行政公文行文管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司行政公文的行文，確保公文傳遞準確、及時、高效，提高公司的管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間、公司與外部單位之間行政公文的起草、審核、審批、印發、傳遞、歸檔等管理活動。（三）基本原則1.準確規范原則：公文內容應準確無誤，符合國家法律法規、方針政策以及公司的各項規章制度，格式規范統一。2.及時高效原則：公文處理應及時、快捷，注重時效性，確保各項工作順利開展。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保公文在傳遞、處理過程中的安全，防止信息泄露。4.精簡實用原則：公文應簡潔明了，注重實用，避免冗長繁瑣，切實提高工作效率。二、公文種類（一）決議適用于會議討論通過的重大決策事項。（二）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。（三）命令（令）適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。（四）公報適用于公布重要決定或者重大事項。（五）公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。（六）通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）通知適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。（九）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（十）報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。（十一）請示適用于向上級機關請求指示、批準。（十二）批復適用于答復下級機關請示事項。（十三）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。（十四）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（十五）紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。三、公文格式（一）一般格式1.份號：公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。2.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注"絕密""機密""秘密"和保密期限。3.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注"特急""加急"，電報應當分別標注"特提""特急""加急""平急"。4.發文機關標志：由發文機關全稱或者規范化簡稱加"文件"二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。5.發文字號：由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。6.簽發人：上行文應當標注簽發人姓名。7.由發文機關名稱、事由和文種組成。8.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。9.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。11.發文機關署名：署發文機關全稱或者規范化簡稱。12.成文日期：署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。13.印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注：公文印發傳達范圍等需要說明的事項。15.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。16.抄送機關：除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。17.印發機關和印發日期：公文的送印機關和送印日期。（二）特定格式1.信函格式：發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。2.命令（令）格式：發文機關標志由發文機關全稱加"命令"或"令"字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。3.紀要格式：紀要標志由"xxxxx紀要"組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。四、行文規則（一）一般規則1.公司各部門行文應根據其隸屬關系和職權范圍確定，不得越級行文。因特殊情況必須越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。2.上行文原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。3.下行文可以主送一個或者多個下級機關，根據需要抄送相關上級機關和同級機關。4.涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。5.同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。（二）向上行文規則1.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。2.除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。3.受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。（三）向下行文規則1.主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。2.黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。3.黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。4.涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。