XX公司行政事務(wù)處理準則 總 則 第一條 本辦事細則依照本公司組織規(guī)程制定。 第二條 本公司一般業(yè)務(wù)行政管理，悉依本細則規(guī)定辦理，其未經(jīng)規(guī)定事項，適用有關(guān)作業(yè)程序。 分層負責 第三條 為提高工作效率，嚴密管理業(yè)務(wù)與行政，實施分層負責辦法，特 劃分各級主管職責，借以處理該管業(yè)務(wù)。 第四條 總經(jīng)理職責： 依據(jù)有關(guān)規(guī)定，承董事會決議、董事長之命，指揮督率所屬單位人員，管理本公司全盤業(yè)務(wù)。 第五條 秘書室總經(jīng) 理特別助理職責： (一 )對于個案研究分析與可行性方案擬議。 (二 )本公司重大興革事項建議。 (三 )協(xié)助總經(jīng)理處理公司重要業(yè)務(wù)或特定業(yè)務(wù)。 第六條 秘書室總經(jīng)理執(zhí)行秘書職責： (一 )協(xié)助總經(jīng)理處理公司公文行政作業(yè)事項。 (二 )文稿的撰擬、繕校、翻譯與檔卷保管事項。 (三 )公司會報議程編排及法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)。 (四 )協(xié)助總經(jīng)理追蹤、查催各單位應(yīng)辦事項。 第七條 秘書室專案工作人員職責 (簡稱專員 )： (一 )執(zhí)行總經(jīng) 理交辦專案的研究、企劃、分析、調(diào)整。 (二 )必要時可應(yīng)各單位主管申請或總經(jīng)理指派，對各單位主管提供建議或技 術(shù)支援。 第八條 室、部、組 (科 )第一級主管職責： (一 )承總經(jīng)理之命或副總經(jīng)理指示，負責處理職責有關(guān)各項業(yè)務(wù)。 (二 )業(yè)務(wù)范圍內(nèi)各項規(guī)定及其工作方案的擬議。 (三 )業(yè)務(wù)范圍內(nèi)工作進度、業(yè)務(wù)績效及其利弊興革的報告與建議。 (四 )對所屬人員 (含配屬 )的工作績效與生活行為考評。 (五 )審核有關(guān)作業(yè)文件，視其性質(zhì)內(nèi)容，決定 初步處理方式，并對所屬人員 提示要求。 (六 )業(yè)務(wù)范圍內(nèi)緊急事件權(quán)宜處理或立即轉(zhuǎn)呈核示等。 (七 )業(yè)務(wù)內(nèi)涉及其他單位的協(xié)調(diào)聯(lián)系。 (八 )向總經(jīng)理提供政策性建議。 (九 )代行文稿或以室、部、科等一級單位名義行文范圍： 1. 處理要點已經(jīng)簽奉核準，按照規(guī)定程序具備手續(xù)，其業(yè)務(wù)內(nèi)不涉及其他單位職責。 2. 研究計劃方案，撰述工作報告所需資料的搜集或其意見的征詢。 3. 查催該業(yè)務(wù)有關(guān)文書報表。 4. 其他規(guī)章所示授權(quán)該室、部、組 (科 )自行處理的文件。 第九條 各單位二級主管或?qū)０腹ぷ魅藛T職責： (一 )依據(jù)作業(yè)程序所示要求暨上級主管指示，處理該單位經(jīng)常業(yè)務(wù)。 (二 )工作范圍內(nèi)作業(yè)程序的研擬。 (三 )妥善分配所屬及配屬人員工作，并確實督導達成工作要求，考核其勤惰與工作成果。 (四 )擇擬簽稿，并就所屬人員簽擬作業(yè)內(nèi)容、引用規(guī)章體例、措辭等，審閱 其是否詳實周妥。 (五 )業(yè)務(wù)內(nèi)有關(guān)各項應(yīng)用資料搜集、匯總、分析。 (六 )業(yè)務(wù)內(nèi)定期作業(yè)報告統(tǒng)計資料編制。 (七 )業(yè)務(wù)范 圍內(nèi)重要工作動態(tài)核簽。 (八 )主管業(yè)務(wù)的檢查改進與研究發(fā)展。 業(yè)務(wù)分工 第十條 為明確劃分各單位業(yè)務(wù)權(quán)責，分別制定下面條例。 第十一條 秘書室掌理下列事項： (一 )公文處理程序的擬訂與實施事項。 (二 )公文的收發(fā)、登記、編號及分送事項。 (三 )文稿的撰擬、繕校、翻譯、封發(fā)與檔卷保管事項。 (四 )公文查催與追蹤事項。 (五 )公司會報議程的編排及記錄印發(fā)保管事項。 (六 )各項通知撰擬協(xié)調(diào)事項。 (七 )董事會有關(guān)文書處理，會議程序編排，記錄印發(fā)保管事項。 (八 )綜合性計劃、報告撰擬事項。 (九 )有關(guān)本公司印信典守事項。 (十 )法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)處理。 (十一 )公司重要合同保管與聯(lián)系及條文增刪修改的建議事項。 (十二 )公司大事紀要匯總記載。 (十三 )專案研究、調(diào)查、計劃的建議處理事項。 (十四 )秘書業(yè)務(wù)及一般性公共關(guān)系。 (十五 )圖書、文物的搜集、整理、保管。 (十六 )與顧問聯(lián)系協(xié)調(diào)事項。 (十七 )總經(jīng) 理臨時交辦事項的協(xié)調(diào)處理。 第十二條 財務(wù)室負責下列事項： (一 )財務(wù)管理與會計制度的研究、設(shè)計。 (二 )年度預算的擬訂、執(zhí)行。 (三 )財務(wù)計劃的擬訂、執(zhí)行及控制。 (四 )年度預算的匯編、控制及執(zhí)行分析。 (五 )會計憑證的編制、審核及保管。 (六 )會計帳冊的登記、處理與保管。 (七 )稅務(wù)會計事項的處理。 (八 )成本的計算及分析。 (九 )結(jié)算及決算報告的編制。 (十 )帳目及存貨的盤查。 (十一 )應(yīng)收帳款的整理及催收事項。 第十三條 本公司管理部分設(shè)行政科、電腦科負責下列事項： (一 )資產(chǎn)管理事項。 (二 )電腦化內(nèi)部檔案系統(tǒng)作業(yè)事項。 (三 )人事、庶務(wù)的企劃及管理事項。 (四 )每天財務(wù)收支管理事項。 (五 )本公司行政事務(wù)注意事項。 第十四條 本公司于 市設(shè)立營業(yè)所，為市場經(jīng)營單位，設(shè)置經(jīng)理一名，秉承總經(jīng)理之命，負責單位工作的推行，必要時可設(shè)置副經(jīng)理給予協(xié)助。 第十五條 營業(yè)所分設(shè)營業(yè)科、開發(fā)科和業(yè)務(wù)科， 分別管理： (一 )開發(fā)客戶的計劃及其實施。 (二 )客戶訂單的接洽、估價及其聯(lián)絡(luò)事項。 (三 )客戶訂單作業(yè)、設(shè)計完稿的處理聯(lián)絡(luò)事項。 (四 )客戶訂單印刷及運送處理事項。 (五 )客戶貨款收繳及催收事項。 (六 )客戶間的聯(lián)絡(luò)及維持長期關(guān)系所必須注意的處理事宜。 (七 )同業(yè)行情收集、研究并反饋給公司。 (八 )達成業(yè)務(wù)目標是一切努力的最終目標。 第十六條 本公司在 工業(yè)區(qū)設(shè)立生產(chǎn)事業(yè)單位，設(shè)置廠長一名，秉承 總經(jīng)理之命，負責 印刷業(yè)務(wù)，必要時可設(shè)副廠長協(xié)助。 第十七條 廠務(wù)部分設(shè)總務(wù)科、制版科、印刷科、廠務(wù)科。 (一 )總務(wù)科 (分設(shè)儲運組、安全組、庶務(wù)組 ) 1. 關(guān)于原料完成品的保管及運輸事項。 2. 關(guān)于廠區(qū)人員、物品等出入管理事項。 3. 關(guān)于廠內(nèi)安全衛(wèi)生事項的維護。 4. 關(guān)于員工伙食的供應(yīng)事項。 5. 關(guān)于廠區(qū)庶務(wù)工作的處理事項。 (二 )制版科 (分設(shè)打字組、劃稿組、制版組 ) 1. 根據(jù)印刷訂單制作印刷打字、美工完稿。 2. 根據(jù)完稿制成分色版。 (三 )印刷科 (分設(shè)合版組、主機組、追印組、裝訂組、包裝組 ) 1. 印刷設(shè)備的維護及清洗。 2. 印刷工作的進行。 3. 印刷成品的裝訂及包裝工作。 (四 )廠務(wù)科 1. 廠區(qū)人事管理事項。 2. 廠區(qū)原料的采購事項。 3. 生產(chǎn)計劃的協(xié)調(diào)及管理工作。 4. 成品質(zhì)量監(jiān)督的管理事項。 5. 零用金的管理事項。 服務(wù)守則 第十八條 各級工作人員應(yīng)遵守 的規(guī)定： (一 )恪守員工服務(wù)準則。 (二 )各級工作人員對該部門業(yè)務(wù)有關(guān)的作業(yè)規(guī)定、專業(yè)知識決定其業(yè)務(wù)的發(fā)展，所以應(yīng)力求充分了解，并須經(jīng)常研習。 (三 )各級工作人員均應(yīng)遵照本公司各種規(guī)定與要求，根據(jù)上級指定分配的工作與職責，接受上級指導，達成任務(wù)，同時尊重同事的職責，本著分工合作精神，互為聯(lián)系，力求配合。 (四 )各級工作人員處理公司業(yè)務(wù)，選擬文稿應(yīng)注意下列要點： 1. 處理具體事務(wù)必須全面了解情況。 2. 提供建議、意見必須確實可行。 3. 各項要求必須貫 徹始終。 4. 