公共會議室會務管理工作規范 （一）會務組織工作 1.操作流程 確定會議主題、時間、與會人員、議程 確定會議地點 制作會議方案（含時間、地點、與會人員、議程、組織機構及籌備工作分工） 部署籌備工作 下發會議通知單（電話、短信、書面通知） 會議材料 含會議須知（ 含注意事項、議程、與會人員名單、食宿、座位、車輛安排、醫療、安全保衛等）、講話材料、相關文件等 會場布置（含會標、鮮花、茶水、座位擺布、座位牌、座區圖、報到處等） 組織報到（發放資料、清點人數） 會場服務（清點人數、保障音響、茶水、電力、會議記錄） 清理會場 會場總結（資料歸檔、會議記錄等） 2.操作規范 （ 1）確定會議主題必須使用規范統一的會標，會議時間必須精確劃分，與會人員必須注明主席臺人數和與會人數，并載明與會主要領導，會議規格等級，會議議程必須細致具體，會議地點必須統一使用規范名稱。 （ 2）制作會議方案。必須分工具體、責任明確，與會務籌備有關內容必須周到具體，并及時送交領導審閱參考。 （ 3）下發會議通知單必須載明會議時間、地點、與會對象、會議 主題、會議要求等具體事項，電話通知會議必須做好文字記載，并注明接聽電話人員基本情況。 （ 4）會議材料（含會議須知、注意事項、會議議程、與會人員名單、食宿、座位、車輛、醫療安排、安全保衛等工作內容）相關文件和講話材料，必須按照文件操作程序辦理。 （ 5）會場布置須對照會務準備督查事項明細表逐一準備落實：含會標內容的準備、會議用具數量清點、會議用具擺放、鮮花擺放要求、茶水、茶具準備、座位排序領導銘牌制作及擺放、報到處的設立、座位分區平面示意圖的張貼，空調、燈光、音響、頒獎曲的準備及檢修、室外歡迎牌、拱門汽球、 橫幅的規劃制作等內容。 （ 6）組織報到必須清點人數，提交到會情況統計表到會務組，并及時發放會務相關資料及物品。 （ 7）會場服務必須按會議要求提前半小時開門，提供茶水、音響、燈光、空調和保潔服務，并按要求做好會議記錄。 （ 8）會議結束以后，必須及時打掃衛生、清點會議用具，會議用具及時歸位，檢查登記物品損壞情況，及時關閉水電、空調、燈光、音響，并及時關門落鎖。 （ 9）會議結束以后，及時將會議記錄、會務資料整理歸檔。 （二）公共會議室安排 1.操作流程 使用單位來函來電咨詢 會議室察看、具體銜接、意見反 饋 會議室租用手續辦理 會務組接納通知單、簽字 對照通知單、督查表準備會務， 會前督查 正式會議、會中察看 會后保潔，用具清點、歸位，會后督查 會議室設備檢查、調試 填寫會議室使用通知單、督查通知單 會 務 服 務 意 見 反 饋 2.操作規范 （ 1）及時統計機關會議室設置情況，含會議室規格、會議設施設備、會議用具數量及擺放形式、收費標準、會議室使用管理有關規定，致函各單位備案。 （ 2）凡須使用公共會議室的單位須提前 1 3 天聯系會議室使用意向，須致電或來函至機關后勤服務中心事務一科，并提前一天辦理好租用手續，除四大家使用公共會議室，其他單位一律按標準收取會場租金、會議變更或調整，須提前一天與后勤事務一科銜接。 （ 3）會議室使用單位來函來電，須銜接好會務服務相關內容，即會議時間、會議地點、與會人數（含主席臺人數）、會議規格、與會主要領導、會標內容、會議用具擺放要求是否需要鮮花、果盤、歡迎標牌、領導銘牌、座位牌、會議室分區布局圖等，并陪同察看會議室情況。 （ 4）所有會場租用須提前一天布置并及時檢查相關內容是否到位，一級規格會議須認真填寫重要會議督查清單，逐一檢查落實。 （ 5）所有會議安排一律開具會議通知單，后勤事務一科會務安排人員簽字，物業公司會務組會務接納人員簽字，并做到會前督查、會中察看、會后意見反饋三落實。 （ 6）所有會議均須提前半小時開門，做好保潔、音響、燈光、空調、茶水的服務。 （ 7）會后，及時打掃衛生，清點會議用具數量、檢查物品損壞