公司采購及管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需物資的及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的所有采購活動(dòng)，包括原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間，避免盲目采購。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的物資和服務(wù)，確保公司產(chǎn)品質(zhì)量和工作效率。3.價(jià)格合理原則：通過市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，獲取合理的采購價(jià)格，降低采購成本，但不得犧牲質(zhì)量為代價(jià)。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易行為。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)公司采購工作的統(tǒng)一管理和實(shí)施。采購部門根據(jù)工作需要可設(shè)置采購經(jīng)理、采購專員等崗位。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和庫存情況，編制年度、季度、月度采購計(jì)劃，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評(píng)估、選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和審批后的采購申請(qǐng)，組織實(shí)施采購活動(dòng)，與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.采購成本控制：通過市場(chǎng)調(diào)研、談判、招標(biāo)等方式，降低采購成本，提高采購效益。5.合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更和終止等工作，確保合同的合法性和有效性。6.質(zhì)量控制：參與采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，對(duì)采購物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保符合公司要求。7.信息管理：收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。8.協(xié)調(diào)溝通：與公司內(nèi)部各部門保持密切溝通，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題；與供應(yīng)商保持良好合作關(guān)系，及時(shí)處理供應(yīng)商的反饋和投訴。（三）其他部門職責(zé)1.使用部門根據(jù)實(shí)際需求，提出采購申請(qǐng)，并詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。參與采購物資的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的質(zhì)量和適用性進(jìn)行確認(rèn)。配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評(píng)估，提供相關(guān)意見和建議。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)支出。參與采購合同的審核，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核和結(jié)算工作，確保資金支付的準(zhǔn)確性和安全性。3.質(zhì)量部門制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。參與采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和判定，確保符合質(zhì)量要求。對(duì)采購物資的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，提出改進(jìn)措施和建議。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、合理性和真實(shí)性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大或重要的采購申請(qǐng)，需報(bào)總經(jīng)理審批。（二）采購審批1.采購申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，采購部門根據(jù)審批意見進(jìn)行采購操作。2.對(duì)于預(yù)算內(nèi)的采購項(xiàng)目，采購部門按照既定的采購流程進(jìn)行采購；對(duì)于超出預(yù)算的采購項(xiàng)目，采購部門需重新提交采購預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批通過后，方可進(jìn)行采購。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的信息。2.供應(yīng)商評(píng)估采購部門組織相關(guān)人員（如使用部門、質(zhì)量部門等）對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為合格供應(yīng)商、優(yōu)秀供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商選擇采購部門根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和要求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對(duì)于重要物資或大額采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。（四）采購執(zhí)行1.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購進(jìn)度跟蹤采購部門建立采購進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期與供應(yīng)商溝通，了解采購物資的生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。對(duì)于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向相關(guān)部門反饋。3.到貨驗(yàn)收采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，由使用部門和質(zhì)量部門按照驗(yàn)收規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《物資驗(yàn)收單》。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于重要物資或技術(shù)含量較高的物資，還需進(jìn)行專業(yè)檢測(cè)或試用。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并做好記錄。（五）采購付款1.發(fā)票審核采購物資驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)提供合法有效的發(fā)票。采購部門收到發(fā)票后，對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號(hào)碼、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等是否與采購合同和實(shí)際交易相符。如發(fā)票存在問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票。2.付款申請(qǐng)采購部門根據(jù)采購合同和發(fā)票審核情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，注明采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額、付款方式等信息，并提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購項(xiàng)目是否符合預(yù)算、發(fā)票是否合規(guī)、付款金額是否準(zhǔn)確等。審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.款項(xiàng)支付分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司資金管理制度和付款流程，辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。對(duì)于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付的款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無誤；對(duì)于采用支票、匯票等方式支付的款項(xiàng)，應(yīng)做好票據(jù)的開具、保管和傳遞工作。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)情況，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度采購預(yù)算草案。2.年度采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并按部門和費(fèi)用類別進(jìn)行分類匯總。3.采購部門將年度采購預(yù)算草案提交財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司整體預(yù)算安排和資金狀況，對(duì)采購預(yù)算草案進(jìn)行審核和調(diào)整。4.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后的采購預(yù)算草案報(bào)公司管理層審批，審批通過后的采購預(yù)算作為年度采購工作的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，確保采購費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.如因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要等原因?qū)е虏少忣A(yù)算需要調(diào)整，采購部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等，并按預(yù)算編制和審批流程進(jìn)行審批。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司管理層匯報(bào)采購預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購訂單和供應(yīng)商協(xié)商一致的結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同起草完成后，應(yīng)提交公司法律事務(wù)部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。3.經(jīng)審核通過的采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋公司合同專用章后與供應(yīng)商簽訂。（二）合同履行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求供應(yīng)物資，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。如供應(yīng)商無法按時(shí)履行合同，應(yīng)提前通知采購部門，并協(xié)商解決方案。3.在合同履行過程中，如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行，雙方應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決，并采取措施減少損失。（三）合同變更與終止1.采購合同簽訂后，如因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂《采購合同變更協(xié)議》。2.《采購合同變更協(xié)議》應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更后的合同條款、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并按合同簽訂流程進(jìn)行審批和簽訂。3.采購合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商辦理終止手續(xù)，清理雙方的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，通過與多家供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。建立市場(chǎng)價(jià)格預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)異常波動(dòng)時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購策略。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，選擇資質(zhì)良好、信譽(yù)可靠的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款。建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對(duì)于關(guān)鍵物資或重要供應(yīng)商，選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行合作，降低因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而導(dǎo)致的供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格控制采購物資的質(zhì)量，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強(qiáng)采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收不合格的物資及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。定期對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理質(zhì)量問題。4.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行合同起草、審核、簽訂和履行。定期對(duì)采購合同進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同糾紛處理機(jī)制，當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。5.付款風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格審核采購發(fā)票，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性。按照公司資金管理制度和付款流程辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，確保資金支付的準(zhǔn)確性和安全性。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商付款情況的跟蹤和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中出現(xiàn)的問題。七、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本的控制情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改