司有和-企業信息管理學-第五章,主講：司有和教授 (經濟與工商管理學院信息管理系) E-mail：,重慶大學經濟與工商管理學院本科專業課,企業信息管理學 Enterprise Information Management,（教材：司有和企業信息管理學(第二版)科學出版社）,司有和-企業信息管理學-第五章,司有和-企業信息管理學-第五章,5.1.1 企業非計算機信息系統管理的內容,非計算機信息系統，又稱非在線信息系統，指不需要使用計算機或只有部分工作需要使用計算管理的信息系統。 非計算機信息系統管理的內容包括： 1企業非在線信息系統的運行與維護 2企業非在線信息系統的修補與審計 3企業文獻信息系統的管理 4企業信息活動的管理 5企業非在線信息系統內人員的管理,司有和-企業信息管理學-第五章,5.1.1 企業非計算機信息系統管理的內容,5.1.2 企業非計算機信息系統管理的思路,所有不使用計算機的正式信息系統的工作就屬于非在線信息系統的工作。比如： 企業內各種會議的管理 企業內職能科室發布和傳遞紙質文件的工作 企業非計算機系統信息職能機構的組建和運作 企業信息非網上發布的管理 企業信息保護的管理 企業各種非數字化文獻信息系統的建設和管理等,1.強化正式信息系統的功能,這些工作是企業信息管理中不可缺少的工作內容，計算機對它們無能為力，它們還得依靠手工方式或管理者直接參與的方式來完成,司有和-企業信息管理學-第五章,5.1.1 企業非計算機信息系統管理的內容,5.1.2 企業非計算機信息系統管理的思路,1.強化正式信息系統的功能,2.充分利用非正式信息系統為企業管理服務,（1）學會利用非正式信息系統為企業管理服務 尤其是那些需要全體員工執行、但員工中又有不同意見的工作，在實施前通過非正式信息系統，與員工溝通思想，了解員工真實想法，對統一員工思想認識會有很好的效果。,（2）學會利用非正式信息系統塑造良好的自身形象 管理者在這種場合下與員工的親切交流往往會在個人形象塑造、第一手信息獲取等方面獲得很好的收獲。,司有和-企業信息管理學-第五章,第四章 思考題與案例分析,2,案例 2005年8月的一天晚上，聯新機械公司的CIO何其昌一個人在喝悶酒，下午和生產部經理李凱軍吵了一架，到現在心里還很不爽快。他想，公司投巨資建起來的ERP系統上線已經3個月了，原以為系統一上線，我也可以借此大功告成，在公司里揚眉吐氣一下，沒想到如今落得這個下場，現在生產部、采購部不用，最可恨的是生產部的李凱軍，從系統建設初期就和我們對抗，如今系統上線了竟然鼓動員工“罷工”，不使用新系統。下午還和我吵架，差點動起手來。他除了扳手，還會用什么？整個一個電腦白癡，再傻瓜的界面和功能也不會用?？墒巧a部門是核心部門，他們不用，系統怎么運轉起來呢？還有那個采購部的許銘天，官腔十足，也是抵制著不用系統。這個部門問題大，當初讓他們準備基礎數據，就老是拖著。后來才知道，他根本沒有入庫賬、出庫賬的完整數據，漏洞很大?，F在頂著不使用系統，肯定有鬼。章總這個人，還是有魄力，手一揮，就決定上ERP。他倒是很支持我的工作，可是對生產部李凱軍也是太寬容了，還要我尊重他們，說什么上ERP的資金是他們生產部門賺來的。真不知道章總下一步怎么打算。照這樣下去，我不干了 (164頁),不了解，不熟悉 抵觸與懈怠 反對 信息部門和業務部門不配合,從系統建設初期,就和我們對抗,再傻瓜的界面和功能也不會用,沒有入庫賬、出庫賬的完整數據，漏洞很大,系統應用管理阻力的化解 （1）更新觀念，強化宣傳 （2）抓緊培訓員工 （3）區別阻力性質，堅決堵住漏洞 （4）做好部門之間的協調工作,：解決“抵觸與懈怠”的阻力,：解決“不了解、不熟悉”的阻力,：解決“反對”的阻力,：解決“不協調”的阻力,司有和-企業信息管理學-第五章,5.1.1 企業非計算機信息系統管理的內容,5.1.2 企業非計算機信息系統管理的思路,1.強化正式信息系統的功能,2.充分利用非正式信息系統為企業管理服務,3.抓緊企業軟件信息系統的建設,（1）提高對軟件信息系統作用的認識 軟件系統哪怕一點微小的改進，都可能引起效益的重大突破。如：改革開放政策。,（2）做好軟件系統與在線系統的協調 指對文件、備忘錄、報表、操作程序、管理制度等軟件信息系統，要與在線信息系統的進行整體協調。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.1.1 企業非計算機信息系統管理的內容,5.1.2 企業非計算機信息系統管理的思路,1.強化正式信息系統的功能,2.充分利用非正式信息系統為企業管理服務,3.抓緊企業軟件信息系統的建設,4.加強企業管理者自我提高，提高主體系統水平,雖然主體系統不能脫離客體系統發揮作用，但是，客體系統并不能代替管理者的思維，不能決定管理者的行為，有效的管理決定于主體系統對客體系統所發出信息的理解、接受和使用，即決定于主體系統的努力和主體系統的水平。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.2.1 企業競爭情報的概念,5.2.2 企業競爭情報的基本內容 5.2.3 企業競爭情報工作的步驟 5.2.4 企業競爭情報的方法,鑒于企業競爭情報 將在三年級開設專門課程 本課程就不專門講授了,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,1.企業信息公開的必要性,（1）社會信息資源共享的需要,國家進行宏觀調控，需要社會經濟指標數據 國民生產總值、固定資產投資、人口就業率、 社會勞動生產率、資金利稅率、人均消費額等 這些數據都是一個一個企業具體數值的總和,這些數據是各級政府決策部門制定方案的依據 這些數據是各類社會、經濟、管理類的研究機構進行科學研究的重要資料,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,1.