UDC 中華人民共和國行業標準P CJJ/T 117-2007建設電子文件與電子檔案管理規范Code for Management of Electronic ConstructionRecords and Archives2007-09-05 發布 2008-01-01 實施中 華 人 民 共 和 國 建 設 部 發 布 中華人民共和國行業標準建 設 電 子 文 件 與 電 子 檔 案 管 理 規 范Code for Management of Electronic ConstructionRecords and ArchivesCJJ/T 1172007J 7252007批準部門：中華人民共和國建設部施行日期：200年月日中華人民共和國建設部公告 第712號建設部關于發布行業標準建設電子文件與電子檔案管理規范的公告現批準建設電子文件與電子檔案管理規范為行業標準，編號為 CJJT 1172007，自 2008年 1月 1日起實施。 本規范由建設部標準定額研究所組織中國建筑工業出版社出版發行。 中華人民共和國建設部 2007年9月 5日6前 言本規范是根據建設部“關于印發二二至二三年度工程建設國家標準制訂、修訂計劃的通知”（建標2003102號）的要求，由廣州市城建檔案館和建設部城建檔案工作辦公室會同有關單位編制而成的。在標準編制過程中，編制組開展了專題研究，進行了深入的調查研究，總結了近幾年來建設電子文件與電子檔案管理的經驗，參考借鑒了國家檔案局制定的電子文件歸檔與管理的有關標準，并以多種方式廣泛征求了全國有關單位的意見，對主要問題進行了反復修改，最后經有關專家審查定稿。本規范主要內容包括：代碼標識、格式與載體，電子文件的收集與積累，電子文件的整理、鑒定與歸檔，建設電子檔案的驗收與移交，建設電子檔案的管理。本規范由建設部負責管理，建設部城建檔案工作辦公室負責具體技術內容的解釋。本規范執行過程中，請各單位注意總結經驗，積累資料，隨時將有關意見和建議反饋給建設部城建檔案工作辦公室（地址：北京市海淀區三里河路9號，郵政編碼100835），以供今后修訂時參考。本規范主編單位、參編單位和主要起草人：主編單位：廣州市城建檔案館建設部城建檔案工作辦公室參編單位：北京市城建檔案館 南京市城建檔案館 杭州市城建檔案館 珠海市城建檔案館主要起草人：鄭向陽、姜中橋、張華、劉志清、周健民、趙立芳、黃偉明、肖妍目 次1總則12術語23基本規定44電子文件的代碼標識、格式與載體65建設電子文件的收集與積累8 5.1收集積累的范圍8 5.2收集積累的要求8 5.3收集積累的程序96建設電子文件的整理、鑒定與歸檔11 6.1整理11 6.2鑒定11 6.3歸檔12 6.4檢驗13 6.5匯總137建設電子檔案的驗收與移交14 7.1建設系統業務管理電子檔案的移交14 7.2建設工程電子檔案的驗收與移交14 7.3辦理移交手續148建設電子檔案的管理16 8.1脫機保管16 8.2有效存儲16 8.3遷移17 8.4利用17 8.5鑒定銷毀 18 8.6統計 18 附錄A建設電子文件（檔案）案卷（或項目） 級登記表19附錄B建設電子文件（檔案）文件級登記表20附錄C建設電子文件更改記錄表21附錄D建設電子文件（檔案）載體封面22附錄E建設電子檔案移交、接收登記表23附錄F建設電子檔案轉存登記表24附錄G建設電子檔案遷移登記表25附錄H建設電子檔案銷毀登記表26本規范用詞說明27附：條文說明291 總則1.0.1 為加強建設電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的建設電子檔案，保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發利用，制定本規范。 1.0.2 本規范適用于建設系統業務管理電子文件和建設工程電子文件的歸檔和管理。1.0.3 建設電子文件歸檔與電子檔案管理除執行本規范外，尚應執行國家現行有關標準的規定。2 術語2.0.1 建設電子文件electronic construction records在城鄉規劃、建設及其管理活動中通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。主要包括建設系統業務管理電子文件和建設工程電子文件兩大類。2.0.2 建設系統業務管理電子文件electronic records of construction professional administration建設系統各行業、專業管理部門(包括城鄉規劃、城市建設、村鎮建設、建筑業、住宅房地產業、勘察設計咨詢業、市政公用事業等行政管理部門，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環衛、公共客運、規劃、勘察、設計、抗震、人防等專業管理單位)在業務管理和業務技術活動中通過數字設備及環境生成的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的業務及技術文件。