貿易公司茶室管理制度?總則目的為規范公司茶室的使用與管理，營造良好的商務洽談環境，提升公司形象，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工、來訪客戶及合作伙伴。管理原則1.安全第一：確保茶室設施設備安全運行，保障人員在茶室活動的安全。2.文明使用：倡導文明、禮貌、有序地使用茶室及相關設施。3.高效利用：合理安排資源，提高茶室的使用效率，滿足公司業務交流需求。茶室環境管理茶室衛生1.日常清潔每日營業前，清潔人員應對茶室地面、桌面、茶具等進行全面清潔，確保無灰塵、污漬。及時清理垃圾簍，保持茶室環境整潔。2.定期消毒每周對茶具進行一次高溫消毒，可采用消毒柜或開水浸泡等方式，防止細菌滋生。每月對茶室進行一次全面消毒，包括墻面、門窗、通風設備等，可使用專業消毒藥水按照說明進行操作。室內布置1.裝飾風格茶室應營造舒適、優雅的商務氛圍，裝飾風格可結合公司文化與行業特色進行設計。墻面可懸掛適量的藝術畫作或公司發展歷程相關展示，體現公司底蘊。2.綠植擺放在茶室適當位置擺放綠色植物，如綠蘿、君子蘭等，增添生機與活力，同時有助于凈化空氣。定期對綠植進行養護，確保其健康生長。環境維護1.噪音控制進入茶室人員應保持安靜，避免大聲喧嘩，影響他人交流。關閉手機或調至靜音狀態，如需接打電話，應到茶室以外的區域進行。2.溫度與濕度調節根據季節和實際需求，合理調節茶室的空調溫度，夏季保持在25℃27℃，冬季保持在18℃20℃。可使用加濕器或除濕器等設備，保持室內濕度適宜，一般控制在40%60%。茶室設施設備管理設施設備配置1.基礎配置茶室應配備足夠數量的桌椅，桌椅應保持整潔、完好，定期檢查維修，確保使用安全。提供茶具，包括茶壺、茶杯、茶盤、茶托等，茶具應質地優良、款式大方。配備茶葉，根據不同客戶需求，提供多種檔次的茶葉，如綠茶、紅茶、烏龍茶等。安裝飲水機或配備熱水壺，保證隨時提供熱水。2.其他配置根據實際情況，可配置音響設備，用于播放輕柔舒緩的背景音樂，但音量應適中，不影響交談。提供報刊雜志架，放置各類財經、行業相關雜志及報紙，供人員在休息時閱讀。設施設備使用1.茶具使用使用茶具時應輕拿輕放，避免碰撞損壞。用畢后，應及時清洗茶具，并放置在指定位置晾干或烘干。如發現茶具損壞，應及時報告行政部門進行更換或維修。2.飲水機及熱水壺使用注意飲水機和熱水壺的用電安全，不得隨意拆卸或改裝設備。定期清理飲水機內部水垢，保證水質衛生。熱水壺使用后應及時關閉電源，防止干燒。設施設備維護1.定期檢查行政部門應每月對茶室設施設備進行一次全面檢查，包括桌椅的穩固性、茶具的完整性、飲水機及熱水壺的運行狀況等。對檢查中發現的問題及時記錄，并安排維修人員進行維修。2.故障維修設施設備出現故障時，使用人員應及時報告行政部門，填寫維修申請單。行政部門根據故障情況，及時聯系專業維修人員進行維修，并跟蹤維修進度，確保盡快恢復正常使用。茶室使用規定預約制度1.預約方式公司員工如需使用茶室，應提前至少[x]小時通過公司內部辦公系統或電話向行政部門預約。預約信息應包括使用時間、使用人數、使用目的等。2.預約審核行政部門收到預約申請后，應根據茶室使用情況進行審核。如預約時間與其他安排沖突，行政部門應及時與預約人溝通協調，調整預約時間。3.取消預約如因特殊情況需要取消預約，預約人應提前至少[x]小時通知行政部門，以便重新安排。使用時間1.正常營業時間茶室正常營業時間為周一至周五的[具體時間段]，如遇特殊情況需要調整，行政部門應提前通知全體員工。2.超時使用如因業務需要超時使用茶室，使用人應提前向行政部門申請，并說明原因。