企業信息公開的必要性,（1）社會信息資源共享的需要,（2）企業生產經營管理的需要,企業為了推銷產品，必須公開產品信息 企業為了了解市場需求，必須和消費者交流信息,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,1.企業信息公開的必要性,（1）社會信息資源共享的需要,（2）企業生產經營管理的需要,（3）樹立企業形象的需要,讓消費者了解本企業 讓投資者了解本企業 讓合作者（供應商和銷售商）了解本企業,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,1.企業信息公開的必要性,2.企業信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息 報告企業的有關技術創新、產品開發、市場營銷、基本建設、人員選聘和培訓等方面的情況和計劃。 國家宏觀經濟管理信息系統中信息的重要來源。 國家實現國民經濟宏觀調控的重要依據之一。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,1.企業信息公開的必要性,2.企業信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監督部門公開信息 向國家統計、審計、銀行等社會監督部門提供企業的總產值、銷售額、利潤率、固定資產、流動資產、無形資產、全員勞動生產率、上繳利稅等數據信息。 這是有關部門對企業發展予以支持的需要 國家了解國民經濟發展狀況、進行宏觀調控和宏 觀決策的需要。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,1.企業信息公開的必要性,2.企業信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監督部門公開信息,（3）向社會信息網絡公開信息 向各類網絡、網站、信息中心、咨詢機構、圖書館、檔案館、情報所組成的社會信息網絡，方便用戶和消費者，對企業的發展十分有利。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,1.企業信息公開的必要性,2.企業信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監督部門公開信息,（3）向社會信息網絡公開信息,（4）向其他企業公開信息 向上游的有供應商企業公開信息 向下游的有經銷商企業公開信息 向平行的有生產、技術方面合作的企業公開信息 以便在信息交流中獲得企業間的最佳配合。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,1.企業信息公開的必要性,2.企業信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監督部門公開信息,（3）向社會信息網絡公開信息,（4）向其他企業公開信息,（5）向用戶和消費者公布信息 讓用戶和消費者了解本企業的產品信息，吸引用戶和消費者購買自己企業的產品。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,1.企業信息公開的必要性,2.企業信息公開的內容,（1）向上級主管部門公開信息,（2）向社會監督部門公開信息,（3）向社會信息網絡公開信息,（4）向其他企業公開信息,（5）向用戶和消費者公布信息,（6）向股東和股民公開信息 股票持有者了解上市企業的信息是他們的權利 。企業應該及時地或定期地、如實地向他們公布有關信息。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,5.3.2 企業信息公開的方法,1.信息發布會、新聞發布會、記者招待會,信息發布會是一種發布企業信息的專門會議，由需要發布信息的企業職能部門組織，參加會議的主要是新聞媒體的記者，所以又稱新聞發布會或記者招待會。,向社會各界公開發布各種生產、經營、服務和社會承諾等信息。 功能：以期引起社會各界、用戶和消費者的關注 周知本企業的相關事項 開辟新的市場 獲得某些有效的支援與合作 企業管理者與社會公眾對話的雙向溝通方法 要開好信息發布會，必須事先進行精心的策劃,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,5.3.2 企業信息公開的方法,1.信息發布會、新聞發布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,這是指參展的企業把各自的產品拿到會上展示，供用戶和消費者參觀的集會形式。 由于在產品展覽會上總是要進行商品交易的，所以有時又叫做商品交易會。,優點：用戶和消費者在現場能見到產品的實物，直觀，明白，還可現場操作，檢驗產品的性能，所以最能夠顯示本企業產品的優勢。 缺點：展覽的時間有限，不可能一只展覽下去，且到場參觀的人數也有限，所以宣傳效果受到一定限制。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,5.3.2 企業信息公開的方法,1.