路橋公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目部、分公司等所有部門。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.及時性原則：檔案的形成、收集、整理、歸檔應及時，避免積壓和散失。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立綜合檔案室，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并組織實施。3.對各部門檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。4.負責檔案信息化建設，維護檔案管理系統(tǒng)。5.保守檔案機密，確保檔案安全。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作。2.定期向綜合檔案室移交檔案。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）分類1.行政管理類：包括公司行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、證照等。2.人事管理類：員工檔案、招聘錄用、培訓考核、薪酬福利、獎懲等文件。3.財務管理類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.工程技術類：工程規(guī)劃、設計圖紙、施工組織設計、技術交底、工程變更、竣工驗收等資料。5.經營管理類：市場營銷、合同管理、招投標文件、成本核算等資料。6.設備物資類：設備采購、租賃、維修保養(yǎng)記錄，物資采購、庫存管理等資料。7.安全質量類：安全管理制度、應急預案、質量檢驗報告、事故處理記錄等。（二）編號檔案編號采用"類別代碼+年度+順序號"的方式。例如：行政2023001，表示2023年第1份行政管理類檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案歸檔范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應在活動結束后及時收集。3.項目完工后，項目部應按照要求整理項目檔案，并及時向公司綜合檔案室移交。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的文件材料進行分類、排列、編號、編目、裝訂等整理工作。2.整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。3.歸檔的文件材料應字跡清晰、簽署完備、載體完好。五、檔案的歸檔（一）歸檔范圍1.反映公司行政管理、生產經營、工程建設等各項活動的具有保存價值的文件材料。2.上級主管部門下發(fā)的與公司有關的文件。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。（二）歸檔時間1.行政管理類、人事管理類、財務管理類等文件材料，應在次年上半年歸檔。2.工程技術類文件材料，應在項目竣工驗收后三個月內歸檔。3.設備物資類文件材料，應在設備物資報廢或處置后歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整、分類準確、編目規(guī)范。2.歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。六、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等保管條件。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。（二）檔案裝具1.采用符合標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案。2.檔案裝具應排列整齊，便于查找和利用。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務等具有長遠查考價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要是反映公司一般業(yè)務活動和具有一定查考價值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要是一些臨時性、階段性的文件材料。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少一次。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作關系，按照規(guī)定程序查閱公司檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經公司分管領導簽字同意后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱。3.查閱檔案應在綜合檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。（三）利用方式1.查閱：可以直接查閱紙質檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據(jù)利用者的需求，可以提供檔案復印件，但應注明出處，并加蓋綜合檔案室印章。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員等組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和利用需求，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經公司分管領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。3.銷毀記錄應長期保存。九、檔案的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.利用信息技術建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。（二）電子檔案管理1.對歸檔的電子文件進行整理、分類、存儲，確保電子檔案的完整、準確和安全。2.電子檔案應與紙質檔案同步歸檔，相互對應。3.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。十、保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，保守檔案機密。2.對涉及公司機密的檔案，應設置專人專柜保管，并嚴格限制查閱范圍。3.在檔案利用過程中，不得泄露檔案內容。（二）安全制度1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如消防器材、監(jiān)控設備等。2.嚴格執(zhí)行檔案進出庫登記制度，確保檔案的安全。3.定期對檔案安全狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。十一、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金等