2.0.3 建設工程電子文件electronic records of construction engineering在工程建設過程中通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。建設工程電子文件主要包括工程準備階段電子文件、監理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。建設工程電子文件可簡稱為工程電子文件。2.0.4 建設電子檔案electronic construction archives具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。主要包括建設系統業務管理電子檔案和建設工程電子檔案。2.0.5 真實性 authenticity電子文件的內容、結構和背景信息等與形成時的原始狀況一致。2.0.6 完整性 integrity電子文件的內容、結構、背景信息、元數據等無缺損。2.0.7 有效性 utility電子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。2.0.8 元數據metadata描述電子文件的背景、內容、結構及其整個管理過程的數據。2.0.9 在線式歸檔on-line filing通過計算機網絡，將電子文件及相關數據向檔案部門移交的過程。2.0.10 離線式歸檔off-line filing將應歸檔的電子文件及相關數據存儲到可脫機存儲的載體上向檔案部門移交的過程。2.0.11 固化fixing為避免電子文件因動態因素造成信息缺損的現象，而將其轉換為一種相對穩定的通用文件格式的過程。2.0.12 遷移migration將源系統中的電子文件向目標系統進行轉移存儲的方法與過程。2.0.13 建設電子文件歸檔與管理系統 filing and management system of electronic construction records 對建設電子文件進行整理歸檔及管理的信息系統，具有確定歸檔范圍與保管期限、登記、分類、著錄、存儲、保管、利用及數據交換等功能。該系統包括兩個類型，即建設系統業務管理電子文件歸檔與管理系統和建設工程電子文件歸檔與管理系統。3 基本規定3.0.1 建設系統業務管理電子文件形成單位和建設工程電子文件形成單位應加強對電子文件歸檔的管理，將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序，明確責任崗位，指定專人管理。3.0.2 建設系統業務管理電子文件形成單位的檔案部門應負責監督和指導本單位建設系統業務管理電子文件的收集、整理和歸檔，并定期向當地城建檔案館（室）移交建設系統業務管理電子檔案。3.0.3 在建設工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗收移交中，建設單位的工作應符合下列規定：1 在建設工程招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，對工程電子文件的套數、質量、移交時間等提出明確要求；2 收集和積累工程準備階段、竣工驗收階段形成的電子文件，并進行整理歸檔；3 組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作；4 收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位形成的工程電子檔案；5 在組織工程竣工驗收前，提請當地建設（城建）檔案管理機構對工程紙質檔案進行預驗收時，應同時提請對工程電子檔案進行預驗收； 6 對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，按規定向當地城建檔案館（室）移交工程電子檔案。3.0.4 勘察、設計、施工、監理及測量等單位應將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設單位移交。建設（城建）檔案管理機構應對建設工程電子文件的整理歸檔工作進行監督、檢查、指導和預驗收。3.0.5 對具有永久保存價值的可輸出打印型電子文件，建設電子文件形成單位必須將其制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品，并在內容、格式、相關說明及描述上保持一致，且二者之間必須建立關聯。