行政采購流程管理制度?一、總則（一）目的為規范公司行政采購流程，加強采購管理，確保采購工作的高效、透明、合規，滿足公司日常運營需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有行政采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、辦公家具、勞保用品、印刷品、禮品等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公平性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護公司利益和供應商合法權益。4.及時性原則：及時滿足公司各部門對物資的需求，確保公司運營不受影響。二、采購計劃與預算（一）采購計劃的制定1.各部門應根據本部門業務需求及庫存情況，于每月末填寫《行政采購需求申請表》，詳細列出所需采購物資的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息，并提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門采購需求后，結合公司年度預算及實際庫存情況，制定次月行政采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購時間、采購預算等內容。（二）采購預算的編制1.行政部門根據采購計劃編制采購預算，采購預算應詳細列出各項采購項目的預計金額，并報財務部門審核。2.財務部門根據公司財務狀況及年度預算安排，對采購預算進行審核，審核通過后的采購預算作為采購活動的資金控制依據。（三）采購計劃與預算的調整1.如因業務發展、市場變化等原因需要調整采購計劃或預算，相關部門應填寫《行政采購計劃與預算調整申請表》，詳細說明調整原因及調整內容，并按原審批流程進行審批。2.經審批后的采購計劃與預算調整申請表作為調整采購計劃和預算的依據，行政部門應及時通知相關部門及供應商。三、供應商管理（一）供應商的選擇1.行政部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。供應商信息庫應包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等內容。2.根據采購需求，從供應商信息庫中篩選出符合要求的潛在供應商，并向其發送《采購詢價單》，要求其在規定時間內報價。3.行政部門對供應商的報價進行比較和評估，綜合考慮產品質量、價格、售后服務等因素，選擇至少三家供應商進行談判。4.與選定的供應商進行談判，明確采購產品的規格、數量、價格、交貨期、售后服務等條款，并簽訂《采購合同》。（二）供應商的評估與考核1.行政部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等進行評估和考核，填寫《供應商評估與考核表》。2.根據評估與考核結果，對表現優秀的供應商給予適當獎勵，如增加采購份額、優先合作等；對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.建立供應商淘汰機制，對于連續兩次考核不合格或出現嚴重質量問題、交貨延遲等情況的供應商，予以淘汰，并從供應商信息庫中刪除。（三）供應商的維護與溝通1.行政部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營情況、產品質量情況等，確保采購活動的順利進行。2.定期組織供應商座談會，聽取供應商的意見和建議，不斷改進采購工作。3.對于供應商提出的問題和困難，行政部門應及時協調解決，維護良好的合作關系。四、采購流程（一）采購申請的提交各部門如有行政采購需求，應填寫《行政采購需求申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、用途、預算金額等信息，并經部門負責人簽字確認后提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到采購申請后，對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購申請的必要性、采購物資的規格和數量是否合理、預算金額是否在控制范圍內等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司另行規定），由行政部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，經行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。3.采購申請經審批通過后，行政部門方可組織采購活動。（三）采購實施1.根據采購審批結果，行政部門選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括但不限于招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.對于招標采購項目，行政部門應按照國家法律法規及公司相關規定組織招標活動，發布招標公告、編制招標文件、組織開標評標等。3.對于詢價采購項目，行政部門向至少三家供應商發送《采購詢價單》，要求其在規定時間內報價，并對供應商的報價進行比較和評估，選擇最優供應商簽訂采購合同。4.對于競爭性談判采購項目，行政部門與供應商進行談判，明確采購產品的規格、數量、價格、交貨期、售后服務等條款，并簽訂采購合同。5.對于單一來源采購項目，行政部門應說明采用單一來源采購方式的原因，并報公司領導審批。經審批通過后，與唯一供應商簽訂采購合同。（四）合同簽訂1.采購合同應明確采購產品的規格、數量、價格、交貨期、售后服務等條款，確保雙方權利義務明確。2.采購合同簽訂前，行政部門應將合同草本提交至公司法務部門進行審核，審核通過后方可簽訂正式合同。3.采購合同簽訂后，行政部門應及時將合同副本分發給相關部門，如財務部門、使用部門等，以便各部門做好相應工作。（五）到貨驗收1.采購物資到貨前，行政部門應通知使用部門做好驗收準備工作。2.采購物資到貨時，使用部門應按照合同要求對物資的規格、數量、質量等進行驗收。驗收合格后，填寫《行政采購到貨驗收單》，并簽字確認。3.如發現采購物資存在質量問題或數量短缺等情況，使用部門應及時通知行政部門，行政部門負責與供應商溝通協商解決。4.對于重要物資或金額較大的采購項目，行政部門可邀請專業人員或第三方檢測機構進行驗收。（六）付款結算1.采購物資驗收合格后，行政部門應及時辦理付款結算手續。2.行政部門根據采購合同及到貨驗收單，填寫《行政采購付款申請單》，并附上相關憑證，如發票、合同副本、到貨驗收單等，報財務部門審核。3.財務部門對付款申請進行審核，審核通過后按照公司財務制度進行付款。4.對于預付款項的采購項目，行政部門應在合同中明確預付款的比例和支付條件，并按照合同約定辦理預付款手續。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.行政部門應定期對采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。2.根據風險識別與評估結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：關注市場動態，及時了解市場價格變化和供應情況，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加或物資短缺。2.質量風險應對措施：加強對供應商的質量管理，嚴格審核供應商資質和產品質量，簽訂質量保證條款，加強到貨驗收環節的管理，確保采購物資質量符合要求。3.供應商風險應對措施：建立供應商評估與考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作，加強與供應商的溝通與合作，及時了解供應商的經營狀況，降低供應商風險。4.合同風險應對措施：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內容合法、合規、完整，明確雙方權利義務，避免合同糾紛。（三）風險監控與預警1.行政部門應建立采購風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。2.如發現風險指標超出預警范圍，應及時發出預警信號，采取相應的風險應對措施，降低風險損失。六、采購檔案管理（一）檔案內容采購檔案應包括采購申請、采購審批文件、采購合同、采購詢價單、報價單、到貨驗收單、付款申請單、發票等相關資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購活動結束后，行政部門應及時對采購檔案進行整理，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂。2.將整理好的采購檔案移交公司檔案管理部門進行歸檔保存，確保采購檔案的完整性和安全性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《采購檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱采購檔案，應填寫《采購檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續，并在規定時間內歸還。3.查閱和借閱采購檔案時，應遵守檔案管理部門的相關規定，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對行政采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.行政部門應配合內部審計部門的工作，提供相關資料和信息。（二）外部監督1.接受政府相