信息發布會、新聞發布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,企業參加產品展覽會、商品交易會的注意點： 慎重選擇對口的展會，不要將展會就上,精心布置展臺，備有詳細材料，以備索取 熱情接待，百問不煩 注意獲取競爭對手的情報（在競爭情報課程中再詳細介紹）,注意做好反競爭情報工作,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,5.3.2 企業信息公開的方法,1.信息發布會、新聞發布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,3.廣告,廣告是企業向用戶和消費者公開信息的最主要渠道。 廣告與企業的收入盈利息息相關。,管好企業的廣告，是典型的企業信息管理工作。 廣告設計可以找廣告企業。 廣告媒體的選擇、推出的時間、廣告訴求出發點的確立以及推出前的審查是由企業管理者決策的。 如果我們企業管理者不懂，就會鬧出一些笑話來。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,5.3.2 企業信息公開的方法,1.信息發布會、新聞發布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業新聞報道 正式的新聞報道，具有對報道對象的肯定、褒揚、推廣的內涵，企業能夠在電視、廣播和報紙的新聞中得到報道，比廣告所獲得的效果還要大。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,5.3.2 企業信息公開的方法,1.信息發布會、新聞發布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業新聞報道,5.企業冠名的公益活動，可以提高企業的知名度 贊助、參與支持希望工程的活動 開展關愛殘疾人的愛心活動 舉辦冠名學術活動、冠名的節目或報紙專欄 為用戶提供免費學習使用本產品的培訓,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,5.3.2 企業信息公開的方法,1.信息發布會、新聞發布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業新聞報道,5.企業冠名的公益活動，可以提高企業的知名度,6.企業網站 網站是企業信息公開的現代化手段。它具有突破時空限制的極大優點，是全天候的、不關門的企業門市部，是不閉幕的商品交易會，企業應該知道充分用這個宣傳渠道。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.1 企業信息公開概述,5.3.2 企業信息公開的方法,1.信息發布會、新聞發布會、記者招待會,2.產品展覽會、商品交易會,3.廣告,4.企業新聞報道,5.企業冠名的公益活動，可以提高企業的知名度,6.企業網站,7.企業出版物、書面報告、報表,8.電話、傳真、電子郵件,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,關于企業信息的公開，僅僅知道方法還不夠，還需要懂得信息公開的策略。 什么是策略？ 因為媒體僅僅是信息公開的工具，如何選擇工具，如何使用工具，在什么時間、什么地點、使用什么工具，才能獲得最好的信息公開效果是有講究的。 總結近幾年來企業信息發布的實踐可有五大策略。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,企業爭奪消費者，始終是信息公開的直接目的。 這里的“爭奪”不是強制，因為企業不能強制消費者購買自己的產品，但是任何人的行為都是由動機驅動的，企業可以通過所公開的信息，促使消費者產生購買本企業產品的動機，然后在這種動機的驅使下產生購買本企業產品的行為。 于是，“爭奪”就表現為誰的信息能夠搶先進入、并牢固地占領消費者的大腦。 所以，第一個策略就是“攻心”：為您服務，滿足需求,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,（1）動之以情，親密接觸,企業的各種生產經營行為從“情”切入，尋求產品對應人的情感樞紐相應的部位與層次，賦予在包裝、廣告、促銷、設計上面，進行定向準確而又有分寸的“切入”。 使消費者受到感染或被沖擊，產生對本企業的好感。,案例1：農夫山泉：“你購買一瓶農夫山泉飲用天然水，就向貧困地區捐出一分錢”的廣告語。,案例2：1997年，美國西北航空公司免費空運一位患重病的中國小孩到美國做手術。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,（1）動之以情，親密接觸,（2）熱點熱炒，投其所好,熱點是在一段時期內整個社會關注的問題、輿論的焦點。 社會熱點對所有企業都是存在的，某一熱點對哪個企業會產生作用，即哪個企業能在熱點上有所作為，并不決定于熱點本身，而完全取決于企業對熱點的精準把握和恰當發揮。,案例：神舟5號載人飛船成功發射之后，新天下電腦公司將其電腦取名“神舟”，借神舟的東風，賣自己的電腦。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,（1）動之以情，親密接觸,（2）熱點熱炒，投其所好,消費者對具有民族文化要素的產品情感上比較容易接近。 一個消費者選擇一種商品，在一定意義上說，是他對這種商品所含文化的認同，消費者個人在選擇時可能不會意識到，但它確確實實存在。 所以，企業要“為您服務”，自然就應該是企業的產品本土化、民族化。,（3）文化滲透，深層接觸,泰國飲料“紅牛”在進入中國市場時宣稱是華裔科學家研究成果。 