3.0.6 建設電子文件形成單位應建立建設電子文件歸檔與管理系統，實現建設電子文件自形成到歸檔、保管、利用過程中電子文件及其著錄數據、元數據的連續管理。3.0.7 建設電子文件形成單位和建設電子檔案保管單位應采取措施，保證建設電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，并應符合以下規定：1 應建立規范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從建設電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證建設電子文件的產生、處理過程符合規范。2 應采取安全防護技術措施，保證建設電子文件的真實性。3 應建立建設電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數據。4 應建立建設電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。5 建設電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策。3.0.8 建設電子文件形成單位與建設（城建）檔案管理機構應對建設電子文件加強前端控制，實行全過程的管理與監控，保證管理工作的連續性。3.0.9 建設（城建）檔案管理機構應根據建設行業信息化現狀，及時提出建設電子文件歸檔的技術性指導意見。建設電子文件形成單位據此明確規定各類建設電子文件歸檔的具體要求，保證歸檔質量。4 電子文件的代碼標識、格式與載體4.0.1 電子文件的代碼應包括稿本代碼和類別代碼。1 稿本代碼應按表4.0.1-1標識。表4.0.1-1 稿本代碼稿本代碼草稿性電子文件M非正式電子文件U正式電子文件F2 類別代碼應按表4.0.1-2標識。表4.0.1-2 類別代碼文件類別代碼文本文件（Text）T圖像文件（Image）I圖形文件（Graphics）G影像文件（Video）V聲音文件（Audio）A程序文件（Program）P數據文件（Data）D4.0.2 各種不同類別電子文件的存儲應采用通用格式。通用格式應符合表4.0.2的規定。 表4.0.2 各類電子文件的通用格式文件類別通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG影像文件MPEG、AVI聲音文件WAV、MP34.0.3 各種不同類別電子文件的存儲亦可采用國務院建設行政主管部門和信息化主管部門認可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式。4.0.4 脫機存儲電子檔案的載體應采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。移動硬盤、優盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長期保存的載體。5 建設電子文件的收集與積累5.1 收集積累的范圍5.1.1 凡是在城鄉規劃、建設及其管理等活動中形成的具有重要憑證、依據和參考價值的電子文件和數據等都應屬于建設系統業務管理電子文件的收集范圍。5.1.2 凡是記錄與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀的具有重要憑證、依據和參考價值的電子文件和相關數據等都應屬于建設工程電子文件的收集范圍。各類建設工程電子文件的具體收集范圍應按照建設工程文件歸檔整理規范（GB/T 50328-2001）規定的收集范圍進行。5.2 收集積累的要求5.2.1 建設電子文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作。5.2.2 建設電子文件的內容必須真實、準確。工程電子文件內容必須與工程實際相符合，且內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理、測量等方面的技術規范、標準和規程。5.2.3 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有參考價值的建設電子文件的不同稿本均應保留。5.2.4 凡是屬于收集積累范圍的建設電子文件，收集積累時均應進行登記。登記時必須按照本規范附錄A、附錄B的要求，填寫建設電子文件（檔案）的案卷級和文件級登記表。5.2.5 應采取嚴密的安全措施，保證建設電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動。積累過程中更改建設系統業務管理電子文件或建設工程電子文件應按本規范附錄C的要求，填寫建設電子文件更改記錄表。