公務灶采購管理制度?總則目的為加強公司公務灶采購管理，規范采購行為，確保采購物品的質量，控制采購成本，提高采購效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司公務灶所需食材、調料、廚房用品及設備等物資的采購活動。基本原則1.合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.質量優先原則：確保所采購物品符合食品安全、質量標準等要求。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，合理控制采購成本。4.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商。采購組織與職責采購決策機構成立采購管理委員會，由公司領導、財務部門、行政部門等相關人員組成，負責審議采購預算、重大采購事項等。采購執行部門行政部門作為采購執行部門，負責具體采購工作的組織實施，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂、訂單跟蹤、驗收等環節。各部門職責1.行政部門制定采購計劃和采購流程。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同。協調采購過程中的各項事宜，確保采購任務按時完成。負責采購物品的驗收工作。2.財務部門審核采購預算，提供資金支持。參與采購合同審核，監督采購資金的支付。對采購成本進行核算和分析。3.使用部門提出采購需求，明確采購物品的規格、數量、質量等要求。協助行政部門進行供應商評估和驗收工作。采購預算管理預算編制1.行政部門應根據公司公務灶的運營情況、人員數量、用餐標準等因素，結合歷史采購數據，于每年末編制下一年度采購預算。2.采購預算應明確各類采購物品的名稱、規格、數量、預計單價、金額等明細，并報采購管理委員會審議通過。預算執行1.采購活動應嚴格按照批準的采購預算執行，不得超預算采購。2.如因特殊情況需要調整采購預算，應提前提交書面申請，說明調整原因和金額，經采購管理委員會批準后方可調整。預算監督財務部門負責對采購預算的執行情況進行監督，定期檢查采購支出是否符合預算安排，對超預算支出及時進行預警和糾正。供應商管理供應商選擇1.供應商篩選行政部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。根據采購物品的要求，制定供應商篩選標準，包括企業資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。對收集到的供應商進行初步篩選，確定入圍供應商名單。2.供應商評估組織相關人員對入圍供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、原材料供應等情況。要求供應商提供樣品，進行質量檢測和試用，評估其產品質量是否符合要求。向供應商的現有客戶進行調查，了解其信譽和服務情況。根據評估結果，對供應商進行綜合評分，確定合格供應商名單。供應商檔案建立1.為每個合格供應商建立檔案，記錄其基本信息、聯系方式、經營范圍、產品清單、價格、合作歷史、評估結果等內容。2.定期更新供應商檔案，確保信息的準確性和完整性。供應商考核與管理1.考核指標產品質量：包括食品安全指標、原材料質量、加工工藝等。交貨期：是否按時交貨。價格：價格是否合理，是否符合市場行情。售后服務：響應速度、解決問題的能力等。2.考核方式定期考核：每月或每季度對供應商進行考核，根據考核指標進行評分。不定期考核：在采購過程中發現問題或接到投訴時，及時對供應商進行考核。3.考核結果應用對于考核優秀的供應商，給予優先合作、增加采購量等獎勵。對于考核不合格的供應商，發出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，暫停或終止合作。采購流程采購申請1.使用部門根據公務灶的實際需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物品的名稱、規格、數量、用途、預計采購時間等信息，并提交給行政部門。2.采購申請表應經部門負責人審核簽字后生效。采購審批1.行政部門收到采購申請表后，對采購需求進行審核，確認是否合理、必要。2.對于金額較小的采購申請，由行政部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，報采購管理委員會審批。采購實施1.采購方式選擇根據采購物品的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標采購適用于金額較大、技術復雜、有多家供應商可供選擇的采購項目；詢價采購適用于規格標準統一、市場貨源充足、價格變化幅度小的采購項目；競爭性談判采購適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的采購項目；單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求等情況。2.供應商選擇與采購談判根據采購方式，從合格供應商名單中選擇若干家供應商進行采購談判。采購談判應明確采購物品的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，確保雙方達成一致意見。談判過程中應做好記錄，形成談判紀要。3.采購合同簽訂采購談判達成一致后，行政部門應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同應報財務部門審核備案。訂單跟蹤與催貨1.行政部門應建立采購訂單跟蹤機制，及時掌握采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.定期與供應商溝通，了解訂單執行情況，對于出現的問題及時協調解決。3.如供應商未能按時交貨，應及時發出催貨通知，要求其說明原因并給出預計交貨時間。驗收1.采購物品到貨后，行政部門應組織使用部門等相關人員進行驗收。2.驗收人員應按照采購合同和相關標準對采購物品的數量、質量、規格等進行核對，確保符合要求。3.對于驗收合格的物品，填寫驗收單；對于驗收不合格的物品，應及時與供應商溝通，要求其更換或處理。付款1.財務部門根據采購合同和驗收單，審核采購款項的支付申請。2.審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款。3.付款時應確保手續齊全，憑證真實有效。采購風險管理風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷、原材料短缺等。2.質量風險：采購物品不符合質量標準，影響公務灶正常使用。3.合同風險：合同條款不完善、供應商違約等。4.法律風險：采購活動違反法律法規。風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，確定風險等級。風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監測機制，及時掌握價格動態，合理安排采購時機。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商。優化庫存管理，合理儲備常用物資。2.質量風險應對加強供應商質量管理，嚴格篩選和考核供應商。增加驗收環節，加強對采購物品的質量檢驗。建立質量追溯機制，如發現質量問題及時追溯處理。3.合同風險應對制定規范的采購合同模板，明確雙方權利義務。在簽訂合同前進行嚴格審核，確保合同條款合法合規、嚴密完整。加強合同執行過程中的監督，及時發現和解決合同履行中的問題。4.法律風險應對組織采購人員學習相關法律法規，提高法律意識。在采購活動中嚴格遵守法律法規，確保采購行為合法合規。如有必要，咨詢法律顧問，防范法律風險。采購監督與審計內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等。2.行政部門應定期向公司領導匯報采購工作進展情況，接受公司內部監督。外部監督1.接受政府相關部門的監督檢查，配合做好各項工作。2.如有供應商或其他利益相關方對采購活動提出質疑或投訴，應及時進行調查處理，并將結果反饋給相關方。采購信息化管理建立采購信息系統1.利用信息化手段建立采購信息系統，實現采購申請、審批、采購執行、驗收、付款等環節的信息化管理。2.在采購信息系統中記錄供應商信息、采購合同、采購訂單、驗收單等數據，方