五、公文起草（一）起草要求1.公文起草應當做到內容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉。2.起草公文前，應當深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門職權范圍內的事項，起草部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，起草部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，起草部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。3.公文的語言應當符合語法規范，避免使用生僻字、模糊性語言和口語化表述，確保公文的嚴肅性和規范性。（二）起草流程1.明確發文目的：起草人應首先明確發文的目的、意圖和主題，確定公文的種類和大致內容框架。2.收集相關資料：圍繞發文主題，收集與之相關的政策法規、公司內部規定、以往文件、工作實際情況等資料，為公文起草提供充分依據。3.擬定初稿：根據收集的資料和明確的發文目的，按照公文格式要求，擬定公文初稿。初稿應包含標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。4.審核修改：初稿完成后，起草人應進行自我審核，檢查內容是否準確、完整，邏輯是否清晰，語言是否通順，格式是否規范等。然后將初稿送交本部門負責人審核，部門負責人應從公文的必要性、準確性、可行性等方面進行審核，并提出修改意見。起草人根據審核意見對初稿進行修改完善，形成送審稿。六、公文審核（一）審核內容1.行文必要性：審核公文是否確有必要行文，是否符合公司的工作實際和發展需要。2.內容準確性：審核公文內容是否符合國家法律法規、方針政策以及公司的各項規章制度，數據是否準確，表述是否清晰、準確、完整。3.格式規范性：審核公文格式是否符合本制度的要求，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期等要素是否齊全、規范。4.語言邏輯性：審核公文語言是否邏輯嚴密，語句通順，避免出現歧義、語病和錯別字。5.會簽情況：涉及多個部門的公文，審核是否經過相關部門會簽，會簽意見是否一致。（二）審核流程1.部門初審：公文起草部門完成送審稿后，應首先送交本部門負責人進行初審。部門負責人應按照審核內容要求，對送審稿進行認真審核，并提出修改意見。起草人根據部門負責人的意見對送審稿進行修改，修改后再次送交部門負責人審核，直至部門負責人審核通過。2.綜合審核：部門初審通過后，送審稿應送交公司綜合管理部門進行綜合審核。綜合管理部門應從公文的整體質量、格式規范、語言表達、會簽情況等方面進行全面審核，并提出審核意見。起草人根據綜合管理部門的審核意見對送審稿進行修改完善，形成征求意見稿。3.征求意見：征求意見稿形成后，應根據公文內容涉及的范圍，分送相關部門和人員征求意見。相關部門和人員應認真研究征求意見稿，并在規定時間內反饋意見。起草人應根據反饋意見對征求意見稿進行修改，形成送批稿。七、公文審批（一）審批權限1.以公司名義發布的公文：由公司總經理審批簽發。2.公司各部門發布的公文：由部門負責人審批簽發；涉及公司重要事項或多個部門的公文，須經公司分管領導審批簽發。（二）審批流程1.送審：公文起草部門將送批稿連同審核意見一并送交審批人進行審批。2.審批：審批人應認真閱讀送批稿及審核意見，對公文內容、格式、語言等進行全面審查，并根據審批權限簽署審批意見。同意發布的，簽署"同意印發"字樣，并注明印發范圍、印發份數等；不同意發布的，簽署"不同意印發"字樣，并說明理由。3.反饋：審批人簽署審批意見后，應及時將送批稿反饋給公文起草部門。起草人根據審批意見對送批稿進行修改完善，形成定稿。八、公文印發（一）印發要求1.公文印發應當確保質量，嚴格按照公文格式和排版要求進行排版印刷，保證字跡清晰、頁面整潔、裝訂牢固。2.公文印發份數應根據實際需要確定，嚴格控制印發范圍，避免浪費。（二）印發流程1.排版印刷：公文定稿后，由公司綜合管理部門負責排版印刷。排版印刷人員應按照公文格式要求進行排版，確保格式規范、內容準確。印刷完成后，應對公文進行校對，檢查有無錯別字、漏印、模糊不清等問題，校對無誤后方可裝訂。2.加蓋印章：需要加蓋印章的公文，應在發文機關署名處加蓋公司公章或部門印章。印章應端正、清晰，不得壓蓋正文。3.登記分發：公文印發完成后，由公司綜合管理部門進行登記，記錄公文的印發日期、印發份數、發放范圍等信息。然后按照發放范圍將公文分發給相關部門和人員。九、公文傳遞與歸檔（一）傳遞要求1.公文傳遞應當及時、準確、安全，確保公文能夠迅速、完整地送達收件人手中。2.涉密公文應當通過機要交通、機要通信或專人遞送等方式傳遞，嚴格遵守保密規定，防止信息泄露。（二）傳遞流程1.內部傳遞：公司內部公文傳遞，由發文部門負責將公文送達收文部門或人員。送達時，應填寫公文傳遞登記表，注明公文名稱、文號、送達時間、送達部門或人員等信息，并由收件人簽字確認。2.外部傳遞：公司與外部單位之間公文傳遞，應根據公文的緊急程度和重要性，選擇合適的傳遞方式。一般公文可以通過郵寄、傳真、電子郵件等方式傳遞；重要公文或涉密公文應通過專人遞送或機要交通、機要通信等方式傳遞。傳遞時，應填寫公文傳遞登記表，并要求收件單位或人員簽字確認。（三）歸檔要求1.公文辦理完畢后，應及時將公文定稿、正本、附件、發文稿紙、傳閱單等相關材料整理歸檔，確保公文檔案的完整、準確。2.公文歸檔應按照公司檔案管理制度的要求進行分類、編號、裝訂，便于查閱和管理。（四）歸檔流程1.整理：公文辦理完畢后，由承辦部門或人員負責將公文相關材料進行整理，剔除無關材料，將有用材料按照一定順序排列。2.裝訂：整理后的公文材料應進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應注意保持公文的原貌，不得隨意裁剪或折疊。3.分類編號：裝訂后的公文材料應按照公司檔案管理制度的要求進行分類，確定檔案類別和編號。編號應遵循唯一性、系統性、穩定性原則，便于查找和管理。4.移交歸檔：整理、裝訂、分類編號后的公文材料應由承辦部門或人員及時移交公司檔案管理部門進行歸檔。檔案管理部門應按照檔案管理制度的要求對公文檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。十、公文管理與監督（一）專人管理公司設立專人負責公文管理工作，負責公文的收發、登記、傳遞、歸檔等工作，確保公文管理工作的規范、有序。（二）定期檢查公司綜合管理部