資質文件公章管理制度?總則目的為加強公司資質文件及公章的管理，規范使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的資質文件及公章管理?；驹瓌t1.嚴格審批原則：資質文件及公章的使用必須經過嚴格的審批流程，確保使用的合理性和必要性。2.安全保密原則：確保資質文件及公章的安全存放，防止丟失、被盜用或濫用，嚴格保密相關信息。3.責任追究原則：對于因資質文件及公章管理不善導致的問題，追究相關責任人的責任。資質文件管理資質文件分類1.營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等基礎資質文件。2.行業資質證書，如生產許可證、經營許可證等。3.榮譽證書、資質認證文件等。資質文件的獲取與更新1.相關部門負責按照法律法規及行業要求，及時辦理資質文件的申請、審批、領取等手續。2.對于資質文件的有效期，指定專人進行跟蹤，提前做好續期準備工作，確保資質文件的有效性。資質文件的保管1.設立專門的資質文件保管室，配備保險柜等安全設施，確保資質文件存放安全。2.資質文件應分類存放，建立詳細的檔案目錄，便于查詢和管理。3.定期對資質文件進行盤點，確保賬實相符。資質文件的借閱1.因工作需要借閱資質文件的，需填寫《資質文件借閱申請表》，注明借閱用途、歸還時間等。2.經部門負責人及分管領導審批后，方可借閱。3.借閱人應妥善保管資質文件，不得轉借他人，按時歸還。歸還時，保管人員應認真核對文件的完整性和準確性。資質文件的使用1.在對外提供資質文件復印件時，應在復印件上注明"僅供[具體用途]使用，再復印無效"字樣。2.使用資質文件原件辦理重要事項時，需經公司主要領導批準，并安排專人陪同。資質文件的銷毀1.對于過期、失效或不再使用的資質文件，由相關部門提出銷毀申請。2.經公司領導審批后，按照規定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。公章管理公章種類1.公司公章：代表公司對外行使權力和承擔責任的主要印章。2.合同專用章：用于簽訂各類合同。3.財務專用章：用于財務結算等相關業務。4.法定代表人章：用于特定的法人授權事項。公章的刻制1.因公司業務需要刻制公章的，由相關部門提出申請，經公司領導審批后，統一到公安機關指定的刻章單位刻制。2.刻制完成后，應及時將公章的印模備案，并將公章移交至公章保管人員。公章的保管1.公司公章由總經理辦公室指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權人員保管。2.公章保管人員應設立專門的保管登記簿，記錄公章的使用情況。3.公章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，不得隨意放置。公章的使用1.使用申請填寫《公章使用申請表》，詳細說明使用事由、使用部門、使用人等信息。涉及合同簽訂的，需附上合同文本。2.審批流程一般事項經部門負責人審批。重要事項經分管領導、總經理審批。重大事項經董事長審批。3.用印要求公章保管人員應嚴格按照審批后的申請表內容用印，確保用印內容與申請一致。用印位置應準確、清晰，不得模糊或重疊。用印后，在《公章使用登記簿》上登記用印時間、文件名稱、文號、份數等信息。特殊情況的公章使用1.緊急情況下無法履行正常審批流程的，經電話請示相關領導同意后，可以先使用公章，但事后應及時補辦審批手續。2.異地用印的，應通過傳真、郵件等方式將審批文件傳至公章保管人員，經確認后用印。公章的停用與更換1.因公司名稱變更、業務調整等原因需要停用公章的，由相關部門提出申請，經公司領導審批后，及時通知各部門停止使用，并將公章交回指定保管部門。2.對于停用的公章，應按照規定進行封存或銷毀。3.如需更換公章，按照公章刻制的程序辦理新公章的刻制，并做好相關交接工作。監督與檢查內部審計公司內部審計部門定期對資質文件及公章的管理情況進行審計，檢查審批流程的執行情況、保管的安全性等。定期檢查1.總經理辦公室會同相關部門定期對資質文件及公章的保管、使用情況進行檢查。2.檢查內容包括文件的完整性、公章的使用記錄等，發現問題及時整改。違規處理1.對于違反本制度規定使用資質文件及公章的行為，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.對于因違規使用導致公司遭受損失的