第一次課 辦公自動化基礎(chǔ) 什么是辦公自動化 n 辦公自動化是一門綜合性技術(shù)，它能不斷地使人們的部分 辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備，并由這些設(shè)備與 辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息系統(tǒng)。 n 完整的辦公自動化系統(tǒng)包括信息采集、信息加工、信息傳 輸和信息管理四個基本環(huán)節(jié) n 文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、 日程處理 、電子郵件、電子報表、數(shù)據(jù)處理、信息管理、決策支持 等 n 辦公自動化利用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進技術(shù)， 改善了辦公環(huán)境和條件，極大地提高辦公效率和質(zhì)量，縮 短了辦公周期，提升了管理和決策的科學(xué)化、自動化水平 辦公自動化的功能 n 文字處理：在辦公中大量的工作是文字處理，包括對中外文字、數(shù)字 的打字、編輯、排版、存儲、打印等工作； n 數(shù)據(jù)處理：對數(shù)值及非數(shù)值工作的處理； n 資料處理：對各種文檔資料的分類、登記、查詢、搜索等工作； n 事務(wù)處理：對人力資源、工資、財務(wù)、辦公事務(wù)管理等工作； n 圖形圖像處理：有關(guān)對圖形圖像的輸入、編輯、識別、修整、輸出等 工作； n 語言處理：對語言的輸入、輸出、存儲以及和文字的轉(zhuǎn)換等工作； n 網(wǎng)絡(luò)通信：對單位內(nèi)部以及外部之間溝通信息處理、事務(wù)處理等工作 ； n 信息管理：對信息的收錄、存儲、查詢、發(fā)布等工作； n 輔助決策：在對數(shù)據(jù)信息分析的基礎(chǔ)上，為決策制定提供優(yōu)化處理解 決方案； n 安全保密：對需要安全保密的數(shù)據(jù)信息按要求進行防范加密措施。 辦公自動化的概念 n 辦公自動化（OA，Office Automation）是用現(xiàn)代 化的計算機技術(shù)和通信技術(shù)來實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)過程 的數(shù)字化和決策管理信息化，使辦公業(yè)務(wù)超越傳 統(tǒng)時空限制，實現(xiàn)無紙辦公、移動辦公和協(xié)同辦 公。辦公自動化向多媒體化、網(wǎng)絡(luò)化、集成化和 智能化發(fā)展。 n 辦公自動化系統(tǒng)（OAS，Office Automation System）是以人為主導(dǎo)，集成系統(tǒng)管理、信息技 術(shù)和科學(xué)決策的人機信息處理系統(tǒng)。 辦公工作的發(fā)展歷程 n 傳統(tǒng)辦公 n 機器辦公 n 網(wǎng)絡(luò)辦公 n 有限移動辦公 n 隨時隨地辦公和低碳辦公 辦公自動化的模式 n 傳統(tǒng)辦公模式 信息流模式 過程模式 數(shù)據(jù)庫模式 決策模式 行為模式 n 現(xiàn)代辦公模式 辦公室的分類 辦公自動化系統(tǒng)的層次 模型 現(xiàn)代辦公模式 n 辦公室的分類 確定型事務(wù)處理辦公室 非確定型決策處理辦公室 混合型處理辦公室 n 辦公室人員的分類 決策者 管理工作者 知識性工作者 辦事員 辦公自動化的任務(wù) n 事務(wù)處理 n 信息管理 n 輔助決策 n 事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)的組成 事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)由微機配以基 本辦公設(shè)備(復(fù)印機、打印機、傳真機、印 刷系統(tǒng)、縮微系統(tǒng)、會議用各種錄音設(shè)備 和投影儀等)、簡單的通信網(wǎng)絡(luò)、獨立支持 它的具有各種基本功能的軟件(小型關(guān)系型 數(shù)據(jù)庫軟件及專用軟件等)等組成。 