銷售合同蓋章管理制度?總則目的為規范公司銷售合同蓋章流程，確保銷售合同的合法性、有效性和嚴肅性，保障公司的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的蓋章管理，包括但不限于產品銷售合同、服務銷售合同等。基本原則1.依法合規原則：銷售合同的簽訂、蓋章應符合國家法律法規及相關政策的要求。2.審慎審核原則：在蓋章前，應對合同條款進行嚴格審核，確保合同內容準確、完整、合法。3.職責明確原則：明確各部門及人員在銷售合同蓋章管理中的職責，確保流程順暢、責任清晰。4.風險防控原則：加強對銷售合同蓋章環節的風險防控，避免因蓋章不當給公司帶來損失。銷售合同蓋章流程合同起草與初審1.業務部門負責起草銷售合同：根據與客戶溝通的結果，按照公司標準合同模板或根據具體業務需求起草合同文本。合同內容應明確雙方的權利義務、產品或服務規格、數量、價格、交貨方式、付款方式、違約責任等關鍵條款。2.業務部門負責人初審合同：對合同內容的完整性、準確性、合規性進行初步審核，確保合同符合業務實際情況和公司利益。初審通過后，在合同上簽署初審意見并簽字確認。3.提交法務部門審核：將初審通過的合同提交至法務部門。法務部門對合同的法律條款進行全面審核，重點審查合同是否存在法律風險、是否符合法律法規要求、是否保護公司合法權益等。法務部門應在[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。合同會審1.組織會審會議：對于重大、復雜或涉及法律風險較高的銷售合同，由法務部門牽頭組織合同會審會議。參會人員包括業務部門負責人、財務部門負責人、相關業務人員及其他必要人員。2.會審討論：在會審會議上，各部門人員根據各自職責對合同條款進行充分討論。業務部門主要闡述業務需求和合同執行中的風險點；法務部門重點解讀法律條款和風險防控建議；財務部門關注付款方式、結算周期等財務條款的合理性和風險。3.形成會審意見：經充分討論后，各部門形成一致的會審意見。業務部門根據會審意見對合同進行修改完善，確保合同條款既能滿足業務需求，又能有效防控風險。修改后的合同再次提交法務部門審核確認。合同審批1.按審批權限提交審批：根據合同金額、業務性質等因素，按照公司規定的審批權限，將合同提交相應層級的領導審批。具體審批權限如下：合同金額在[X]萬元以下的，由業務部門分管領導審批；合同金額在[X]萬元至[X]萬元之間的，由公司總經理審批；合同金額在[X]萬元以上的，由公司董事會審批。2.領導審批：審批領導應對合同內容進行全面審查，重點關注合同的商業合理性、風險防控措施、對公司利益的保障等方面。審批領導根據審查情況簽署審批意見并簽字確認。如審批領導提出修改意見，業務部門應及時進行修改，再次提交審批，直至通過。合同蓋章1.合同蓋章申請：合同經審批通過后，業務部門填寫《銷售合同蓋章申請表》，詳細注明合同名稱、編號、簽訂日期、對方單位名稱、合同金額、審批情況等信息，并附上合同文本。申請表由業務部門負責人簽字確認后，提交至公司印章管理部門。2.印章管理部門審核：印章管理部門收到蓋章申請后，對申請表及合同文本進行審核。重點審核申請手續是否齊全、審批流程是否合規、合同內容是否與審批通過的版本一致等。審核無誤后，在申請表上簽署審核意見并簽字確認。3.蓋章操作：印章管理部門根據審核意見，在合同規定的蓋章位置加蓋公司公章或合同專用章。蓋章應清晰、端正，確保印章與文字內容不重疊、不模糊。同時，對蓋章后的合同進行編號登記，記錄蓋章時間、蓋章人等信息。4.蓋章后合同存檔：蓋章后的合同文本由業務部門負責留存一份原件，并按照公司檔案管理規定進行妥善存檔。同時，將合同副本分發給相關部門，如財務部門、法務部門等，以便各部門履行相應職責。特殊情況處理緊急合同蓋章1.適用情形：因業務緊急需要，無法按照正常流程完成合同審批和蓋章手續的銷售合同。2.處理流程：業務部門應填寫《緊急銷售合同蓋章申請表》，詳細說明緊急原因、合同主要內容及預計對公司造成的影響等情況，并附上合同文本。經業務部門負責人、分管領導簽字確認后，提交至公司總經理審批。