加拿大多倫多的“張飛牛肉”提籃叫賣賣不出去。 海爾的冰箱在阿拉伯國家賣不出去。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,為您服務，煽情攻心，是從消費者身上找“刺激物”。 還可以從客觀的社會環境中尋找可利用的“刺激物”。 企業的社會環境中有各種各樣的人物、事件、組織、物品等，都可以作為利用的對象。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,明星：電影明星、戲劇明星、行業里出名的人物。 明星以他長時間的工作實績，積累了很高的知名度、美譽度、吸引力。社會公眾對明星總有一種崇拜的心理。 喜歡模仿明星的行為是一個普遍現象。 要打開產品的路子，借助明星，聚集人氣，是一條捷徑。,（1）借力明星，引領潮流,2003年，搜狐公司出資 200 萬取得攀登珠峰的國家登山隊的獨家冠名權，張朝陽的身影隨著中國搜狐登山隊一起出現在珠穆朗瑪峰的峰頂，并且第一次從8848米的海拔成功地發出了彩信。,內生明星：張朝陽,外生明星：牛 群,借力明星的注意點： 明星知名度和美譽度是兩回事。 明星的基本特征與企業產品特征不一致 明星的光芒蓋過產品 企業明星形象代言人不宜頻繁更換 與明星“交情”要深 雙星鞋廠總裁汪海與馬俊仁的關系。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,專家，在社會中具有權威效應，即專家個人或群體的權威性、可信性對消費者的安全心理的作用以及由此產生的對信息公開效果的影響。,（1）借力明星，引領潮流,（2）借力專家，樹立權威,金龍魚的“111”,舒膚佳：中華醫學會的鑒定,金龍魚受到魯花牌花生油的巨大壓力時，在第二代調和油進入市場時，在多種場合請專家說明：人體飲食中飽和脂肪酸、單不飽和脂肪酸和多不飽和脂肪酸達到 111的比例時，最有益于健康。,舒膚佳利用“中華醫學會”的鑒定證實自己的香皂產品可以持續抑制細菌生長 高路潔牙膏也利用“中華口腔醫學會”的鑒定，也起到相同的作用。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,這是指通過合同、協議或其他相互信任的合作方式，將企業的信息公開的業務，外包給企業外的專業廣告公司。,（1）借力明星，引領潮流,（2）借力專家，樹立權威,（3）借力組織，業務外包,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,為您服務，是從消費者出發 善假于物，是從他人出發 第三個策略就從自己出發：自我造勢，強化效果,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,企業信息公開活動都是事先策劃的。 因此，可通過渲染信息公開現場的氣氛來提高現場效果,（1）渲染氣氛，提高效果,富亞涂料公司老板喝涂料的策劃,司有和-企業信息管理學-第五章,單項選擇題 1和行政CIO相比較，下面哪一項不是企業CIO特點： A 專注本企業和用戶需求 B 快速反應客戶需求 C 面臨來自本單位高層管理者的壓力 D 面臨社會媒體監督的壓力 2下面選項中哪一項不屬于企業信息公開的內容： A 參加產品交易會，在會上發布新產品信息 B 向國家有關部門報送企業的銷售額、利潤等信息 C 在企業網站上宣傳企業的產品信息。 D 申請專利后，企業的技術信息在專利公報上公布,第五章 思考題與案例分析,1,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,懸念是文學創作中那種使讀者或觀眾對故事發展或人物命運產生關切心情的情節安排手段。 這一手法也可以運用到企業信息公開中來。,（1）渲染氣氛，提高效果,臺灣三陽摩托車公司 在新產品上市前的做法,（2）制造懸念，吸引注意,第一天：今天不要買摩托車，請您稍候6天，有一部意想不到的好車就要來了。 連登四天，內容一樣，只是換一下天數。 第五天：讓您久候的野狼125摩托車就要來了。煩您再稍候兩天。 第六天 對不起，讓您久候的三陽野狼125摩托車，明天就要來了。 第七天，野狼125摩托車正式上市。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,企業在經營過程中遇到突發事件時，可以通過信息公開，力挽狂瀾，轉危為安。通常，這時的策略就是喊冤辟謠，喚起消費者的同情和支持。,（1）渲染氣氛，提高效果,（2）制造懸念，吸引注意,（3）喊冤辟謠，喚起同情,2002年，格蘭仕在面對國外競爭者關于微波爐有害人體健康的誹謗時，立即果斷做出決策，派出得力人員進京向媒體“喊冤”，在京召開有政府領導和專家出席的大規?！氨僦{會”，從科學上闡明微波爐的安全性，在各大媒體包括自己的網站上揭露國外競爭對手的險惡用心，對誹謗進行反擊等，終于洗刷了自己的不白之冤。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,4.策略四：挑戰對手，獲取優勢 （1）創新形象，差異競爭,企業可采用差別化競爭的策略 這里的關鍵在于尋找“差別”信息。在抓準“差別”信息之后，在不貶低對手的情況下，通過有特色的宣傳活動、靈活的推銷手段、周到的售后服務，贏得消費者的芳心。,農夫果園果汁飲料在初入市場時的廣告詞是“農夫果園，喝前搖一搖”和“農夫果園，三種水果的果汁”。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,4.策略四：挑戰對手，獲取優勢 （1）創新形象，差異競爭,北極絨公司明買養鴨場，暗做鵝絨服，就是這種策略。