全程留痕跡管理制度?一、總則（一）目的為加強公司管理，規范工作流程，確保各項工作可追溯，提高工作效率和質量，特制定本全程留痕跡管理制度。本制度旨在通過對公司各類業務活動從開始到結束的全過程進行記錄和留存，實現對工作的有效監督、管理和評估，保障公司運營的合規性和穩定性，保護公司及員工的合法權益。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司業務相關的外部合作伙伴，包括但不限于供應商、客戶、服務商等在參與公司業務活動過程中的相關環節。（三）基本原則1.真實性原則：所有記錄必須真實反映實際發生的業務活動，不得偽造、篡改或隱瞞相關信息。2.完整性原則：涵蓋業務活動的各個關鍵環節，確保記錄全面、完整，無重大遺漏。3.及時性原則：在業務活動發生的同時或規定時間內進行記錄，保證記錄的時效性和準確性。4.保密性原則：對于涉及公司機密、商業秘密及個人隱私的記錄，嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、留痕跡管理的范圍及方式（一）文件管理1.文件起草與審批各類公文、報告、合同等文件起草時，需明確起草人、起草日期，并詳細記錄文件的主題、目的、主要內容等關鍵信息。文件審批過程中，審批人應簽署明確的審批意見（同意、不同意及具體修改意見）、審批日期，并留存審批記錄。2.文件流轉通過公司內部辦公系統進行文件流轉時，系統自動記錄文件的發送時間、接收人、傳閱狀態等信息。對于紙質文件的流轉，需使用文件傳閱單，記錄文件名稱、文號、流轉環節、傳閱人簽名及日期等。3.文件存檔定期對各類文件進行分類整理和存檔，建立電子和紙質檔案。電子檔案應按照統一的命名規則和目錄結構進行存儲，注明文件的標題、文號、日期、來源等信息；紙質檔案應編制詳細的檔案索引，便于查詢和借閱。（二）會議管理1.會議籌備記錄會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排等信息，形成會議籌備記錄。準備會議資料，包括會議通知、議題文件、匯報材料等，并記錄資料的準備情況和發放范圍。2.會議過程安排專人負責會議記錄，詳細記錄會議討論內容、發言要點、決議事項、責任人和完成時間等。會議記錄應盡量采用現場實時記錄或錄音（經參會人員同意）后整理的方式，確保記錄準確完整。對于重要會議，可通過視頻會議系統進行記錄，保存會議視頻資料。3.會議決議執行根據會議決議，制定詳細的任務清單，明確責任部門和責任人，并跟蹤任務執行情況。記錄任務的啟動時間、執行進度、遇到的問題及解決措施等信息。定期對會議決議的執行情況進行檢查和反饋，確保決議得到有效落實。（三）項目管理1.項目立項填寫項目立項申請表，詳細說明項目背景、目標、范圍、時間進度、預算、預期成果等內容。項目立項申請表需經相關部門負責人和公司領導審批，并留存審批意見和簽字記錄。建立項目檔案，將項目立項相關資料進行整理歸檔，作為項目全程跟蹤的基礎資料。2.項目實施制定項目詳細計劃，明確項目各階段的任務、責任人、時間節點等信息，并在項目執行過程中實時更新計劃進度。項目實施過程中的各類文檔，如項目報告、工作記錄、測試報告、驗收報告等，需及時整理歸檔，確保項目文檔的完整性和準確性。通過項目管理軟件或其他信息化工具，記錄項目成員的工作任務分配、工作成果提交、溝通交流等情況，實現項目進度的可視化管理。3.項目驗收項目完成后，按照項目合同或相關標準進行驗收。驗收過程中形成的驗收報告、驗收意見等文件，需由驗收人員簽字確認，并留存歸檔。對項目進行總結評估，分析項目實施過程中的經驗教訓，提出改進建議，形成項目總結報告，作為公司項目管理的參考資料。（四）日常工作記錄1.工作日報員工每日填寫工作日報，記錄當天完成的主要工作內容、工作成果、遇到的問題及解決措施、明日工作計劃等信息。工作日報應在規定時間內提交給上級領導審閱，并留存電子版和紙質版記錄。上級領導可對員工的工作日報進行批注和反饋，提出工作指導意見和改進建議，員工應根據反饋意見及時調整工作方向和方法。