酒店防疫檔案管理制度?一、總則（一）目的為有效應對新冠肺炎疫情，加強酒店防疫工作的規范化、科學化管理，確保酒店賓客、員工的健康安全，保障酒店的正常運營，特制定本防疫檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內所有部門、崗位及人員，包括但不限于前臺、客房、餐飲、后勤等部門員工，以及入住酒店的賓客。（三）基本原則1.預防為主：通過建立完善的防疫檔案管理體系，提前預防和控制疫情的傳播風險。2.科學規范：依據國家和地方政府相關防疫政策、標準，制定科學合理、規范有序的檔案管理流程。3.全面覆蓋：涵蓋酒店防疫工作的各個環節，包括人員信息、健康監測、防疫物資管理、環境消殺等方面的檔案記錄。4.安全保密：確保防疫檔案信息的安全，防止信息泄露，保護個人隱私。二、防疫檔案管理職責分工（一）防疫檔案管理小組成立以酒店總經理為組長，各部門負責人為成員的防疫檔案管理小組，負責統籌協調酒店防疫檔案管理工作，制定檔案管理計劃和相關制度，定期檢查檔案管理工作的執行情況。（二）各部門職責1.人力資源部負責收集、整理員工的健康信息檔案，包括員工基本信息、健康狀況、疫苗接種情況、核酸檢測記錄等。按照規定對新入職員工進行防疫相關培訓，并記錄培訓檔案。協助其他部門進行防疫檔案的整理和歸檔工作。2.前臺接待部門負責收集賓客的健康信息檔案，包括賓客姓名、聯系方式、入住時間、健康狀況聲明等。對入住賓客進行體溫檢測，并記錄檢測結果。妥善保管賓客在店期間的防疫相關資料，如核酸檢測報告等。3.客房部負責客房區域的防疫檔案管理，包括客房清潔消毒記錄、布草更換記錄、防疫物資使用記錄等。對客房設施設備進行定期防疫檢查，并記錄檢查情況。協助相關部門對涉疫客房進行隔離和處理，并記錄處理過程。4.餐飲部負責餐飲區域的防疫檔案管理，包括餐廳環境清潔消毒記錄、餐具消毒記錄、食品原材料進貨查驗記錄、員工健康管理記錄等。對餐飲服務人員進行健康監測，并記錄監測情況。配合相關部門做好食品安全防疫工作，如食品留樣記錄等。5.后勤部負責酒店公共區域的防疫檔案管理，包括大堂、電梯、走廊等區域的清潔消毒記錄、防疫物資采購和庫存記錄等。制定酒店防疫物資管理制度，并監督執行，記錄防疫物資的發放和使用情況。負責酒店員工防疫物資的配備和管理，記錄員工領用情況。三、防疫檔案內容及分類（一）員工防疫檔案1.員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、部門、崗位、聯系方式等。2.健康狀況：每日健康打卡記錄，是否有發熱、咳嗽、乏力等癥狀，患病及就醫情況等。3.疫苗接種情況：接種疫苗種類、劑次、接種時間等。4.核酸檢測記錄：檢測時間、檢測機構、檢測結果等。5.防疫培訓記錄：培訓時間、培訓內容、培訓講師、參加人員簽到等。6.其他相關信息：如員工接觸涉疫人員情況、隔離觀察記錄等。（二）賓客防疫檔案1.賓客基本信息：姓名、聯系方式、身份證號碼、入住時間、退房時間等。2.健康狀況聲明：賓客入住時填寫的健康狀況問卷，是否有發熱、咳嗽等癥狀，近期旅居史等。3.體溫檢測記錄：賓客每日體溫檢測結果。4.核酸檢測報告：賓客提供的核酸檢測陰性報告（如有要求）。5.其他相關信息：如賓客在店期間出現的特殊情況記錄等。（三）防疫物資檔案1.防疫物資采購記錄：采購時間、采購物資名稱、規格、數量、供應商等。2.防疫物資庫存記錄：庫存物資名稱、規格、數量、存放位置等。3.防疫物資發放記錄：發放時間、發放物資名稱、規格、數量、領取部門及人員等。4.防疫物資使用記錄：使用時間、使用物資名稱、規格、數量、使用場景等。（四）環境消殺檔案1.公共區域消殺記錄：大堂、電梯、走廊、會議室等公共區域的消殺時間、消殺人員、消殺藥品名稱及濃度、消殺范圍等。2.客房消殺記錄：客房每日清潔消毒時間、消毒人員、消毒方法、消毒部位等。3.餐飲區域消殺記錄：餐廳環境、餐具、食品加工設備等的消殺時間、消殺人員、消殺藥品名稱及濃度等。（五）食品安全防疫檔案1.食品原材料進貨查驗記錄：進貨時間、供應商名稱、食品名稱、規格、數量、生產日期、保質期等。