供應商來訪管理制度?一、總則1.目的為規范供應商來訪管理，確保來訪活動有序進行，加強與供應商的溝通與合作，保障公司采購業務的順利開展，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于所有與本公司有業務往來的供應商來訪活動。3.基本原則合規性原則：供應商來訪應遵守國家法律法規、公司各項規章制度。有序性原則：來訪活動需提前安排，按照規定流程進行，確保高效有序。保密性原則：涉及公司商業秘密、敏感信息等，供應商應嚴格保密，不得泄露。合作性原則：以促進雙方良好合作為出發點，積極溝通交流，解決問題，共同推動業務發展。二、來訪預約1.預約流程供應商如有來訪需求，應提前[x]個工作日通過郵件、電話或供應商管理系統向公司采購部門提出預約申請。預約申請應包含來訪日期、時間、來訪人數、來訪目的、聯系人及聯系方式等詳細信息。采購部門收到預約申請后，應及時進行審核。對于符合預約條件的申請，應在[x]個工作日內給予確認回復，并告知供應商具體的接待安排；對于不符合預約條件的申請，應向供應商說明原因。2.預約變更若供應商需要變更來訪預約信息，應提前[x]個工作日通知采購部門。采購部門根據變更情況，及時調整接待安排，并將變更后的信息反饋給供應商。3.預約取消供應商如需取消來訪預約，應提前[x]個工作日通知采購部門。采購部門對取消預約的情況進行記錄，并根據實際情況調整相關工作安排。三、接待安排1.接待準備采購部門根據供應商預約信息，提前與相關部門協調，確定接待人員、接待場地、接待議程等具體接待安排。接待人員應提前熟悉供應商基本情況、來訪目的及相關業務信息，做好充分準備。接待場地應保持整潔、衛生，提前準備好茶水、飲料、水果等基本用品。2.接待人員職責采購部門接待人員負責與供應商的溝通協調，安排來訪行程，解答供應商疑問。陪同供應商參觀公司相關部門和設施，介紹公司業務流程、產品需求等情況。記錄來訪過程中的重要信息，及時反饋給相關部門和領導。其他部門接待人員根據采購部門安排，負責向供應商介紹本部門業務情況、工作流程等。解答供應商關于本部門業務的相關問題，與供應商就合作事宜進行溝通交流。配合采購部門完成接待任務，提供必要的支持和協助。3.接待議程開場介紹：采購部門接待人員向供應商介紹公司參會人員，簡要介紹公司基本情況、采購業務流程等。業務溝通：雙方就采購訂單、產品質量、交貨期、售后服務等業務問題進行深入溝通交流，明確各自的需求和期望。實地參觀：根據供應商來訪目的，安排其參觀公司生產車間、倉庫、研發部門等相關場所，實地了解公司運營情況。交流總結：雙方對來訪內容進行總結，明確下一步合作方向和重點，解答供應商遺留問題。結束環節：采購部門接待人員對供應商來訪表示感謝，送供應商離開。四、來訪登記1.登記方式供應商來訪時，應在公司門衛處進行來訪登記。門衛應詳細記錄供應商名稱、來訪日期、時間、來訪人數、聯系人及聯系方式、來訪目的等信息。同時，門衛應發放臨時訪客證，要求供應商來訪人員佩戴，以便于識別和管理。2.登記信息審核采購部門接待人員在供應商到達公司后，應對門衛登記信息進行核對，確保信息準確無誤。如發現登記信息有誤，應及時與門衛溝通，進行更正。五、安全管理1.安全告知在供應商來訪前，采購部門應向供應商告知公司安全管理規定，包括但不限于禁煙區域、消防安全要求、緊急疏散通道等。接待人員在陪同供應商參觀過程中，應隨時提醒供應商注意安全事項。2.安全檢查門衛應對來訪供應商人員及攜帶物品進行安全檢查，嚴禁攜帶易燃易爆、危險化學品等違禁物品進入公司。如發現可疑物品或人員，應及時報告公司安全管理部門進行處理。3.安全監督在供應商來訪期間，公司安全管理部門應加強對來訪區域的安全監督，確保無安全事故發生。接待人員應密切關注供應商人員動態，如發現異常行為或安全隱患，應及時采取措施并報告相關部門。六、保密管理1.保密協議簽訂對于重要供應商來訪，在來訪前可根據實際情況要求供應商簽訂保密協議，明確保密內容、保密期限、違約責任等。保密協議應作為供應商來訪管理的重要文件進行存檔。2.保密信息范圍公司向供應商披露的保密信息包括但不限于公司商業秘密、產品設計、技術資料、客戶信息、采購價格、業務計劃等。供應商在來訪過程中知悉的公司內部運營情況、工作流程等非公開信息也屬于保密信息范疇。3.保密措施接待人員應嚴格遵守公司保密制度，不得向供應商泄露公司保密信息。在與供應商交流過程中，涉及保密信息的內容應謹慎措辭，避免不必要的信息披露。如因工作需要必須提供保密信息，應事先經過公司相關部門和領導審批，并要求供應商簽署保密承諾書。七、費用管理1.接待費用標準公司制定明確的供應商來訪接待費用標準，包括但不限于茶水飲料、水果點心、餐飲、住宿等費用的限額。接待費用標準應根據公司實際情況和市場行情定期進行調整。2.費用審批采購部門應根據接待安排和費用標準，填寫接待費用申請單，注明費用明細、金額等信息，報相關領導審批。經審批后的接待費用申請單作為報銷依據，財務部門按照公司財務制度進行審核報銷。3.費用控制接待人員應嚴格控制接待費用支出，確保不超出費用標準。如因特殊情況需要超標準支出，應提前向相關領導說明原因并獲得批準。財務部門應定期對供應商來訪接待費用進行統計分析，發現異常情況及時進行調查處理。八、考核與評估1.考核指標接待滿意度：通過供應商填寫滿意度調查問卷或直接溝通反饋等方式，了解供應商對接待工作的滿意程度，包括接待安排、溝通交流、服務質量等方面。合作推進情況：考察供應商來訪后，雙方在業務合作上是否取得實質性進展，如訂單簽訂、項目合作推進等。信息反饋及時性：評估采購部門接待人員對來訪過程中重要信息的反饋是否及時、準確，是否有助于公司相關部門做出決策。2.評估周期每季度對供應商來訪管理工作進行一次綜合評估。對于重要供應商來訪，可在來訪結束后及時進行專項評估。3.結果應用根據考核與評估結果，對表現優秀的接待人員給予表彰和獎勵，對存在問題的接待人員進行督促改進或相應處罰。同時，將評估結果作為供應商關系管理的重要參考依據，對于合作良好、來訪管理配合度高的供應商，在后續業務合作中給予適當傾斜；對于來訪管理存在問題較多的供應商，加強溝通協調或采取必要的管理措施。九、違規處理1.供應商違規處理若供應商在來訪過程中違反公司管理制度，如未遵守預約時間、泄露公司保密信息、擾亂公司正常秩序等，采購部門應及時向供應商提出警告，并要求其立即改正。對于情節嚴重的供應商違規行為，公司有權暫停與該供應商的業務合作，并依法追究其法律責任。2.公司內部人員違規處理公司內部接待人員若在供應商來訪管理工作中存