2.工作周報每周結束后，員工撰寫工作周報，總結本周工作完成情況，分析工作中存在的問題及原因，提出下周工作計劃和改進措施。工作周報需經上級領導審核簽字后留存。通過工作周報，加強對員工工作的階段性跟蹤和評估，及時發現工作中的潛在風險和問題，促進員工不斷提升工作效率和質量。3.工作月報每月末，員工提交工作月報，全面總結本月工作完成情況，包括工作目標達成情況、重點工作進展、團隊協作情況、取得的成績與不足等內容。工作月報應附相關數據和圖表進行說明，增強報告的直觀性和可信度。部門負責人根據員工工作月報，對部門整體工作進行分析和總結，形成部門工作月報，上報公司領導。公司領導通過部門工作月報了解各部門工作動態，為公司決策提供依據。（五）客戶與供應商管理1.客戶信息管理建立客戶信息檔案，詳細記錄客戶的基本信息、聯系人信息、業務往來情況、需求偏好等內容。客戶信息檔案應定期更新維護，確保信息的準確性和完整性。對與客戶溝通交流的過程進行記錄，包括電話溝通、郵件往來、面對面會議等，保存溝通記錄的內容和時間，以便跟蹤客戶需求變化和業務進展情況。2.供應商信息管理收集供應商的基本資料、資質證書、產品信息、服務能力等信息，建立供應商信息庫。對供應商的信息進行定期評估和更新，確保供應商信息的可靠性。記錄與供應商的合作過程，包括采購訂單下達、交貨驗收、付款結算等環節的相關信息，如訂單編號、交貨日期、驗收報告、付款憑證等，以便對供應商的績效進行評估和管理。3.業務往來記錄對與客戶和供應商之間的各類業務往來文件進行妥善保存，如合同協議、報價單、發票、對賬單等。這些文件是雙方業務關系的重要憑證，應按照規定的檔案管理要求進行分類存檔，便于查詢和核對。定期對客戶和供應商的業務往來數據進行統計分析，評估合作效果，發現潛在問題，及時采取措施進行改進和優化。三、留痕跡管理的責任分工（一）員工責任1.按照公司規定和本制度要求，及時、準確地記錄本人參與的各項工作活動，確保工作記錄真實、完整、清晰。2.妥善保管和整理本人工作過程中產生的各類文件、資料，按照公司檔案管理規定進行歸檔和移交。3.在工作中積極配合公司其他部門及人員的留痕跡管理工作，提供必要的信息和協助。（二）部門負責人責任1.負責本部門留痕跡管理工作的組織和指導，確保部門員工了解并遵守留痕跡管理制度。2.審核本部門員工提交的工作記錄，對記錄的真實性、完整性和準確性進行把關，提出修改意見和建議，并督促員工及時整改。3.定期檢查本部門工作記錄的歸檔情況，確保部門工作檔案的規范管理。（三）檔案管理部門責任1.制定和完善公司檔案管理制度，明確檔案管理的流程和標準，指導各部門做好文件資料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.負責公司各類檔案的集中統一管理，建立檔案索引和數據庫，方便檔案的查詢和利用。3.定期對檔案進行清查、盤點和鑒定，確保檔案的安全和完整，對過期或失效檔案按照規定進行處置。（四）信息技術部門責任1.保障公司留痕跡管理所需的信息化系統和工具的正常運行，及時處理系統故障和技術問題，確保數據的安全存儲和傳輸。2.根據公司業務需求和留痕跡管理要求，優化和完善信息化系統功能，為工作記錄的電子化管理提供技術支持。3.負責對公司員工進行信息化系統操作培訓，提高員工利用信息技術進行留痕跡管理的能力和水平。四、留痕跡資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲建立公司統一的電子文檔管理系統，按照文件類型、部門、時間等維度進行分類存儲。對于重要文件和數據，采用多介質備份存儲，如硬盤、磁帶、云端存儲等，確保數據的安全性和可恢復性。電子文檔應采用規范的命名方式，包含文件主題、日期、版本號等關鍵信息，便于識別和查找。同時，為電子文檔添加相應的元數據，如作者、創建時間、修改時間、文件大小等，提高文檔管理的效率和準確性。2.紙質存儲設立專門的紙質檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保紙質檔案的安全存放。