?貴州費用結算管理制度一、總則（一）目的為了加強公司費用結算管理，規范費用結算流程，確保費用支出的合理性、準確性和及時性，保障公司資金安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于貴州地區公司各部門及所屬分支機構發生的各類費用結算業務，包括但不限于辦公費用、差旅費、業務招待費、車輛費用、通訊費用等。（三）基本原則1.合法性原則：費用結算必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.真實性原則：費用支出應當真實發生，相關憑證必須真實、有效。3.合理性原則：費用報銷應符合公司業務實際需要，具有合理的商業目的。4.準確性原則：費用核算和結算數據應準確無誤，確保財務信息的真實性。5.及時性原則：費用發生后應及時辦理結算手續，不得拖延。二、費用結算流程（一）費用申請1.員工因工作需要發生費用支出時，應提前填寫相應的費用申請表，如《貴州地區差旅費申請表》《貴州地區業務招待費申請表》等。2.申請表應詳細注明費用發生的事由、預計金額、支付方式等信息，并按規定經部門負責人審核簽字。對于預算內的常規費用申請，部門負責人應重點審核費用的必要性和合理性；對于預算外的費用申請，需經分管領導審批后，再提交至部門負責人審核。（二）費用報銷1.費用發生后，員工應在規定時間內（一般為費用發生后的[x]個工作日內）整理好相關原始憑證，并按照費用類別粘貼在公司統一的報銷粘貼單上。2.原始憑證應包括發票、收據、合同協議、審批文件等，發票必須是正規稅務發票，且發票內容應與費用申請表一致，包括發票抬頭（必須為公司全稱）、日期、項目、金額等。3.員工將填寫完整的費用報銷單及原始憑證一并提交至部門負責人，部門負責人對費用的真實性、合理性再次進行審核，并簽字確認。（三）財務審核1.部門審核通過后的費用報銷單流轉至財務部門，財務人員對報銷憑證的合法性、合規性、準確性進行審核。2.重點審核發票是否符合規定、費用標準是否超標、報銷金額計算是否正確、審批流程是否完整等。對于不符合要求的報銷單據，財務人員應及時通知報銷人進行補充或更正。3.財務審核通過后，在報銷單上加蓋"財務審核章"，并提交至分管財務領導審批。（四）領導審批1.分管財務領導根據公司財務制度和預算情況，對費用報銷進行審批。2.對于重大費用支出或預算外費用，可能需要提交公司總經理辦公會或董事會審議批準。3.領導審批通過后，在報銷單上簽字確認。（五）費用支付1.財務部門根據審批后的報銷單，按照公司資金支付流程安排資金支付。2.對于通過銀行轉賬支付的費用，財務人員應確保收款賬戶信息準確無誤；對于現金支付的費用，應按照公司現金管理規定辦理支付手續。3.費用支付完成后，財務人員在報銷單上加蓋"已支付"章，并登記入賬。三、各類費用結算規定（一）辦公費用1.辦公費用主要包括辦公用品、辦公設備、印刷品、水電費等。2.辦公用品采購應遵循公司采購流程，由行政部門統一負責。采購前應填寫《辦公用品采購申請表》，經部門負責人和分管領導審批后進行采購。采購后應及時辦理入庫手續，并由專人負責保管。3.員工領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用登記表》，注明領用日期、物品名稱、規格、數量等信息。行政部門應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。4.辦公設備的購置應按照公司固定資產管理規定執行，進行資產登記和折舊計提。設備維修、保養費用應根據實際發生情況及時報銷，維修費用應提供維修清單和發票。5.印刷品制作應與供應商簽訂合同，明確印刷內容、規格、數量、價格等條款。印刷費用報銷時應提供印刷合同、發票及印刷樣稿。6.水電費由公司統一支付，相關費用發票應及時提交至財務部門進行核算。各部門應加強水電管理，節約使用資源，避免浪費。（二）差旅費1.差旅費是指員工因公務出差期間發生的交通、住宿、餐飲等費用。2.員工出差前應填寫《貴州地區差旅費申請表》，明確出差事由、地點、時間、預計費用等信息，并按照公司規定的審批流程進行審批。3.交通費用乘坐飛機應根據公司規定的標準選擇合適的艙位，報銷時應提供機票行程單及登機牌。如因特殊情況需要乘坐高鐵一等座、動車一等座、火車軟臥等，需經分管領導審批。乘坐長途汽車、市內交通等費用，應提供正規發票，按實際發生金額報銷。員工可選擇乘坐公共交通出行，如因特殊情況需要乘坐出租車，應在報銷單上注明事由。4.住宿費用住宿標準應根據出差地區的不同按照公司規定執行。員工應選擇安全、衛生、經濟實惠的酒店或賓館住宿，并索取正規發票。如兩人以上同行且同性別的，原則上應安排合住，節約住宿費用。