項目資料管理制度流程?一、總則（一）目的為加強公司項目資料的管理，規(guī)范項目資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保項目資料的完整性、準確性和安全性，為公司項目的順利實施、驗收、交付及后續(xù)維護提供有力支持，特制定本制度流程。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目，包括但不限于工程項目、軟件開發(fā)項目、市場推廣項目等。（三）基本原則1.集中管理原則：項目資料由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M行集中管理，確保資料的統(tǒng)一收集、整理和保管。2.分類歸檔原則：按照項目資料的類別、性質(zhì)和時間順序進行分類歸檔，便于查找和使用。3.真實準確原則：項目資料應如實反映項目的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整。4.安全保密原則：加強項目資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞。二、職責分工（一）項目負責人1.負責組織本項目資料的收集、整理和歸檔工作，確保項目資料的完整性和準確性。2.及時向公司指定的資料管理部門或?qū)Ｈ颂峤豁椖抠Y料，并對資料的真實性和完整性負責。3.根據(jù)項目進展情況，合理安排資料管理工作，協(xié)調(diào)解決資料管理過程中出現(xiàn)的問題。（二）項目團隊成員1.按照項目負責人的要求，及時提供各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的項目資料。2.對所提供資料的真實性、準確性和完整性負責，并配合資料管理部門或?qū)Ｈ诉M行資料的整理和歸檔工作。（三）資料管理部門或?qū)Ｈ?.負責制定項目資料管理制度和流程，并組織實施。2.集中管理公司所有項目資料，建立項目資料檔案庫，確保資料的安全保管。3.對項目資料進行分類、整理、歸檔和編號，編制資料目錄索引，方便查找和使用。4.定期對項目資料進行檢查和清理，對過期或無用的資料進行銷毀處理。5.為項目團隊提供資料查詢和借閱服務，做好資料借閱登記工作，確保資料的歸還和安全。（四）其他部門1.在涉及項目相關工作時，應配合項目負責人和資料管理部門做好資料的收集、整理和歸檔工作。2.根據(jù)工作需要，有權查閱和使用項目資料，但應遵守資料管理的相關規(guī)定。三、項目資料的分類與內(nèi)容（一）項目前期資料1.項目立項文件：包括項目可行性研究報告、項目立項批復、項目預算批復等。2.項目合同：與項目相關的各類合同，如項目總承包合同、分包合同、采購合同、服務合同等。3.項目招投標文件：項目招標公告、招標文件、投標文件、中標通知書等。4.項目規(guī)劃與設計資料：項目規(guī)劃方案、設計圖紙、設計變更通知等。（二）項目實施過程資料1.項目進度資料：項目進度計劃、進度報告、進度調(diào)整記錄等。2.項目質(zhì)量資料：質(zhì)量計劃、質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量問題處理記錄等。3.項目安全資料：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告及處理記錄等。4.項目成本資料：成本預算、成本核算報表、費用報銷憑證等。5.項目會議紀要：項目周會、月會、專題會議等會議紀要。6.項目往來文件：與項目相關的各類函件、通知、報告等。7.項目技術資料：技術方案、技術交底記錄、技術總結等。8.項目培訓資料：培訓計劃、培訓教材、培訓記錄等。（三）項目驗收資料1.項目驗收申請報告：項目完成后，由項目負責人提交的驗收申請報告。2.項目驗收報告：項目驗收小組出具的驗收報告，包括驗收結論、整改意見等。3.項目交付資料：項目交付的各類文檔、軟件、設備等清單及相關說明。4.項目售后服務資料：售后服務承諾、售后服務記錄等。（四）項目總結資料1.項目總結報告：項目結束后，對項目實施過程、成果、經(jīng)驗教訓等進行總結的報告。2.項目評估資料：對項目進行評估的相關資料，如評估報告、評估指標體系等。四、項目資料的收集與整理（一）收集要求1.項目資料應隨項目進展同步收集，確保資料的及時性和完整性。2.收集的資料應真實、準確、清晰，不得偽造、篡改或遺漏。3.對于重要資料，應收集原件或復印件，并確保復印件與原件一致。（二）收集方式1.項目團隊成員應按照規(guī)定的格式和要求，定期將各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的項目資料提交給項目負責人。2.項目負責人應及時與相關部門或外部單位溝通協(xié)調(diào)，收集項目所需的各類資料。3.對于外部單位提供的項目資料，應要求其加蓋單位公章，并注明資料的來源和日期。（三）整理要求1.項目負責人應對收集到的項目資料進行初步整理，按照資料的類別和時間順序進行分類。2.對資料進行編號，確保每份資料都有唯一的編號，便于管理和查找。3.對資料進行審核，檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的資料及時返回相關責任人進行補充或修正。