公司電子章管理制度?一、總則（一）目的為規范公司電子章的使用與管理，確保電子章使用的安全性、合法性和有效性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構在業務活動中涉及電子章使用的相關事宜。（三）定義1.電子章：指公司通過電子簽名技術制作的，以電子數據形式存儲的，與公司實體印章具有同等法律效力的印章。2.電子簽名：指數據電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據。二、電子章的申請與制作（一）申請流程1.各部門因工作需要使用電子章的，應填寫《電子章申請表》，詳細說明使用電子章的業務范圍、使用頻率等信息。2.《電子章申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至公司行政管理部門。3.行政管理部門對申請進行初步審查，核實申請部門的業務需求和使用必要性，審查通過后報公司分管領導審批。4.公司分管領導審批通過后，申請表返回行政管理部門備案。（二）制作要求1.行政管理部門依據經審批的《電子章申請表》，聯系具有資質的電子印章制作機構進行電子章制作。2.電子章的制作應遵循國家相關法律法規和行業標準，確保電子章的安全性和可靠性。3.電子章制作完成后，制作機構應向公司提供電子章的密鑰、證書等相關資料，并協助公司完成電子章的安裝和調試工作。三、電子章的存儲與保管（一）存儲方式1.電子章應存儲于公司指定的安全服務器或存儲設備中，并進行加密處理，防止電子章數據被非法獲取或篡改。2.存儲電子章的服務器或存儲設備應具備數據備份功能，定期對電子章數據進行備份，以防止數據丟失。（二）保管責任1.公司行政管理部門負責電子章存儲設備的日常管理和維護，確保設備的正常運行。2.設立專門的電子章管理員崗位，負責電子章密鑰、證書等相關資料的保管。電子章管理員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守公司的保密制度。3.電子章管理員應定期對電子章的存儲情況進行檢查，確保電子章數據的安全存儲。如發現異常情況，應及時報告并采取相應的措施。四、電子章的使用權限（一）權限設定原則1.根據公司各部門的業務職能和工作需要，合理設定電子章的使用權限，確保電子章的使用僅限于經過授權的人員和業務范圍。2.電子章的使用權限分為不同的級別，如普通使用權限、高級使用權限等，各級權限應明確規定可使用電子章的業務類型和審批流程。（二）權限審批1.對于申請電子章使用權限的人員，所在部門應進行嚴格的資格審查，確保其具備相應的業務能力和職業道德。2.資格審查通過后，填寫《電子章使用權限申請表》，詳細說明申請的權限級別和可使用電子章的業務范圍。3.《電子章使用權限申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至公司行政管理部門。4.行政管理部門對申請進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。5.公司分管領導審批通過后，申請表返回行政管理部門備案，并為申請人開通相應的電子章使用權限。（三）權限變更與撤銷1.因工作崗位變動、業務調整等原因需要變更電子章使用權限的，申請人應填寫《電子章使用權限變更申請表》，按照權限審批流程進行申請。2.對于不再需要使用電子章的人員，所在部門應及時填寫《電子章使用權限撤銷申請表》，報公司行政管理部門審核后，由公司分管領導審批撤銷其電子章使用權限。五、電子章的使用流程（一）用章申請1.業務人員在辦理需要使用電子章的業務時，應填寫《電子章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章文件名稱、用章范圍等信息。2.《電子章使用申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至公司行政管理部門。（二）用章審批1.行政管理部門對用章申請進行初步審查，核實申請事項的真實性、合法性和必要性。2.根據用章事項的重要程度和風險級別，按照公司規定的審批流程進行審批。審批流程可分為一級審批、二級審批等，具體審批級別和流程由公司根據實際情況確定。3.對于涉及重大事項或金額較大的用章申請，應提交公司領導班子會議進行集體審議。（三）電子章使用1.經審批通過的用章申請，電子章管理員根據審批意見，在公司指定的電子印章管理系統中進行電子章的使用操作。2.在使用電子章時，應確保電子章與用章文件內容一致，使用過程應進行詳細記錄，包括用章時間、用章人、用章事項等信息。3.電子章使用完成后，應及時關閉電子印章管理系統，防止電子章被非法使用。（四）用章文件歸檔1.業務人員在用章完成后，應將用章文件及相關審批資料進行整理歸檔，確保文件資料的完整性和可追溯性。2.歸檔的文件資料應按照公司檔案管理規定進行分類存放，便于查詢和查閱。六、電子章使用的監督與審計（一）監督機制1.公司行政管理部門負責對電子章的使用情況進行日常監督，定期檢查電子章使用記錄、審批文件等資料，確保電子章的使用符合規定。2.設立電子章使用監督舉報電話和郵箱，接受公司員工和外部相關方對電子章違規使用行為的舉報。對于舉報信息，應及時進行調查核實，并根據調查結果進行相應處理。（二）內部審計1.公司內部審計部門定期對電子章的使用與管理情況進行審計，審查電子章管理制度的執行情況、使用流程的合規性、電子章存儲與保管的安全性等方面。2.對于審計中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。七、電子章使用的風險防范（一）技術風險防范1.選用安全可靠的電子印章管理系統，確保系統具備完善的安全防護機制，如身份認證、數據加密、訪問控制等功能。2.定期對電子印章管理系統進行安全評估和漏洞掃描，及時發現并修復系統存在的安全隱患。3.建立電子章使用的應急處理機制，制定應急預案，明確在電子章系統出現故障、數據丟失等緊急情況下的應對措施，確保業務的正常開展。（二）人為風險防范1.加強對電子章使用人員的培訓，提高其安全意識和操作技能，使其熟悉電子章的使用流程和風險防范措施。2.建立健全電子章使用人員的考核機制，對違反電子章管理制度的人員進行嚴肅處理，情節嚴重的依法追究其法律責任。3.加強對電子章管理員的管理，簽訂保密協議，明確其工作職責和保密義務，防止電子章密鑰等重要信息泄露。八、電子章的變更與廢止（一）變更1.因公司名稱變更、業務調整、印章樣式更新等原因需要變更電子章的，由公司行政管理部門提出申請，按照電子章制作流程進行重新制作。2.新電子章制作完成后，應及時通知各相關部門和人員，并按照規定的程序進行電子章使用權限的調整和更新。（二）廢止1.電子章在以下情況下應予以廢止：電子章所對應的業務已經終止；電子章因損壞、被盜等原因無法正常使用；公司決定不再使用電子章等。2.電子章廢止后，電子章管理員應及時將其密鑰、證書等相關資料進行銷毀，并在電子印章管理系統中進行廢止操作。3