n 管理型辦公自動化系統(tǒng) 管理型辦公自動化系統(tǒng)的功能 p管理型辦公自動化系統(tǒng)除擔(dān)負事務(wù)型辦公系統(tǒng)的全 部工作外，還要完成信息管理工作。它側(cè)重于面向 信息流的處理，即工業(yè)、交通、農(nóng)貿(mào)等經(jīng)濟信息流 的處理，人口、環(huán)境、資源等社會信息流的處理， 以及公文文件類型的信息流的處理。 n 管理型辦公自動化系統(tǒng)的組成 在事務(wù)型辦公用基本設(shè)備的基礎(chǔ)上，增加高檔 微機和工作站設(shè)備、通信設(shè)備。它使用的設(shè)備 比事務(wù)型的設(shè)備級別要高，而且復(fù)雜，各部門 間有很強的通信能力。除通用、專用軟件外， 還要求有自己的信息管理系統(tǒng)，在事務(wù)型辦公 系統(tǒng)的基礎(chǔ)上加入專用數(shù)據(jù)庫。 辦公自動化技術(shù)的發(fā)展 第一代辦公自動化 第一代辦公自動化是以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS 系統(tǒng) 簡單的文件數(shù)據(jù)庫管理階段 客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理階段 第二代辦公自動化 第二代辦公自動化是以工作流為中心的辦公自動化 系統(tǒng) 工作流是在業(yè)務(wù)處 理過程中每一步的任務(wù)、處 理步驟、組織或相關(guān)人員、必須的輸入輸出信 息以及需要的工具 第三代辦公自動化第三代辦公自動化是以知識管理為核心的辦公自動 化系統(tǒng)，它能提供豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機制 ，讓使用者都能隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向 企業(yè)知識學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位 從被動向主動轉(zhuǎn)變 ，提升了員工在工作中的地位， 從而提高企業(yè)與機構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力 辦公自動化的發(fā)展趨勢 n 隨著移動通信的發(fā)展，移動辦公與移動商務(wù)開始 。過去人們說的SOHO（Small Office , Home Office）時代，應(yīng)發(fā)展為Mobile Office , Home Office（移動辦公、居家辦公）。 n 現(xiàn)代OA的三條理念：2004年OA大會研討新一代辦 公提出現(xiàn)代辦公已進入移動辦公，提出“MOHO” 理念，即Modern Office (現(xiàn)代OA), Mobile Office（移動OA），Home Office (家居OA)。 趨勢 n 2006年提出“辦公設(shè)備從貴族走向平民，深入中小企業(yè)，進入千家萬 戶”的理念。 n 辦公設(shè)備特別是現(xiàn)代信息通信技術(shù)的主要辦公設(shè)備如臺式計算機、筆 記本、打印機、投影儀、手機等產(chǎn)品的技術(shù)性能不斷飛速發(fā)展而價格 卻是大幅度下降 n 2010年的OA國際研討會提出現(xiàn)代OA是低碳辦公、智能辦公、是在寬帶 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，實現(xiàn)戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)：物聯(lián)網(wǎng)、醫(yī)療信息化、教育信息 化、智能家居、智能電網(wǎng)、智能交通、智能物流等發(fā)揮重要作用的辦 公自動化，實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)時代OA創(chuàng)新應(yīng)用與低碳發(fā)展”的理念。 n 低碳發(fā)展需要有大量的電子政務(wù)和電子商務(wù)的開發(fā)應(yīng)用。