作廢章使用管理制度?總則目的為加強公司作廢印章的管理，確保公司印章使用的安全性和規范性，維護公司的合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門及下屬子公司涉及的各類作廢印章的管理。定義1.作廢印章：指公司因機構變更、名稱變更、印章損壞、印章停用等原因不再使用的各類印章，包括但不限于公章、財務專用章、合同專用章、法人章、部門章等。作廢章的回收與確認回收流程1.當印章因各種原因需要作廢時，使用部門應填寫《作廢印章申請表》，詳細說明印章作廢的原因、印章名稱、編號、啟用時間等信息，并提交至行政部門。2.行政部門收到《作廢印章申請表》后，應進行初步審核，確認信息無誤后，通知相關部門將作廢印章交回行政部門。3.相關部門在接到通知后，應在[x]個工作日內將作廢印章交至行政部門。交回時，雙方應進行當面清點，并在《作廢印章交接清單》上簽字確認。確認方式1.行政部門在收到交回的作廢印章后，應與《作廢印章申請表》及相關文件進行核對，確認印章的名稱、編號、樣式等信息與申請表一致。2.核對無誤后，行政部門應在作廢印章上加蓋"作廢"戳記，并注明作廢日期。作廢章的保管保管地點1.作廢印章應由行政部門指定專人負責保管，保管地點應具備安全可靠的存放條件，如專門的印章保險柜或檔案室。2.保管地點應安裝監控設備，確保印章存放環境的安全。保管要求1.保管人員應嚴格遵守印章保管制度，不得擅自將作廢印章帶出保管地點。2.作廢印章應與其他正常使用的印章分開存放，避免混淆。3.保管人員應定期對作廢印章進行檢查，確保印章的完整性和安全性。如發現印章有損壞或丟失情況，應及時報告行政部門，并采取相應的措施。作廢章的銷毀銷毀審批1.對于不再使用的作廢印章，行政部門應定期進行清理，并填寫《作廢印章銷毀申請表》，詳細說明印章的名稱、編號、作廢原因、銷毀方式等信息。2.《作廢印章銷毀申請表》應經行政部門負責人、公司分管領導審批簽字后，方可進行銷毀。銷毀方式1.作廢印章的銷毀方式應根據印章的性質和重要程度進行選擇，可采用粉碎、熔化、焚燒等方式。2.對于重要的作廢印章，如公章、財務專用章等，應在公司內部相關部門的監督下進行銷毀，確保銷毀過程的真實性和可追溯性。3.銷毀過程中，應拍照或錄像留存，作為銷毀的證明材料。銷毀記錄1.行政部門應建立《作廢印章銷毀記錄臺賬》，詳細記錄印章的名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式、監督人員等信息。2.《作廢印章銷毀記錄臺賬》應妥善保存，以備查詢。作廢章使用的特殊情況處理臨時借用1.因工作需要，確需臨時借用作廢印章的，應填寫《作廢印章臨時借用申請表》，注明借用原因、借用時間、借用用途等信息，并經行政部門負責人、公司分管領導審批簽字后，方可借用。2.借用人員應在借用期限內歸還作廢印章，并在《作廢印章臨時借用登記表》上簽字確認。如借用期限屆滿，借用人員未按時歸還印章，行政部門應及時催還，并追究借用人員的責任。復印件使用1.如需使用作廢印章的復印件，應填寫《作廢印章復印件使用申請表》，注明使用原因、使用用途、復印件份數等信息，并經行政部門負責人審批簽字后，方可復印。2.復印件應加蓋"此復印件與原件一致"戳記，并由行政部門專人負責保管。使用復印件時，應嚴格按照審批用途使用，不得擅自擴大使用范圍。監督與檢查內部審計1.公司內部審計部門應定期對作廢印章的管理情況進行審計，檢查印章的回收、保管、銷毀等環節是否符合本制度的規定。2.審計部門應出具審計報告，對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。日常檢查1.行政部門應定期對作廢印章的保管情況進行檢查，確保印章存放安全、保管規范。2.檢查內容包括印章的數量、完整性、存放位置等，如發現問題應及時采取措施進行處理。責任追究違規行為界定1.凡違反本制度規定，擅自使用、保管、銷毀作廢印章，或因保管不善導致印章丟失、被盜用等情況的，均屬于違規行為。2.違規行為包括但不限于：未按規定回收作廢印章；未按規定保管作廢印章；擅自將作廢印章帶出保管地點；未按規定審批使用作廢印章；未按規定銷毀作廢印章等。責任追究措施1.對于違規行為，公司將視情節輕重，給予相關責任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規行為給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。3.構成犯罪的，將依法追究刑事責任。附則解釋權本制度