部門招標采購管理制度?總則目的為加強公司部門招標采購管理，規范招標采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類物資、服務、工程等項目的招標采購活動。基本原則1.合法性原則：招標采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.公平、公正、公開原則：確保所有潛在供應商或承包商在平等的條件下參與競爭，采購過程和結果公開透明。3.效益原則：追求采購活動的經濟效益和社會效益，實現采購資源的優化配置。4.誠信原則：參與招標采購活動的各方應誠實守信，履行各自的責任和義務。招標采購組織與職責招標采購決策機構公司設立招標采購領導小組，由公司高層管理人員組成，負責對重大招標采購項目進行決策，審議招標采購計劃、采購方式、評標標準等重要事項。招標采購執行部門1.采購部門負責制定具體的招標采購計劃并組織實施。收集、整理供應商信息，建立供應商庫。發布招標采購公告，組織開標、評標等活動。與中標供應商簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。2.需求部門提出采購需求，明確采購物資、服務或工程的規格、數量、質量等要求。參與采購文件的編制和評審工作，提供技術支持和業務指導。協助采購部門進行供應商考察和合同驗收。監督部門公司審計、監察等部門負責對招標采購活動進行全過程監督，確保采購活動合法合規，防止違規違紀行為發生。招標采購流程采購需求提出1.各需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、預算、需求時間等內容，并提交相關技術資料和業務說明。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。對于重大采購項目，需經招標采購領導小組審議通過。采購計劃制定采購部門根據批準的《采購申請表》，結合公司庫存情況、市場供應狀況等因素，制定具體的招標采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、采購方式、采購時間安排、預算金額等內容，并報分管領導備案。供應商選擇與管理1.供應商信息收集采購部門通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括供應商自薦、行業推薦、網絡搜索、參加展會等。對收集到的供應商信息進行整理和分類，建立供應商信息庫，記錄供應商的基本情況、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等信息。2.供應商篩選與評估根據采購項目的要求，從供應商信息庫中篩選出符合條件的潛在供應商，并向其發送《供應商調查問卷》，要求供應商提供相關資料，如營業執照、資質證書、業績證明、產品樣本等。采購部門會同需求部門、技術部門等相關人員組成評估小組，對供應商提交的資料進行審核和評估，必要時可對供應商進行實地考察。評估內容包括供應商的生產經營狀況、質量管理體系、技術水平、價格競爭力、售后服務能力等方面。根據評估結果，對供應商進行打分排序，選擇得分較高的若干家供應商作為入圍供應商，并將入圍供應商名單報分管領導審批。3.供應商庫維護采購部門定期對供應商進行跟蹤評價，根據供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等情況，對供應商的信用等級進行調整。對于表現不佳的供應商，采購部門可采取警告、暫停合作、取消入圍資格等措施，并及時更新供應商信息庫。采購文件編制1.招標文件編制對于采用招標方式采購的項目，采購部門負責編制招標文件。招標文件應包括招標公告、投標人須知、技術規格、商務條款、評標標準、投標文件格式等內容。招標文件中的技術規格應明確、具體，符合采購項目的實際需求；商務條款應包括報價要求、交貨期、付款方式、售后服務等內容；評標標準應科學合理，能夠客觀公正地評價投標人的投標文件。2.采購合同編制采購部門根據中標結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資、服務或工程的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同應經公司法律部門審核，確保合同條款合法合規，避免法律風險。招標采購公告發布1.采購部門根據采購項目的特點和要求，選擇合適的招標采購公告發布媒體，如公司官網、行業網站、政府采購網等。2.在招標采購公告中，應明確采購項目的名稱、編號、采購內容、采購方式、投標人資格要求、報名時間、報名方式、招標文件獲取方式、開標時間、開標地點等信息。投標文件接收與開標1.采購部門接收投標人提交的投標文件，并對投標文件的密封性、完整性等進行檢查。2.在規定的開標時間和地點，采購部門組織開標會議，邀請投標人代表、監督人員等參加。開標會議應公開唱標，公布投標人的名稱、投標報價、交貨期、質量承諾等主要內容。評標與定標1.采購部門組織評標委員會對投標文件進行評審。評標委員會由公司內部相關人員、技術專家、法律專家等組成，人數為5人以上單數。2.評標委員會按照招標文件規定的評標標準和方法，對投標文件進行綜合評審，包括技術評審、商務評審、價格評審等環節。評標委員會應根據評審結果，推薦中標候選人名單，并出具評標報告。3.招標采購領導小組根據評標報告，確定中標人。對于重大采購項目，需經公司董事會審議通過后確定中標人。合同簽訂與履行1.采購部門與中標人簽訂采購合同。合同簽訂前，應確保中標人已按照招標文件和投標文件的要求繳納履約保證金。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門、監督部門等相關部門，以便各部門按照合同約定履行各自的職責。3.需求部門應按照采購合同的要求，及時組織驗收工作。驗收合格后，采購部門按照合同約定支付貨款。檔案管理采購部門負責整理和歸檔招標采購活動過程中產生的各類文件和資料，包括采購申請表、采購計劃、招標文件、投標文件、評標報告、采購合同等。檔案資料應妥善保管，保存期限按照公司相關規定執行。招標采購方式公開招標1.公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。2.適用范圍：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目。邀請招標1.邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標。2.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。競爭性談判1.競爭性談判是指采購人或者采購代理機構直接邀請三家以上供應商就采購事宜進行談判的方式。2.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的項目。單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應商進行采購的方式。2.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。詢價1.詢價是指采購人向有關供應商發出詢價單讓其報價，在報價基礎上進行比較并確定最優供應商的一種采購方式。2.適用范圍：適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。招標采購預算管理預算編制1.各需求部門在提出采購需求時，應根據采購項目的實際情況，合理編制采購預算。采購預算應包括采購物資、服務或工程的名稱、規格、數量、價格、費用明細等內容。2.采購部門會同財務部門對各需求部門提交的采購預算進行審核和匯總，形成公司年度招標采購預算草案。年度招標采購預算草案經公司管理層審議通過后，報公司董事會批準。預算執行1.采購部門應嚴格按照批準的招標采購預算組織實施采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算管理相關規定辦理審批手續。2.財務部門負責對招標采購預算的執行情況進行監督和控制，定期對采購支出進行核算和分析，確保預算執行的準確性和合規性。預算調整1.在招標采購過程中，如遇市場價格波動、采購需求變更等原因，導致原采購預算無法滿足實際采購需要時，采購部門應及時提出預算調整申請。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的金額、調整后的預算安排等內容，并提交相關證明材料。預算調整申請經采購部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。對于重大預算調整事項，需經招標采購領導小組審議通過，并報公司董事會批準。招標采購監督與審計監督機制1.公司審計、監察等部門負責對招標采購活動進行全過程監督，確保采購活動合法合規，防止違規違紀行為發生。2.監督部門應參與招標采購活動的重要環節，如招標文件編制、開標、評標、定標等，對采購過程進行實時監督，發現問題及時提出整改意見。審計要求1.公司審計部門定期對招標采購項目進行審計，審查采購項目的合法性、合規性、效益性等方面。2.審計內容包括采購計劃的執行情況、采購方式的選擇、采購文件的編制與評審、采購合同的簽訂與履行、采購資金的使用等方面。3.審計部門應出具審計報告，對審計中發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。違規處