僅就碳交易 言，全部是電子交易、虛擬交易，低碳經(jīng)濟離不開電子商務(wù)的業(yè)務(wù)支 持，離不開電子政務(wù)的政府管理，OA是電子政務(wù)與電子商務(wù)的基礎(chǔ)。 低碳發(fā)展離不開OA。 n OA本身也必須低碳，要研發(fā)應(yīng)用“低能耗工作系統(tǒng)”、“智能環(huán)保工 作系統(tǒng)”等OA系統(tǒng)。要大力解決各類電子信息系統(tǒng)和機房設(shè)備的數(shù)據(jù) 中心的節(jié)能、減排問題。 無限移動辦公 n 無限移動辦公可稱為“3A辦公”，即辦公人員可在任何時 間（Anytime）、任何地點（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)相關(guān) 的任何事情（Anything）。這種新的辦公模式可以讓辦公 人員擺脫時間和空間的束縛。單位信息可以隨時隨地通暢 地進行交互流動。 n 移動辦公（MO-Mobile Office ）是當今高速發(fā)展的通信 業(yè)與IT業(yè)融合的產(chǎn)物（ICT），將通信業(yè)在溝通上的便捷 與IT業(yè)完美結(jié)合到一起，使之成為繼互聯(lián)網(wǎng)遠程辦公之后 的新一代辦公模式。 n 這種辦公模式通過在手機上安裝辦公軟件，使手機具備和 電腦一樣的辦公功能，擺脫了必須在固定場所、固定設(shè)備 上進行辦公的限制，對政府和商務(wù)人士提供了極大便利， 為企業(yè)和政府的信息化建設(shè)提供了全新的思路和方向。使 得使用者無論身處何種緊急情況下，都能高效迅捷地開展 工作，對于突發(fā)性事件應(yīng)急性事件的處理尤有極為重要的 意義。 移動辦公系統(tǒng) n 移動辦公系統(tǒng) 是以筆記本、手機等便攜終 端為載體實現(xiàn)的移動信息化系統(tǒng)，該系統(tǒng) 將智能手機、無線網(wǎng)絡(luò)、OA系統(tǒng)三者有機 結(jié)合，實現(xiàn)任何辦公地點和辦公時間的無 縫接入，極大地提高了辦公效率。 n 它可以連接客戶原有的各種IT系統(tǒng)，包括 OA、郵件、ERP、以及其他各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)， 用以操作、瀏覽、管理全部工作事務(wù)，提 供了在無線環(huán)境下的新特性功能。 辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)支持 n 微軟的.Net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（RDB）技術(shù) ： 微軟以其功能強大、易用的Office套件占領(lǐng)了桌面應(yīng) 用，為廣大辦公人員所接受，基于.NetRDB的辦公平 臺以簡單、靈活、易用的特點獲得了廣泛的市場支持 。 n SUN的J2EERDB技術(shù) J2EE標準以其開放性、與平臺無關(guān)性引領(lǐng)著技術(shù)發(fā)展 方向，并迅速在各類應(yīng)用系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用與推廣 ，在OA領(lǐng)域不斷擴大。 n 由圖可看出，當組織 規(guī)模比較大、應(yīng)用環(huán) 境比較復(fù)雜（應(yīng)用系 統(tǒng)多、平臺雜）時采 用J2EE技術(shù)為合適， 當組織規(guī)模相對較小 、應(yīng)用簡單時選擇 .Net為合適。 IBM Lotus Domino 技術(shù) n 在ERP、CRM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺選擇上主要是 .Net與Java之爭，在辦公自動化領(lǐng)域另一 大主流技術(shù)是IBM Lotus Domino。 n Lotus是于1989年推出，以電子郵件、協(xié)同 、非結(jié)構(gòu)文檔處理、安全機制見長，一度 成為OA的標準應(yīng)用與開發(fā)平臺。然而隨著 OA應(yīng)用的內(nèi)涵不斷豐富，Domino暴露出許 多明顯的弱點。 