5.2.6 應定期備份建設電子文件，并存儲于能夠脫機保存的載體上。對于多年才能完成的項目，應實行分段積累，宜一年拷貝一次。5.2.7 對通用軟件產生的建設電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的建設電子文件應轉換成通用型建設電子文件。5.2.8 對內容信息是由多個子電子文件或數據鏈接組合而成的建設電子文件，鏈接的電子文件或數據應一并歸檔，并保證其可準確還原；當難以保證歸檔建設電子文件的完整性與穩定性時，可采取固化的方式將其轉換為一種相對穩定的通用文件格式。5.2.9 與建設電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性等有關的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設電子文件一同收集。5.2.10 對采用統一套用格式的建設電子文件，在保證能恢復原格式形態的情況下，其內容信息可不按原格式存儲。5.2.11 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及與建設電子文件處理有關的著錄數據、元數據等必須與建設電子文件一同收集。5.3收集積累的程序5.3.1 收集積累建設電子文件，均應進行登記，并應符合以下規定。 1 工作人員應按本單位文件歸檔和保管期限的規定，從電子文件生成起對需歸檔的電子文件性質、類別、期限等進行標記。2 應運用建設電子文件歸檔與管理系統對每份建設電子文件進行登記，電子文件登記表應與電子文件同時保存。5.3.2 對已登記的建設電子文件必須進行初步鑒定，并將鑒定結果錄入建設電子文件歸檔與管理系統。5.3.3 對經過初步鑒定的建設電子文件應進行著錄，并將結果錄入建設電子文件歸檔與管理系統。5.3.4 對已收集積累的建設電子文件，應按業務案件或工程項目來組織存儲。5.3.5 對存儲的建設電子文件的命名，宜由三位阿拉伯數字或三位阿拉伯數字加漢字組成，數字是本文件保管單元內電子文件編排順序號，漢字部分則體現本電子文件的內容及特征或圖紙的專業名稱和編號。建設電子文件保管單元的命名規則可按照建設電子文件的命名規則進行。5.3.6 建設電子文件與相應的紙質文件應建立關聯，在內容、相關說明及描述上應保持一致。6 建設電子文件的整理、鑒定與歸檔6.1 整理6.1.1 建設電子文件的形成單位應做好電子文件的整理工作。6.1.2 對于建設系統業務管理電子文件或建設工程電子文件，業務案件辦理完結或工程項目完成后，應在收集積累的基礎上，對該案件或項目的電子文件進行整理。6.1.3 整理應遵循建設系統業務管理電子文件或建設工程電子文件的自然形成規律，保持案件或項目內建設電子文件間的有機聯系，便于建設電子檔案的保管和利用。6.1.4 同一個保管單元內建設電子文件的組織和排序可按相應的建設紙質文件整理要求進行。6.1.5 建設電子文件的分類應按照城建檔案分類大綱進行。6.1.6 建設電子文件的著錄應按照現行國家標準城建檔案著錄規范（GB/T50323-2001）進行，同時應按照保證其真實性、完整性、有效性的要求補充建設電子文件特有的著錄項目和其他標識信息與數據。6.2 鑒定6.2.1 鑒定工作應貫穿于建設電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。 6.2.2 歸檔前，建設電子文件形成單位應按照規定的項目，對建設電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。6.2.3 建設電子文件的歸檔范圍、保管期限應按照國家關于建設紙質文件材料歸檔范圍、保管期限的有關規定執行。建設電子文件元數據的保管期限應與內容信息的保管期限一致。6.3 歸檔6.3.1 建設電子文件形成單位應定期把經過鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。6.3.2 歸檔的建設電子文件應符合下列要求：1 已按電子檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管要求的脫機載體上。2 必須完整、準確、系統，能夠反映建設活動的全過程。6.3.3 建設電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔?？筛鶕嶋H情況選擇其中的一種或兩種方式進行電子文件的歸檔。6.3.4 建設系統業務管理電子文件的在線式歸檔可實時進行；離線式歸檔應與相應的建設系統業務管理紙質或其他載體形式文件歸檔同時進行。工程電子文件應與相應的工程紙質或其他載體形式的文件同時歸檔。6.3.4 建設電子文件形成單位在實施在線式歸檔時，應將建設電子文件的管理權從網絡上轉移至本單位檔案部門，并將建設電子文件及其元數據等通過網絡提交給檔案部門。