2.食品留樣記錄：留樣食品名稱、留樣時間、留樣量、留樣人員等。3.餐具消毒記錄：消毒時間、消毒方法、消毒人員、消毒效果檢測等。四、防疫檔案的建立與收集（一）員工防疫檔案1.人力資源部在新員工入職時，收集員工基本信息，并發放員工防疫檔案登記表，要求員工如實填寫健康狀況、疫苗接種情況等信息。2.每日員工通過酒店指定的健康打卡系統進行健康打卡，記錄自身健康狀況。各部門負責人負責督促本部門員工按時打卡，并檢查打卡信息的真實性。3.按照當地政府防疫要求，組織員工進行核酸檢測，人力資源部收集員工核酸檢測報告，并進行整理歸檔。4.定期組織員工參加防疫培訓，培訓結束后，由培訓講師填寫培訓記錄，參加培訓人員簽字確認，人力資源部負責收集歸檔。5.如員工出現接觸涉疫人員情況或被要求隔離觀察，所在部門及時將相關信息告知人力資源部，人力資源部進行詳細記錄。（二）賓客防疫檔案1.前臺接待部門在賓客辦理入住手續時，向賓客發放健康狀況聲明書，要求賓客如實填寫相關信息，并進行體溫檢測，記錄檢測結果。2.對于需要提供核酸檢測陰性報告的地區或酒店防疫要求，前臺接待部門收取賓客核酸檢測報告，并進行妥善保管。3.在賓客入住期間，每日對賓客進行體溫檢測，記錄檢測結果。如賓客出現發熱等異常情況，及時報告酒店防疫負責人，并記錄相關情況。（三）防疫物資檔案1.后勤部根據酒店防疫物資需求計劃，進行防疫物資采購，采購完成后，收集采購發票、送貨單等資料，填寫防疫物資采購記錄。2.建立防疫物資庫存臺賬，定期對防疫物資進行盤點，記錄庫存物資名稱、規格、數量、存放位置等信息，確保賬實相符。3.各部門根據工作需要，填寫防疫物資領用申請表，經部門負責人審批后，到后勤部領取物資。后勤部發放物資時，填寫防疫物資發放記錄。4.員工在使用防疫物資過程中，如口罩、消毒液等，使用部門填寫防疫物資使用記錄，記錄使用時間、使用物資名稱、規格、數量、使用場景等。（四）環境消殺檔案1.后勤部制定公共區域、客房、餐飲區域等的消殺計劃，并安排專人負責消殺工作。消殺人員每次消殺完成后，填寫環境消殺記錄，包括消殺時間、消殺人員、消殺藥品名稱及濃度、消殺范圍等。2.客房部在每日客房清潔過程中，對客房進行消毒，并記錄消毒時間、消毒人員、消毒方法、消毒部位等信息。3.餐飲部對餐廳環境、餐具、食品加工設備等進行定期消殺，記錄消殺時間、消殺人員、消殺藥品名稱及濃度等信息。（五）食品安全防疫檔案1.餐飲部在采購食品原材料時，嚴格執行進貨查驗制度，索取供應商資質證明、食品檢驗合格證明等文件，填寫食品原材料進貨查驗記錄。2.按照規定對每餐次的食品進行留樣，記錄留樣食品名稱、留樣時間、留樣量、留樣人員等信息。3.對餐具進行消毒處理，消毒人員填寫餐具消毒記錄，記錄消毒時間、消毒方法、消毒人員、消毒效果檢測等信息。五、防疫檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.各部門指定專人負責防疫檔案的整理工作，按照檔案分類標準，對收集到的各類防疫檔案資料進行分類、排序。2.對每份檔案資料進行檢查，確保資料完整、真實、有效，如有缺漏或不符合要求的，及時補充或更正。3.去除資料中的無關信息，如重復頁、空白頁等，保證檔案資料的簡潔性。（二）歸檔流程1.各部門整理好的防疫檔案資料，定期移交至酒店防疫檔案管理小組指定的檔案管理人員。2.檔案管理人員對接收的防疫檔案進行再次審核，確認無誤后，按照檔案類別進行編號，并將檔案資料裝入檔案盒或文件夾中。3.在檔案盒或文件夾上標明檔案類別、年度、月份等信息，便于查找和管理。4.將歸檔后的防疫檔案存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，確保檔案存放整齊有序。六、防疫檔案的查閱與使用（一）查閱權限1.酒店內部人員因工作需要查閱防疫檔案的，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經部門負責人審批后，到檔案管理人員處查閱。2.