總經理審批通過后，業務部門可持審批通過的申請表及合同文本至印章管理部門先行蓋章。蓋章后，業務部門應在[X]個工作日內補齊相關審批手續，并交印章管理部門備案。合同變更蓋章1.適用情形：銷售合同簽訂后，因業務實際情況發生變化，需要對合同內容進行變更的情況。2.處理流程：業務部門填寫《銷售合同變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容及對合同其他條款的影響等情況，并附上變更后的合同文本。變更申請表經業務部門負責人初審通過后，提交至法務部門審核。法務部門審核通過后，按照合同原審批流程提交相應層級領導審批。審批通過后，業務部門持審批通過的變更申請表及變更后的合同文本至印章管理部門，在變更處加蓋公司公章或合同專用章，并注明變更日期。合同補蓋章1.適用情形：銷售合同簽訂后，因特殊原因未及時蓋章，需要進行補蓋章的情況。2.處理流程：業務部門填寫《銷售合同補蓋章申請表》，詳細說明未及時蓋章的原因、合同簽訂日期、合同主要內容等情況，并附上合同文本。申請表經業務部門負責人簽字確認后，提交至法務部門審核。法務部門審核通過后，按照合同原審批流程提交相應層級領導審批。審批通過后，業務部門持審批通過的申請表及合同文本至印章管理部門進行補蓋章。印章管理部門應在申請表上注明補蓋章日期，并做好相關登記工作。銷售合同印章管理印章保管1.指定專人保管：公司設立專門的印章管理崗位，指定專人負責銷售合同印章的保管。印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將印章交予他人使用。2.配備專用保險柜：為確保印章安全，印章保管人員應配備專用保險柜存放銷售合同印章。保險柜鑰匙和密碼應由印章保管人員分別掌握，不得告知他人。3.印章存放環境要求：印章存放的保險柜應放置在安全、干燥、通風的房間內，避免印章受潮、受損或被盜。印章使用登記1.建立使用臺賬：印章管理部門應建立《銷售合同印章使用臺賬》，詳細記錄每一次印章使用的日期、合同名稱、合同編號、對方單位名稱、蓋章位置、蓋章人等信息。2.使用登記流程：每次使用印章前，印章保管人員應認真填寫使用臺賬，并在臺賬上簽字確認。使用完畢后，應及時將印章放回保險柜，并確保保險柜鎖好。3.定期核對臺賬：印章管理部門應定期對印章使用臺賬進行核對，確保臺賬記錄與實際使用情況一致。如發現問題，應及時查明原因并進行處理。印章交接1.交接情形：印章保管人員因工作調動、離職等原因需要進行印章交接時，應嚴格按照公司規定辦理交接手續。2.交接流程：交接雙方應填寫《銷售合同印章交接清單》，詳細注明交接印章的名稱、數量、編號等信息，并對印章的完整性、有效性進行檢查。交接清單由交接雙方簽字確認，并經部門負責人監交。交接完成后，原印章保管人員應將印章使用臺賬等相關資料一并移交新的印章保管人員。監督與考核監督檢查1.定期檢查：公司內部審計部門或其他相關監督部門應定期對銷售合同蓋章管理制度的執行情況進行檢查。檢查內容包括合同起草、審核、審批、蓋章等環節的操作是否規范，印章管理是否嚴格，合同存檔是否完整等。2.不定期抽查：監督部門可根據工作需要，對銷售合同蓋章情況進行不定期抽查。抽查方式包括查閱合同檔案、核對印章使用臺賬、詢問相關人員等。3.問題整改：對于檢查和抽查中發現的問題，監督部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。責任部門應針對問題制定整改措施，明確整改責任人，確保問題得到有效解決。整改完成后，責任部門應向監督部門提交整改報告，監督部門對整改情況進行跟蹤復查。考核機制1.考核指標設定：建立銷售合同蓋章管理工作考核指標體系，考核指標包括合同審核通過率、合同審批及時率、印章使用合規率、合同存檔完整率等。2.考核周期：考核周期為季度或年度，具體考核周期根據公司實際情況確定。3.考核結果應用：將考核結果與部門和個人的績效掛鉤。對于考核成績優秀的部門和個人，給予相應的獎勵；對于考核成績不達標的部門和個人，進行通報批評，并責令限期整改。連續兩個考核周期不達標的部門和個人，公司將視情況給予進一步的處罰措施，如調整崗位、扣發獎金等。附則解釋權