定）算術平均值（80%）與XX部門采購組年度評估得分（20%）加權計算。2） XX部門采購組年度評估得分按照區域戰略采購供應商年度評分表進行計算。3.9.4. 根據供應商年度評定級得分結果，對供應商實施分級管理。如無新的總評定級，總評定級評估結果的有效期為兩年。具體對應分級如下：年度評分80分（含）以上70分（含）80分60分（含）70分60分以下分級ABCD3.9.5. 供應商分級管理：根據供應商級別，按以下措施進行管理：1） A級為首選供應商：a) 非交易平臺招標項目，自動納入同類采購業務入圍單位，不邀請其參與投標需經XX公司成本小組會確認；b) 非交易平臺招標項目，免交投標保證金（寫入招標文件）；c) 交易平臺招標項目，優先推薦入圍投標（資格預審適當加10-20分）；d) 可作為區域戰略合作優先推薦單位（資格預審適當加10-20分）；e) A級區域戰略/年度合作供應商，具備續約資格；f) 有資格參與年度優秀供應商的評選；2） B級為可接受供應商：a） 參加招投標活動；b） B級區域戰略/年度合作供應商，具備續約資格。3） C級為限制使用供應商：a) 非交易平臺招標項目，原則上不可參加招投標活動；若因為備選單位不足而影響組織招標工作等特殊情況下才可選用，須經XX公司成本小組會確認，會議紀要上說明選用理由；b) 交易平臺招標項目，通過資格預審方式，提高投標入圍資格，避免或減少C級供應商入圍數量。4） D級為不合格供應商：a） 經總部公司總部公示，報交易平臺，取消其兩年內中標資格，不得參與公司業務，期滿后須重新組織考察入庫。3.9.6. 出現以下情況的供應商，可即時評為E級誠信黑名單供應商，由XX部門采購組、成本組、財務組審核，經XX公司成本小組會審議，由XX公司常務副總審批，報總部公司相關部門備案并提交交易平臺公示，永久取消中標資格：1) 交易平臺公示的黑名單供應商；2) 被認定為圍標、串標的；3) 未通過竣工驗收并拒絕整改的；4) 因供應商原因造成項目里程碑節點延誤的；5) 不配合結算造成結算久拖不決的；6) 無故索取超出合同約定調差的；7) 出現重大質量問題并導致嚴重后果的；8) 通過無效投訴干擾公司正常招投標或其他工作秩序的情況；9) 其他違反總部規定和法律法規的情況。3.9.7. 各供應商評估完成后，采購單位編寫供應商總評定級匯總審批表匯總各供應商的評估情況，發起供應商總評定級審批。供應商總評定級審批流程如下：1） 區域戰略采購供應商：由XX部門采購組負責