6.3.5 建設電子文件形成單位在實施離線式歸檔時，應按下列步驟進行：1 將已整理好的建設電子文件及其著錄數據、元數據、各種管理登記數據等分案件（或項目）按要求從原系統中導出；2 將導出的建設電子文件及其著錄數據、元數據、各種管理登記數據等按照要求存儲到耐久性好的載體上，同一案件（或項目）的電子文件及其著錄數據、元數據、各種管理登記數據等必須存儲在同一載體上。3 對存儲的建設電子文件進行檢驗。4 在存儲建設電子文件的載體或裝具上編制封面。封面內容的填寫應符合本規范附錄D的要求，同時存儲載體應設置成禁止寫操作的狀態。5 將存儲建設電子文件并貼好封面的載體移交給本單位檔案部門。6 歸檔移交時，交接雙方必須辦理歸檔移交手續。檔案部門必須對歸檔的建設電子文件進行檢驗，并按照本規范附錄E的要求，填寫建設電子檔案移交、接收登記表。交接雙方負責人必須簽署審核意見。當文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性時，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。6.4 檢驗6.4.1 建設系統業務管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之前，均應對移交的載體及其技術環境進行檢驗，檢驗合格后方可進行交接。 6.4.2 勘察、設計、施工、監理、測量等單位形成的工程電子檔案應由建設單位進行檢驗。檢驗審查合格后向建設單位移交。6.4.3 在對建設電子檔案進行檢驗時，應重點檢查以下內容：1 建設電子檔案的真實性、完整性、有效性；2 建設電子檔案與紙質檔案是否一致、是否已建立關聯；3 載體有無病毒、有無劃痕；4 登記表、著錄數據、軟件、說明資料等是否齊全；6.5 匯總6.5.1 建設單位應將勘察、設計、施工、監理、測量等單位移交的工程電子檔案及相關數據與本單位形成的工程前期電子檔案及驗收電子檔案一起按項目進行匯總，并對匯總后的工程電子檔案按本規范6.4.3條的要求進行檢驗。7 建設電子檔案的驗收與移交7.1 建設系統業務管理電子檔案的移交7.1.1 建設系統業務管理電子檔案形成單位應按照有關規定，定期向城建檔案館（室）移交已歸檔的建設系統業務管理電子檔案。移交方式包括在線式和離線式。7.1.2 凡已向城建檔案館（室）移交建設系統業務管理電子檔案的單位，如工作中確實需要繼續保存紙質檔案的，可適當延緩向城建檔案館（室）移交紙質檔案的時間。7.2 建設工程電子檔案的驗收與移交7.2.1 建設單位在組織工程竣工驗收前，提請當地建設（城建）檔案管理機構對工程紙質檔案進行預驗收時，應同時提請對工程電子檔案進行預驗收。7.2.2 列入城建檔案館（室）接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館（室）移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。7.2.3 停建、緩建建設工程的電子檔案，暫由建設單位保管。7.2.4 對改建、擴建和維修工程，建設單位應當組織設計、施工單位據實修改、補充、完善原工程電子檔案。對改變的部位，應當重新編制工程電子檔案，并和重新編制的工程紙質檔案一起向城建檔案館（室）移交。7.3 辦理移交手續7.3.1 城建檔案館（室）接收建設電子檔案時，應按照本規范6.4.3條的要求對電子檔案再次檢驗，檢驗合格后，將檢驗結果按照本規范附錄E的要求，填入建設電子檔案移交、接收登記表，交接雙方簽字、蓋章。7.3.2 登記表應一式兩份，移交和接收單位各存一份。8 建設電子檔案的管理8.1 脫機保管8.1.1 建設電子檔案的保管單位應配備必要的計算機及軟、硬件系統，實現建設電子檔案的在線管理與集成管理。并將建設電子檔案的轉存和遷移結合起來，定期將在線建設電子檔案按要求轉存為一套脫機保管的建設電子檔案，以保障建設電子檔案的安全保存。8.1.2 脫機建設電子檔案（載體）應在符合保管條件的環境中存放，一式3套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。8.1.3 脫機建設電子檔案的保管，應符合下列條件：1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層；2 環境溫度應保持在1720之間；相對濕度應保持在3545之間；3 存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離；4 存放地點必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光；5 單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。