?證券公司采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范證券公司采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于證券公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的各類采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備采購(gòu)、信息系統(tǒng)采購(gòu)、經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)營(yíng)銷用品采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)資金使用效益。3.公正性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平、公正、公開，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)。4.保密性原則：涉及采購(gòu)的商業(yè)秘密、敏感信息等應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購(gòu)內(nèi)部控制機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購(gòu)決策委員會(huì)由公司高級(jí)管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議采購(gòu)戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算、采購(gòu)方式等。3.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門公司設(shè)立采購(gòu)部門，作為采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作的組織和實(shí)施。采購(gòu)部門的職責(zé)包括：1.制定采購(gòu)管理制度、流程和操作規(guī)范。2.編制采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。3.組織采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購(gòu)活動(dòng)。4.選擇和確定供應(yīng)商。5.簽訂采購(gòu)合同。6.協(xié)調(diào)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收、付款等工作。7.建立和維護(hù)供應(yīng)商管理檔案。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，配合采購(gòu)部門開展采購(gòu)工作，包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確提出采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購(gòu)項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)、談判等工作。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。（四）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)、合規(guī)等部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，其職責(zé)包括：1.審查采購(gòu)制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督采購(gòu)流程的合規(guī)性。3.檢查采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、合同簽訂等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。4.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際工作需要，在每年末編制下一年度的采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等。2.采購(gòu)部門對(duì)各需求部門提交的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合公司整體預(yù)算安排，編制公司年度采購(gòu)預(yù)算草案，報(bào)公司管理層審批。3.經(jīng)公司管理層審批后的采購(gòu)預(yù)算，作為年度采購(gòu)工作的依據(jù)，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，控制采購(gòu)支出，確保采購(gòu)預(yù)算的有效執(zhí)行。2.對(duì)于超出預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)分析原因，提出解決方案，并報(bào)公司管理層審批。未經(jīng)審批，不得擅自進(jìn)行超預(yù)算采購(gòu)。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期向公司管理層報(bào)告采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行臺(tái)賬，記錄采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況，包括采購(gòu)金額、付款情況等。3.對(duì)于預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的偏差，采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施進(jìn)行糾正。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購(gòu)用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》應(yīng)提交給采購(gòu)部門，采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的合理性、必要性、預(yù)算合規(guī)性等。（二）采購(gòu)審批1.對(duì)于金額較小的采購(gòu)項(xiàng)目，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批后即可組織采購(gòu)。2.對(duì)于金額較大或重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)將采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤唤o采購(gòu)決策委員會(huì)審批。采購(gòu)決策委員會(huì)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的具體情況，進(jìn)行審議并做出決策。（三）采購(gòu)方式選擇1.公開招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的項(xiàng)目。采購(gòu)部門應(yīng)向特定的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。采購(gòu)部門應(yīng)與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。4.單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的項(xiàng)目。采購(gòu)部門應(yīng)與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判。5.詢價(jià)：適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)部門應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其報(bào)價(jià)。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、行業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)等渠道，收集潛在供應(yīng)商信息，并進(jìn)行篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門對(duì)篩選出的潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估方式包括實(shí)地考察、問(wèn)卷調(diào)查、供應(yīng)商樣品測(cè)試、供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、財(cái)務(wù)狀況等。3.供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇確定合格的供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.供應(yīng)商管理：采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商管理檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作歷史、供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量等情況。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。（五）采購(gòu)文件編制與發(fā)布1.根據(jù)采購(gòu)方式的不同，采購(gòu)部門編制相應(yīng)的采購(gòu)文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.采購(gòu)文件編制完成后，采購(gòu)部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審核和審批。審核通過(guò)后的采購(gòu)文件應(yīng)及時(shí)發(fā)布給潛在供應(yīng)商。（六）采購(gòu)響應(yīng)與評(píng)審1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)文件的要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交響應(yīng)文件。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行接收、登記和初步審查。2.對(duì)于公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等采購(gòu)方式，采購(gòu)部門應(yīng)組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評(píng)標(biāo)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。3.對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)等采購(gòu)方式，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行談判或詢價(jià)，根據(jù)談判或詢價(jià)結(jié)果確定成交供應(yīng)商。（七）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)審結(jié)果，與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同文本提交給公司法律合規(guī)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。審核通過(guò)后的采購(gòu)合同由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公司公章。（八）采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收1.采購(gòu)項(xiàng)目到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門進(jìn)行驗(yàn)收。需求部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的要求，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫《采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購(gòu)部門。采購(gòu)部門將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告作為辦理付款手續(xù)的依據(jù)。3.如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)項(xiàng)目存在質(zhì)量問(wèn)題或其他不符合合同要求的情況，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可按照合同約定通過(guò)法律途徑解決。（九）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫《付款申請(qǐng)表》，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。2.審核通過(guò)后的付款申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層審批后，財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，向供應(yīng)商支付貨款。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，與其簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并要求供應(yīng)商提供履約擔(dān)保。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決供應(yīng)商可能出現(xiàn)的違約問(wèn)題。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：在采購(gòu)文件中明確質(zhì)量要求，對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)和驗(yàn)收。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評(píng)估。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格。建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)價(jià)格異常波動(dòng)情況，并采取相應(yīng)的措施。4.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。加強(qiáng)對(duì)合同的審核和管理，確保合同的履行。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)和教育，提高其合規(guī)意識(shí)。建立合規(guī)檢查機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行合規(guī)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為。六、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)信息收集采購(gòu)部門應(yīng)廣泛收集與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)政策法規(guī)信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等。信息收集渠道包括市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、行業(yè)網(wǎng)站、政府部門發(fā)布的信息等。（二）采購(gòu)信息整理與分析采購(gòu)部門對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行整理和分析，建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)對(duì)采購(gòu)信息的分析，了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和供應(yīng)商情況，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。（三）采購(gòu)信息共享采購(gòu)部門應(yīng)與公司內(nèi)部各相關(guān)部門共享采購(gòu)信息，提高信息透明度。各部門可根據(jù)授權(quán)訪問(wèn)采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢與本部門相關(guān)的采購(gòu)信息。七、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)、合規(guī)等部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題