項目檔案工作管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，為公司項目的順利開展、運營管理及決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目從項目啟動至項目結束全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司項目檔案實行集中統一管理，由公司檔案管理部門歸口負責，確保檔案的完整性和系統性。2.同步管理原則項目檔案管理與項目建設、運營管理同步進行，做到文檔資料收集、整理、歸檔與項目進度相匹配。3.真實性與完整性原則項目檔案應如實反映項目建設、運營的全過程，保證檔案內容的真實可靠、完整無缺。4.有效利用原則充分開發利用項目檔案資源，為公司各項工作提供服務，提高檔案的使用價值。二、項目檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善項目檔案管理制度，并組織實施。2.負責對項目檔案工作進行指導、監督和檢查。3.集中統一管理公司項目檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和利用等工作。4.定期對項目檔案進行清理、核對，確保檔案的安全與完整。5.組織開展項目檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。（二）項目負責人職責1.負責本項目檔案工作的組織和協調，確保項目檔案工作與項目建設、運營管理同步推進。2.明確項目各階段文件材料的形成、積累、整理和歸檔責任人，督促相關人員及時完成檔案資料的收集和整理工作。3.對項目檔案的完整性、準確性和系統性負責，審核項目檔案的整理質量，確保符合歸檔要求。4.配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收、移交等工作。（三）項目文件資料形成部門及人員職責1.負責本部門在項目實施過程中所形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交。2.確保所形成文件材料的真實、準確、完整，對文件材料的質量負責。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的整理、審核、驗收等工作。三、項目文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目設計文件（初步設計、施工圖設計等）、項目招投標文件（招標文件、投標文件、評標報告等）、合同文件（勘察合同、設計合同、施工合同、監理合同等）等。2.項目建設過程文件施工管理文件：施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、施工日志、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄等。物資管理文件：物資采購計劃、物資采購合同、物資檢驗報告、物資出入庫記錄等。質量管理文件：質量管理制度、質量檢驗評定標準、質量事故處理記錄等。安全管理文件：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故處理記錄等。進度管理文件：項目總進度計劃、月進度計劃、周進度計劃、進度報表等。監理文件：監理規劃、監理細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等。3.項目竣工驗收文件包括竣工驗收申請報告、竣工驗收報告、竣工驗收備案表、工程質量保修書、竣工決算報告等。4.項目運營管理文件項目投產后的生產運行記錄、設備維護保養記錄、技術改造文件、市場調研報告、客戶反饋等。（二）收集要求1.項目各部門和人員應及時收集各自工作中形成的文件材料，確保文件材料的真實、準確、完整。2.對重要文件材料應進行備份，防止丟失或損壞。3.收集的文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。（三）整理要求1.項目文件材料應按照項目前期、建設過程、竣工驗收、運營管理等階段進行分類整理。2.同一階段的文件材料應按照文件的性質、內容、時間順序等進行排列，做到層次分明、條理清晰。3.對每份文件材料應進行編號、編目，編制文件材料目錄清單，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息。4.項目文件材料應采用紙質和電子兩種形式進行歸檔，電子文件應與紙質文件內容一致，并按照檔案管理部門的要求進行格式轉換和存儲。四、項目檔案的歸檔（一）歸檔時間1.項目前期文件應在項目立項批復后[X]個工作日內歸檔。2.項目建設過程中形成的文件材料應按季度及時歸檔，每季度末的次月[X]日前完成上季度文件材料的歸檔工作。3.項目竣工驗收文件應在項目竣工驗收后[X]個工作日內歸檔。4.項目運營管理文件應在每年年底前歸檔上一年度的文件材料。（二）歸檔程序1.項目文件資料形成部門或人員按照整理要求對文件材料進行整理后，填寫《項目檔案歸檔清單》，一式兩份，一份隨文件材料一同交檔案管理部門，一份留存備查。2.檔案管理部門收到《項目檔案歸檔清單》和文件材料后，對文件材料的完整性、準確性和系統性進行審核。審核合格的，辦理檔案接收手續，在《項目檔案歸檔清單》上簽字確認，并將文件材料進行分類存放；審核不合格的，退回文件資料形成部門或人員進行補充完善。3.檔案管理部門應對歸檔的項目檔案進行編號、編目，建立項目檔案目錄數據庫，并將電子檔案存儲到指定的存儲設備中。五、項目檔案的保管（一）保管期限項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的項目檔案，應列為永久保管。如項目立項批復、可行性研究報告、重要合同文件、竣工驗收報告等。2.長期保管的檔案凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的項目檔案，應列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如項目建設過程中的一般性文件材料、設備維護保養記錄等。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內對公司工作有查考利用價值的項目檔案，應列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如項目建設過程中的臨時性文件材料、短期的市場調研報告等。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對紙質檔案應進行分類存放，按照檔案的保管期限、類別等順序排列，便于查找和利用。4.對電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，異地存放，防止數據丟失。同時，要定期對電子檔案進行檢測和維護，確保數據的完整性和可讀性。5.檔案管理部門應建立檔案保管臺賬，對檔案的入庫、出庫、保管情況等進行詳細記錄，做到賬物相符。六、項目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的項目檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織項目負責人、相關業務部門人員等組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.鑒定小組應根據檔案的保管期限、內容、重要性等因素，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應編制《項目檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《項目檔案銷毀清單》經公司分管領導批準后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監銷人員應在《項目檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門。4.檔案管理部門應將《項目檔案銷毀清單》與鑒定報告等相關資料一并歸檔保存。七、項目檔案的利用（一）利用范圍公司內部各部門因工作需要，可查閱、借閱項目檔案；外部單位因工作需要查閱項目檔案的，應按照公司相關規定辦理審批手續。（二）利用方式1.查閱公司內部人員查閱項目檔案，應填寫《項目檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應提供必要的查閱條件，并對查閱情況進行登記。2.借閱公司內部人員借閱項目檔案，應填寫《項目檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、偽造、泄露檔案內容。3.復制因工作需要復制項目檔案的，應填寫《項目檔案復制申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，由檔案管理部門負責復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應對項目檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用部門、利用人員、利用內容、歸還時間等信息，以便于統計和查詢。八、項目檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司項目檔案管理信息系統，實現項目檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司提供便捷的檔案信息服務。（二）信息化建設內容1.檔案數據錄入將紙質項目檔案進行掃描或數字化處理，錄入到項目檔案管理信息系統中，建立電子檔案數據庫。2.系統功能開發項目檔案管理信息系統應具備檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、借閱、統計等功能，實現檔案管理的全過程信息化。3.安全管理加強項目檔案管理信息系統的安全防護，設置用戶權限管理，防止檔案信息泄露和非法訪問。定期對系統進行備份，確保數據的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應指定專人負責項目檔案管理信息系統的維護和管理，確保系統的正常運行。2.項目檔案管理信息系統應與公司其他業務系統進行有效集成，實現信息共享和業務協同。3.檔案管理人員應熟練掌握項目檔案管理信息系統的操作技能，提高工作效率和服務質量。九、監督與考核（一）監督檢查1.檔案管理部門應定期對項目檔案工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、文件材料的收集整理情況、檔案的歸檔保管情況、檔案的利用情況等。2.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門或人員限期整改。整改完成后，檔案管理部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.將項目檔案工作納入公司績效考核體系，對項目負責