8.1.4 建設電子檔案在形成單位的保管，應按照本規范8.1.3條的要求執行。8.2 有效存儲8.2.1 建設電子檔案保管單位應每年對電子檔案讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，必須進行載體轉換。8.2.2 對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測及抽樣機讀檢驗，如發現問題應及時采取恢復措施。8.2.3 應根據載體的壽命，定期對磁性載體、光盤載體等載體的建設電子檔案進行轉存。轉存時必須進行登記，登記內容應按本規范附錄F的要求填寫。8.2.4 在采取各種有效存儲措施后，原載體必須保留三個月以上。8.3 遷移8.3.1 建設電子檔案保管單位必須在計算機軟、硬件系統更新前或電子文件格式淘汰前，將建設電子檔案遷移到新的系統中或進行格式轉換，保證其在新環境中完全兼容。8.3.2 建設電子檔案遷移時必須進行數據校驗，保證遷移前后數據的完全一致。8.3.3 建設電子檔案遷移時必須進行遷移登記，登記內容應按本規范附錄G的要求填寫。8.3.4 建設電子檔案遷移后，原格式電子檔案必須同時保留的時間不少于3年，但對于一些較為特殊必須以原始格式進行還原顯示的電子檔案，可采用保存原始檔案的電子圖像。8.4 利用8.4.1 建設電子檔案保管單位應編制各種檢索工具，提供在線利用和信息服務。8.4.2 利用時必須嚴格遵守國家保密法規和規定。凡利用互聯網發布或在線利用建設電子檔案時，應報請有關部門審核批準。8.4.3 對具有保密要求的建設電子檔案采用聯網的方式利用時，必須按照國家、地方及部門有關計算機和網絡保密安全管理的規定，采取必要的安全保密措施，報經國家或地方保密管理部門審批，確保國家利益和國家安全。8.4.4 利用時應采取在線利用或使用拷貝件，電子檔案的封存載體不得外借。脫機建設電子檔案（載體）不得外借，未經批準，任何單位或人員不得擅自復制、拷貝、修改、轉送他人。8.4.5 利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。 8.5 鑒定銷毀8.5.1 建設電子檔案的鑒定銷毀，應按照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行。銷毀建設電子檔案必須在辦理審批手續后實施，并按本規范附錄H的要求，填寫建設電子檔案銷毀登記表。8.6 統計8.6.1 建設電子檔案保管單位應及時按年度對建設電子檔案的接收、保管、利用及鑒定銷毀等情況進行統計。附錄A 建設電子文件（檔案）案卷（或項目）級登記表 文件特征內 容 工程地點 單 位名 稱聯系方式歸檔時間 載體類型載體編號 設備環境特征 硬件環境 (主機、網絡服務 器型號、制造廠 商等) 軟件環境 (型號、版本等) 操作系統 數據庫系統 相關軟件(文字處理工具、瀏覽器、壓縮 或解密軟件等) 文件記錄特征 記錄結構 (物理、邏輯) 記錄類型 口定長 口可變長 口其他 記錄總數 總字節數 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 文件載體 型號： 數量： 備份數： 口一件一盤 口多件一盤 口一件多盤 口多件多盤 制表審核 填表人(簽名) 年 月 日 審核人(簽名) 年 月 日附錄B 建設電子文件（檔案）文件級登記表文件編號文件名文件稿本代碼文件類別代碼形成時間載體編號保管期限備注附錄C 建設電子文件更改記錄表序號 電子文件名更改單號更改者更改日期 備注附錄D 建設電子文件（檔案）載體封面 載體編號： 類別： 檔 號： 套別： 內 容： 地 址： 編制單位： 編制日期： 保管期限： 密級： 文件格式： 軟硬件平臺說明： 附錄E 建設電子檔案移交、接收登記表載體編號載體標識載體類型載體數量載體外觀檢查有無劃傷是否清潔病毒檢查殺毒軟件名稱版本病毒檢查結果報告：載體存儲電子文件檢驗項目載體存儲電子文件總數文件夾數已用存儲空間 字節載體存儲信息讀取檢驗項目編制說明文件中相關內容記錄是否完整是否存有電子文件目錄文件載體存儲信息能否正常讀取移交人（簽名） 年 月 日接收人（簽名） 年 月 日 移交單位審核人（簽名） 年 月 日接收單位審核人（簽名） 年 月 日移交單位（印章） 年 月 日接收單位（印章） 年 月 日附錄F 建設電子檔案轉存登記表存儲設備更新與兼容性檢驗情況登記光盤載體轉存登記磁性載體轉存登記填表人（簽名）： 年 月 日審核人（簽名）： 年 月 日單位（蓋章）： 年 月 日附錄G 建設電子檔案遷移登記表源系統設備情況硬件系統：系統軟件：應用軟件：存儲設備： 目標系統設備情況硬件系統：系統軟件：應用軟件：存儲設備： 被遷移歸檔電子文件情況源文件格式：目標文件格式：遷移文件數：遷移時間：遷移檢驗情況硬件系統校驗：系統軟件校驗：應用軟件校驗：存儲載體校驗：電子文件內容校驗：電子文件形態校驗：遷移操作者（簽名）： 年 月 日遷移校驗者（簽名）： 年 月 日單位（蓋章）： 年 月 日附錄H 建設電子檔案銷毀登記表序號文件名稱文件字號歸檔日期頁次銷毀原因銷毀人簽字備注本規范用詞說明1 為了便于在執行本規范條文時區別對待，對要求嚴格程度不同的用詞，說明如下：1）表示很嚴格，非這樣做不可的用詞：正面詞采用“必須”；反面詞采用“禁止”。