公司采購信息管理制度?一、總則（一）目的為加強公司采購信息管理，規范采購流程，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證公司采購工作的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設備采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規章制度。2.公開透明原則：采購信息應及時、準確、完整地公開，接受公司內部監督。3.公平競爭原則：鼓勵供應商公平參與競爭，確保采購結果的公正性。4.效益原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。二、采購信息管理職責（一）采購部門1.負責采購需求的收集、整理和分析，編制采購計劃。2.發布采購信息，組織供應商報名、資格審查和招標、詢價等采購活動。3.建立和維護供應商信息庫，對供應商進行評估和管理。4.簽訂采購合同，跟蹤采購合同執行情況，協調解決采購過程中的問題。5.整理和歸檔采購文件、資料，包括采購申請、采購計劃、報價單、合同等。（二）需求部門1.根據公司業務需求，提出采購申請，明確采購物品或服務的規格、數量、質量要求等。2.協助采購部門進行供應商選擇和采購合同評審。3.參與采購驗收工作，對采購物品或服務的質量進行確認。（三）財務部門1.審核采購預算，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同評審，審核合同付款條款。3.負責采購款項的支付和財務核算。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性。2.對采購項目進行專項審計，評估采購效益。三、采購信息發布（一）采購信息發布渠道1.公司內部網站：設立采購信息專欄，及時發布采購項目信息。2.電子郵件：向潛在供應商發送采購詢價郵件。3.書面通知：對于重要采購項目，可向供應商發送書面邀請函。（二）采購信息內容1.采購項目名稱：明確采購項目的具體名稱。2.采購需求：詳細描述采購物品或服務的規格、數量、質量要求、技術標準等。3.采購預算：公布采購項目的預算金額。4.采購方式：說明采用的采購方式，如招標、詢價、競爭性談判等。5.報名時間：規定供應商報名的截止日期。6.報名方式：告知供應商報名的具體方式，如網上報名、現場報名等。7.開標時間和地點：對于招標項目，明確開標時間和地點。8.其他要求：如供應商資格條件、售后服務要求等。（三）采購信息發布流程1.采購部門根據采購計劃編制采購信息發布文件。2.采購部門負責人審核采購信息發布文件。3.將審核通過的采購信息發布文件按照規定渠道發布。四、供應商管理（一）供應商選擇1.供應商征集采購部門通過多種渠道征集潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息登記表，要求供應商填寫基本信息、資質證明、業績情況等。2.供應商資格審查采購部門對報名供應商進行資格審查，審查內容包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績證明等。對于重要采購項目，可實地考察供應商的生產經營狀況、質量管理體系等。3.供應商評估采購部門定期對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、信譽等。建立供應商評估檔案，記錄供應商的評估結果。4.供應商選擇根據采購項目需求和供應商評估結果，選擇合適的供應商。對于單一來源采購項目，應說明選擇該供應商的理由。（二）供應商信息庫管理1.采購部門建立供應商信息庫，存儲供應商的基本信息、資質證明、業績情況、評估結果等。2.定期更新供應商信息庫，確保信息的準確性和及時性。3.對供應商信息庫進行分類管理，方便查詢和使用。（三）供應商關系維護1.采購部門與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營狀況和產品質量情況。2.定期與供應商召開會議，反饋采購需求和質量要求，協商解決合作中出現的問題。3.對于優秀供應商，給予一定的獎勵和優惠政策，鼓勵其持續改進和提高服務質量。五、采購方式選擇（一）招標采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術復雜、競爭激烈的采購項目。2.招標流程編制招標文件，明確招標項目的要求、評標標準等。發布招標公告，邀請潛在供應商報名。對報名供應商進行資格審查，確定入圍供應商。組織開標、評標，確定中標供應商。發出中標通知書，簽訂采購合同。（二）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、規格標準統一、市場貨源充足的采購項目。2.詢價流程向多家供應商發出詢價單，要求其報價。對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商。與選定供應商進行談判，確定最終采購價格和合同條款。簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.競爭性談判流程成立談判小組，確定談判供應商名單。制定談判文件，明確談判項目的要求、談判程序等。與談判供應商進行談判，要求其進行報價和提供解決方案。對談判供應商的報價和方案進行比較和評估，確定成交供應商。發出成交通知書，簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.單一來源采購流程采購部門提出單一來源采購申請，說明理由和擬采購供應商。采購部門負責人審核單一來源采購申請。報公司領導審批，批準后進行采購。與供應商進行談判，簽訂采購合同。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門根據采購結果與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確采購物品或服務的規格、數量、質量要求、價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款。3.采購合同簽訂前，應進行合同評審，由采購部門、需求部門、財務部門等相關人員對合同條款進行審核。（二）合同執行1.采購部門負責跟蹤采購合同執行情況，及時協調解決合同執行過程中出現的問題。2.供應商應按照采購合同約定的時間、地點、質量要求等履行交貨義務。3.需求部門應配合采購部門做好采購合同的驗收工作，對采購物品或服務的質量進行確認。（三）合同變更1.在采購合同履行過程中，如需變更合同條款，應經采購部門、需求部門、財務部門等相關人員協商一致，并簽訂合同變更協議。2.合同變更協議應明確變更的內容、原因、變更后的合同條款等。（四）合同終止1.采購合同履行完畢，雙方權利義務終止。2.在采購合同履行過程中，如出現法定或約定的終止情形，采購部門應及時辦理合同終止手續。（五）合同歸檔采購部門負責整理和歸檔采購合同文件，包括合同文本、合同變更協議、驗收報告等，保存期限按照公司檔案管理規定執行。七、采購驗收管理（一）驗收標準1.采購物品或服務應符合采購合同約定的規格、數量、質量要求等。2.對于有國家標準或行業標準的采購物品，應符合相應標準。（二）驗收流程1.采購部門通知需求部門進行采購驗收。2.需求部門組織相關人員組成驗收小組，對采購物品或服務進行驗收。3.驗收小組根據驗收標準對采購物品或服務進行檢查、測試、評估等，填寫驗收報告。4.驗收合格的，由驗收小組簽字確認；驗收不合格的，采購部門應及時與供應商協商解決，要求供應商采取整改措施或重新提供貨物。（三）驗收文件歸檔需求部門負責整理和歸檔采購驗收文件，包括驗收報告、檢驗記錄、測試報告等，保存期限按照公司檔案管理規定執行。八、采購信息保密（一）保密內容1.采購項目的需求信息、預算信息、供應商信息等。2.采購過程中的商業秘密和敏感信息。（二）保密措施1.對涉及采購信息的人員進行保密培訓，提高其保密意識。2.與涉及采購信息的人員簽訂保密協議，明確其保密義務和責任。3.對采購信息進行分類管理，限制訪問權限。4.對存儲采購信息的計算機、服務器等設備采取安全防護措施，防止信息泄露。九、監督與考核（一）監督檢查1.審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況等。2.公司內部設立舉報信箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規行為的舉報。（二）考核