?記賬公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本記賬公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本記賬公司與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類合同，包括但不限于記賬服務(wù)合同、稅務(wù)代理合同、財(cái)務(wù)咨詢合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂應(yīng)遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同的內(nèi)容應(yīng)公平合理，不得顯失公平，雙方的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)對等。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理部門及職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、審核等工作。2.對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出解決方案。3.配合法務(wù)部門處理合同糾紛。（二）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的合法性審查，對合同條款的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估。2.參與合同的談判和簽訂，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同中涉及的財(cái)務(wù)條款，確保合同的財(cái)務(wù)條款符合公司的財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決財(cái)務(wù)問題。3.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，確保款項(xiàng)的安全和及時(shí)到賬。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)合同的歸檔和保管工作，建立合同檔案管理制度。2.對合同的印章使用進(jìn)行管理，確保印章的安全和正確使用。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門處理合同相關(guān)的行政事務(wù)。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門與客戶進(jìn)行前期洽談，達(dá)成合作意向后，起草合同草案。2.合同草案提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，法務(wù)部門提出修改意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同草案進(jìn)行修改，形成合同送審稿。4.合同送審稿提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，財(cái)務(wù)部門提出審核意見和建議。5.業(yè)務(wù)部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的意見對合同送審稿進(jìn)行修改，形成合同正式稿。6.合同正式稿提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真審查對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等，確保對方具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。合同應(yīng)包括雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任等條款。3.合同簽訂時(shí)，應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。授權(quán)代表簽字的，應(yīng)提供法定代表人的授權(quán)委托書。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和行政部門備案。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)了解合同的執(zhí)行進(jìn)度和存在的問題。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向客戶發(fā)送合同履行情況報(bào)告，及時(shí)反饋合同履行過程中的信息。3.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，尋求解決方案。如無法協(xié)商解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并會(huì)同法務(wù)部門采取相應(yīng)的措施。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商，達(dá)成一致意見后，起草合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，法務(wù)部門提出修改意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同變更協(xié)議進(jìn)行修改，形成合同變更協(xié)議送審稿。4.合同變更協(xié)議送審稿提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，財(cái)務(wù)部門提出審核意見和建議。5.業(yè)務(wù)部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的意見對合同變更協(xié)議送審稿進(jìn)行修改，形成合同變更協(xié)議正式稿。6.合同變更協(xié)議正式稿提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同變更協(xié)議。（三）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商，達(dá)成一致意見后，起草合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，法務(wù)部門提出修改意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同解除協(xié)議進(jìn)行修改，形成合同解除協(xié)議送審稿。4.合同解除協(xié)議送審稿提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，財(cái)務(wù)部門提出審核意見和建議。5.業(yè)務(wù)部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的意見對合同解除協(xié)議送審稿進(jìn)行修改，形成合同解除協(xié)議正式稿。6.合同解除協(xié)議正式稿提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同解除協(xié)議。五、合同糾紛管理（一）糾紛處理原則1.預(yù)防為主原則：加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂和履行行為，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.及時(shí)處理原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免糾紛擴(kuò)大化。3.依法處理原則：合同糾紛的處理應(yīng)遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，依法維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）糾紛處理流程1.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)糾紛時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并會(huì)同法務(wù)部門進(jìn)行調(diào)查和分析，了解糾紛的原因和情況。2.法務(wù)部門根據(jù)調(diào)查和分析的結(jié)果，制定糾紛處理方案，并與對方進(jìn)行協(xié)商溝通，尋求解決方案。3.如協(xié)商溝通無法解決糾紛，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，采取訴訟或仲裁等法律手段解決糾紛。4.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供相關(guān)證據(jù)和資料，協(xié)助法務(wù)部門進(jìn)行訴訟或仲裁等法律活動(dòng)。（三）糾紛處理注意事項(xiàng)1.糾紛處理過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來函件、發(fā)票、收據(jù)、會(huì)議紀(jì)要等，以便在訴訟或仲裁等法律活動(dòng)中使用。2.糾紛處理過程中，應(yīng)注意保護(hù)公司的商業(yè)秘密和客戶信息，避免泄露給第三方。3.糾紛處理結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理制度，避免類似糾紛的再次發(fā)生。六、合同檔案管理（一）檔案建立1.行政部門負(fù)責(zé)建立合同檔案管理制度，對合同檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。2.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給行政部門，行政部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行編號(hào)、登記、歸檔。3.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、發(fā)票、收據(jù)、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、整理、裝訂，便于查閱和使用。3.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定，一般為[x]年。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交行政部門審核。2.行政部門審核通過后，為查閱人員提供合同檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并在復(fù)印件上加蓋"與原件核對無誤"章。七、合同印章管理（一）印章使用原則1.嚴(yán)格審批原則：合同印章的使用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.專人保管原則：合同印章應(yīng)由專人保管，不得交由他人代管。3.登記備案原則：合同印章的使用應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄印章使用的時(shí)間、用途、使用人等信息。（二）印章使用流程1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)填寫《合同印章使用申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交法務(wù)部門審核。2.法務(wù)部門審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)用印。3.行政部門在用印前，應(yīng)認(rèn)真核對合同文本與《合同印章使用申請表》的內(nèi)容是否一致，確保用印的準(zhǔn)確性和合法性。4.用印后，行政部門應(yīng)及時(shí)在《合同印章使用登記表》上登記備案，并將《合同印章使用申請表》存檔。（三）印章保管1.合同印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等。2.合同印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。3.合同印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印