。備案登記號： ERP系統管理制度文件編號： 版 次： 受控狀態： 密 級： 編制/日期： 校對/日期： 審核/日期： 第一章 總則第一條：為規范公司企業資源規劃（以下簡稱ERP ）系統的管理，有效實施信息化，特制定本制度。第二條：ERP 系統是建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它將企業內部所有資源整合在一起，對采購、生產、成本、庫存、銷售、財務、質量進行規劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。第三條：ERP 系統各崗位人員的職責管理除公司有特殊規定外，皆按本制度執行。第四條：ERP系統各崗位的考核將以本制度為依據，納入公司考核體系。第五條：信管部，作為ERP 系統的管理部門，負責協調各項關系，為項目的實施提供資源保障。各部門負責人對本部門數據錄入的準確性和及時性負責，和信管部一起，對整個ERP 項目實施負總責。第二章 內容第一條：我公司ERP 系統分為采購、銷售、應收應付、存貨系統、生產管理、受托加工、委托加工、質量管理、成本管理及集成帳務、固定資產等模塊。第二條：信管部結合各部門情況制定出各模塊操作規范并說明各模塊主要業務流程、各流程操作步驟和方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參考和培訓新進員工，并在使用過程中使系統不斷趨向完善。第三條：操作人員在操作過程中如遇到問題應先查詢操作手冊（軟件幫助在軟件使用界面按F1 鍵），如不能解決，應及時通知信管部人員解決。第四條：信管部負責解決操作用戶提出的與系統有關的所有問題并將問題、需求分門別類的收集、歸檔、統計、分析，建立起可行的知識體系。第五條：ERP 系統是一項管理的系統工程，具有高度上下級的關聯性，ERP 系統各崗位人員都既是上層數據的使用者又是下層數據的提供者。對上層數據，如發現錯誤必須向相關人員報告并暫停與此有關的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數據正確；同時做好自己這部分數據，為下層操作人員提供服務，解答下層數據使用者提出的質疑，確保數據正確。第六條：ERP 系統各崗位人員應保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用。第七條：ERP 系統操作人員離開工作崗位時，必須及時退出系統，避免占用系統模塊端口。第八條：各崗位操作人員都必須按自己所屬崗位執行ERP 相關操作，制單人員與審核人員要求不能為同一人。一）制單人員管理規定：1 、制單人員應在指定的時間認真、實時編制單據，編制過程中要細心，并對自己所編制單據進行自檢，保證單據的準確性和及時性；2 、制單人員權限發生變動時，申請人填寫ERP用戶權限申請表，交總經理及公司領導審批后，信管部的管理員在ERP系統中進行更改。二）審核人員管理規定：l 、審核人員嚴格按 ERP制單任務及工時統計、檢查內容 對制單人員所編單據進行實時審核，并對自己的審核工作負責，如發現制單人員數據錄入錯誤，應及時調整錯誤數據，避免錯誤數據影響到下游工作部門。2 、審核人員權限發生變動時，申請人填寫 ERP 用戶權限申請表 ，交總經理及公司領導審批后，信管部的管理員在ERP 系統中進行更改。第九條：手工單據管理要求：1 、手工單允許使用的情況；1 ）當打印機出現故障、停電、網絡不通或打印模板出錯導致不能正常打印領料單、采購收貨單、進倉單時，應及時通知信管部，由信管部確認修復所需時間，如當時不能解決可先使用手工單據，但單據上需要信管部人員簽字確認。同時信管部應在兩小時內解決非硬件性故障并通知打印人員進行打印，將手工單據附于手工單后，并在打印單據上填寫相應的手工單據號。2 ）非正常工作時間因設備出現緊急維修所產生的采購，應電話請示公司總經理，經批準后，方可先由相關人員手工記錄其采購、入庫及領用過程，并12 小時內通知相關部門核實情況，經確認后在ERP 系統中補錄單據并打印，同時將手工單據與打印單據一一對應并在打印單據上填寫手工單據號，同時通知下游崗位補錄ERP 單據。2 、手工單據使用的流程：在允許填寫手工單據的情況下，相關部門負責人應安排相應的人員填寫手工單據，相應的審核人員審核簽字后方可執行下一步操作。如該工作影響下游工作在ERP 系統中的執行，下游工作部門應同樣先以手工單據進行處理，此類單據應于12 小時內在ERP 系統補錄完成。同時將手工單據附于打印單據后，并在打印單據上填寫相應的手工單據號，同時通知下游崗位補錄ERP 單據。3 、手工單填寫要求及規范：手工單應經具相應權限審核人簽字確認，所有單據必須按ERP 設定的崗位填寫完整，如果不符合要求，即：若出現制單人（錄入用戶）與部門主管（審核用戶）為同一人的情況，下游人員拒絕執行并通知信管部人員，同時由此引發的責任由單據審核人員負責。4 、若制單審核中有一個環節的人員不在崗或兩個環節的人員均不在崗，則由該部門負責人指定該部門相應的制單審核人員。5 、若部門負責人無法指定相應的臨時操作人員，則由該部門負責人同意后，方可開具手工單，該部門的相關人員在回崗后應將該手工單于12 小時內錄入ERP 系統，并將手工單附于補錄的打印單后。