紙質檔案應按照檔案分類方案進行分類整理，編制檔案目錄和索引，建立檔案檢索體系。對于重要檔案，可采用裝訂成冊、加裝封面封底等方式進行保護，防止檔案散失或損壞。（二）保管期限1.短期保管對于一些時效性較強、僅在短期內具有參考價值的工作記錄，如臨時性會議紀要、一般性工作報表等，保管期限為13年。期滿后，經相關部門負責人審核同意，可按照規定程序進行銷毀。2.中期保管涉及公司階段性業務活動、重要項目執行過程中的部分文件資料，如項目中期報告、季度工作總結等，保管期限為35年。這些記錄對于公司業務的連貫性和追溯性具有一定的作用，需妥善保存。3.長期保管具有重要歷史價值、法律憑證作用或對公司未來發展具有重大參考意義的文件資料，如公司章程、重大合同協議、財務審計報告等，應長期保管。長期保管的檔案需定期進行復查和鑒定，確保其價值和完整性。（三）查閱與借閱1.查閱權限公司內部員工因工作需要查閱留痕跡資料時，應按照公司規定的權限和流程進行申請。一般情況下，員工可查閱與本人工作相關的資料；涉及多個部門或公司機密的資料，需經相關部門負責人或公司領導批準后方可查閱。外部人員（如審計機構、監管部門等）因工作需要查閱公司留痕跡資料時，必須持有合法有效的證明文件，并按照公司對外提供資料的審批程序進行申請，經公司領導審批同意后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行記錄。2.借閱管理員工如需借閱留痕跡資料，應填寫借閱申請表，注明借閱資料的名稱、借閱目的、預計歸還時間等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續。檔案管理部門應對借閱情況進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應在規定時間內歸還所借資料，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。借閱人應對所借資料妥善保管，不得轉借他人、涂改、損壞或丟失。如發現資料有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。五、監督與檢查（一）內部審計監督1.公司內部審計部門定期對各部門留痕跡管理工作進行審計檢查，重點審查工作記錄的真實性、完整性、及時性以及檔案管理的規范性。2.審計人員通過查閱文件資料、訪談相關人員、實地查看等方式，對留痕跡管理工作進行全面評估，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常工作檢查1.各部門負責人應加強對本部門員工留痕跡管理工作的日常檢查，確保員工按照制度要求及時、準確地記錄工作，并做好文件資料的整理和歸檔工作。2.公司行政部門定期對各部門的工作記錄和檔案管理情況進行抽查，對發現的問題及時反饋給相關部門，并督促其進行整改。（三）考核評價1.將留痕跡管理工作納入員工績效考核體系，明確考核指標和評分標準，對員工在工作記錄、檔案管理等方面的表現進行量化考核。2.對于留痕跡管理工作表現優秀的員工和部門，給予表彰和獎勵；對于工作不力、違反制度規定的員工和部門，進行批評教育，并根據情節輕重給予相應的處罰。六、違規處理（一）違規行為界定1.偽造、篡改工作記錄或檔案資料，故意隱瞞真實情況。2.未按照規定及時、準確地記錄工作活動，導致工作記錄缺失或不完整。3.擅自銷毀、丟棄應留存的工作記錄或檔案資料。4.違反檔案查閱、借閱規定，私自將公司資料提供給無關人員或造成資料泄露、丟失。5.在留痕跡管理工作中，存在其他違反本制度規定的行為。（二）處理措施1.對于首次發現違規行為且情節較輕的員工，給予警告處分，并責令其立即整改。2.對于多次違規或情節較為嚴重的員工，視情節輕重給予記過、記大過、降職、撤職等處分，并按照公司相關規定扣減績效獎金。3.因違規行為給公司造成經濟損失或其他不良影