五、項目資料的歸檔（一）歸檔時間1.項目資料應在項目完成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.對于項目實施過程中的階段性資料，應在每個階段結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.項目負責人將整理好的項目資料提交給資料管理部門或?qū)Ｈ恕?.資料管理部門或?qū)Ｈ藢μ峤坏馁Y料進行再次審核，確認無誤后進行歸檔。3.在歸檔過程中，應將資料按照分類目錄進行存放，并建立相應的索引目錄，便于查找和使用。（三）歸檔存儲1.項目資料應采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結合的方式進行存儲。2.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，確保檔案的安全保管。3.電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照項目名稱和資料類別進行分類存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、項目資料的保管（一）保管環(huán)境1.檔案存放地點應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好。2.檔案柜應定期進行清潔和檢查，確保檔案的存放安全。（二）保管期限1.項目資料的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。2.一般項目資料的保管期限為[X]年，重要項目資料的保管期限為[X]年或更長時間。（三）保管責任1.資料管理部門或?qū)Ｈ素撠燀椖抠Y料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.定期對項目資料進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施進行處理。七、項目資料的借閱與使用（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項目資料時，應填寫《項目資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱用途、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給資料管理部門或?qū)Ｈ藢徟＃ǘ┙栝唽徟?.資料管理部門或?qū)Ｈ藢栝喩暾堖M行審核，根據(jù)資料的保密級別和重要程度決定是否批準借閱。2.對于涉及公司機密或重要商業(yè)信息的項目資料，應嚴格控制借閱范圍，并經(jīng)公司主管領導批準后方可借閱。（三）借閱期限1.一般項目資料的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要項目資料的借閱期限根據(jù)具體情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借資料，如需延期歸還，應提前向資料管理部門或?qū)Ｈ苏f明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。2.資料管理部門或?qū)Ｈ嗽谑盏綒w還的資料后，應進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應及時向借閱人追究責任。（五）資料使用1.借閱人應按照借閱申請中注明的用途使用項目資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、傳播或用于其他非工作目的。2.在使用項目資料過程中，應注意保護資料的安全和保密，不得泄露公司機密信息。八、項目資料的保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等重要信息的項目資料。2.未經(jīng)公司授權，不得向任何第三方披露的項目資料。（二）保密措施1.對涉及保密的項目資料，應在檔案柜上標明"保密"字樣，并采取加密存儲等措施。2.資料管理部門或?qū)Ｈ藨c借閱人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務。3.加強對項目資料管理人員的保密教育，提高其保密意識和責任感。（三）保密監(jiān)督1.公司定期對項目資料的保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。九、項目資料的銷毀（一）銷毀條件1.項目資料超過保管期限，且經(jīng)確認無繼續(xù)保存價值的。2.因項目變更、終止等原因，導致部分項目資料不再需要的。（二）銷毀流程1.資料管理部門或?qū)Ｈ颂岢鲰椖抠Y料銷毀申請，填寫《項目資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給公司主管領導審批。3.經(jīng)批準后，由資料管理部門或?qū)Ｈ私M織實施資料銷毀工作，并填寫《項目資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀方