韓束公司采購管理制度?一、總則（一）目的為加強韓束公司采購工作的管理，規范采購行為，確保采購工作高效、有序進行，降低采購成本，保證所采購物資和服務的質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于韓束公司總部及各分支機構的所有采購活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設備采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.效益原則：在保證物資和服務質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公平、公正地對待所有供應商，確保競爭機會均等。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資和服務符合公司要求。二、采購組織與職責（一）采購部門設置韓束公司設立專門的采購部門，負責公司各類物資和服務的采購工作。采購部門根據公司業務需求，可進一步細分采購小組，如原材料采購小組、辦公用品采購小組等，以提高采購工作的專業性和效率。（二）采購部門職責1.制定采購計劃：根據公司年度經營計劃和各部門需求預測，編制年度、季度和月度采購計劃。2.供應商管理：開發、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價。3.采購執行：按照采購計劃和審批流程，組織實施采購活動，與供應商簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執行情況。4.采購成本控制：通過市場調研、談判、招標等方式，降低采購成本，確保采購價格合理。5.質量控制：參與采購物資和服務的質量檢驗和驗收工作，確保所采購產品符合質量要求。6.合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更和終止等工作，妥善保管采購合同檔案。7.信息管理：收集、整理和分析采購相關信息，為公司決策提供支持。（三）其他部門職責1.需求部門：負責提出物資和服務的采購需求，提供詳細的技術規格、質量標準等要求，并配合采購部門進行供應商選擇、采購合同簽訂和驗收等工作。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，監督采購資金的支付，參與采購成本分析和控制。3.質量部門：負責對采購物資和服務進行質量檢驗和驗收，出具質量檢驗報告，對不合格產品提出處理意見。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據業務需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、用途、預算金額等信息，并附上相關技術文件或規格要求。2.部門負責人審核：需求部門負責人對采購申請表進行審核，確認采購需求的合理性和必要性，簽字后提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對采購需求進行初步審核，核實采購信息的完整性和準確性，評估采購的緊急程度和重要性。2.財務部門審核預算：財務部門對采購預算進行審核，確保采購金額在預算范圍內，如有超出預算的情況，需按公司預算調整流程進行審批。3.分管領導審批：根據采購金額大小和重要程度，報分管領導審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）采購實施1.制定采購方案：采購部門根據采購申請表和審批意見，制定采購方案，明確采購方式（如招標、詢價、談判等）、采購時間安排、供應商選擇標準等。2.選擇供應商：供應商篩選：采購人員通過多種渠道（如供應商數據庫、行業推薦、網絡搜索等）收集潛在供應商信息，按照供應商選擇標準進行篩選，確定入圍供應商名單。供應商評估：對入圍供應商進行實地考察或問卷調查，評估其生產能力、質量控制水平、信譽狀況、價格水平等方面，形成供應商評估報告。確定供應商：根據供應商評估結果，選擇最合適的供應商進行采購談判。3.采購談判：采購人員與選定的供應商進行采購談判，就采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協商，爭取最有利的采購條件。談判過程中，采購人員應做好談判記錄。4.簽訂采購合同：談判達成一致后，采購人員起草采購合同，經法務部門審核后，與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。（四）采購驗收1.到貨通知：采購合同簽訂后，采購部門應及時跟蹤采購訂單執行情況，在物資或服務預計到貨前通知需求部門做好驗收準備。2.驗收準備：需求部門組織相關人員（如質量檢驗人員、技術人員等）成立驗收小組，制定驗收方案，明確驗收標準和方法。3.驗收實施：物資或服務到貨后，驗收小組按照驗收方案進行驗收，包括數量清點、質量檢驗、規格型號核對等。驗收合格后，驗收小組出具驗收報告；如發現不合格產品，應及時與供應商溝通協商處理，并做好記錄。（五）采購付款1.發票審核：采購部門收到供應商開具的發票后，對發票的真實性、合法性、準確性進行審核，確保發票信息與采購合同一致。2.付款申請：采購部門根據驗收報告和采購合同，填寫付款申請表，附上發票、驗收報告等相關憑證，提交給財務部門。3.財務審核與付款：財務部門對付款申請表進行審核，核對采購金額、付款方式、付款期限等信息，審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目，如大型設備采購、原材料集中采購等。2.招標程序：編制招標文件：采購部門根據采購需求編制招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容。發布招標公告：通過公司官網、招標平臺、行業媒體等渠道發布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。發售招標文件：向購買招標文件的潛在供應商收取費用，并提供招標文件。開標：在規定的時間和地點公開開標，宣讀投標人的投標報價、投標文件的主要內容等。評標：組織評標委員會對投標文件進行評審，按照評標標準評選出中標候選人。定標：根據評標結果，確定中標供應商，并向中標供應商發出中標通知書。（二）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、規格標準統一、市場貨源充足的采購項目，如辦公用品、通用設備等。2.詢價程序：選擇詢價供應商：采購人員從供應商數據庫或市場上選擇若干家潛在供應商，向其發出詢價函。供應商報價：供應商在規定的時間內回復詢價函，報出產品價格、交貨期、售后服務等條款。比較與選擇：采購人員對各供應商的報價進行比較分析，選擇報價合理、交貨期短、售后服務好的供應商作為成交供應商。簽訂采購合同：與成交供應商簽訂采購合同。（三）談判采購1.適用范圍：適用于采購項目具有特殊性、技術復雜或供應商數量有限等情況，如定制化設備采購、技術服務采購等。2.談判程序：確定談判供應商：采購人員根據采購需求，選擇少數幾家具備資格的供應商進行談判。談判準備：采購人員收集談判所需的資料，包括采購項目的背景、技術要求、市場價格等，制定談判策略和方案。談判過程：與供應商進行面對面的談判，就采購價格、質量標準、交貨期、售后服務等條款進行協商，爭取達成雙方都能接受的協議。簽訂采購合同：談判達成一致后，簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求等情況。2.單一來源采購程序：提出申請：采購部門填寫單一來源采購申請表，詳細說明采用單一來源采購方式的原因和必要性，并附上相關證明材料。審批：按照公司審批流程，報分管領導、總經理審批。采購實施：與唯一供應商進行談判，簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商開發1.市場調研：采購部門定期開展市場調研，了解行業動態、供應商情況等信息，收集潛在供應商資料。2.供應商推薦：鼓勵公司內部員工、客戶、合作伙伴等推薦優質供應商。3.供應商篩選與評估：對收集到的潛在供應商進行初步篩選，符合基本條件的供應商進入評估環節。評估內容包括供應商的資質、生產能力、質量控制、價格水平、信譽狀況、售后服務等方面。（二）供應商準入1.提交申請資料：供應商向采購部門提交供應商準入申請資料，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證證書、業績證明等。2.審核與實地考察：采購部門對供應商申請資料進行審核，并組織實地考察。實地考察內容包括供應商的生產現場、質量管理體系、倉儲物流等方面。3.準入審批：經采購部門審核和實地考察合格的供應商，報分管領導審批后，納入公司供應商數據庫，成為合格供應商。（三）供應商考核1.建立考核指標體系：采購部門制定供應商考核指標體系，包括質量、交貨期、價格、服務等方面的指標。2.定期考核：采購部門定期對供應商進行考核，考核周期可根據實際情況設定為季度或年度。考核方式包括數據分析、現場檢查、客戶反饋等。3.考核結果應用：根據考核結果，對供應商進行分類管理。對于考核優秀的供應商，給予優先合作、增加采購量等獎勵；對于考核不合格的供應商，要求其限期整改，如整改仍不合格，取消其供應商資格。（四）供應商淘汰1.淘汰情形：存在以下情形之一的供應商，予以淘汰：提供的產品或服務質量嚴重不合格，給公司造成重大損失的。多次不能按時交貨，影響公司生產經營的。商業信譽差，存在欺詐、違約等行為的。考核結果連續不合格且整改無效的。2.淘汰程序：采購部門提出供應商淘汰申請，經分管領導審批后，將淘汰供應商信息從公司供應商數據庫中刪除，并通知相關部門停止與該供應商的合作。六、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、供應短缺等可能導致采購成本增加或物資供應中斷。2.質量風險：供應商提供的產品或服務質量不符合要求，可能影響公司產品質量和生產經營。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理，可能導致合同糾紛和經濟損失。4.供應商風險：供應商破產、倒閉、違約等可能導致采購訂單無法執行。（二）風險評估1.評估方法：采用定性與定量相結合的方法，對識別出的采購風險進行評估，確定風險發生的可能性和影響程度。2.風險等級劃分：根據風險評估結果，將采購風險劃分為高、中、低三個等級。（三）風險應對措施1.市場風險應對：建立市場價格監測機制，及時掌握市場價格動態，合理安排采購時機。與供應商簽訂價格調整條款，約定價格波動時的調整方式。開發多個供應商，避免過度依賴單一供應商，降低供應短缺風險。2.質量風險應對：加強供應商質量管理，定期對供應商進行質量審計和評估。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強采購物資的檢驗和驗收。建立不合格品處理機制，及時與供應商溝通協商，要求其采取整改措施或更換產品。3.合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內容合法、合規、明確、合理。聘請專業律師對采購合同進行審核，防范合同法律風險。建立合同執行跟蹤機制，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。4.供應商風險應對：對供應商進行全面的盡職調查，了解其經營狀況、財務狀況、信譽狀況等。在采購合同中約定違約責任和賠償條款，降低供應商違約風險。與供應商保持密切溝通，及時掌握其經營動態，發現問題及時采取措施。七、采購信息管理（一）采購檔案管理1.檔案內容：采購檔案包括采購申請表、采購審批文件、采購合同、采購訂單、驗收報告、發票、供應商資料等相關文件和資料。2.檔案整理與歸檔：采購部門負責采購檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理要求，將采購文件和資料分類、編號、裝訂成冊，妥善保管。3.檔案查閱與借閱：公司內部人員因工作需要查閱或借閱采購檔案的，應填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，經采購部門負責人審批后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。（二）采購數據分析1.數據收集：采購部門定期收集采購相關數據，包括采購金額、采購數量、采購價格、供應商供貨情況等。2.數據分析方法：運用統計分析、趨勢分析等方法，對采購數據進行分析，挖掘數據背后的規律和問題。3.分析報告與應用：采購部門根據數據分析結果，撰寫采購分析報告，為公司采購決策、成本控制、供應商管理等提供支持。采購分析報告應包括采購情況概述、數據分析結果、存在問題及建議等內容。八、監督與檢查（一）內部監督1.審計部門監督：公司審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等，發現問題及時提出整改意見。2.采購部門自查：采購部門定期開展內部自查工作，對采購工作進行自我監督和評估