,（2）明修棧道，暗度陳倉,司有和-企業信息管理學-第五章,5.3.3 企業信息公開的策略,1.策略一：為您服務，滿足需求,2.策略二：善假于物，為我所用,3.策略三：自我造勢，強化效果,4.策略四：挑戰對手，獲取優勢,5.策略五：運用博弈，競爭取勝,運用博弈論的方法，分析判斷別人可能會怎樣做，再來判斷本企業究竟應該怎么做。 2002級耿華同學本科畢業論文的企業信息發布投資策略的博弈分析在這方面作了可貴的探索。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.1 企業會議概述,1.企業會議的內涵 企業會議是企業管理者有組織有領導地商議事情的集會。 企業會議是典型的企業信息活動。,企業會議缺乏科學管理： 議而不決，不僅無助于問題的解決，反而使有待解決的問題復雜化，只好再開會，形成惡性循環。 前不見頭、后不見尾的會議和高層管理者們的隨意決策成為員工們新的夢魔。 企業管理者自己也感到太多的時間花費在無效率的會議上，增加了企業運營成本，造成了工作效率的低下。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.1 企業會議概述,1.企業會議的內涵,2.企業會議的類型,（1）企業會議的信息傳播方向類型 傳達型會議 匯報型會議 （2）企業會議的工作狀態類型 例行型會議（例會） 緊急型會議 （3）企業會議的思維狀態類型 創意型會議 執行型會議 報告型會議 座談型會議,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.1 企業會議概述,1.企業會議的內涵,2.企業會議的類型,3.企業會議的功能,（1）管理者實施管理的重要手段。管理者的管理意圖是通過會議傳播給被管理者的，又被管理者實施。 （2）企業實施管理創新的特定條件。會議上與會者集思廣益，通過信息交流，觀念碰撞，可以產生創新的成果。 （3）發現人才的重要渠道。企業的會議上，是與會者表現自己水平的極好平臺，優秀人才極易發現。 （4）學習、宣傳、教育的載體。,企業會議的負面效應有： 少數或個別人左右會議的進程，使會議得出不符合企業集體利益的結論。 會議組織者缺乏能力，議而不決，決而不辦，使會議流于形式，浪費人力物力，貽誤管理時機。 會議組織者一言堂，與會者不能或者不敢充分發表意見，使會議變成了高層管理者獨斷專行的合法渠道等。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.1 企業會議概述,1.企業會議的內涵,2.企業會議的類型,3.企業會議的功能,4.企業會議管理的含義,企業會議管理是為了實現企業目標，充分發揮企業會議的功能，力求降低或避免會議負面效應的發生，對企業會議的計劃、組織、指揮和控制的社會活動的全過程。 這里強調“全過程”，是指對會前準備，會中組織、指揮和控制，會后總結的整個過程的管理。 不能把會議管理僅僅看成是對會議進程的管理 。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.2 企業會議管理的內容,1.會前準備,（1）會議議題和目標的確定,常見的毛病有： 缺乏針對性，議題抓得不準； 議題和目標不具體，達到什么要求不明確，以致議不出明確具體的辦法。 “一會多題”，什么問題都議，什么問題都沒有解決。,（2）會議議程的安排,會議應該按照議程進行，遵循先緊后松、先重后輕、先共同后個別的原則。,（3）會議人員的確定,會議會議人員的確定要遵循相關性原則。與會人員必須與會議議題相關。無關人員參加，會增大會議成本，會對會議造成干擾 。,（4）會議資料和會務的準備,下列情況不宜開會： 會議所需材料不全 會上準備解決的問題可以用電話、備忘錄或個別談話等方式解決 會議議題屬于不宜擴大知情范圍的事務 會議議題均屬瑣碎小事，或者已經做出決定 與會人員之間的對立情緒嚴重等,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.2 企業會議管理的內容,1.會前準備,（1）會議開始,2.會中組織、指揮和控制,會議開始前，應該由會議主持人進行會議規則的講解。最好的辦法是提前到達會議室，將會議規則打在電腦投影屏幕上。,（2）會議的組織和指揮,常用的會議規則有 要守時，堅持到底 手機處于振動狀態 積極發言，但請針對主題，簡短扼要 等別人把話說完，傾聽他人發言 討論中對事不對人，不做人身攻擊，用積極的話代替消極的話 不要開小會,按照事先確定的會議議程組織和指揮會議開始 用明晰的語言說明會議的議題；主持人要善于引導，充分發揚民主，提倡各抒己見 對各種意見進行綜合,（3）會議的控制 會議安排不當的控制 會議主持者的自我控制 與會者不良傾向的控制,會議開始之后，到會議結束之前，發生與會議事先安排不一致的情況時必須立即處理，及時調整，不能一成不變。,會議主持者要思維高度集中，隨時發現自己主持會議中存在的問題，調整自己主持會議的語氣和行為，調動與會者的積極性。,常見的不良傾向： 遲到 個別人發言占用時間較多 發言內容偏離會議議題 大多數與會者不發言,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.2 企業會議管理的內容,1.會前準備,2.會中組織、指揮和控制,3.