如因工作需要必須單人住宿的，需經部門負責人批準。5.餐飲費用餐飲補貼按照出差自然（日歷）天數計算，按規定標準發放。出差期間如有招待客戶等特殊情況，需提前填寫《貴州地區業務招待費申請表》，經審批后單獨報銷，不再享受餐飲補貼。餐飲補貼發票可采用定額發票或電子發票，發票上應注明日期、項目等信息。（三）業務招待費1.業務招待費是指公司為開展業務活動需要而發生的宴請、禮品、娛樂等費用。2.業務招待應遵循必要性、合理性和適度性原則，嚴格控制招待標準。招待前應填寫《貴州地區業務招待費申請表》，詳細說明招待對象、事由、預計金額等信息，并按照審批權限經部門負責人、分管領導、總經理等審批。3.宴請費用應提供菜單、發票等憑證，發票上應注明招待日期、地點、招待對象等信息。宴請標準應根據招待對象的級別和人數合理安排，不得鋪張浪費。4.禮品費用應提供禮品清單、發票等憑證，禮品應符合公司業務需求和文化理念。禮品價值應根據公司規定的標準執行，特殊情況需超過標準的，應報總經理批準。5.娛樂費用應提供消費清單、發票等憑證，娛樂活動應與業務相關，不得用于與公司業務無關的活動。（四）車輛費用1.車輛費用包括車輛購置費用、燃油費、過路費、停車費、車輛保險費、維修保養費等。2.車輛購置：公司購置車輛應按照固定資產管理規定進行審批和采購，購置費用應提供購車合同、發票、車輛購置稅完稅證明等憑證，并辦理車輛登記手續。3.燃油費：車輛燃油費應根據實際行駛里程和油耗情況進行報銷，報銷時應提供加油發票，發票上應注明加油日期、加油站名稱、車牌號等信息。公司可根據車輛使用情況制定燃油定額標準，對超定額部分進行分析和控制。4.過路費、停車費：過路費、停車費報銷應提供相應的發票或票據，發票上應注明日期、地點、車牌號等信息。如通過ETC卡支付過路費，可提供ETC通行記錄清單作為報銷憑證。5.車輛保險費：車輛保險費應按照公司規定統一辦理，由財務部門根據保險合同和發票進行支付和報銷。保險費報銷時應提供保險發票、保險單等憑證。6.維修保養費：車輛維修保養應選擇正規的維修廠，并簽訂維修合同。維修費用報銷時應提供維修清單、發票、維修合同等憑證，維修項目應與車輛實際故障相符。財務部門應對維修費用進行審核，防止虛報維修項目和費用。（五）通訊費用1.通訊費用是指員工因工作需要使用手機、固定電話等發生的費用。2.公司根據員工崗位性質和工作需要制定通訊費用補貼標準，員工在標準范圍內憑通訊費發票報銷。3.通訊費發票應是正規稅務發票，發票上應注明手機號碼、使用月份、費用金額等信息。員工應確保通訊費用與工作相關，不得將私人通訊費用混入報銷。4.對于享受通訊補貼的員工，公司不再另行報銷因工作需要發生的長途話費、漫游費等特殊通訊費用。如因特殊工作需要發生超出補貼標準的通訊費用，需經部門負責人批準后單獨報銷。四、費用結算的審批權限（一）部門負責人審批權限1.審批本部門預算內的費用報銷申請，重點審核費用的真實性、合理性和必要性。2.對于預算外的費用申請，部門負責人應提出審核意見，報分管領導審批。（二）分管領導審批權限1.審批分管部門的費用報銷申請，包括預算內和預算外的費用。2.對于重大費用支出或涉及多個部門的費用報銷，分管領導應進行綜合審核，并根據情況提交公司總經理辦公會或董事會審議。（三）總經理審批權限1.審批公司所有費用報銷申請，包括預算外費用、重大費用支出等。2.對費用報銷的合規性、合理性和效益性進行最終決策，確保公司費用支出符合公司戰略和財務政策。五、費用結算的時間要求（一）日常費用結算員工應在費用發生后的[x]個工作日內完成費用申請和報銷手續，部門負責人應在收到報銷申請后的[x]個工作日內完成審核，財務部門應在收到審核通過的報銷單后的[x]個工作日內完成財務審核和支付。（二）月度費用結算各部門應在每月[x]日前將上月發生的費用報銷單整理匯總后提交至財務部門，財務部門應在每月[x]日前完成所有費用的結算和賬務處理工作，并編制月度費用報表。（三）年度費用結算財務部門應在年度終了后的[x]個工作日內完成年度費用結算工作，對全年費用進行全面核對和分析，編制年度費用決算報告，報公司領導審批。六、費用結算的監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門定期對費用結算情況進行審計檢查，重點審查費用報銷的真實性、合法性、合理性和審批流程的執行情況。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務部門自查財務部門應定期對費用結算數據進行自查，核對費用報銷憑證的完整性、準確性和合規性，檢查費用支付的及時性和準確性。發現問題及時進行糾正，并對相關責任人進行問責。（三）違規處理1.對于違反本制度規定的費用結算行為，如