轉(zhuǎn)辦部門閉環(huán)管理制度?一、總則（一）目的為提高公司轉(zhuǎn)辦事項的處理效率和質(zhì)量，確保各項工作有序、高效推進(jìn)，實現(xiàn)轉(zhuǎn)辦工作的全程跟蹤與管理，特制定本閉環(huán)管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間轉(zhuǎn)辦事項的管理，包括但不限于文件、任務(wù)、信息等的轉(zhuǎn)辦。（三）基本原則1.及時高效原則：轉(zhuǎn)辦事項應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成，避免拖延，確保工作效率。2.責(zé)任明確原則：明確轉(zhuǎn)辦事項的責(zé)任主體，避免職責(zé)不清導(dǎo)致工作推諉。3.全程跟蹤原則：對轉(zhuǎn)辦事項進(jìn)行全程跟蹤，及時掌握進(jìn)展情況，確保工作落實。4.閉環(huán)管理原則：轉(zhuǎn)辦事項從發(fā)起、處理到反饋形成完整的閉環(huán)，確保事事有回音，件件有著落。二、轉(zhuǎn)辦事項的發(fā)起（一）發(fā)起條件各部門在工作中遇到需要其他部門協(xié)助辦理的事項，且該事項符合轉(zhuǎn)辦要求時，可發(fā)起轉(zhuǎn)辦。（二）發(fā)起流程1.填寫轉(zhuǎn)辦申請表：由發(fā)起部門填寫《轉(zhuǎn)辦申請表》，詳細(xì)說明轉(zhuǎn)辦事項的內(nèi)容、要求、預(yù)計完成時間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：發(fā)起部門負(fù)責(zé)人對轉(zhuǎn)辦申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)信息準(zhǔn)確無誤后簽字批準(zhǔn)。3.提交轉(zhuǎn)辦申請：將審核通過的轉(zhuǎn)辦申請表提交至公司指定的轉(zhuǎn)辦管理部門。（三）轉(zhuǎn)辦申請表內(nèi)容1.轉(zhuǎn)辦事項描述：清晰、準(zhǔn)確地描述轉(zhuǎn)辦事項的具體內(nèi)容。2.轉(zhuǎn)辦要求：明確對承辦部門的工作要求，如工作標(biāo)準(zhǔn)、完成時間等。3.預(yù)計完成時間：根據(jù)事項的復(fù)雜程度和緊急程度，合理預(yù)估完成時間。4.附件：如有相關(guān)文件、資料等作為轉(zhuǎn)辦依據(jù)，可作為附件一并提交。三、轉(zhuǎn)辦事項的受理（一）受理部門職責(zé)轉(zhuǎn)辦管理部門負(fù)責(zé)接收各部門提交的轉(zhuǎn)辦申請，并進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括轉(zhuǎn)辦事項的必要性、完整性、合規(guī)性等。（二）受理流程1.接收轉(zhuǎn)辦申請：轉(zhuǎn)辦管理部門收到轉(zhuǎn)辦申請表后，進(jìn)行登記。2.初步審核：對轉(zhuǎn)辦申請表進(jìn)行初步審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時與發(fā)起部門溝通，要求補(bǔ)充或修正相關(guān)信息。3.分配承辦部門：根據(jù)轉(zhuǎn)辦事項的性質(zhì)和各部門職責(zé)，將轉(zhuǎn)辦事項分配至合適的承辦部門。（三）特殊情況處理1.涉及多個部門的事項：對于涉及多個部門的轉(zhuǎn)辦事項，由轉(zhuǎn)辦管理部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理，并明確各部門的職責(zé)分工。2.緊急事項：對于緊急轉(zhuǎn)辦事項，轉(zhuǎn)辦管理部門應(yīng)優(yōu)先處理，立即分配至承辦部門，并要求承辦部門優(yōu)先安排工作，盡快完成。四、轉(zhuǎn)辦事項的辦理（一）承辦部門職責(zé)1.接收轉(zhuǎn)辦事項：承辦部門收到轉(zhuǎn)辦管理部門分配的轉(zhuǎn)辦事項后，應(yīng)及時安排專人負(fù)責(zé)辦理。2.制定辦理計劃：承辦部門根據(jù)轉(zhuǎn)辦要求和預(yù)計完成時間，制定詳細(xì)的辦理計劃，明確工作步驟和時間節(jié)點。3.組織實施辦理：按照辦理計劃組織實施轉(zhuǎn)辦事項的辦理工作，確保工作質(zhì)量和進(jìn)度。4.及時溝通協(xié)調(diào)：在辦理過程中，如遇到問題或需要其他部門協(xié)助，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保轉(zhuǎn)辦事項順利進(jìn)行。（二）辦理流程1.任務(wù)分配：承辦部門負(fù)責(zé)人將轉(zhuǎn)辦事項分配給具體的承辦人員，并明確其工作職責(zé)和要求。2.辦理工作：承辦人員按照辦理計劃開展工作，定期向部門負(fù)責(zé)人匯報工作進(jìn)展情況。3.過程監(jiān)控：承辦部門負(fù)責(zé)人對轉(zhuǎn)辦事項的辦理過程進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。4.