經批準后方可延長使用時間，但最長不得超過[x]小時。使用人數1.標準容量茶室根據面積和設施設備配置，設定標準使用人數為[x]人。如使用人數超過標準容量，使用人應提前向行政部門說明，行政部門根據實際情況進行安排。2.特殊情況如遇重要商務洽談或大型會議等特殊情況，需要在茶室接待較多人員時，行政部門應合理調配資源，確保使用安全和舒適。使用目的1.商務洽談主要用于公司與客戶、合作伙伴進行商務洽談、合作簽約等活動。在進行商務洽談時，應保持專業、禮貌的態度，注重溝通效果。2.內部會議可作為公司內部小型會議、頭腦風暴等活動的場所。組織內部會議時，應提前準備好會議資料，確保會議順利進行。3.接待來訪用于接待重要來訪客戶或合作伙伴，展示公司形象和文化。接待來訪時，應安排專人負責茶水服務，體現公司的熱情與周到。人員管理員工行為規范1.禮貌待人員工在茶室活動時，應主動與他人打招呼，使用禮貌用語。對來訪客戶和合作伙伴應熱情接待，提供優質服務。2.愛護設施愛護茶室的設施設備和環境，不得隨意破壞或污染。如發現設施設備損壞或環境問題，應及時報告行政部門。3.節約資源節約使用茶葉、水等資源，避免浪費。使用完畢后，應將茶具清洗干凈，擺放整齊，關閉電器設備電源。服務人員職責1.茶水服務服務人員應提前做好茶室的準備工作，包括清潔衛生、擺放茶具、準備茶葉等。根據客人需求，及時提供優質的茶水服務，注意水溫、水量等細節。服務過程中應保持微笑、禮貌，動作輕盈、規范。2.協助安排協助使用人進行桌椅擺放、設備調試等工作，確保使用環境符合要求。及時響應使用人的需求，提供必要的幫助和支持。3.現場管理維護茶室的秩序和環境，及時清理垃圾和雜物。對違反茶室管理制度的行為進行勸阻和制止，情節嚴重的及時報告行政部門。費用管理成本核算1.茶葉采購根據茶室使用情況和人員喜好，定期采購茶葉。采購時應選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保茶葉品質穩定。對茶葉采購成本進行核算，包括茶葉價格、運輸費用、稅費等，每月進行一次匯總分析。2.茶具損耗建立茶具損耗臺賬，記錄茶具的采購數量、使用情況、損壞數量等信息。根據茶具的使用壽命和實際損壞情況，定期進行補充和更新，核算茶具損耗費用。3.水電費安裝獨立的水電計量表，準確記錄茶室的水電使用量。根據水電單價和使用量，每月核算水電費支出。費用分攤1.員工使用公司員工因工作需要使用茶室的，可免費使用，但應遵守本管理制度。如因個人原因造成設施設備損壞或資源浪費的，應照價賠償。2.客戶使用來訪客戶使用茶室時，如涉及到提供茶葉、點心等服務，可根據實際情況向客戶收取一定費用，費用標準由行政部門制定并報公司領導批準。收取的費用應及時入賬，用于補充茶室運營成本。考核與獎懲考核標準1.使用規范考核員工是否遵守茶室預約制度、使用時間規定、人數限制等。檢查員工在使用茶室過程中是否愛護設施設備、保持環境整潔。2.服務質量對服務人員的茶水服務質量進行考核，包括服務態度、響應速度、服務細節等方面。收集使用人對服務人員的反饋意見，作為考核依據。3.成本控制核算茶室的各項費用支出，考核是否存在浪費資源、成本超支等情況。獎勵措施1.表現優秀對于遵守茶室管理制度、愛護設施設備、服務質量高且為公司節約成本的員工或服務人員，給予書面表揚或物質獎勵。在公司內部會議上進行公開表彰，樹立榜樣。2.突出貢獻對在茶室使用過程中提出創新性建議或改進措施，有效提升茶室使用效率或公司形象的人員，給予額外的獎勵，如獎金、晉升機會等。懲罰措施1.違規行為對于違反茶室管理制度的員工，如未按規定預約、超時使用、損壞設施設備等，視情節輕重給予警告、罰款等處罰