?貿(mào)易公司供應管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范貿(mào)易公司的供應管理工作，確保物資供應的及時性、準確性和質(zhì)量穩(wěn)定性，滿足公司業(yè)務運營的需求，降低采購成本，提高公司整體運營效率和經(jīng)濟效益。（二）適用范圍本制度適用于公司所有物資采購、供應商管理、庫存管理等供應環(huán)節(jié)相關(guān)的活動。（三）基本原則1.合法性原則：供應管理活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在確保物資質(zhì)量和供應及時性的前提下，追求采購成本最低化，提高公司經(jīng)濟效益。3.公平公正原則：在供應商選擇、采購決策等過程中，遵循公平、公正的原則，維護公司利益。4.協(xié)作原則：與供應商建立良好的合作關(guān)系，加強內(nèi)部各部門之間的協(xié)作與溝通，共同保障供應工作順利進行。二、采購管理（一）采購計劃1.需求預測各部門應根據(jù)業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、銷售計劃等，提前對所需物資進行需求預測，并于每月[具體日期]前提交下月物資需求預測表至采購部門。需求預測應詳細列出物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計需求時間等信息。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)各部門提交的需求預測表，結(jié)合庫存情況，于每月[具體日期]前制定下月采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預算金額等內(nèi)容，并經(jīng)采購經(jīng)理審核后報財務部門備案。對于緊急采購需求，相關(guān)部門應填寫緊急采購申請表，說明緊急原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交采購部門，采購部門應優(yōu)先安排采購。（二）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。根據(jù)物資類別、質(zhì)量要求、價格水平、交貨期、售后服務等因素，制定供應商篩選標準。對潛在供應商進行實地考察或資質(zhì)審核，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽等情況，篩選出合格的供應商。2.供應商評估與考核采購部門定期（每季度）對現(xiàn)有供應商進行評估與考核，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分級管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優(yōu)秀供應商，可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應商，應及時采取整改措施或終止合作。3.供應商關(guān)系維護采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，反饋公司需求和意見，共同解決合作中出現(xiàn)的問題。建立供應商激勵機制，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予適當?shù)莫剟?，如表彰、增加訂單份額等；對于違反合同約定的供應商，應按照合同條款進行處罰。（三）采購流程1.采購申請審批各部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H業(yè)務需求填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預算金額等信息，并經(jīng)部門負責人簽字后提交采購部門。采購申請表應附上相關(guān)的技術(shù)規(guī)格文件、報價單等資料。采購部門對采購申請進行初審，審核通過后報分管領(lǐng)導審批；對于金額較大的采購項目，還需報總經(jīng)理審批。2.采購訂單下達采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，選擇合適的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等條款，并經(jīng)供應商確認后生效。采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。3.采購合同簽訂對于金額較大或采購周期較長的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資質(zhì)量標準、交貨期、價格調(diào)整、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應提交法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，采購部門應妥善保管合同原件，并及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。4.到貨驗收物資到貨前，采購部門應通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。物資到貨時，倉庫管理部門應會同質(zhì)量檢驗部門按照采購合同和相關(guān)標準對物資進行驗收，檢查物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。對于驗收合格的物資，倉庫管理部門應辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單；對于驗收不合格的物資，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。5.付款結(jié)算采購部門應根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，及時辦理付款申請手續(xù)。付款申請應附上采購合同、入庫單、發(fā)票等相關(guān)憑證，并經(jīng)采購經(jīng)理、財務經(jīng)理審核后報總經(jīng)理審批。財務部門按照審批通過的付款申請進行付款結(jié)算，并做好賬務處理。三、庫存管理（一）庫存規(guī)劃1.