行政用品領用管理制度?一、總則1.目的為了規范公司行政用品的領用流程，合理控制行政成本，確保行政用品的正常供應，滿足公司日常辦公需求，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.定義行政用品是指公司為滿足日常辦公需要而購置的各類物品，包括但不限于文具、辦公設備、耗材、清潔用品、飲用水等。二、職責分工1.行政部門負責行政用品的采購、庫存管理和發放工作。根據公司實際需求，制定行政用品采購計劃，并組織實施采購。定期盤點行政用品庫存，確保庫存數量準確，并及時補充短缺物資。建立行政用品領用臺賬，記錄員工領用情況。2.各部門負責本部門行政用品需求的統計和申報工作。按照規定的領用流程，組織本部門員工領用行政用品。督促本部門員工合理使用行政用品，避免浪費。三、采購管理1.采購計劃制定行政部門應根據公司各部門的需求預測、庫存狀況以及預算安排，每月定期制定行政用品采購計劃。采購計劃應明確行政用品的名稱、規格、數量、預計采購時間等內容。在制定采購計劃時，應充分考慮行政用品的使用頻率、消耗速度以及市場供應情況，確保采購數量合理，既能滿足公司日常辦公需求，又能避免庫存積壓。2.供應商選擇與管理行政部門應建立合格供應商名錄，選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、供貨及時的供應商作為合作伙伴。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨期、售后服務等條款。定期對供應商進行評估和考核，根據供應商的供貨質量、交貨及時性、售后服務等情況，調整供應商名錄，確保供應商的合作質量。3.采購實施行政部門根據采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應詳細注明行政用品的名稱、規格、數量、價格、交貨地點、交貨時間等信息。跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保行政用品按時、按質、按量供應。對于采購過程中出現的問題，如產品質量不合格、交貨延遲等，應及時與供應商協商解決，并采取相應的補救措施。采購完成后，行政部門應及時辦理驗收手續。驗收人員應根據采購合同和相關標準，對行政用品的數量、規格、質量等進行仔細核對，確保驗收合格后方可入庫。四、庫存管理1.入庫管理行政用品到貨后，倉庫管理人員應及時進行驗收。驗收內容包括行政用品的數量、規格、型號、質量等是否與采購訂單一致。驗收合格的行政用品應及時辦理入庫手續，填寫入庫單。入庫單應注明行政用品的名稱、規格、數量、入庫日期、供應商名稱等信息，并由倉庫管理人員和驗收人員簽字確認。將入庫的行政用品按照類別、規格、型號等進行分類存放，建立庫存臺賬，記錄行政用品的入庫、出庫、庫存數量等信息，確保庫存賬目清晰、準確。2.庫存盤點行政部門應定期對行政用品庫存進行盤點，盤點周期為每月一次。盤點時，倉庫管理人員應根據庫存臺賬逐一核對實物，確保賬實相符。盤點結束后，倉庫管理人員應編制庫存盤點表，詳細記錄盤點結果。對于盤盈、盤虧的行政用品，應查明原因，并填寫盤盈盤虧報告表，報行政部門負責人審核。根據盤盈盤虧報告表，調整庫存臺賬和財務賬目，確保庫存數據的準確性。對于因管理不善導致的盤虧，應追究相關責任人的責任。3.庫存安全管理倉庫應保持通風良好、干燥、整潔，確保行政用品的存放環境安全。配備必要的消防器材和安全設施，定期檢查維護，確保其性能良好。加強倉庫的門禁管理，限制無關人員進入倉庫，確保行政用品的安全。五、領用管理1.領用流程員工如需領用行政用品，應填寫《行政用品領用申請表》，注明領用行政用品的名稱、規格、數量、領用原因等信息。將填寫完整的《行政用品領用申請表》提交給所在部門負責人審批。部門負責人應根據工作實際需要，對員工的領用申請進行審核，并簽署審批意見。經部門負責人審批通過后，員工持《行政用品領用申請表》到行政部門倉庫領取行政用品。倉庫管理人員根據申請表上的內容，核實無誤后發放行政用品，并在申請表上簽字確認。員工領用行政用品后，應在《行政用品領用臺賬》上簽字確認，以明確領用責任。2.領用標準行政部門應根據行政用品的性質和使用頻率，制定合理的領用標準。領用標準應明確不同崗位、不同職務的員工每月或每季度可領用的行政用品種類和數量。在制定領用標準時，應充分考慮工作實際需要，避免浪費。同時，應根據公司業務發展和實際情況，適時調整領用標準。3.特殊情況領用因工作需要，員工如需領用超出領用標準的行政用品，應填寫《行政用品特殊領用申請表》，詳細說明領用原因和用途，并提交給所在部門負責人審批。部門負責人審核同意后，報行政部門負責人審批。行政部門負責人應根據實際情況進行審批，并簽署意見。經審批通過后，員工方可到行政部門倉庫領取行政用品。六、使用管理1.員工責任員工應妥善保管領用的行政用品，合理使用，避免浪費和損壞。對于因個人原因導致行政用品損壞或丟失的，應照價賠償。如發現行政用品存在質量問題或其他異常情況，應及時向行政部門報告。2.節約使用全體員工應樹立節約意識，在使用行政用品時，盡量減少浪費。如紙張應雙面使用，打印機、復印機等設備應合理設置打印、復印份數，避免不必要的消耗。行政部門應加強對員工節約使用行政用品的宣傳和教育，定期開展節約能源、資源的活動，營造良好的節約氛圍。3.設備使用對于辦公設備，如電腦、打印機、復印機、傳真機等，員工應嚴格按照操作規程使用，避免因操作不當導致設備損壞。定期對辦公設備進行維護保養，確保設備正常運行。如發現設備出現故障，應及時通知行政部門安排維修。七、監督與考核1.監督檢查行政部門應定期對各部門行政用品的領用、使用情況進行監督檢查，檢查內容包括領用流程是否規范、領用標準是否執行、行政用品是否合理使用等。對于監督檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核機制建立行政用品領用管理考核機制，將各部門行政用品的領用、使用情況納入部門績效考核體系。考核指標包括行政用品費用控制情況、領用流程執行情況、節約使用情況等。對于行政用品管理工作表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于存在