酒店公用物資管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店公用物資管理，規范物資采購、使用、保管等流程，確保物資合理配置與有效利用，降低成本，提高酒店運營效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內所有公用物資，包括但不限于客房用品、餐飲用品、辦公用品、工程維修材料、清潔用品等。（三）管理原則1.歸口管理原則：各類公用物資分別由相關部門歸口管理，明確職責，確保管理工作的專業化和規范化。2.合理配置原則：根據酒店實際運營需求，合理確定物資儲備數量和種類，避免積壓和浪費。3.成本控制原則：在保證物資質量和服務水平的前提下，通過優化采購、使用等環節，降低物資采購成本和使用成本。4.責任追究原則：對在公用物資管理過程中出現違規行為或造成損失的部門和個人，依法依規追究責任。二、組織與職責（一）物資管理領導小組成立以酒店總經理為組長，各部門負責人為成員的物資管理領導小組，負責統籌協調酒店公用物資管理工作，制定物資管理政策和規劃，審議重大物資采購和處置事項。（二）采購部門職責1.市場調研：收集市場信息，了解物資價格、質量、供應情況等，為采購決策提供依據。2.供應商選擇與管理：建立供應商評估體系，選擇合格供應商，與其簽訂采購合同，確保物資供應的穩定性和質量可靠性。3.采購計劃執行：根據各部門需求計劃，按時、按質、按量完成物資采購任務，嚴格控制采購成本。4.采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、執行和歸檔等工作，確保合同的合法性和有效性。（三）使用部門職責1.需求計劃編制：根據本部門實際運營情況，定期編制物資需求計劃，明確物資名稱、規格、數量、需求時間等信息，并提交采購部門。2.物資使用管理：負責本部門領用物資的合理使用和日常保管，確保物資安全、完整，提高物資使用效率。3.庫存盤點：配合倉庫管理部門定期進行庫存盤點，及時反饋物資使用情況和存在問題。4.成本控制：在保證服務質量的前提下，積極采取措施降低本部門物資消耗，控制成本支出。（四）倉庫管理部門職責1.物資驗收：負責對采購物資進行驗收，檢查物資的數量、質量、規格等是否符合合同要求，對驗收合格的物資辦理入庫手續。2.物資保管：按照物資的特性和類別，合理安排倉儲空間，對物資進行分類存放，做好防潮、防火、防盜等保管工作，確保物資安全。3.庫存管理：建立庫存物資臺賬，及時記錄物資的出入庫情況，定期進行庫存盤點，做到賬實相符。4.物資發放：根據使用部門的領料單，按照規定的流程發放物資，嚴格控制物資發放數量。（五）財務部門職責1.預算管理：參與制定酒店公用物資采購預算，對預算執行情況進行監督和分析。2.賬務處理：負責物資采購、庫存、領用等相關財務核算工作，確保財務數據的準確、完整。3.成本核算與分析：定期對物資成本進行核算和分析，為物資管理決策提供財務支持。4.資金管理：根據物資采購合同和資金安排，及時支付貨款，合理控制資金使用。三、采購管理（一）采購計劃1.年度采購計劃：各部門應于每年年底前編制下一年度物資需求計劃，經部門負責人審核后報采購部門。采購部門匯總各部門需求計劃，結合酒店年度經營目標和預算，編制年度采購計劃，報物資管理領導小組審批。2.月度采購計劃：各部門應于每月[具體日期]前將次月物資需求計劃提交采購部門。采購部門根據年度采購計劃和實際庫存情況，編制月度采購計劃，明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間等，并組織實施采購。3.臨時采購計劃：因特殊情況急需采購物資時，使用部門應填寫臨時采購申請表，說明采購原因、物資名稱、規格、數量等，經部門負責人審核、分管領導批準后交采購部門。采購部門應優先安排采購，確保物資及時供應。（二）供應商選擇與管理1.供應商篩選：采購部門通過市場調研、招標、詢價、推薦等方式，收集潛在供應商信息，建立供應商名錄。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、服務等方面進行綜合評估，篩選出合格供應商。2.供應商評估：采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括供應能力、產品質量、交貨期、售后服務、價格水平等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對表現優秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行淘汰。3.供應商合作協議：與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款，確保雙方合作的順利進行。（三）采購流程1.采購申請：使用部門根據物資需求計劃或臨時需求，填寫采購申請表，詳細注明物資名稱、規格、數量、用途、預計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。2.采購審批：部門負責人對采購申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要物資的采購，需報分管領導或物資管理領導小組審批。3.采購實施：采購部門根據審批后的采購申請表，選擇合適的采購方式（如招標采購、詢價采購、競爭性談判等）進行采購。與供應商簽訂采購合同，明確采購物資的各項條款，并跟蹤合同執行情況，確保物資按時、按質、按量供應。4.物資驗收：物資到貨后，倉庫管理部門會同使用部門按照采購合同和相關標準對物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、質量、規格、型號等。對驗收合格的物資辦理入庫手續，對驗收不合格的物資及時與供應商聯系，要求其退換貨或采取其他補救措施。（四）采購成本控制1.價格談判：采購部門在采購過程中，應充分與供應商進行價格談判，爭取最優惠的采購價格。通過比較不同供應商的報價，選擇性價比高的物資。2.批量采購：對于使用量大、采購頻率高的物資，采購部門可采用批量采購的方式，以獲得更大的價格折扣，降低采購成本。3.成本分析與監控：財務部門定期對采購成本進行分析，與預算進行對比，找出成本差異原因，并提出改進措施。采購部門應配合財務部門進行成本分析，不斷優化采購策略，降低采購成本。四、庫存管理（一）庫存分類1.按物資用途分類：分為客房用品、餐飲用品、辦公用品、工程維修材料、清潔用品等類別，便于管理和核算。2.按物資價值分類：分為貴重物資、一般物資和低值易耗品。貴重物資如高檔瓷器、金銀餐具等，應重點管理；一般物資如床上用品、餐具等，按常規方法管理；低值易耗品如一次性洗漱用品、清潔工具等，采用簡單的核算方法。（二）庫存管理制度1.入庫管理：采購物資到貨后，倉庫管理人員應及時組織驗收。驗收合格的物資，按照規定的分類和存放位置辦理入庫手續，填寫入庫單，注明物資名稱、規格、數量、供應商等信息，并登記庫存物資臺賬。2.庫存保管：倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，根據物資的特性和要求，合理安排倉儲空間，分類存放物資。對易燃易爆、易腐蝕等特殊物資，應設置專門的存放區域，并采取相應的安全防護措施。定期對庫存物資進行檢查和盤點，確保物資安全、完整，防止物資損壞、變質、丟失等情況發生。3.庫存盤點：倉庫管理部門應定期進行庫存盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點時，應核對庫存物資的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，對盤盈、盤虧的物資要查明原因，及時調整庫存臺賬，并按照規定的審批程序進行處理。4.庫存預警：根據各類物資的歷史消耗數據和庫存周轉率，設定庫存預警指標。當庫存物資數量低于或高于預警值時，倉庫管理部門應及時向采購部門和使用部門發出預警信號，以便及時采取采購或調整使用量等措施。（三）庫存物資損耗管理1.損耗原因分析：對庫存物資損耗情況進行定期分析，查找損耗原因，如物資質量問題、保管不善、使用不當、自然損耗等。2.損耗控制措施：針對不同的損耗原因，采取相應的控制措施。加強物資驗收環節，確保入庫物資質量合格；改善物資保管條件，防止物資損壞變質；加強員工培訓，提高物資使用和保管意識，減少人為損耗。對因管理不善造成的物資損耗，追究相關責任人的責任。