會后總結 一是清理和回收會議文件，以免發生泄密 二是從會議組織的角度進行總結，總結經驗，汲取教訓,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.3 企業會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,（1）明晰、簡潔、清新 （2）注意引導、啟迪 （3）講究語言的感染力,會議主持者在會議所有的場合都要如此： 開幕詞或開場白時 回答與會者提問時 在會議發言偏離會議中心議題時,會議主持者的語言： 不是在作裁判 不是一錘定音，搞一言堂 讓與會者明白從哪個方向上進行討論,語言的情感信息是自發產生的，不管會議主持者是否意識到，只要他在會上說話，就同時傳播出他的情感信息。 講究語言運用藝術，就在于他要有意識地在自己的講話中講究語言情感信息，要富有感染力。,感染力的表現： 語言中要充滿熱情 表現出對工作的高度責任心 同全體與會者的平等、融洽的態度 對與會者關懷、友好的心情,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.3 企業會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,（1）直接會議成本 （2）會議時間成本 （3）效率損失成本,2.講究對會議成本進行經濟核算,有形成本、顯性成本 會議支付的各種費用總和 包括：會議的設施費、場地費、差旅費、食宿費、招待費、文件準備費和水、電、暖、空調費等。,整個會議消耗的時間總量 T = R（T1T2T3T4T5） T-時間成本； R-參加會議人數； T1-與會者準備時間； T2-與會者在會時間； T3-與會者赴會路途時間； T4-會議秘書工作時間； T5-會議服務人員工作時間 按與會人員的平均小時工資 把時間成本轉換成貨幣形式,這是主管人員因為開會而離開工作崗位，造成企業整體管理效率的下降，由于管理效率下降而造成的損失。,因為不能及時接聽重要客戶電話可能損失一筆業務 因為不能及時處理客戶的投訴而得罪的一批客戶 因為不能及時解決自己管轄范圍內的突發事件而可能造成的停工停產,會議組織者對于直接成本比較關注，而對時間成本、效率損失成本不大敏感。,司有和-企業信息管理學-第五章,選擇題 1企業會議管理中的會中控制包括（可多選）： A會議安排不當的控制 B會議主持者的自我控制 C會議經費的控制 D與會者不良傾向的控制 2會議時間成本使用的單位，是（單項選） ： A小時 B分鐘 C人民幣元 D公里 3.“你購買一瓶農夫山泉飲用天然水，就是向貧困地區捐出一分錢”，這一廣告語的信息發布策略，是（單項選） ： A挑戰對手，獲取優勢 B為您服務，滿足需求 C善假于物，為我所用 D自我造勢，強化效果,第五章 思考題與案例分析,2,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.3 企業會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,會議效率不高的原因： 重要會議時間安排不當：星期五下午，星期一 何時開會，幾乎都不征詢員工的意見 “必須到會”的員工，因為已經與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席 實際到會的往往與議題關系并不是最密切的人,2.講究對會議成本進行經濟核算,3.掌握提高會議效率的規范,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.3 企業會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,2.講究對會議成本進行經濟核算,3.掌握提高會議效率的規范,只在必要時才開的會議； 只在認真籌劃過后才開的會議 一切準備工作就緒后才開的會 總是提前擬訂和分發會議程序 所有與會者都遵守時間，不遲到，不早退 會議邀請了在與會者中具有威望的人出席 會議具有明確的議題和結論 會議記錄了所有決議、建議和負責人,（1）高效率會議的特征,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.3 企業會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,2.講究對會議成本進行經濟核算,3.掌握提高會議效率的規范,（1）高效率會議的特征,（2）高效率會議應該遵循的規范 會議時間安排的規范。 2-3天以上的會，安排在主要與會者有時間與會,上午8-9時，不宜進行業務分析 上午9-10時，比較適合進行一對一會談，業務會議的最佳時間 上午10時-12時， 下午上班后-3時 比較適合集思廣益類的會議。 下午3時到下班，不宜安排會議,1-2小時的會議，則講究會議時間的選擇,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.3 企業會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,2.講究對會議成本進行經濟核算,3.掌握提高會議效率的規范,（1）高效率會議的特征,（2）高效率會議應該遵循的規范 會議時間安排的規范。,會議組織和運作程序的規范,會議準備期間 首先了解所有與會者的每周工作安排時間表，以便找出保證所有與會人到會的開會時間 準備會議議程表及相關資料 通知所有與會者準備發言,會議召開期間 一定要準時開會 對遲到者要予以批評 所有與會者都應該知道尊重別人的意見 各與會的業務單位負責人對會議能否達成一致負直接責任。,會議結束 應該準時結束 不要動輒延長會議時間 結束2-3天后發出會議紀要 所有與會者應該承擔起對會議質量進行反饋的職責,司有和-企業信息管理學-第五章,5.4.3 企業會議管理的藝術,1.會議主持者的語言藝術,2.