n .Net/Java應(yīng)用功能的實 現(xiàn)需要更多的開發(fā)或集成 ，應(yīng)用的成熟需要不斷地 進行功能沉淀與積累； Domino提供了企業(yè)界領(lǐng)先 的協(xié)同工具、企業(yè)級文檔 處理、文檔的安全控制機 制、大量的應(yīng)用模板，使 其更擅長辦公應(yīng)用支撐， 但面對大量結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)信 息處理時還顯得不足。 辦公自動化新的解決方案 n 面對不同的OA需求，很難單獨選擇其中一種主流 技術(shù)來完滿解決，選擇J2EEDomino構(gòu)建OA平臺 ，滿足了以知識管理為核心、以實時協(xié)作為技術(shù) 支撐手段、以統(tǒng)一的知識門戶為展現(xiàn)方式的OA需 求。 n 整個解決方案基于面向服務(wù)的應(yīng)用框架（SOA）設(shè) 計理念，遵循J2EE標準，以門戶為應(yīng)用框架，融 結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理于一體，支持分 布式協(xié)同計算、信息集成和業(yè)務(wù)流程集成，方案 特點如圖所示 數(shù)字化辦公設(shè)備新篇章 n 一體機“打印機+復(fù)印機+掃描儀+傳真機”，它 是在原來打印機的基礎(chǔ)上加上復(fù)印、傳真、掃描 和照片打印等，但是其體積和價格卻與一般的中 檔打印機差不多 n 一體機是傳統(tǒng)打印機、復(fù)印機、掃描儀、傳真機 的替代品。 n 適用于商業(yè)用戶的一體機有配備了獨立的電話功 能、自動文檔進紙器和網(wǎng)絡(luò)等功能； n 針對居家用戶的一體機，配備了插卡打印數(shù)碼照 片、照片預(yù)覽液晶屏等功能。 “遠程維護”的服務(wù) n 遠程維護是指通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，在一定時空距離外，實 現(xiàn)對客戶機器設(shè)備的參數(shù)調(diào)整、維護和保養(yǎng)。 n OA行業(yè)的重要特點之一，是要做好終端服務(wù)，做好維修管 理。OA設(shè)備涉及到光學(xué)、機械、電子、化學(xué)等多個學(xué)科， 產(chǎn)品精度高、構(gòu)成復(fù)雜（如一些高端A3復(fù)印機有近萬零件 ），辦公設(shè)備用于日常辦公，使用頻繁，故障率高，經(jīng)常 需要維修保養(yǎng)，但往往因時間、距離、成本等原因而頗感 棘手。 n 遠程維護能極大地降低時間、精力、路費等耗費，成倍提 高維修保養(yǎng)工作效率，是一種全新的維修保養(yǎng)模式。對于 用戶而言，遠程維護可極大地縮短壞機停機時間，提高工 作效率，降低因停機而帶來的損失。 n 實現(xiàn)遠程維護，需滿足兩個基本前提，一 是機器設(shè)備的數(shù)碼化；二是能利用網(wǎng)絡(luò)信 息平臺互聯(lián)互通。 n 目前現(xiàn)代辦公的技術(shù)這兩個條件都已具備 ，預(yù)期遠程維護將在不遠的將來發(fā)展成為 重要的、常規(guī)的維修保養(yǎng)。 協(xié)同辦公與協(xié)同辦公平臺 n 協(xié)同的基本含義是協(xié)同工作，是多個人相互配合 完成同一目標。根據(jù)這個定義來說協(xié)同辦公早就 有了，如E-mail、即時通信、VOIP等以及電話會 議、視頻會議等。在新的技術(shù)條件下，協(xié)同辦公 具有整合、個性化、標準化、實時、新架構(gòu)等特 征。協(xié)同辦公新的內(nèi)涵主要反映在以下方面： 傳統(tǒng)OA與業(yè)務(wù)處理的整合； 跨部門、跨單位的信息共享和業(yè)務(wù)整合； 新技術(shù)、新架構(gòu)的應(yīng)用。 個人觀點 n / 當前科研信息系統(tǒng)的主要問題 n 安全保障體系有待進一步加強 n 硬件投入太少，平臺設(shè)計混亂 n 部門之間缺乏溝通，導(dǎo)致平臺技術(shù)理念和 行政管理理念的沖突 n 內(nèi)容欠缺，信息更新不及時 n 模式單一，未能體現(xiàn)本校科研特色 開發(fā)模式 n 自主開發(fā) n 合作開發(fā) n