公司電話機管理制度?一、總則1.目的為加強公司電話機的管理，確保其正常使用，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有電話機，包括辦公區域、會議室、員工宿舍等場所的固定電話及移動電話（如有特殊規定的移動電話管理辦法除外）。3.管理原則電話機的管理遵循"統一管理、合理使用、節約維護"的原則，確保通信暢通，滿足公司日常工作及業務開展的需要。二、電話機配置與管理1.配置標準根據公司各部門的工作職能和實際需求，合理配置電話機數量。新成立部門或因業務發展需要增加電話機時，需填寫《電話機配置申請表》，經部門負責人簽字，報行政部審核，總經理批準后統一配置。電話機的選型應綜合考慮質量、功能、價格等因素，優先選用性能穩定、操作簡便、具備來電顯示及免提功能的電話機。2.登記備案行政部負責對公司所有電話機進行統一登記造冊，詳細記錄電話機的型號、購置時間、使用部門、使用人等信息，并建立《電話機臺賬》。每臺電話機應張貼唯一的標識編號，以便于管理和維護。3.領用與歸還新員工入職時，由所在部門負責人到行政部領取電話機，并辦理領用手續。領用人員需在《電話機領用登記表》上簽字確認，明確保管責任。員工離職或崗位調動時，應將電話機完好無損地歸還行政部，辦理歸還手續。行政部對歸還的電話機進行檢查，如發現有損壞或丟失，應根據實際情況要求責任人照價賠償。三、使用規范1.使用要求員工應愛護電話機，保持電話機清潔衛生，不得隨意拆卸、損壞電話機部件。使用電話機時要輕拿輕放，避免碰撞和摔落。如發現電話機出現故障，應及時報告行政部，不得自行修理。不得利用公司電話機撥打私人長途電話或進行與工作無關的通話。如有特殊情況需要撥打私人長途電話，應經部門負責人批準，并按照公司規定的付費方式支付費用。在通話過程中，應使用文明用語，禮貌待人，不得大聲喧嘩、爭吵或講粗話。禁止使用公司電話機撥打騷擾電話或進行惡意呼叫，一經發現，將嚴肅處理。2.通話記錄對于重要的工作電話，員工應做好通話記錄，記錄內容包括通話時間、對方姓名、電話號碼、通話內容等。通話記錄應妥善保存，以備日后查閱。行政部可根據工作需要，定期檢查員工的通話記錄，以確保公司通信資源的合理使用。3.緊急情況處理如遇緊急情況（如火災、地震等），應立即放下手中電話，按照公司應急預案進行處理。在確保安全的前提下，可使用公司電話機撥打緊急救援電話（如119、120等）。緊急情況處理完畢后，應及時向行政部報告電話機的使用情況，如有損壞應及時報修。四、維護與保養1.日常維護員工應每天對電話機進行清潔，使用干凈的軟布擦拭電話機表面，保持電話機外觀整潔。定期檢查電話機的線路連接是否牢固，如有松動應及時插緊。同時，檢查電話機的按鍵是否靈敏，如有故障應及時報修。2.定期保養行政部應定期對公司電話機進行全面保養，一般每季度進行一次。保養內容包括清潔電話機內部、檢查電路板、更換老化部件等，以確保電話機的性能穩定。在保養過程中，如發現電話機存在嚴重故障或安全隱患，應及時進行維修或更換。3.維修管理當電話機出現故障時，使用人應及時填寫《電話機維修申請表》，注明故障現象、所在部門、使用人等信息，提交給行政部。行政部接到維修申請后，應及時安排維修人員進行維修。對于簡單故障，維修人員應在當天或盡快修復；對于復雜故障，維修人員應在最短時間內修復，并及時反饋維修結果。維修費用由行政部統一核算，屬于正常損耗或質量問題的維修費用由公司承擔；因使用人操作不當或故意損壞造成的維修費用，由責任人承擔。五、費用管理1.話費標準公司根據各部門的工作性質和業務需求，制定不同的話費標準。各部門應嚴格按照規定的話費標準控制通話費用，不得超支。話費標準如有調整，行政部應及時通知各部門，并做好相關解釋工作。2.話費結算公司每月定期統計各部門的話費使用情況，由行政部根據《電話機臺賬》和通話記錄進行核對。話費結算以自然月為周期，行政部在核對無誤后，將各部門的話費清單報送財務部，由財務部統一進行費用結算和支付。3.費用控制各部門負責人應加強對本部門話費使用情況的監督和管理，定期分析話費支出情況，采取有效措施控制話費成本。如發現有異常高額話費支出，應及時查明原因，并進行處理。行政部應定期對公司整體話費情況進行統計分析，總結話費使用規律，提出優化建議，為公司節約通信成本。六、監督與檢查1.行政部監督行政部負責對公司電話機的使用、維護和管理情況進行日常監督檢查。定期檢查電話機的配置、使用登記、維護保養等記錄，確保各項管理制度得到有效執行。對于違反本制度的行為，行政部有權責令責任人立即改正，并根據情節輕重給予相應的處罰。2.內部審計公司內部審計部門定期對電話機管理情況進行審計，檢查話費使用的合理性、合規性，以及維修費用的支出情況等。審計過程中如發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.員工監督公司鼓勵員工對電話機管理中的違規行為進行監督舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵。行政部應及時受理員工的舉報，并對舉報內容進行認真調查核實，保護舉報人權益。七、考核與獎懲1.考核內容電話機管理的考核內容包括電話機的使用規范、維護保養情況、費用控制等方面。具體考核指標如下：電話機使用是否符合規定，有無違規撥打私人電話、騷擾電話等行為。電話機是否保持清潔衛生，定期進行維護保養，有無因使用不當或保管不善造成損壞。話費支出是否控制在規定標準以內，有無超支情況。考核方式采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式，行政部每月對各部門電話機管理情況進行檢查評分，年度進行綜合考核評價。2.獎勵措施對于電話機管理工作表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于通報表揚、獎金、榮譽證書等。具體獎勵情形如下：嚴格遵守電話機使用規范，全年無違規使用情況，且話費控制良好的部門。對電話機維護保養認真負責，及時發現并解決問題，避免公司遭受較大損失的個人。在電話機管理工作中提出合理化建議，被公司采納并取得顯著成效的個人。3.處罰措施對于違反本制度的部門和個人，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰方式包括但不限于批評教育、罰款、警告、降職降薪等。具體處罰情形如下：違反電話機使用規范，如私自撥打私人長途電話、進行與工作無關的通話等，每次給予警告，并責令退還相應費用；情節嚴重的，給予罰款處理。因使用不當或保管不善造成電話機損壞的，責任人應照價賠償；如造成公司經濟損失的，還應承擔相應的賠償責任。話費支出超過規定標準，且無合理原因的，