安全庫存設(shè)定采購部門會同倉庫管理部門根據(jù)物資的采購周期、市場需求波動、供應穩(wěn)定性等因素，設(shè)定各類物資的安全庫存水平。安全庫存應定期進行評估和調(diào)整，以適應業(yè)務發(fā)展和市場變化的需要。2.庫存周轉(zhuǎn)率目標制定庫存周轉(zhuǎn)率考核指標，明確各部門庫存管理的目標和責任。倉庫管理部門應定期對庫存物資進行盤點和分析，采取有效措施提高庫存周轉(zhuǎn)率，減少庫存積壓。（二）庫存日常管理1.入庫管理物資到貨后，倉庫管理部門應及時組織驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。入庫物資應按照類別、規(guī)格型號、批次等進行分類存放，并做好標識。倉庫管理人員應根據(jù)入庫單及時登記庫存臺賬，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。2.出庫管理各部門根據(jù)業(yè)務需求填寫領(lǐng)料單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字后提交倉庫管理部門。倉庫管理部門按照領(lǐng)料單發(fā)放物資，并做好出庫記錄。對于貴重物資或限量領(lǐng)用的物資，應實行審批制度，嚴格控制領(lǐng)用數(shù)量。3.庫存盤點倉庫管理部門應定期（每月）對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)束后，應編制庫存盤點表，詳細記錄盤點結(jié)果。對于盤盈、盤虧的物資，應查明原因，及時進行處理，并調(diào)整庫存臺賬。每年年底，應進行全面的庫存盤點，對全年庫存管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施。（三）庫存控制1.庫存預警倉庫管理部門應根據(jù)安全庫存設(shè)定庫存預警線，當庫存水平低于或高于預警線時，及時發(fā)出預警信息。采購部門接到庫存預警信息后，應及時分析原因，采取相應的措施，如安排采購、調(diào)整生產(chǎn)計劃等，確保庫存保持在合理水平。2.庫存積壓處理定期對庫存物資進行清理，對于長期積壓、不再使用或已過期的物資，應及時進行處理，如降價銷售、報廢等。建立庫存積壓物資處理審批制度，明確處理流程和責任，確保庫存積壓物資得到妥善處理。四、物流管理（一）運輸方式選擇1.根據(jù)物資的性質(zhì)、數(shù)量、交貨期、運輸成本等因素，選擇合適的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸、水路運輸?shù)取?.對于緊急物資或高價值物資，優(yōu)先選擇航空運輸或公路快運等快速運輸方式；對于大批量、低價值物資，可選擇鐵路運輸或水路運輸?shù)瘸杀据^低的運輸方式。（二）物流供應商選擇與管理1.物流供應商的選擇應遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、詢價、談判等方式確定。2.對物流供應商進行評估與考核，評估指標包括運輸服務質(zhì)量、運輸安全、運輸成本、交貨期等。3.與物流供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，確保物流服務的質(zhì)量和穩(wěn)定性。（三）運輸過程監(jiān)控1.建立物流信息跟蹤系統(tǒng)，實時監(jiān)控物資的運輸狀態(tài)，及時掌握物資的運輸進度和預計到達時間。2.要求物流供應商定期反饋運輸情況，如出現(xiàn)運輸延誤、貨物損壞等異常情況，應及時通知采購部門和相關(guān)部門，并采取相應的措施進行處理。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準制定1.根據(jù)公司業(yè)務需求和行業(yè)標準，制定各類物資的質(zhì)量標準，明確物資的質(zhì)量要求、檢驗方法、驗收標準等內(nèi)容。2.質(zhì)量標準應及時傳達給供應商和相關(guān)部門，確保各方對質(zhì)量要求有清晰的認識。（二）檢驗與檢測1.質(zhì)量檢驗部門應按照質(zhì)量標準對采購物資進行檢驗和檢測，確保物資質(zhì)量符合要求。2.對于重要物資或關(guān)鍵零部件，應進行嚴格的檢驗和檢測，必要時可委托第三方檢測機構(gòu)進行檢測。3.做好檢驗和檢測記錄，保存相關(guān)的檢驗報告和證書，作為質(zhì)量追溯的依據(jù)。（三）不合格品處理1.對于檢驗不合格的物資，質(zhì)量檢驗部門應及時出具不合格報告，并通知采購部門和供應商。2.采購部門應與供應商協(xié)商處理不合格品，如退貨、換貨、補貨、降價處理等，確保不合格品得到妥善處理。3.對不合格品的處理過程進行跟蹤和記錄，分析不合格原因，采取相應的糾正措施，防止類似問題再次發(fā)生。六、信息管理（一）供應信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的供應信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購計劃、供應商管理、采購訂單、庫存管理、物流跟蹤、質(zhì)量控制等供應環(huán)節(jié)的信息化管理。2.供應信息系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、預警等功能，提高供應管理工作的效率和準確性。（二）信息共享與溝通1.采購部門、倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)部門應通過供應信息系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享，及時了解供應環(huán)節(jié)的各項業(yè)務進展情況。2.定期召開供應管理工作會議，通報供應管理工作中的問題和進展情況，加強部門之間的溝通與協(xié)作。3.與供應商建立信息溝通平臺，及時傳遞公司需求、訂單變更、質(zhì)量反饋等信息，確保雙方信息暢通。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對供應管理工作進行審計，檢查采購流程、合同執(zhí)行、庫存管理、資金使用等方面的合規(guī)性和有效性。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）考核機制1.建立供應管理工作考核指標體系，對采購部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門的供應管理工作進行考核。