講究對會議成本進行經濟核算,3.掌握提高會議效率的規范,（1）高效率會議的特征,（2）高效率會議應該遵循的規范 會議時間安排的規范。,會議組織和運作程序的規范,固定的會議流程規范,一個中心 以整個會議的議程為中心，明確的議程可以幫助會議有序進行 兩個基本點 會議開始前的準 會議結束后的跟蹤,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.1 企業文獻信息系統管理概述,1.企業文獻信息系統管理的內容,（1）傳統紙質文獻信息系統的管理（檔案管理） 文獻存儲管理 文獻服務管理 文獻保護 （2）電子檔案系統管理 電子檔案的歸檔、維護、利用和安全管理,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.1 企業文獻信息系統管理概述,1.企業文獻信息系統管理的內容,2.企業文獻信息系統管理的類型,形式：圖紙、圖表、照片、影片、錄像、文字材料以及計算材料、錄音帶、磁帶、光盤等。 功能：,（1）技術檔案系統 含義：企業的技術檔案是企業在生產工藝設計、產品設計、生產設備設計等活動中形成并積累起來的、經過整理、鑒定、留作歷史記錄的技術文件材料。,技術管理功能 借鑒繼承前人成果的認識功能 生產科研原始信息的存儲功能 原始憑證功能 提高經濟效益功能,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.1 企業文獻信息系統管理概述,1.企業文獻信息系統管理的內容,2.企業文獻信息系統管理的類型,（1）技術檔案系統,種類：干部檔案、工人檔案 功能：,（2）人事檔案系統 含義：員工個人在社會實踐中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位經過鑒別、整理后保存起來、以備查考的文字材料。,考察員工的重要途徑之一 澄清個人歷史問題的憑證 為人才開發提供信息 編寫人物專記和專業史的史料,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.1 企業文獻信息系統管理概述,1.企業文獻信息系統管理的內容,2.企業文獻信息系統管理的類型,（1）技術檔案系統,（2）人事檔案系統,（3）文書檔案系統 含義：在企業管理公務活動中形成和使用之后、經過整理歸檔、以備查考的各種書面文字材料。,功能：,傳達貫徹政府方針和政策 發布法規 請示和答復問題 指示和接洽工作 報告情況和交流經驗,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.1 企業文獻信息系統管理概述,1.企業文獻信息系統管理的內容,2.企業文獻信息系統管理的類型,（1）技術檔案系統,（2）人事檔案系統,（3）文書檔案系統,（4）書、報、刊資料系統 圖書是全面、系統地了解某一問題的工具 報紙是了解競爭環境、競爭對手的極好渠道 期刊可以為企業管理活動提供有效專業幫助,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.1 企業文獻信息系統管理概述,1.企業文獻信息系統管理的內容,2.企業文獻信息系統管理的類型,（1）技術檔案系統,（2）人事檔案系統,（3）文書檔案系統,（4）書、報、刊資料系統,（5）電子檔案系統 電子檔案指的是歸檔后的、具有檔案保存價值的電子文件的總稱。,電子文件的含義 電子文件是能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質，并能在網絡上傳輸的數字代碼序列。 錄像帶、錄音帶不屬于電子文件。,電子文件的優勢 存儲密度高、傳遞速度快、便于檢索利用，可以大大縮短查檔時間，提高工作效率；不同地區、不同單位之間很容易實現電子檔案信息資源共享,電子文件的不足 一是缺乏歷史憑證性，電子文件是數字化的，很容易被修改 二是計算機設備的依賴性，使用者無法從載體直接閱讀 三是網絡傳輸不安全性,目前，從技術和管理的角度基本上解決了這個問題。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.1 企業文獻信息系統管理概述,1.企業文獻信息系統管理的內容,2.企業文獻信息系統管理的類型,3.企業文獻信息管理的認識誤區,認為：企業文獻信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式,收藏與使用的矛盾,圖書館：只注重收藏 利用是讀者的事 企 業：不僅注重收藏 利用是本企業的事,收藏與清理的矛盾,圖書館：收藏越多越古越全越好 現在沒用也可供歷史研究。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.1 企業文獻信息系統管理概述,1.企業文獻信息系統管理的內容,2.企業文獻信息系統管理的類型,3.企業文獻信息管理的認識誤區,認為：企業文獻信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式,收藏與使用的矛盾,收藏與清理的矛盾,圖書館：收藏越多越古越全越好 現在沒用也可供歷史研究。,企 業：只能收藏對企業有用的信息 對企業無用的信息必須清除,服務與責任的矛盾,圖書館：如果不能滿足讀者需要 自身沒有責任，也無損失 企 業：如果不能滿足企業需要 是工作失職，負有責任 企業因此可能遭受損失,企業不能照搬圖書館、檔案館的模式,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,傳統紙質文獻信息管理（檔案管理）中的存儲管理，又稱檔案保管工作。 