調(diào)整計劃：如因特殊情況導(dǎo)致原辦理計劃無法按時完成，承辦部門應(yīng)及時調(diào)整辦理計劃，并向轉(zhuǎn)辦管理部門和發(fā)起部門說明情況。（三）溝通協(xié)調(diào)機(jī)制1.內(nèi)部溝通：承辦部門與其他相關(guān)部門之間應(yīng)建立良好的溝通機(jī)制，及時交流信息，協(xié)調(diào)工作。溝通方式包括但不限于電話、郵件、會議等。2.溝通記錄：每次溝通應(yīng)做好記錄，包括溝通時間、內(nèi)容、參與人員等，以便后續(xù)查閱和追溯。3.重大問題協(xié)調(diào)：對于轉(zhuǎn)辦事項辦理過程中的重大問題，由轉(zhuǎn)辦管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。五、轉(zhuǎn)辦事項的反饋（一）反饋要求1.及時反饋：承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將轉(zhuǎn)辦事項的辦理結(jié)果反饋給轉(zhuǎn)辦管理部門和發(fā)起部門。2.反饋內(nèi)容：反饋內(nèi)容應(yīng)包括辦理結(jié)果、相關(guān)數(shù)據(jù)、文件等，確保信息完整、準(zhǔn)確。3.反饋方式：反饋方式可根據(jù)實際情況選擇郵件、紙質(zhì)報告等，但需確保反饋信息能夠及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)部門。（二）反饋流程1.辦理完成：承辦部門完成轉(zhuǎn)辦事項的辦理工作后，對辦理結(jié)果進(jìn)行審核。2.填寫反饋表：承辦部門填寫《轉(zhuǎn)辦事項反饋表》，詳細(xì)說明辦理結(jié)果、執(zhí)行情況、存在問題及建議等。3.部門負(fù)責(zé)人審核：承辦部門負(fù)責(zé)人對反饋表進(jìn)行審核，確認(rèn)信息準(zhǔn)確無誤后簽字批準(zhǔn)。4.提交反饋：將審核通過的反饋表提交至轉(zhuǎn)辦管理部門。（三）反饋審核1.轉(zhuǎn)辦管理部門審核：轉(zhuǎn)辦管理部門收到反饋表后，對反饋內(nèi)容進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時與承辦部門溝通，要求補(bǔ)充或修正相關(guān)信息。2.發(fā)起部門確認(rèn)：轉(zhuǎn)辦管理部門將審核通過的反饋表轉(zhuǎn)發(fā)給發(fā)起部門，發(fā)起部門對辦理結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。如發(fā)起部門對辦理結(jié)果有異議，應(yīng)及時與承辦部門溝通，協(xié)商解決。六、轉(zhuǎn)辦事項的跟蹤與監(jiān)督（一）跟蹤機(jī)制1.定期跟蹤：轉(zhuǎn)辦管理部門定期對轉(zhuǎn)辦事項的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤，了解辦理進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。2.實時監(jiān)控：利用信息化手段對轉(zhuǎn)辦事項進(jìn)行實時監(jiān)控，如通過項目管理軟件、工作流系統(tǒng)等，及時掌握工作動態(tài)。（二）監(jiān)督措施1.建立監(jiān)督檔案：轉(zhuǎn)辦管理部門建立轉(zhuǎn)辦事項監(jiān)督檔案，記錄轉(zhuǎn)辦事項的發(fā)起、受理、辦理、反饋等全過程信息，以便進(jìn)行監(jiān)督和追溯。2.定期通報：轉(zhuǎn)辦管理部門定期對轉(zhuǎn)辦事項的辦理情況進(jìn)行通報，對工作進(jìn)度快、質(zhì)量高的部門進(jìn)行表揚(yáng)，對工作拖延、質(zhì)量不高的部門進(jìn)行批評。3.責(zé)任追究：對于因工作失誤或故意拖延導(dǎo)致轉(zhuǎn)辦事項未能按時完成，給公司造成損失的，按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任部門和責(zé)任人的責(zé)任。七、轉(zhuǎn)辦事項的歸檔與保管（一）歸檔要求1.及時歸檔：轉(zhuǎn)辦事項辦理完成后，承辦部門應(yīng)及時將相關(guān)文件、資料等進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔內(nèi)容：歸檔內(nèi)容包括轉(zhuǎn)辦申請表、辦理計劃、辦理過程中的相關(guān)文件、反饋表等。3.歸檔方式：歸檔方式可采用紙質(zhì)檔案或電子檔案，具體方式由公司根據(jù)實際情況確定。（二）保管期限轉(zhuǎn)辦事項的檔案保管期限按照公司檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案資料的完整性和可追溯性。（三）檔案查閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱轉(zhuǎn)辦事項檔案的，應(yīng)按照公司檔案查閱規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱記錄：檔案管理部門應(yīng)對查閱情