人力、財力必須合理運用。 5. 觀察評判必須公正客觀。 6. 稱謂、數(shù)字必須準確無誤。 7. 確保業(yè)務(wù)機密。 8. 不得積壓公務(wù)。 9. 善盡職責，防止一切可能發(fā)生的危險及損害。 10. 對每一問題多加思考，努力貢獻智能。 11. 維護公司權(quán)責與榮譽。 (五 )各級工作人員對于該部門業(yè)務(wù)研究處理，應(yīng)有自己的處理方法，非有特殊事故，或規(guī)定欠明，不能自行決定外，不得事事呈請上級核示，希冀推諉責任。 (六 )各級工作人員差假 外出，必須覓妥代理人或由該部門主管指定代理人，代理期間的職權(quán)行使，應(yīng)由代理人負責。 (七 )各級工作人員，均應(yīng)按照規(guī)定工作時間到達工作場所，公務(wù)閑暇時自行研習業(yè)務(wù)有關(guān)書刊，不得有影響公眾觀瞻及妨礙他人工作的不當行為。 (八 )服務(wù)成績優(yōu)異者或違反以上守則規(guī)定者，應(yīng)由主管部門查證事實，分別視其情節(jié)輕重，依據(jù)人事規(guī)定，給予獎勵或懲處。 綜合核實 第十九條 各單位負責的各項業(yè)務(wù)，均應(yīng)斟酌必要，就其工作內(nèi)容、工作要 求、工作方法、作業(yè)流程等分別制定管理規(guī)章、業(yè) 務(wù)范圍、工作程序等呈準施行，作為該單位處理業(yè)務(wù)的準則。 第二十條 各級工作人員，應(yīng)就該部門主管交付的任務(wù)，按照有關(guān)規(guī)定，具述職責內(nèi)容 (工作說明書 )送請人事部門詳鑒查核，以專責成。 第二十一條 本公司為謀業(yè)務(wù)行政的興革、改進及經(jīng)營事業(yè)的發(fā)展，可視個 別事實需要，臨時指定人員設(shè)置小組或委員會，待相關(guān)工作結(jié)束，即行解散。 第六章 聯(lián)系協(xié)調(diào) 第二十二條 本公司為檢查研議經(jīng)常業(yè)務(wù)，得定期或不定期召開主管及有關(guān) 人員舉行會報及業(yè)務(wù)會報，會報決定事項應(yīng)嚴格執(zhí)行。 第二十三條 有關(guān)室、部、組 (科 )定期或業(yè)務(wù)會報比照辦理，但會報決定事 項關(guān)系到業(yè)務(wù)成敗的，仍須簽報上級核準辦理。 人 事 管 理 調(diào) 查 表（一） 區(qū)分 調(diào) 查 項 目 主 要 檢 討 事 項 記 事 勤 務(wù) 狀 態(tài) 1年齡性別分布 年齡結(jié)構(gòu)與性別結(jié)構(gòu)是否適當 特殊事項的影響 2績勤年數(shù)分布 績勤年數(shù)分布是否適當 平均經(jīng)驗?zāi)陻?shù) 員工流動率 3出 勤 率 出勤率低的原因 特殊事項的考慮 4勤務(wù)時間 勤務(wù)時間是否太多 閑暇時間是否太多 時間、能率與收入的關(guān)系如何 工 資 制 度 1一般制度 基本工資與獎金的給付是否適當 獎金的給付是否明確 是否徹底按規(guī)定進行 初任工資及升任工資是否確定 退休金制度 是否確立 2付款方式 薪津水平是否過低 加班有無加班費 薪津是否遲延給付 3勞工生產(chǎn)力 過去的績效是否表示生產(chǎn)力提高 人工成本加工成本的比例 經(jīng)營上支付薪金的能力 1 生人之產(chǎn) 增薪對生產(chǎn)力的影響如何 職教 階 與育 1職階制度 職階制度是否與薪津配合 人事考核制度是否健全 2教育訓練 新進員工的訓練課及長級的教育 勞 資 關(guān) 系 1工會關(guān)系 工會的意議與活動情形 工會之外的勞資商談情形 2福利關(guān)系 福利設(shè)施 娛樂活動 3生產(chǎn)士氣 生產(chǎn)士氣是否充分 何種方法提高士氣 人 事 管 理 調(diào) 查 表（一） 區(qū)分 調(diào) 查 項 目 主 要 檢 討 事 項 記 事 勤 務(wù) 狀 態(tài) 1年齡性別分布 年齡結(jié)構(gòu)與性別結(jié)構(gòu)是否適當 特殊事項的影響 2績勤年數(shù)分布 績勤年數(shù)分布是否適當 平均經(jīng)驗?zāi)陻?shù) 員工流動率 3出 勤 率 出勤率低的原因 特殊事項的考慮 4勤務(wù)時間 勤務(wù)時間是否太多 閑暇時間是否太多 時間、能率與收入的關(guān)系如何 工 1一般制度 基本工資與獎金的給付是否適當 資 制 度 獎金的給付是否明確 是否徹底按規(guī)定進行 初任工資及升任工資是否確定 退休金制度是否確立 2付款方式 薪津水平是否過低 加班有無加班費 薪津是否遲延給付