其內容包括歸檔、登錄、編目、編碼、排架等環節 。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,歸檔的含義,歸檔是指企業將在生產、經營活動中不斷產生的文獻信息，在活動結束后由相關業務部門整理立案，定期移交給企業檔案室集中保存的活動過程。,歸檔，不只是指文書檔案、人事檔案。 還有企業在研發中形成的科研技術檔案、專利檔案，生產活動中形成的產品標準、操作規程等管理檔案，經營活動中形成的客戶檔案、營銷點檔案。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,歸檔的含義,歸檔制度的內容,歸檔范圍 上級主管部門的文件材料 本企業的文件材料 供應商、經銷商、合作企業的文件材料,歸檔時間 一般應在第二年的上半年 有些文書處理和檔案工作由一人兼管的企業，可以采取隨立卷隨歸檔的作法,歸檔案卷的內容質量和結構質量 案卷內容質量,內容必須遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，完整無缺、系統有序，加設封面，便于保管和利用。,案卷結構質量,結構要種類齊全，份數完整，不缺張少頁，每份案卷可以組成一個保管單位，便于保管和利用。每份案卷的封面符合要求。,歸檔手續 移交人員說明立卷情況；檔案室人員進行清點核對，交接雙方簽字，將案卷目錄的副本交于移交單位保存。,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,登錄的含義,這是建立賬目對加工后的信息進行登記的工作。,登錄的類型,總括登錄，又稱形式登錄 個別登錄，又稱內容登錄,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,編制案卷目錄（檔案室內全部案卷的目錄）,案卷編目（案卷內的文件目錄）,卷內文件目錄 卷內備考表 案卷封皮,封面和扉頁 目次 序言或說明 簡稱對照表 案卷目錄表 備考表,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,（4）編碼,編碼的含義,這是將已經登記的信息按照排序時所確定的體系結構分別歸入各類，并在信息載體上標明該體系結構序號的工作。,編碼的基本原則,預留足夠的位置，具有擴展性 編碼的方法合理，具有科學性和可操作性 每一編碼代表一個確定的內容，具有惟一性 編碼含義清楚，具有明確性 編碼體系規范、統一，具有標準性,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,（1）歸檔,（2）登錄,（3）編目,（4）編碼,（5）排架,常用的排架方法,按登錄順序排架 按編碼號排架 按信息來源排架 按首字筆畫排架 按文獻內容分類排架 按文獻主題排架,全宗編號,全宗編號的要求 全宗編號的方法,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統紙質文獻信息的服務管理,傳統紙質文獻信息服務管理，包括： 文獻的閱覽、報道、檢索和咨詢 目前，企業內的文獻信息管理機構的人員往往只是扮演著文獻資料保管者的角色。這是不妥當的,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統紙質文獻信息的服務管理,（1）企業文獻閱覽服務,這是指企業文獻管理機構，提供專門的閱覽條件，讓本企業成員在指定時間和場所閱讀所收藏的企業文獻資料的信息服務工作。,主要是閱覽室的管理 包括：閱覽室類型定位、閱覽室室藏文獻的組織 閱覽室現場條件的準備 用戶接待,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統紙質文獻信息的服務管理,（1）企業文獻閱覽服務,這是指文獻管理機構將自身擁有的文獻信息，經過加工整理、以便于使用的形式、主動及時地向全企業廣泛傳播，以引導對企業文獻信息有效利用的服務工作。 文獻報道的方法：口頭報道、直觀報道和媒介物報道。 報道的體裁有：文獻目錄、簡介、文摘、文獻動態、文獻譯報、文獻匯編、文獻綜述和述評等 。,（2）企業文獻報道服務,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統紙質文獻信息的服務管理,（1）企業文獻閱覽服務,（2）企業文獻報道服務,這是指文獻管理機構根據企業用戶的要求，從企業收藏的文獻信息和社會公共信息庫中尋找所需信息的過程。 文獻檢索服務包括： 文獻線索檢索， 數據檢索， 事實檢索 文獻檢索服務方式：手工檢索、聯機檢索、機器檢索,（3）企業文獻檢索服務,司有和-企業信息管理學-第五章,5.5.2 傳統紙質文獻信息的管理,1.傳統紙質文獻信息的存儲管理,2.傳統紙質文獻信息的服務管理,（1）企業文獻閱覽服務,（2）企業文獻報道服務,咨詢服務是一個很大的概念。它指的是咨詢機構根據用戶的要求，以專門知識、技能和經驗，運用科學方法和先進手段，進行調研、分析、預測，客觀地提供最佳的或幾種可供選擇的方案，幫助委托方解決疑難問題的服務活動。,（3）企業文獻檢索服務,（4）企業文獻咨詢服務,企業文獻咨詢服務是其中的一種，是企業文獻信息管理機構根據企業內的用戶對企業文獻方面的需求，幫助用戶解決疑難問題的服務活動。 咨詢服務類型： 指導性咨詢服務 線索性咨詢服務 專題性研究性咨詢服務,司有和-企業信息管理學-第五章,填空題 1.傳統紙質文獻信息的服務管理包括對 、文獻報道服務、文獻檢索服務的管理、 。 2.傳統紙質文獻信息的存儲管理的內容包括 、