第十條：調整數據管理要求：1 、物料清單的定額調整：應由工藝人員做好調整后的物料清單經由部門經理報總經理審批后，信管部的人員方可根據該調整更改ERP 系統內的物料清單。2 、收發存的誤差調整：在財務核對后找出相應的差距經由部門經理報公司領導審批后，信管部的人員方可在ERP 系統內進行調整。（必須確認為非人為錯誤造成的差距）第十一條：反審核單據管理要求：1 、制單人員完成操作后，審核人員進行審核時發現錯誤，可及時在部門內刪除該錯誤數據進行重新制單，或要求制單人更正。2 、審核人員完成審核進入下游單據時，下游單據人員發現該單據出現錯誤，則應及時要求其上游單據的編制和審核人員立即更正，并說明相關的原因。第三章 ERP系統資料修改流程ERP系統資料的修改應嚴格按照以下流程圖有序進行，基本分為權限修改、貨品資料修改、往來單位修改。申請人填寫相應的申請表后，由其所在部門負責人簽字確認，經逐級審批后，方可交信管部的人員執行；若發生緊急情況急需修改系統資料，相關人員應及時電話請示主管領導，并在于12 小時內及時補填辦以上手續；ERP 管理員未接到主管領導的緊急通知或審批過的申請表不得隨意修改系統資料，若隨意修改，造成后果及損失一律由其本人承擔。領取申請表填寫申請信息確認執行結果管理員執行部門負責人意見總經理審核表格歸檔 1 、流程說明（包括修改貨品資料、往來單位資料、操作員權限的增加或減少）l ）本人提出申請，到信管部領取ERP 申請表。2 ）本人在申請表中填寫申請信息，其中包含部門、申請人、申請日期、申請詳情等。3 ）部門負責人意見4 ）總經理審核意見5 ）公司領導批準意見6 ）管理員執行7 ）申請人確認執行結果8 ）信管部將該表格統一編號并歸檔。2 、附表表3 -1 ERP用戶權限申請表 編號:_申請人信息申 請 人新進員工已過試用期未過試用期用 戶 名在職員工崗位變動 非崗位變動部 門崗位/職務模塊名稱單據/報表瀏覽編輯審核備注審批流程申請人：信息管理部：總經理：部門負責人：完成情況ERP管理員：申請人確認:備注: 1、本表格的申請流程請參照系統資料修改流程說明。 2、本表中數據內容請填寫詳細，便于有效執行。表3-2 ERP往來單位變動申請表 編號：_申請人信息申請人部門變動類別 新增 修改清溝單編號往來單位簡稱往來單位類型往來單位全稱地 址聯系人聯系方式開戶銀行銀行帳號備注往來單位編號供應商 客戶供應商 客戶審批流程申請人： 總經理： 部門負責人： 公司領導： 信息管理部： 完成情況ERP管理員： 申請人確認： 備注: 1、本表格的申請流程請參照系統資料修改流程說明。 2、本表中數據內容請填寫詳細，便于有效執行。表3-3ERP貨品資料變動申請表 編號：_申請人信息申 請 人變動事項 新增貨品部 門 修改貨品請購單編號貨品名稱規格單位類別備注貨品編號審批流程申請人：總經理：信息管理部：公司領導：部門負責人：完成情況ERP管理員：申請人確認:備注: 1、本表格的申請流程請參照系統資料修改流程說明。 2、本表中數據內容請填寫詳細，便于有效執行。第四章 懲罰辦法一、考核部門：信管部于次月10日將上月考核資料交總經理審批后執行相應的獎懲措施。二、考核職責：1 、部門負責人考核職責：l ）業務部門負責人負責對本部門單據錄入、審核的及時性、準確性進行考核，并提供考核依據。2 ）財務部門負責人負責對財務數據錄入、審核的及時性、準確性進行考核，并提供考核依據。2 、信息管理部考核職責：負責對財務及業務各模塊單據錄入、審核的及時性、準確性進行考核，并提供考核依據。三、懲罰內容：（一）單據錄入及時性： 1 、ERP崗位職責 要求各部門按該時間點完成，如各項硬件軟件環境均運行正常而錄單不及時，一張單據罰款10 元。 2 、手工單據在特殊情況下己實施完畢，但未能在12 小時內補錄ERP 單據，則每張單據罰款10元。3 、每月26日，信管部清查未執行的單據，確認該單據屬于當月應執行但未執行，一張單據罰款10元。（二）數據錄入正確性：1 、下游單據在制單過程中引用上游單據數據時，發現其數據錯誤導致下游工作無法繼續，由其通知信管部人員進行核實情況，如情況屬實，則每張單據罰制單人員5元，審核人員10元。（三）ERP帳號權限：1 、超過部門所屬模塊使用其他部門帳號制單或審核單據者，每發現一次對其處以20元/次罰款。（四）手工單據填寫規范性：手工單據未按管理規定要求填寫，如制單人與主管領導屬同一人簽字，由信管部查實該情況后，制單人罰款10 元，主管領導20 元。（五）安全管理： ERP 系統各崗位人員應保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用，若透露給他人所造成的損失，由透露方承擔相關的責任，同時對其處以100 元次的罰款。（六）結賬工作或調賬：1 、財務部負責業務端及財務端結賬，月結賬應為每月10日下班之前結上月帳，季結賬應為下季度首月的12日下班之前結上個季度的賬（年結賬除外），若未在規定時間內完成結賬的，每發生一次扣200 元。2 、在月末結賬時，相關操作人員應本著認真、負責、細致的態度，積極配合，確保ERP結賬工作的按時順利進行。結賬過程中檢查出的問題以書面單形式進行確認，次月10日匯總后送交總經辦，若檢查出來的問題未書面提交，經信管部核實，每發生一次扣款10元。3 、在月末結帳時，信管部人員未經所屬領導審批私自調整帳務數據，每發生一次扣款100 元。（七）罰款款項歸屬： 所有罰款的款項均交財務部保管，3個月內，若