涉及員工個人隱私的防疫檔案信息，如員工健康狀況、核酸檢測記錄等，僅限人力資源部相關人員及員工本人查閱。如員工本人需查閱自己的防疫檔案信息，需提交書面申請，經人力資源部負責人同意后，由檔案管理人員協助查閱。3.外部單位或人員因疫情防控檢查、調查等特殊原因需要查閱酒店防疫檔案的，需出具相關單位的介紹信或證明文件，經酒店總經理批準后，由檔案管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員在檔案管理人員的陪同下，到檔案存放地點查閱防疫檔案。查閱過程中，查閱人員應保持檔案資料的整潔，不得隨意涂改、損壞、抽取或復制檔案內容。2.如需復制檔案資料，查閱人員需提前向檔案管理人員提出申請，經批準后，由檔案管理人員按照規定的程序進行復制，并在復制件上加蓋檔案管理專用章。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認查閱情況。（三）使用規定1.防疫檔案僅供酒店內部疫情防控工作使用，未經酒店總經理批準，不得將檔案資料提供給任何外部單位或個人。2.酒店員工在工作中如需引用防疫檔案中的數據或信息，必須確保引用內容的準確性和合法性，并注明檔案來源。3.嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露防疫檔案中涉及的個人隱私、商業秘密等信息。如因工作失誤或故意泄露檔案信息，將依法追究相關人員的責任。七、防疫檔案的保管與期限（一）保管要求1.檔案管理人員應妥善保管防疫檔案，確保檔案資料不受潮、發霉、蟲蛀等損壞。定期對檔案進行檢查和維護，發現問題及時處理。2.建立檔案保管安全制度，加強檔案存放地點的安全防范措施，如安裝監控設備、配備消防器材等，防止檔案資料被盜、丟失或損壞。3.對電子防疫檔案，應做好數據備份工作，定期將電子檔案數據備份至外部存儲設備，并異地存放，防止數據丟失。同時，要采取有效的數據安全防護措施，防止數據被篡改或泄露。（二）保管期限1.員工防疫檔案自員工離職或檔案形成之日起，保管期限為二年。2.賓客防疫檔案自賓客退房或檔案形成之日起，保管期限為半年。3.防疫物資檔案、環境消殺檔案、食品安全防疫檔案等自檔案形成之日起，保管期限為一年。（三）檔案銷毀1.防疫檔案保管期滿后，由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案類別、年度、保管期限、銷毀原因等。2.經酒店防疫檔案管理小組審核批準后，由檔案管理人員會同相關部門人員共同對擬銷毀的防疫檔案進行清點、核對，確保檔案資料準確無誤。3.對確認需要銷毀的防疫檔案，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監銷人員等。銷毀記錄應長期保存。八、防疫檔案管理的監督與檢查（一）監督檢查機制1.酒店防疫檔案管理小組定期對各部門防疫檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案的建立、收集、整理、歸檔、查閱、保管等環節。2.設立防疫檔案管理工作投訴舉報渠道，接受酒店員工和賓客對防疫檔案管理工作的監督和投訴。對投訴舉報事項，及時進行調查處理，并將處理結果反饋給投訴舉報人。（二）檢查內容與標準1.檔案建立與收集檢查員工和賓客防疫檔案信息是否完整、準確，是否按時收集。防疫物資采購、庫存、發放、使用記錄是否齊全，數據是否真實。環境消殺、食品安全防疫等檔案記錄是否符合規定要求，是否有遺漏。2.檔案整理與歸檔檔案資料是否分類清晰、排序合理，編號是否規范。檔案內容是否完整，有無缺頁、漏項，簽字蓋章是否齊全。檔案存放是否整齊有序，便于查找和管理。3.檔案查閱與使用查閱檔案是否履行審批手續，查閱記錄是否完整。檔案使用是否符合規定，有無違規引用、泄露檔案信息的情況。4.檔案保管與期限檔案保管環境是否安全，是否采取必要的防護措施。檔案保管期限是否符合規定，銷毀檔案是否履行審批和銷毀程序。（三）問題整改1.對監督檢查中發現的問題，酒店防疫檔案管理小組及