五、物資使用管理（一）領用制度1.領用流程：使用部門根據實際需求填寫領料單，注明物資名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審核簽字后，到倉庫領取物資。倉庫管理人員按照領料單發放物資，同時在庫存臺賬上記錄物資的發放情況，并要求領料人簽字確認。2.限量領用：對于部分消耗量大或價值較高的物資，實行限量領用制度。使用部門根據實際情況，每月或每季度確定合理的領用限量，倉庫管理人員按照限量發放物資。如因特殊情況需要超量領用，需經部門負責人批準。3.以舊換新：對于部分可回收利用的物資，如餐具、床上用品等，實行以舊換新制度。使用部門在領用時，應將舊物資交回倉庫，倉庫管理人員按照規定進行驗收后，方可發放新物資。（二）使用監督1.日常監督：各部門負責人應加強對本部門物資使用情況的日常監督，確保物資合理使用，避免浪費。發現員工有浪費物資或違規使用物資的行為，應及時制止并進行批評教育。2.定期檢查：物資管理領導小組定期組織對各部門物資使用情況進行檢查，檢查內容包括物資領用記錄、使用情況、庫存情況等。對發現的問題及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。（三）成本控制1.制定消耗定額：根據酒店的經營特點和歷史數據，制定各類物資的消耗定額，作為物資使用部門成本控制的依據。使用部門應嚴格按照消耗定額控制物資使用量，降低物資消耗成本。2.節能降耗措施：鼓勵各部門采取節能降耗措施，如合理設置空調溫度、優化照明系統、加強設備維護保養等，減少能源消耗和物資損耗，降低運營成本。六、物資報廢與處置（一）報廢條件1.損壞無法修復：物資因使用、保管不當或其他原因造成損壞，且無法通過維修恢復其使用功能的。2.已過使用年限：物資達到規定的使用年限，且繼續使用存在安全隱患或影響服務質量的。3.技術淘汰：因技術進步或新產品替代，現有物資已不符合酒店經營需求，且無使用價值的。（二）報廢審批1.報廢申請：使用部門或倉庫管理部門發現物資符合報廢條件時，應填寫物資報廢申請表，詳細說明物資名稱、規格、數量、購置時間、報廢原因等信息，并提交部門負責人審核。2.技術鑒定：對于價值較高或專業性較強的物資，由物資管理領導小組組織相關技術人員進行技術鑒定，確認物資是否確實無法使用或無使用價值。3.審批流程：物資報廢申請表經部門負責人審核、技術鑒定通過后，報分管領導審批。對于金額較大的物資報廢，需報物資管理領導小組審批。審批通過后，方可進行物資報廢處置。（三）報廢處置1.處置方式：物資報廢處置方式主要包括報廢變賣、捐贈、報廢銷毀等。對于有一定價值的報廢物資，經物資管理領導小組批準后，可進行報廢變賣，變價收入上繳酒店財務；對于無使用價值且不宜變賣的報廢物資，可根據實際情況進行捐贈或報廢銷毀處理。2.處置記錄：倉庫管理部門負責對物資報廢處置過程進行記錄，包括報廢物資名稱、規格、數量、處置方式、處置時間、收入情況等信息，并將相關記錄存檔備案。七、信息化管理（一）物資管理系統建設建立酒店公用物資管理信息系統，實現物資采購、庫存管理、領用發放、報廢處置等環節的信息化管理。通過系統實時掌握物資的庫存動態、采購進度、使用情況等信息，提高管理效率和決策科學性。（二）數據錄入與維護各部門應指定專人負責物資管理系統的數據錄入和維護工作，確保數據的及時、準確、完整。采購部門及時錄入采購合同、到貨信息等；倉庫管理部門準確記錄物資的出入庫情況、庫存盤點結果等；使用部門如實填寫物資需求計劃、領料單等信息。（三）數據分析與利用利用物資管理系統提供的數據分析功能，定期對物資采購成本、庫存周轉率、物資消耗情況等進行分析，為物資管理決策提供數據支持。通過數據分析，發現管理中存在的問題和潛在風險，及時采取措施加以改進和防范。八、監督與考核（一）內部審計監督酒店內部審計部門定期對公用物資管理情況進行審計監督，檢查物資采購、庫存管理、使用等環節是否符合相關制度規定，是否存在違規操作、浪費物資、貪污腐敗等問題。對審計發現的問題，及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（二）績效考核1.考核指標設定：建立物資管理績效考核指標體系，包括采購成本控制、庫存管理水平、物資使用效率、物資損耗率等