2）表示嚴格，在正常情況下均應這樣做的用詞： 正面詞采用“應”； 反面詞采用“不應”或“不得”。3）表示允許稍有選擇，在條件許可時，首先應這樣做的用詞： 正面詞采用“宜”； 反面詞采用“不宜”。 表示有選擇，在一定條件下可以這樣做，采用“可”。2 條文中指定按其他有關標準、規范執行時，寫法為：“應符合的規定”或“應按執行”。建設電子文件與電子檔案管理規范條 文 說 明Code for Management of Electronic ConstructionRecords and Archives建設電子文件與電子檔案管理規范條 文 說 明1 總則1.0.1 “加強建設電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的城建電子檔案，保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發利用”，既是制定本規范的目的，也是制定本規范的指導思想。真實、準確、完整、有效是尊重和保持建設電子檔案歷史原貌的科學要求。保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發利用是檔案歸檔與管理的目的。1.0.2本規范對從事城鄉規劃、建設及其管理活動的部門與機構產生的建設系統業務管理電子文件和建設工程電子文件的歸檔和管理具有普遍的適用性。1.0.3建設電子文件歸檔與電子檔案管理除執行本規范外，尚應執行現行CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1）、電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894）、城建檔案分類大綱、城建檔案密級與保管期限表等規范或文件的規定。2 術語2.0.1 建設電子文件主要包括建設系統業務管理電子文件和建設工程電子文件兩大類。其中建設系統業務管理電子文件主要產生于建設系統各行業、專業管理部門(包括城鄉規劃、城市建設、村鎮建設、建筑業、住宅房地產業、勘察設計咨詢業、市政公用事業等行政管理部門，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環衛、公共客運、規劃、勘察、設計、抗震、人防等專業管理單位)；建設工程電子文件產生于工程建設活動中，主要包括工程準備階段電子文件、監理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。2.0.7 有效性，也可以稱作可用性，可用的文件指文件可以查找、檢索、呈現或理解，能夠表明文件與形成它的業務活動和事件過程的直接關系。2.0.8 元數據被稱作數據之數據，它主要描述電子文件的數據屬性。它是一種信息資源組織和管理工具，可以對文件進行詳細、全面、規范的描述，保證電子文件能夠被準確理解與有效檢索，支持電子文件的管理、利用和長期存取，也是檢驗電子文件真實性、完整性和有效性的依據之一。2.0.9 運用計算機技術和網絡通信技術將電子文件及相關數據進行遠程的傳遞和移交這種在線式歸檔，是隨著電子文件的產生而產生的新的檔案工作方式，它有別于傳統的文件、檔案的傳遞和移交。2.0.10 離線式歸檔是通過中間載體的轉存，來達到將應歸檔的電子文件及相關數據從原電子文件管理、應用或存儲設備傳遞到檔案部門的電子文件管理、應用或存儲設備中。2.0.11 固化是指針對內容信息是由多個電子文件或數據鏈接組合而成的城建電子文件，為避免其因動態因素造成信息缺損的現象，而將其轉換為一種相對穩定的通用文件格式的過程。另外，針對同一保管單元內的各種不同格式的建設電子檔案，由于格式復雜多樣性給今后電子檔案的保管和遷移帶來很大的難度和工作量，因此，也可考慮采用信息固化的方式將其轉換為一種相對穩定的通用格式。2.0.13 建設電子文件歸檔與管理系統是對建設電子文件進行整理歸檔及管理的信息系統。對建設電子文件的管理，不同于傳統的紙質文件，從其形成到利用，都必須依靠一定的技術設備，包括硬件設備和管理軟件。功能齊全合理的建設電子文件歸檔與管理系統能使管理人員對建設